We weten hoe uitdagend het kan zijn voor transformatieleiders om een organisatie door verandering te leiden, van het communiceren van uw visie, tot het creëren van betrokkenheid, het in staat stellen van mensen om met nieuwe technologieën te werken en het introduceren van nieuwe manieren van werken. Dit artikel zit boordevol advies en tips en is uw bron met hulpmiddelen voor het verkennen van de basisbeginselen voor veranderingsbeheer. Krijg inzicht in de soorten doelstellingen die een veranderingsteam kan maken om u te helpen de omvang van de inspanningen voor veranderingsbeheer te begrijpen en een echt betrokkenheidsplan van een Adobe AEM Assets- en Workfront-klant te bekijken. Ongeacht de grootte van uw organisatie of in welke fase van digitale volwassenheid of implementatie van Adobe-oplossingen u zich bevindt, als u overweegt om de principes van veranderingsbeheer in de praktijk te brengen, raden wij u aan beroep te doen op ervaren veranderingsspecialisten om u te helpen de juiste reikwijdte te bepalen en best practices van veranderingsinspanningen voor uw programma en organisatie te introduceren.

Veranderingsbeheer is van meet af aan essentieel

" Bij het implementeren van nieuwe technologie stuurt de technische implementatie en alles daarrond van begin tot eind de meerderheid van de gesprekken aan. We vergeten dat daarachter de mensen, de bedrijfsprocessen en de doelstellingen liggen. Nochtans hangt echte transformatie af van efficiënt veranderingsbeheer. We kunnen nooit het volledige potentieel van de technologie bereiken als we de mensen niet door de overgang leiden en er niet voor zorgen dat iedereen mee is met de verandering.

Veranderingsbeheer is de brug die de technische aspecten met de menselijke en organisatorische elementen verbindt, zodat de transformatie niet alleen een oppervlakkige upgrade is, maar een blijvende verbetering inhoudt."

– Raja Walia, CEO, GNW Consulting

Wat is veranderingsbeheer?

Veranderingsbeheer helpt individuen, teams en organisaties bij de overgang van een huidige staat naar een gewenste toekomstige staat, zodat zij de acceptatie kunnen maximaliseren terwijl verstoringen van de bedrijfsactiviteiten tot een minimum worden beperkt.

Veranderingsbeheer optimaliseert het rendement op investering (ROI) van een programma door ervoor te zorgen dat de belanghebbenden zich bewust zijn, op één lijn zitten, bekwaam zijn en klaar zijn voor een nieuwe manier van zaken doen.

Veranderingsbeheer gaat hand in hand met programmabeheer.

Programmabeheer is het proces om een programmateam door een reeks taken te leiden die uiteindelijk tot de voltooiing van een bepaald bedrijfsdoel leiden. Veranderingsbeheer maakt programmabeheer mogelijk door mensen voor te bereiden, zodat zij klaar zijn voor de oplossing die het bedrijf wil implementeren.

Programmamanagers en verandermanagers werken nauw samen tijdens het programma. Bij programma's waarvoor geen specifieke eigenaar voor veranderingsbeheer is, is de programmamanager vaak verantwoordelijk voor het uitvoeren van de activiteiten in het kader van veranderingsbeheer.

Waarom veranderingsbeheer?

Volgens een studie van McKinsey mislukt 70% van de digitale transformaties en de financiële kosten van deze mislukkingen worden geschat op ongeveer 900 miljard dollar. [bron]

Een van de beste maatregelen die u als leider kunt nemen om een mislukking te voorkomen is door veranderingsbeheer te introduceren.

Het begeleiden van mensen in het veranderingstraject helpt risico's voor de acceptatie en potentiële negatieve gevolgen voor het bedrijf te beperken. Een gedisciplineerde aanpak biedt ook voordelen, zoals een grotere paraatheid en een grotere kans om de doelstellingen van een programma te behalen of te overtreffen.

Hier hebben we gewezen op de algemene programmarisico's en op de manier waarop veranderingsbeheer deze risico's kan verminderen en tegelijkertijd voordelen kan bieden om het succes van programma's te bevorderen.

De gevolgen van verandering

Onderzoek door Prosci, een toonaangevende organisatie voor onderzoek en opleiding op het gebied van veranderingsbeheer, toont consequent aan dat organisaties met een uitstekend veranderingsbeheer meer succes boeken en

Prosci heeft ook aangetoond dat veranderingsbeheer, of het gebrek daaraan, direct kan bijdragen aan het algemene rendement op investering van het programma of het kan beperken.

Prosci heeft drie specifieke menselijke factoren van verandering geïdentificeerd die een positieve of negatieve invloed op het rendement op investering kunnen hebben en geeft aan dat deze drie menselijke factoren de reden zijn dat wij veranderingsbeheer op programma's toepassen...

"Als discipline richt veranderingsbeheer zich op het in staat stellen en aanmoedigen van werknemers om veranderingen in hun dagelijks werk toe te passen, aan te nemen en te gebruiken zoals vereist door een project of een initiatief, dat direct bijdraagt aan een hoger rendement op investering door snellere acceptatie, beter gebruik en een hoger niveau van bekwaamheid. Met andere woorden, door middel van de drie menselijke factoren draagt veranderingsbeheer rechtstreeks bij aan het rendement op investering van het project."

Bronnen: "Prosci, best practices in veranderingsbeheer 12e editie" en Prosci: Wat is veranderingsbeheer en Prosci's 3 factoren van verandering die het rendement op investering bepalen of beperken

Veranderingsbeheer bij Adobe

Wanneer Adobe initiatieven voor technologische transformatie ontplooit, zijn het veranderingsbeheerteam van Adobe en hun methodologie beschikbaar om interne Adobe-teams te begeleiden bij het beheren van de verandering. De verandermanagers van Adobe gebruiken een driedelige methodologie die erop gericht is belanghebbenden niet alleen inzicht en basiskennis te bieden maar ze een stap verder te helpen naar zelfredzaamheid en succes.

OVERZICHT

Tijdens de eerste fase begrijpen verandermanagers de behoeften van de organisatie en de individuen hierin, creëren ze bewustwording over de behoefte aan verandering en bepalen ze hoe succes eruit zal zien voor de mensen die met verandering te maken krijgen. Hier volgen enkele voorbeelden van vragen die u tijdens deze fase waarschijnlijk zult stellen en beantwoorden:

• Wat is het toekomstideaal of de visie?

• Wat is onze strategie om daar te geraken?

• Wat zal het effect van deze verandering zijn op het team, de organisatie, de afdeling of Adobe?

• Wie zullen de leidinggevenden zijn en hoe zullen we ze op elkaar afstemmen?

• Wie zijn onze belanghebbenden en wat zijn hun behoeften?

• Hoe voelen al onze belanghebbenden zich nu over de verandering?

GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN

In deze fase zullen verandermanagers vertrouwen op een aantal basistools om belanghebbenden te begrijpen en een duidelijke visie voor de toekomst te ontwikkelen. Deze tools omvatten:

• Case voor verandering - bakent af wat de visie en het doel voor het maken van de verandering zijn, wat de strategische case voor verandering is (welke uitdagingen zullen worden overwonnen en welke doelstellingen zullen worden bereikt), wat de gevolgen zijn als de verandering niet wordt aangebracht, wat verandert en wordt beïnvloed, wie eigenaar wordt van de activiteiten, en wat de verwachte uitdagingen, risico's en complexiteit zullen zijn.

• Beoordeling van het effect van de verandering - identificeert wat verandert voor welke groepen, met inbegrip van interne en externe belanghebbenden.

• Beoordeling van de belanghebbenden - identificeert de belangrijkste groepen van belanghebbenden die essentieel zijn voor een succesvolle verandering, en legt hun behoeften en verwachtingen vast en eventuele weerstand tegen verandering

• Veranderingsplan - benadrukt de belangrijkste doelstellingen van de inspanning op het gebied van veranderingsbeheer, met inbegrip van de reden voor de verandering, wie door de verandering wordt beïnvloed, de verwachte uitdagingen, risico's en complexiteit, en legt de activiteiten vast die nodig zijn om de verandering te bereiken en de eigenaars van die activiteiten.

• Communicatieplan - bepaalt de stroom van relevante informatie voor medewerkers en belanghebbenden, zodat vastligt welke informatie wanneer en hoe zal worden gedeeld, met welke frequentie en wie de eigenaar is voor het maken en leveren van de berichten.

Verandermanagers kunnen ook het volgende maken: 

• Afstemming en stappenplan van leidinggevenden - richt zich op de belangrijkste leidinggevende waarvan actieve betrokkenheid wordt vereist voor succes en bepaalt de belangrijkste activiteiten en verantwoordelijkheden van de ondersteuners en leiders voor het project.

• Persona's en kaart van het traject - een holistisch beeld van de rollen die door de verandering worden beïnvloed en hun behoeften die als input voor training, communicatie en andere strategieën kunnen worden gebruikt.

OVERZICHT

In deze fase richten verandermanagers zich op betrokkenheid, mededelingen en activering en beginnen zij deze plannen uit te voeren. Het onderzoek uit de eerste fase wordt geanalyseerd en er wordt een plan voor activering uitgewerkt. Enkele vragen die u kunt stellen zijn:

• Hoe kunnen we een opleidingsplan opstellen rond onze doelstellingen voor de toekomst?

• Hoe zullen communicatie en voorlichting er uitzien voor verschillende mensen?

• Wat moeten wij nu aan onze belanghebbenden ter voorbereiding meedelen?

GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN

In deze fase graven verandermanagers dieper en zetten ze concepten en ideeën om in meer praktische plannen en voorbereidingen voor de uitvoering:

• Strategie en plan voor de betrokkenheid van belanghebbenden - bepaalt alle belanghebbenden die betrokken moeten worden, legt vast welke materialen voor betrokkenheid nodig zijn en welke eigenaren deze moeten maken, bepaalt betrokkenheidstypen en leveringsdatums en kan ook een plan voor het beheren van weerstand omvatten.
• Opleidingsplan - bepaalt de leidende beginselen, het doel en de doelstellingen van de opleiding en brengt de activiteiten en resources in kaart die nodig zijn om de opleidingsaanpak en de leveringsmethoden voor verschillende doelgroepen te identificeren, alsook het creëren van de opleidingsdoelstellingen en het uitvoeren van de opleiding; dit kan ook andere doelstellingen omvatten, zoals de beoordeling van opleidingsbehoeften en de feitelijke opleidingsresultaten (trainingscursussen, webinars, werkhulpmiddelen, enzovoort).
• Beoordeling van de veranderingsbereidheid - wordt gebruikt om de bereidheid van een organisatie in categorieën met inbegrip van gegevens, technische vereisten en infrastructuur, oplossingen en processen, organisatorische vereisten en behoeften van mensen, externe partijen, omschakeling en instandhouding in kaart te brengen met behulp van een kleurgecodeerde scorecard die wordt bijgewerkt op belangrijke tijdstippen zowel voor als na de go-live.
• Netwerk van veranderingsagenten - bepaalt stappen voor het ontwikkelen van een netwerk van veranderingsagenten die gerespecteerde eerstelijnsleiders op verschillende niveaus zijn die bewustwording over de verandering creëren, anderen beïnvloeden en motiveren, weerstand beheren en acceptatie en betrokkenheid bevorderen.
• Belangrijke berichten en communicatie - legt alle belangrijke berichten, de afzender, de opmaak en de doelgroepen in detail uit zodat deze tijdig kunnen worden geleverd.

OVERZICHT

Deze fase gaat over levering en instandhouding. Op dit punt hebt u de wens tot verandering bij uw belanghebbenden aangewakkerd, terwijl u plannen samenstelt en begint uit te voeren om de relevante kennis op te bouwen om die verandering tot stand te brengen. Tijdens deze fase doen verandermanagers doorgaans het volgende:

• Doorgaan met communiceren met eindgebruikers

• Opleiding geven en follow-upevaluaties uitvoeren

• Een kennisbank maken

• De gebruikers ondersteunen tijdens de go-live, door ze in contact te brengen met resources en materiedeskundigen

• Geleerde lessen compileren voor een overzicht

• Een instandhoudingsplan of een plan voor de normale bedrijfsactiviteiten voorstellen om ervoor te zorgen dat de verandering overeind blijft

• Het succes van de verandering meten met behulp van mensgerichte meetwaarden

GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN

In deze fase worden alle nog lopende activiteiten afgerond, waaronder communicatieplannen, trainingen, kennisoverdracht, enzovoort.  De veranderingsleiders zullen ook beginnen verslag te doen van de acceptatie en het succes van het traject van het veranderingsbeheer en mogelijk een retrospectief onderzoek voeren.

• Meetwaarden voor acceptatie en succes - identificeert hoe zowel succes inzake acceptatie als succes inzake veranderingsbeheer worden gemeten en legt basismeetwaarden voor vergelijking vast met inbegrip van kwalitatieve en kwantitatieve metingen.
• Het geven van trainingen - voltooit de uitvoering van het opleidingsplan en het geven van de trainingen.
• Kennisoverdracht - identificeert kritieke taken met betrekking tot normale bedrijfsactiviteiten; kennis, vaardigheden, competenties en andere eigenschappen om ze uit te voeren; het belang, de beschikbaarheid van deskundigheid, de effecten, de resources, potentiële opvolgers en de opleiding van opvolgers.
• Terugblik - kijkt achterom om informatie van diverse belanghebbenden vast te leggen, zowel over wat goed werkte als uitdagingen, met het doel om veranderingen of nieuwe werkwijzen te identificeren om de processen, governance of andere aspecten van het programma te verbeteren.
• Ondersteuning na de go-live - dit plan bevat routes om hulp te krijgen en kan ook het volgende bevatten: een 1-op-1-ondersteuningskanaal, e-mail of chatondersteuning, 1-op-veel direct toegankelijke ondersteuningsuren, feedbackloops of andere opties om gebruikers in de fase direct na de go-live te helpen.

Het veranderingsbeheerproces

Ongeacht de grootte van uw organisatie, uw stadium van digitale volwassenheid of de reikwijdte van uw programma, kan het uitrollen van een programma voor veranderingsbeheer deze drie eenvoudige stappen volgen:

1. De verandering beoordelen
2. Het veranderingsplan maken
3. Het plan uitvoeren

De belangrijkste dingen om te onthouden

We hebben hier heel veel besproken, dus laten we eens kijken naar de fundamentele aspecten van veranderingsbeheer en de voordelen die kunnen worden bereikt.

Resources

Als u de inspanningen inzake veranderingsbeheer in uw organisatie wilt introduceren of versnellen, gebruikt u deze resources om uw kennis over de basisbeginselen van veranderingsbeheer uit te breiden. Het bouwen van een veranderingsplan met de juiste grootte voor uw organisatie is een significante inspanning en wordt het best gedaan met de hulp van ervaren verandermanagers. Deze aanvullende resources bieden extra tips en advies voor innovatieleiders en voorbeelden van enkele van de gemeenschappelijke doelstellingen die eventueel gepaard kunnen gaan met een grote of kleine veranderingsinspanning.

• Omgaan met verandering voor leiders (webinar) - bevat tips over basisbeginselen van veranderingsbeheer, het beheren van weerstand tegen verandering, de belangrijkste meetwaarden voor veranderingsbeheer en meer.

• De toolkit voor veranderingsbeheer van Adobe

• Voorbeeld van  betrokkenheidsplan van het PMI voor Adobe-klanten - een uitstekend hybride plan voor communicatie en opleiding, of betrokkenheidsplan, voor de implementatie van AEM Assets en Workfront. Met speciale dank aan Chris Muscutt voor het delen van deze inhoud.

Adobe Consulting Services biedt hun eigen robuuste veranderingsbeheerprogramma's en -services die zijn ontworpen om grote ondernemingen te helpen bij een succesvol veranderingsbeheer. Vele Adobe-partners bieden ook adviesdiensten rond veranderingsbeheer. Neem voor meer informatie contact op met uw Adobe-verkoopvertegenwoordiger.

Met speciale dank aan Holly Brown, Ashley Echols, Berenice Blanc en Shaaz Nasir voor hun genereuze bijdragen en fantastische samenwerking aan deze inhoud.