Het draaiboek voor content governance is handig voor u als nieuwe beheerder en ontwikkelaar voor AEM as a Cloud Service. In het downloadbare playbook begeleiden we u door de richtlijnen en processen die u moet volgen om een sterke strategie voor content governance tijdens de implementatie.

Inzicht in rollen, workflow en implementatie

Organisaties moeten zorgen dat alle content voldoet aan interne normen voor creatie, labeling, gebruik en onderhoud. Het handhaven van deze normen voor publiekgerichte materialen draagt bij aan het behoud van merkidentiteit. Voor soepele workflows zijn duidelijke, interne richtlijnen voor het ontwerpen van digitale assets nodig. Processen voor het evalueren en vernieuwen van content houden alles up-to-date.

Richtlijnen en processen voor het beheer van digitale assets vallen onder de paraplu van content governance. In dit playbook wordt het volgende besproken:

Ik wil weten wat content governance is

Content governance is de reeks beleidsregels en processen die de content supply chain van een bedrijf bepalen. Hiermee wordt voor uw team een kader gevestigd waarmee ze richtlijnen, distributie en normen kunnen garanderen tijdens de hele contentlevenscyclus.

Waarom is content governance belangrijk?

Content governance is voor een organisatie essentieel. Het heeft invloed op het algemene succes van de content supply chains en de reputatie en het merk van een organisatie. Het kan de nauwkeurigheid en consistentie van content met de strategie en de kwaliteit van een merk waarborgen. Met de ingebouwde functie voor content governance kunnen Adobe Experience Manager Sites en Assets stroomlijnen hoe u uw content beheert, en de benodigde tools bieden om uw content supply chain te beheren.

Wat is het verband tussen content governance, systeemgovernance en juridische en bedrijfsgovernance?

Content governance wordt altijd gevormd door zijn juridische en technologische omgeving. Content governance in Experience Manager wordt geïnformeerd door gedocumenteerde juridische en bedrijfsgovernance en algemene systeemgovernance die voor de systeemarchitectuur zijn gedefinieerd. Voorbeelden:

• Wettelijke en voorgeschreven vereisten om alle marketingmaterialen gedurende zeven jaar te bewaren informeren de levenscyclus en de workflows van de inhoud voor geproduceerde content.
• Standaarden voor systeemgovernance voor het maken van gebruikersgroepen en toegangsbeheer zijn gekoppeld aan Experience Manager-mapstructuren en beïnvloeden de contentstrategie en content governance. Systeemgovernance en assetgovernance moeten samenwerken om veiligheid en bruikbaarheid te bereiken.
• Een interne bedrijfsgovernance die het gebruik van machine learning (ML) of kunstmatige intelligentie (AI) niet toestaat, beïnvloedt de activering van bepaalde Experience Manager-functies.

Waarom is content governance tijdens de implementatie belangrijk?

Het ontwikkelingsteam moet tijdens de eerste besprekingen en tijdens de hele implementatiefase worden betrokken bij de strategie voor content governance om de noodzakelijke waarborgen in Experience Manager te helpen configureren, zoals aangepaste workflows en functionaliteit die niet gebruiksklaar met Sites of Assets worden meegeleverd. Daarnaast helpt uw sitebeheerder bij het instellen van de juiste groepen, machtigingen en beleidsregels voor continuïteit gedurende het hele proces.

Ik wil weten welke vijf essentiële acties een ontwikkelaar moet ondernemen bij de implementatie van Sites en Assets

1. Nieuwe content verbinden en configureren. Als u een naadloze workflow met nieuwe content in Experience Manager wilt implementeren, moet u connectors als Adobe Asset Link instellen en configureren. Zo is er een gecontroleerde stroom van nieuwe content naar Experience Manager en eenvoudig hergebruik van goedgekeurde content bij het maken van nieuwe assets.
2. Aangepaste workflows en goedkeuringsprocessen maken. Experience Manager Sites en Assets bevatten veel handige workflows, maar er zijn vaak situaties waarin ze moeten worden uitgebreid met extra processen of functionaliteit.
3. Een proces implementeren voor het archiveren en opslaan van gevoelige content. Veel sectoren hebben strenge vereisten voor het opslaan, opslaan en archiveren van content. Vaak bevat hun content governance aangepaste processen die de teams moeten implementeren om aan deze vereisten te voldoen.
4. Zorgen dat eventuele aangepaste velden of functies aan assetlevensduur worden toegevoegd. Soms moet u extra metadata aan afbeeldingen toevoegen of nieuwe processen automatiseren. In deze gevallen zorgen ontwikkelaars ervoor dat de nieuwe aangepaste functies aan de zakelijke vereisten voldoen.
5. Paginasjablonen definiëren. Ontwikkelaars en beheerders kunnen Experience Manager Sites inschakelen om een algemene structuur en pagina-indeling in te stellen. U kunt vooraf een reeks componenten en functies samen met bepaalde merkspecifieke stijlen definiëren om uw pagina's een consistent uiterlijk te geven binnen al uw klantervaringen.

Ik wil de handoff van ontwikkelaar aan makers van content en practitioners begrijpen

Tijdens handoff moeten de ontwikkelings- en authoringteams samen overleggen om te verduidelijken wat al is gebouwd en aangepast en om vragen te beantwoorden. Het ontwikkelingsteam moet ook documentatie verstrekken voor configuraties die het authoringteam moet uitvoeren. Het kan voor het ontwikkelingsteam ook handig zijn om voorbeelden van pagina's en structuren met authoringteam te delen voor gebruik bij het bouwen van extra content.

Ik wil weten wat de vijf belangrijkste stappen zijn die een maker of DAM-beheerder moet volgen bij de implementatie van Sites en Assets

1. Orden uw content. Structureer uw content en assets op een intuïtieve manier voor gemakkelijk toekomstig gebruik. Nuttige voorbeelden van structureren van uw content, vooral voor distributie in meerdere talen, vindt u in Adobe Experience League.
2. Maak een taxonomiestrategie. Zonder een taxonomiestrategie zijn tags die in Experience Manager zijn gemaakt, voor uw team soms moeilijk te vinden. Taxonomieën kunnen hiërarchisch worden geordend, met de meest algemene categorieën bovenaan en subcategorieën daaronder. Snelle best practices voor tags en taxonomieën vindt u in de tutorialdocumentatie voor Adobe Experience Manager.
3. Zorg voor compatibiliteit van metadata. Het naleven van interne normen voor metadata is een belangrijk deel van asset management. Hierdoor kunnen teamleden en externe zoekmachines uw assets gemakkelijk vinden.
4. Wijs machtigingen toe aan groepen. Machtigingen moeten voor elke groep worden getest, zodat deze op de juiste wijze met content kunnen omgaan. Test alle machtigingen grondig en weet wat gebruikers en groepen wel en niet kunnen doen. Hieronder vindt u een voorbeeld van een beveiligingsmatrix.

5. Houd u aan voorschriften en richtlijnen. Beheer en onderhoud content voor nauwkeurigheid en voldoe aan alle voorschriften en bedrijfsrichtlijnen. Het instellen van beveiligingsmechanismen voor content is niet alleen cruciaal voor merkconsistentie, maar ook voor het voldoen aan de 508-eisen inzake naleving en toestemming of het beheer van cookies.

Ik wil metadata beter begrijpen

Assets moeten altijd metadata. Het toevoegen van metadata heeft meerdere voordelen. Het maakt het gemakkelijker om assets te vinden, zowel voor uw team als voor eindgebruikers. Ook kunnen zoekmachines uw afbeeldingen en ervaringen zo beter vinden.

Overwegingen voor metadata, subkoppen en tags

Organisaties moeten overeenkomen welke metadatavelden optioneel zijn en welke vereist. Hierdoor kunnen uw auteurs gemakkelijker assets vinden. De meeste bedrijven vereisen bijvoorbeeld voor elke asset een titel en een beschrijving, maar de maker en gebruiksvoorwaarden van een afbeelding kunnen optioneel zijn.

Smart Tags zijn trefwoorden van generatieve AI van Adobe Sensei die tijdens het uploaden op assets worden toegepast. Het systeem identificeert relevante terminologie en past de corresponderende, op tekst gebaseerde codes op de assets van klanten toe. Met Smart Tags kunt u beschrijvende trefwoorden toevoegen om zoekopdrachten en vindbaarheid mogelijk te maken. Klanten kunnen het algoritme ook trainen om hun eigen terminologie te gebruiken met verbeterde Smart Tags.

Voor meer informatie en best practices voor tags en taxonomieën raadpleegt u deze best practices.

Als niet de juiste Smart Tags worden toegepast, kunt u de Smart Tags-training gebruiken om Adobe Sensei te trainen zodat uw assets de juiste tags krijgen volgens richtlijnen van uw merk.

Bedrijven moeten een duidelijke strategie voor tags en taxonomie definiëren voordat ze hun content uploaden en van tags voorzien. Als er geen duidelijke strategie of benadering voor het taggen van assets is gedefinieerd, worden tags mogelijk gemaakt en gebruikt op een chaotische of ad-hocmanier. Dit kan leiden tot ongeordende, ongebruikte en verkeerd gebruikte tags die moeilijk te onderhouden zijn.

Ik wil best practices voor kerncomponenten beter begrijpen

Kerncomponenten zijn de bouwstenen van elke succesvolle implementatie. Hier volgen een paar best practices voor het gebruik van kerncomponenten met Experience Manager:

'Separation of concerns'

Scheid de back-end logica van de presentatielaag van een component. Gebruik slingmodellen voor de back-end logica en HTML sjabloontaal (HTL) voor de weergave. Zo is er een duidelijk onderscheid tussen bedrijfslogica en het front-end van een component. Hierdoor zijn componenten ook flexibeler en herbruikbaar.

Aanpasbaarheid

Het ontwerpen van componenten met het oog op hergebruik is essentieel. Maak geen grote monolitische componenten die slechts op één locatie kunnen worden gebruikt. Bouw liever modulaire componenten die op meerdere pagina's kunnen worden hergebruikt en waarop later kan worden voortgebouwd.

Aangepaste componenten versus kerncomponenten

Het is raadzaam zoveel mogelijk kerncomponenten te gebruiken om de ontwikkelingstijd te verkorten, maar dat is misschien niet altijd mogelijk. Veel klanten gebruiken aangepaste componenten in een bepaalde capaciteit, en soms zijn aangepaste componenten nodig. Dit zijn:

• Ontwerpelementen en functies die uniek zijn voor uw bedrijf
• Integratie voor aangepaste of interne API's
• Geavanceerde gebruikersinteracties

Aangepaste componenten zijn vaak uitbreidingen van kerncomponenten, geen volledig nieuwe componenten.

Supermakers versus contentmakers

De meeste grote teams bevatten een of meer supermakers. Een supermaker maakt meestal sjablonen, wijst binnen deze sjablonen machtigingen toe, verwijdert content en voert andere acties uit zoals het genereren van rapporten.

Contentmakers hebben meestal alleen toegang tot bepaalde content. Ze kunnen bijvoorbeeld geen algemene elementen zoals de kop- of voetteksten bewerken en ze kunnen geen assets of content verwijderen of verplaatsen. Contentmakers kunnen vrijwel nooit pagina's naar de live site publiceren. Ze moeten de juiste goedkeuringsworkflow doorlopen om content te laten goedkeuren en publiceren.

Ik wil meer weten over rollen en teams voor en na implementatie

Elke organisatie en teamstructuur zijn verschillend, maar de volgende rollen komen het meest voor. Deze teamleden geven ondersteuning tijdens de implementatiefase en zijn de primaire stakeholders voor de tools na de implementatie.

Groot team voor Sites en Assets

• Producteigenaar (1): De producteigenaar is de primaire stakeholder die het project van begin tot eind controleert. De producteigenaar werkt samen met het marketingteam om inzicht te krijgen in de bedrijfslogica en de manier waarop deze naar het technische team kan worden vertaald.
• Technische lead en architect (1): De technische lead en architect is de primaire technische stakeholder. Deze werken samen met het implementatieteam aan architectuurprincipes en technische afstemming. De technische lead is ook de eigenaar van machtigingsbeheer, maar kan beheerders trainen in het bijwerken van machtigingen. Ze leiden de naadloze handoff van technische documentatie en afstemming met bedrijfsgebruikers en makers.
• Ontwikkelingsteam (2-4): Het ontwikkelingsteam neemt verantwoordelijkheid voor bugs en problemen na de lancering, en is belast met het creëren van technische documentatie als hulp bij het handoffproces tussen het technische team, de bedrijfsgebruikers en de contentmakers. Ze kunnen ook helpen bij de initiële implementatie.
• QA-team (3-5): De primaire verantwoordelijkheid van het QA-team is het testen van ervaringen, zowel vanuit een functioneel als niet-functioneel perspectief. Ze helpen problemen te identificeren en te melden en werken samen met ontwikkelaars om die op te lossen of te minimaliseren. Meestal leidt een QA-lead het team, samen met 3-4 QA-engineers om te helpen met testen. QA wordt doorgaans geïntroduceerd na de eerste paar ontwikkelsprints, en zodra een deel van de kernontwikkeling is gedaan en kan worden getest.
• Contentmaker (3-4): De belangrijkste verantwoordelijkheid van een contentmaker is contentcreatie voor de website en andere ervaringen. Contentmakers werken in Experience Maker Sites en Assets. Ze uploaden assets waarop ze met metadata toepassen, en maken componenten die passen bij de marketingdoelstellingen. Bij het implementatieproces kunnen contentmakers betrokken zijn, die moeten beginnen met het maken van content zodra sjablonen en componenten beschikbaar komen.
• DAM-beheerder (Digital Asset Management (1-2): Een DAM-beheerder richt zich op de structuur, de governance en organisatie van Experience Manager Assets. Ze hebben vaak meer geavanceerde besturingselementen dan een maker, zoals de mogelijkheid om rapporten te genereren of strategieën te ontwikkelen voor archivering en optimalisatie van opslag in de DAM.

Het optimaliseren van opslag en het correct organiseren van uw DAM kan bedrijfstijd en geld besparen. Daarnaast kan een DAM-beheerder nieuwe gebruikers in uw organisatie trainen en ondersteunen. Dit is meestal efficiënter en betaalbaarder dan een externe consultant in dienst te nemen.

Klein team voor Sites en Assets

• Producteigenaar (1): Een producteigenaar van heeft vaak diverse taken, zoals beheer en contentcreatie. Producteigenaars in een klein team helpen vaak bij de kwaliteitscontrole van de site.
• Contentmaker en DAM-beheerder (1-2): Kleinere teams hebben meestal maar één contentmaker of DAM-beheerder, die gewoonlijk deel van de marketingafdeling uitmaakt.
• Technische lead of architect (1): De technische lead of architect in een klein team is de primaire technische stakeholder. Deze kunnen ook helpen bij ontwikkeling.
• Ontwikkelaar (1): De grootte van ontwikkelingsteams varieert, maar er moet altijd een ontwikkelaar zijn om te helpen met nieuwe functionaliteit en om technische problemen af te handelen.

Risico's

Zonder speciale content governance loopt een DAM-systeem verschillende significante risico's.

• Ongecontroleerde assetstapeling: De DAM loopt kans een stortplaats voor assets te worden, wat zijn nut en ordening in gevaar brengt.
• Uitholling van protocollen: Mogelijk houden mensen zich minder aan protocollen, ook als er maar een paar gebruikers zijn die ze overslaan; dit leidt tot een precedent waardoor anderen worden aangemoedigd om assets overal neer te zetten.
• Onvolledige tagging van assets: Tijdsbeperkingen van projecten kunnen ertoe leiden dat assets worden geüpload zonder de vereiste metadata of tags, waardoor ze minder zoekbaar en toegankelijk zijn.
• Ambiguïteit in namen van assets: Er kunnen meer assets komen met onduidelijke bestandsnamen (zoals test1.jpg, newtest.pdf, wat bij het ophalen van assets lastig is.
• Toekomstige herimplementatie: Als de DAM vervuild raakt door ontoereikende tags, ongeschikte namen, enz., kunnen gebruikers gefrustreerd raken, wat binnen 5 tot 10 jaar kan leiden tot een dure herimplementatie om de hanteerbaarheid te herstellen.
• Problemen met verandermanagement: Verminderde aanpasbaarheid: Het beheren van DAM-updates en veranderingen tijdens de evolutie van het bedrijf wordt moeilijker, wat zowel de efficiëntie
  als de aanpasbaarheid kan schaden.

Samenwerking tussen technische experts en practitioners

DAM-beheerders houden toezicht op de implementatie en het gebruik van Experience Manager Assets. Hun rollen kunnen echter heel verschillend zijn. Een Digital Asset Manager behandelt meer bestuur en communicatie, terwijl een DAM-beheerder de technische kant behandelt.

Digital Asset Manager (functioneel)

• Beheert Experience Manager Assets om alle bedrijfsonderdelen voor alle kanalen te ondersteunen, en is de vakexpert op het gebied van DAM-content en -processen.
• Gebruikt Assets-rapporten en periodieke audits om de governance te controleren en te identificeren welke items niet aan de voorschriften voldoen. Helpt het bedrijf of partners met de naleving van content.
• Ontwikkelt en onderhoudt governance van metadatanormen, DAM-mapstructuur en taxonomie.
• Documenteert DAM-processen en -normen en communiceert
  aan partners.
• Blijft op de hoogte van de recentste bedrijfsbehoeften en -trends en leidt routineonderzoek naar de gebruikerservaring, zodat de metadatastructuur en -taxonomie aan de wensen van alle gebruikers voldoet.
• Implementeert routinematige practices voor opschonen en archiveren.
• Fungeert als contactpersoon voor vragen over assets.
• Hiermee kunt u nieuwe en bestaande gebruikers trainen en zo nodig ondersteuning bieden.

DAM-beheerder (technisch)

• Gebruikt systeemrapportage, bewakingstools en periodieke audits om de technische gezondheid van Experience Manager Assets te meten en risico's te identificeren.
• Implementeert structuren en machtigingen die zijn gedefinieerd door interne Adobe-teams of DAM-beheerders.
• Biedt begeleiding aan ontwikkelingsteams en bedrijfslijnen over systeemarchitectuur voor het gebruik van Experience Manager Assets.
• Documenteert procedures voor het bouwen en beheren van Experience Manager Assets-functies, -componenten en -tools.
• Traint bedrijfsteamleden en ontwikkelingspartners zodat de nieuwe functionaliteit voor Experience Manager Assets aan technische vereisten voldoet en wordt getest en geïmplementeerd zoals vereist.
• Plant installatieschema's van nieuwe softwareversies en upgrades van het applicatiesysteem. Evalueert en installeert ook patches en nieuwe applicaties.
• Fungeert als vakexpert voor technische governance en prestaties van Experience Manager.

Ik wil een voorbeeld zien van gebruiker, groep, en workflows

Hieronder vindt u een praktische illustratie van gebruikers- en groepsprofielen en een beveiligingsmatrix met hun machtigingen.

• Makers creëren de pagina of bewerken een bestaande pagina. Ze uploaden en wijzigen assets zoals metadata en tags, die e specifieke goedkeuringsworkflows activeren.
• Creatieve teams bekijken, uploaden en bewerken assets en content.
• Het QA-ontwikkelingsteam weergavetoegang. Deze voeren functiegezondheidstests uit en controleren of er geen visuele fouten optreden. Ze controleren ook op toegankelijkheid en analytics.
• Producteigenaars hebben het laatste woord en keuren de inhoud goed.
• De leiding ontvangt een melding zodra de pagina en de bijbehorende assets zijn gepubliceerd en goedgekeurd.

Workflow voor grote teams

1. Creative maakt content voor ervaringen.
2. Makers uploaden en configureren content, inclusief metadata voor activering van de workflow.
3. Het QA-team controleert de volledige pagina en brengt de workflow naar de volgende stap.
4. Producteigenaars hebben het laatste woord over wijzigingen en workflowgoedkeuring.
5. Leiding ziet de resultaten zodra de workflow is goedgekeurd en een e-mail naar de leidersgroep wordt verzonden.

Workflow voor kleine teams

1. Creatief maakt content en activeert de workflow.
2. Het QA-team controleert de volledige pagina en brengt de workflow naar de volgende stap.
3. Producteigenaars hebben het laatste woord over wijzigingen en workflowgoedkeuring.

Ik wil beter begrijpen hoe ik de rol van een DAM-beheerder moet evalueren

Naarmate een DAM-systeem volwassen wordt, wordt de rol van de DAM-beheerder steeds belangrijker.

Institutionele kennis : In de loop van de tijd bouwt de DAM-beheerder een rijkdom aan institutionele kennis op en wordt daardoor een onschatbare resource voor effectief beheer van uw digitale assets.

Team opschalen: Naarmate uw content en ROI groeien, kunt u het team uitbreiden. Deze teamleden werken dan onder de DAM-beheerder om het toegenomen volume aan contentinname efficiënt te beheren.

Systeemontwikkeling: Met diepgaande systeemkennis kunnen DAM-beheerders helpen met ontwikkeling en toekomstige verbeteringen naarmate het bedrijf groeit en er andere dingen nodig zijn.

Verbeterde aanbevelingen: Met uitgebreide praktische ervaring heeft de DAM-beheerder de beste positie om geïnformeerde suggesties te doen voor voor systeemverbeteringen die de prestaties en gebruikerservaring van de DAM verder optimaliseren.

Ik wil meer begrijpen van governing met Experience Manager na de implementatie

Na de eerste implementatie moeten de technische en bedrijfsteams regelmatig contact houden. Tijdens dit contact moeten ze kijken naar de gebruikerservaring, problemen identificeren en feedback over nieuwe functies verzamelen. Daarnaast moeten er verdere processen worden gedefinieerd en ingesteld voor het melden van fouten of technische problemen die makers en zakelijke gebruikers kunnen tegenkomen. Het technische team moet deze problemen snel aanpakken en updates melden aan makers en zakelijke gebruikers. Door het implementeren van deze processen worden de efficiëntie van het systeem en de ervaring van uw eindgebruikers verbeterd.

Overwegingen na drie maanden

Governancecommissie: De best practice is om een governancecommissie in te stellen als onderdeel van ontdekking en implementatie. De stakeholders die richting aan de functies hebben gegeven, kunnen zakelijke en technische vertegenwoordigers helpen kiezen die de taxonomie en de vereiste machtigingen voor de langetermijngezondheid van het systeem handhaven.

Workflowoptimalisatie: Na de initiële implementatie merkt uw team misschien dat bepaalde stappen binnen de contentworkflow te ingewikkeld of ontoereikend zijn. Voor een optimale productiviteit is het goed om de contentworkflow te controleren en te optimaliseren.

Extra training: Na de initiële implementatie wordt duidelijk waar uw team extra steun of training nodig heeft. Platformspecifieke details zoals het verbeteren van metadata, het toevoegen van aangepaste kenmerken of het toevoegen van nieuwe producten of integraties aan workflows vereisen meestal extra ondersteuning.

Overwegingen na zes maanden

Rollen en verantwoordelijkheden: Het is verstandig om na de voltooiing van de initiële implementatie, als uw team een aantal contentworkflows heeft ingesteld en geoptimaliseerd, goed te kijken naar rollen en verantwoordelijkheden. Vaak zijn er rollen zoals QA of makers van content die niet meer op volledige capaciteit nodig zullen zijn. Deze teamleden gaan vaak naar een ander project of vinden een andere rol binnen het huidige project.

Overwegingen na twaalf maanden

Regelmatige proces- en standaardcontroles: Een jaar na de implementatie moet het team alle huidige processen en workflows controleren om te zien dat die passen bij uw huidige bedrijfswensen en -vereisten. Sommige processen voldoen misschien niet meer aan de huidige behoeften, of kunnen worden geoptimaliseerd om de productiviteit te verhogen. Evalueer huidige processen om de productiviteit elk jaar te maximaliseren.

Content volgen en optimaliseren : Evalueer na het eerste jaar van implementatie de strategie en prestaties van uw content. Beoordeel bijvoorbeeld of sommige oproepen tot actie beter zijn dan andere of dat sommige afbeeldingen effectiever zijn dan andere. Evalueer met uw analyseteam hoe uw content werkt om te controleren of deze wordt gevolgd, en neem vervolgens de juiste maatregelen om de content te verbeteren.