Ce guide couvre Adobe Experience Manager Assets et détaille les options des portails de distribution de ressources avec Adobe Experience Manager. Il comprend une comparaison de vos options et une recommandation d’un expert en produit AEM sur le moment où tirer parti de chaque solution.
Quand utiliser les portails de distribution de ressources
Lors de ma première expérience avec AEM Assets, j’ai été intégré à un projet de conseil en tant que stratège DAM et l’on m’a dit : « un système DAM approprié garde les bonnes personnes à l’intérieur et les mauvaises à l’extérieur ». Comme je connaissais peu AEM à l’époque, j’ai gardé cette phrase en tête ; c’était l’une des rares que je pouvais répéter avec assurance en réunion. Quelques années plus tard, je peux en dire beaucoup plus sur les DAM ; aujourd’hui, je reviens sur cette idée à la lumière des options offertes par Adobe pour diffuser les ressources auprès des bonnes personnes.
Une bonne DAM permet à tout le monde d’accéder correctement aux ressources. J’encourage souvent mes clientes et clients à envisager leur contenu et l’ensemble de ses points de contact. Une seule ressource peut (et devrait) interagir avec de nombreuses équipes : création, relecture, service juridique, marque, campagnes, marketing, fournisseurs, agences, grossistes, partenaires, pour n’en citer que quelques-unes. La DAM permet aux utilisateurs et utilisatrices expérimentés de gérer les ressources, mais il n’est ni réaliste ni optimal d’accorder à chaque équipe des droits de création dans la DAM. Même du point de vue des licences, cela deviendrait rapidement très coûteux.
D’où la nécessité d’un portail de distribution de ressources. En résumé, un portail de distribution de ressources est un espace permettant aux utilisateurs et utilisatrices (qui n’ont pas besoin d’accéder à l’instance de création d’AEM) d’accéder aux ressources approuvées et d’effectuer des actions clés comme la recherche et le téléchargement. Dans le monde numérique actuel, l’accès rapide aux ressources validées ne devrait jamais constituer un goulot d’étranglement pour l’entreprise.
J’aime aborder le sujet des portails de distribution de ressources avec mes clientes et clients pour deux raisons :
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Adobe propose trois options de mise en œuvre rapide pour les portails de distribution de ressources, ce qui permet aux entreprises de choisir celle qui correspond le mieux à leurs besoins.
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J’ai vu des clientes et clients concevoir des solutions performantes et sophistiquées avec chacune de ces options ; je peux donc recommander chacune d’entre elles en toute confiance.
Les options de distribution proposées par Adobe comprennent Content Hub, Brand Portal et Asset Share Commons. Pour résumer la situation en termes simples, pensez à ces trois solutions :
- Content Hub : Content Hub est la solution de distribution de ressources la plus récente. Elle est auto-déployable et incluse gratuitement avec les licences AEM Assets Cloud Service. Content Hub offre une expérience de navigation axée sur la recherche, et l’ensemble des innovations de l’équipe produit d’Adobe se concentre sur cette solution.
- Brand Portal : Brand Portal, prédécesseur de Content Hub, repose sur une navigation par dossiers. Il est disponible pour les licences AEM Managed Service ou On-Premise.
- Asset Share Commons : Asset Share Commons est une solution open source qui s’appuie sur les archétypes et composants d’Adobe Experience Manager Sites pour permettre aux administrateurs et administratrices de personnaliser le portail de distribution. Son utilisation nécessite une mise en œuvre préalable.
À première vue, où ce schéma de distribution des ressources vous conduit-il ?
Examinons chaque solution pour comprendre pourquoi votre équipe choisirait l’une ou l’autre afin de donner aux bonnes personnes accès aux ressources.
Content Hub
J’encourage toujours les clientes et clients à envisager Content Hub en priorité.
Les raisons de mon choix
- Déploiement rapide : Content Hub est une solution clé en main, auto-déployable et incluse gratuitement avec les licences AEM Assets Cloud Service. Elle propose des options prêtes à l’emploi pour configurer l’interface d’utilisation selon vos besoins.
- Infrastructure hautement performante : la vitesse d’ingestion de Content Hub est cinquante fois supérieure à celle de Brand Portal, avec une recherche, un filtrage dynamique et une expérience de téléchargement nettement plus rapides.
- Toutes les innovations s’y concentrent : l’équipe produit d’AEM déploie désormais toutes les améliorations et innovations dans Content Hub (et non plus dans Brand Portal). Si Content Hub ne propose pas actuellement une fonctionnalité dont votre équipe a besoin, vous pouvez soumettre cette demande directement depuis l’interface AEM pour qu’elle soit prise en compte dans la feuille de route.
- Connexion à la chaîne d’approvisionnement de contenu : Content Hub utilise AEM Assets comme source unique de référence, ce qui signifie que l’intégration d’AEM avec d’autres outils Adobe, comme Workfront ou Creative Cloud, permet de refléter ces workflows dans Content Hub.
- Expérience d’utilisation centrée sur les ressources : vos commentaires sur l’expérience d’utilisation de Brand Portal ont été entendus. Content Hub a été conçu pour offrir un rendu plus professionnel et concentrer l’attention des utilisateurs et utilisatrices sur les ressources elles-mêmes.
- Expérience axée sur la recherche : les utilisateurs et utilisatrices privilégient désormais la recherche par mots-clés ou par filtres pour trouver des ressources, plutôt que la navigation dans des arborescences de dossiers ou la mémorisation de conventions de nommage. Content Hub a été conçu pour refléter cette approche de recherche prioritaire.
- Possibilités de « remixer » les ressources : si votre organisation dispose d’Adobe Express, les utilisateurs et utilisatrices peuvent modifier les ressources directement depuis l’interface – une nouveauté exclusive, non disponible dans les autres solutions.
Les raisons de choisir une autre option
- Votre équipe a besoin d’un portail sur mesure.
- Si votre équipe utilise AEM Managed Service ou AEM On-Premise (Content Hub est uniquement disponible pour les clientes et clients Cloud Service).
Fonctionnalités principales
- Les utilisateurs et utilisatrices peuvent rechercher, afficher, créer des collections, télécharger et charger des ressources.
- Tableau de bord Informations avec des données sur le comportement de base des utilisateurs et utilisatrices finaux
- Publication via le champ de métadonnées « Statut de la ressource »
- Structure des autorisations au niveau de l’attribut (valeurs de métadonnées)
- Infrastructure plus rapide
- Facilement configurable
- Possibilité pour les utilisateurs et utilisatrices de créer des variations de ressources à partir de l’interface d’utilisation
- Opportunités de l’IA générative
En savoir plus sur Content Hub
Brand Portal
Les clientes et clients AEM On-Premise ou Managed Service peuvent tirer parti de Brand Portal en tant que solution de distribution de ressources. Nous recommandons aux clientes et clients Cloud Service d’envisager d’utiliser Content Hub au lieu de Brand Portal (destiné à être remplacé par Content Hub).
Les raisons de mon choix
- Mise en route rapide : Brand Portal est une solution prête à l’emploi conçue pour une configuration rapide.
- IU basée sur des dossiers : Brand Portal et AEM Assets sont semblables. La structure de dossiers similaire permet d’accéder aux ressources. Si les processus de vos utilisateurs et utilisatrices finaux reposent fortement sur une hiérarchie de dossiers, Brand Portal est tout indiqué.
- Exécution d’AEM Managed Service ou On-Premise : depuis le lancement de Content Hub, Brand Portal n’est plus inclus par défaut dans Cloud Service et les clientes et clients précédemment déployés sont encouragés à migrer. Brand Portal reste disponible pour les clientes et clients Managed Service et On-Premise.
Les raisons de choisir une autre option
- Votre équipe fait un effort pour moderniser votre portail de distribution.
- Votre équipe a besoin d’un portail sur mesure.
Principales fonctionnalités
- Les utilisateurs et utilisatrices peuvent rechercher, afficher, créer des collections, télécharger et charger des ressources.
- Structure des autorisations au niveau des dossiers
- Publication via un workflow de publication dans l’instance de création AEM
- L’interface d’utilisation reproduit l’instance de création AEM.
- Possibilité d’accéder à l’interface d’utilisation en tant qu’invité ou invitée (options d’exploration accessibles au public)
- Possibilité de télécharger des dossiers hiérarchiques en bloc sans modifier la structure
- Option de chargement de ressources dans des « dossiers de contribution »
- Licence de module complémentaire pour les clientes et clients Managed Service ou On-Premise (non incluse pour les nouveaux clientes et clients Cloud Service)
- L’outil est en « mode de maintenance » : aucun ajout de fonctionnalité ne sera prévu.
En savoir plus sur Brand Portal
Asset Share Commons
Je recommande Asset Share Commons à toute personne qui recherche un portail de distribution de ressources personnalisé et qui dispose d’une équipe de développement prête à l’action.
Les raisons de mon choix
- Possibilité de personnaliser votre portail : cette solution est conçue par une équipe de développement et peut répondre à toutes vos exigences.
- Possibilité d’utiliser le code open source pour accélérer le processus de développement : Asset Share Commons fournit un téléchargement gratuit des archétypes et des composants du projet AEM pour aider à accélérer la création de votre portail.
- Compatible avec toute instance AEM : les clientes et clients Cloud Service, Managed Service ou On-Premise peuvent utiliser Asset Share Commons.
- Possibilité de créer des modèles d’autorisation et d’expériences de connexion élaborés : les clientes et clients peuvent développer leur site pour afficher différentes expériences de connexion pour différents utilisateurs et utilisatrices finaux et configurer des structures d’autorisation complexes, si nécessaire.
Quand choisir une autre option
- Si vous souhaitez mettre rapidement en place votre portail de distribution de ressources.
- Lorsque vous ne pouvez pas compter sur une équipe de développement pour la mise en œuvre.
- Lorsque vous souhaitez une solution prête à l’emploi.
Principales fonctionnalités
- Les utilisateurs et utilisatrices peuvent rechercher, afficher et télécharger des ressources.
- Expérience d’utilisation axée sur les ressources
- Possibilité de personnaliser l’expérience d’utilisation en fonction de la marque et des besoins de votre entreprise
- Référence open source gratuite pour votre implémentation
- Nécessite une implémentation complète et engendre des frais pour la création et la maintenance du site.
En savoir plus sur Asset Share Commons
J’espère que l’un des trois portails de distribution de ressources répond aux besoins de votre équipe et vous aidera à atteindre l’objectif d’accorder et de restreindre l’accès aux bonnes personnes à votre DAM, tout en permettant l’accès aux équipes qui en ont besoin. J’ai le sentiment que la personne chargée de la gestion de votre compte Adobe aimerait discuter de ces options avec vous ou vous en faire la démonstration, si vous avez d’autres questions.
Pour tirer pleinement parti d’un portail de distribution de ressources, veillez à mettre en place une stratégie commune de gestion des ressources numériques (structure de dossiers, conventions de nommage, schémas de métadonnées et hiérarchies de balisage) dans votre instance de création AEM Assets. Vous devez également pouvoir compter sur une équipe de développement lors des tests et du déploiement. Pour commencer, consultez les bonnes pratiques relatives aux ressources ci-dessous.
- Bonnes pratiques pour commencer à utiliser Assets
- Structure et nommage des dossiers
- Accès et autorisations
- Métadonnées, schémas de métadonnées et profils de métadonnées
- Taxonomie et balisage
- Gouvernance
- Formation et qualification
Ressources sur les options de distribution des ressources
- Vue d’ensemble de Content Hub
- Webinaire sur Content Hub : enregistrement et présentation
- Vidéo de prise en main de Content Hub
- Vue d’ensemble de Brand Portal
- Asset Share Commons