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Partager et distribuer des ressources gérées dans Experience Manager share-assets-from-aem

Adobe Experience Manager (AEM) Assets vous permet de partager des ressources, dossiers et collections avec des membres de votre organisation et avec des entités externes, notamment des partenaires et des fournisseurs. Cette fonctionnalité de partage flexible prend en charge les workflows de contenu collaboratif, ce qui permet aux équipes internes et aux parties prenantes externes d’accéder aux ressources numériques approuvées sans dupliquer ni perdre le contrôle des fichiers sources.

Méthodes de partage de ressources d’Experience Manager Assets as a Cloud Service

Utilisez l’une des méthodes suivantes pour partager des ressources d’Experience Manager Assets as a Cloud Service en choisissant l’option qui correspond le mieux à vos destinataires et à votre workflow :

Le choix de la méthode appropriée varie selon que les destinataires ont besoin d’un accès direct au système, de copies hors ligne, d’une intégration à leurs outils de création ou d’un portail régi pour les ressources de marque approuvées.

Conditions préalables prerequisites

Les privilèges d’administrateur sont requis pour configurer les paramètres de partage de ressources sous forme de lien. Les utilisateurs doivent disposer de droits d’administrateur avant de pouvoir accéder à ces configurations de partage de liens et de les modifier, car ces paramètres régissent la manière dont les ressources sont partagées en externe et sont donc limités aux rôles de niveau administrateur.

Avant de commencer, vérifiez les points suivants :

Sans privilèges d’administrateur, l’option de configuration des paramètres de partage de ressources sous forme de lien n’est pas disponible et les contrôles de partage de liens ne peuvent pas être modifiés. Par conséquent, demander ou se voir accorder un rôle d’administrateur est la première étape essentielle pour que seuls les utilisateurs autorisés puissent ajuster la manière dont les ressources sont partagées sous forme de liens.

Configurer les paramètres de partage de lien config-link-share-settings

Experience Manager Assets vous permet de configurer les paramètres par défaut de partage de lien.

Pour connaître les paramètres associés à la configuration du canal e-mail, voir la documentation sur le service de messagerie

Partager des ressources en tant que lien

Le partage de ressources au moyen d’un lien est un moyen pratique et contrôlé de distribuer des ressources à des tiers, des professionnels du marketing et d’autres utilisateurs Experience Manager. Le partage de liens permet aux destinataires de recevoir et de télécharger des ressources sans avoir besoin d’un compte Experience Manager, car cette fonctionnalité permet aux utilisateurs anonymes d’accéder aux ressources partagées avec eux et de les télécharger. Cela en fait une méthode efficace pour distribuer des ressources créatives et marketing à des collaborateurs en dehors de votre organisation.

Les téléchargements à partir d’un lien partagé utilisent un service asynchrone qui fournit des téléchargements plus rapides et ininterrompus, car le traitement se produit en arrière-plan plutôt que de bloquer la session du navigateur. Experience Manager Assets met en file d’attente les ressources en arrière-plan dans des archives ZIP de taille de fichier gérable, ce qui garantit la fiabilité des transferts importants et empêche les interruptions. Pour les téléchargements volumineux, le téléchargement est regroupé en plusieurs fichiers de 100 Go par fichier.

Il existe deux façons de partager les ressources à l’aide de la fonctionnalité de partage de lien :

Dans les deux cas, vous pouvez modifier les valeurs par défaut, telles que la date et l’heure d’expiration, et permettre le téléchargement des ressources d’origine et des rendus.

Copier et partager le lien de la ressource copy-and-share-asset-link

Pour partager des ressources sous la forme d’une URL publique :

Partager des liens de ressources avec des notifications d’e-mails share-assets-link-through-email

Le partage d’un lien de ressource par e-mail permet de distribuer des ressources sélectionnées ou des dossiers entiers à des destinataires spécifiques à l’aide d’un lien sécurisé généré automatiquement. Pour partager des ressources par e-mail :

Personnaliser le modèle d’e-mail customize-email-template

Le Adobe Experience Manager vous permet de personnaliser le modèle d’e-mail envoyé aux destinataires de l’e-mail contenant le lien partagé. Un modèle bien conçu transmet le professionnalisme et la compétence, améliorant la crédibilité de votre message et de votre organisation.

La personnalisation du modèle d’e-mail offre plusieurs avantages :

Format d’un modèle d’e-mail personnalisé format-of-custom-email-template

Le modèle d’e-mail peut être personnalisé à l’aide de texte brut ou langage de balisage HyperText (HTML). Le lien du modèle modifiable par défaut se trouve à l’adresse /libs/settings/dam/adhocassetshare/en.txt.

Pour remplacer le modèle par défaut sans modifier le fichier prêt à l’emploi :

Les espaces réservés suivants peuvent être utilisés dans le modèle :

Exemple de modèle d’e-mail personnalisé custom-email-template-example

L’exemple ci-dessous montre comment les espaces réservés disponibles se combinent en un modèle complet et personnalisé. Chaque espace réservé est remplacé par sa valeur correspondante lors de l’envoi de l’e-mail :

<!--Sent from instance: ${host.prefix}-->
subject: ${emailSubject}

<!DOCTYPE html>
<html><body>
<p><strong>${emailInitiator}</strong> invited you to review assets.</p>
<p>${emailMessage}</p>
<p>The shared link will be available until ${linkExpiry}.
<p>
    <a href="${pagePath}" target="_blank"><strong>Open</strong></a>
</p>

</body></html>

Un autre modèle en texte brut peut également être utilisé :

Dear Recipient,

${emailMessage}

You can access the shared content using the following link:
${pagePath}

Please note that this shared link expires on ${linkExpiry}.

Shared by: ${emailInitiator}

Télécharger les ressources à l’aide du lien de ressource download-assets-using-asset-link

Tout utilisateur ayant accès au lien de la ressource partagée peut télécharger les ressources, qui sont regroupées dans un seul dossier zip. Le processus de téléchargement est identique qu’un utilisateur accède au lien de la ressource copiée ou utilise le lien de la ressource partagé par e-mail. Les mêmes étapes s’appliquent donc dans les deux cas.

Pour télécharger les ressources partagées, procédez comme suit :

Télécharger des ressources et les partager séparément download-and-share-assets

Adobe Experience Manager (AEM) permet aux utilisateurs de télécharger les ressources et les partager en dehors de Experience Manager. Ce workflow de téléchargement et de partage offre un moyen simple de distribuer du contenu approuvé aux destinataires qui n’ont pas d’accès direct à l’environnement Experience Manager. Les ressources étant téléchargées en premier, puis distribuées indépendamment, les utilisateurs conservent un contrôle total sur les fichiers partagés et leur diffusion.

Cette approche est particulièrement utile lors de la collaboration avec des parties prenantes, des agences, des partenaires ou des réviseurs externes qui travaillent en dehors de l’instance de Experience Manager de l’organisation. En téléchargeant les ressources localement, les utilisateurs et utilisatrices peuvent les joindre à des e-mails, les charger sur des plateformes tierces ou les transférer via n’importe quel canal de partage préféré, afin que le contenu finalisé atteigne son audience prévue sans avoir à accéder à la plateforme.

Pour plus d’informations, consultez les ressources suivantes :

Partage de ressources avec des professionnels de la création share-with-creatives

Les spécialistes marketing et les utilisateurs de services dédiés partagent des ressources approuvées avec des professionnels de la création par le biais de deux méthodes principales :

Configuration du partage de ressources configure-sharing

La configuration du partage des ressources détermine la manière dont les ressources sont mises à la disposition d’autres utilisateurs, systèmes ou audiences externes. Chaque option de partage fonctionne différemment. Chacune d’elles nécessite sa propre configuration et doit respecter des conditions préalables spécifiques avant de pouvoir être activée. Le choix de l’option appropriée dépend de qui a besoin d’accéder aux ressources, de la manière dont ils les consommeront et du niveau de contrôle que vous souhaitez conserver sur la distribution.

Options de partage

Les méthodes disponibles pour partager des ressources se répartissent généralement en plusieurs catégories distinctes, chacune adaptée à un cas d’utilisation différent :

Comme chaque option diffuse des ressources par le biais d’un mécanisme différent, les étapes de configuration et les contrôles d’accès varient en conséquence.

Conditions préalables avant de configurer le partage

Avant d’activer toute option de partage, vérifiez que les conditions préalables requises sont en place. Cela garantit que les ressources sont partagées en toute sécurité et que les destinataires peuvent y accéder sans erreur. Les prérequis incluent généralement :

La confirmation de ces conditions préalables empêche tout d’abord les tentatives de partage ayant échoué et réduit le risque d’exposer les ressources au-delà de leur audience prévue. Une fois les conditions préalables remplies, vous pouvez procéder à la configuration de l’option de partage spécifique qui correspond à vos besoins de distribution.

Configuration du partage de liens de ressources asset-link-sharing

La boîte de dialogue Partage de liens génère une URL partageable pour toute ressource que vous souhaitez distribuer aux utilisateurs. Utilisez cette boîte de dialogue pour créer un lien direct, puis envoyez ce lien aux destinataires prévus afin qu’ils puissent accéder à la ressource sans naviguer dans le référentiel complet.

Les utilisateurs disposant de droits d’administrateur ou d’autorisations de lecture à l’emplacement /var/dam/share dans le référentiel de gestion des ressources numériques (DAM) peuvent afficher les liens partagés avec eux. Ces niveaux d’autorisation déterminent qui est autorisé à ouvrir et à récupérer la ressource partagée.

Le partage de ressources au moyen d’un lien est très pratique dans la mesure où il permet à des tiers d’y accéder sans avoir besoin de se connecter au préalable à Assets. Les destinataires externes n’ayant pas besoin d’informations d’identification Assets ni de compte, le partage de liens simplifie la collaboration avec les clients, les partenaires et d’autres parties prenantes externes tout en contrôlant l’accès au référentiel sous-jacent.

Recommandations de sécurité pour l’instance d’auteur

Limiter l’accès des GET externes à ces trois points d’entrée garantit que seules les pages de partage de liens, d’aperçu et d’expiration sont accessibles de l’extérieur, ce qui empêche les entités externes d’accéder à d’autres ressources sur l’instance de création.

Activer les actions de bureau à utiliser avec desktop app desktop-actions

Les actions de bureau sont des commandes basées sur le navigateur dans l’interface utilisateur d’Adobe Experience Manager (AEM) Assets qui vous permettent d’utiliser des ressources directement dans votre application de bureau native plutôt que uniquement dans le navigateur. Ces actions relient la gestion des ressources numériques par navigateur à vos outils d’édition de bureau local. Leur activation simplifie donc le workflow pour les équipes qui créent et mettent à jour des ressources sur le bureau.

À partir de l’interface utilisateur Assets d’un navigateur, les actions de bureau vous offrent les fonctionnalités suivantes :

Pour activer les actions de bureau, voir Activation des actions de bureau dans l’interface Assets web.

Configurations pour utiliser Adobe Asset Link configure-asset-link

Adobe Asset Link simplifie la collaboration entre les créatifs et les marketeurs tout au long du processus de création de contenu en reliant la gestion des ressources et la production créative. Il connecte Adobe Experience Manager (AEM) Assets aux applications de bureau AdobeCreative Cloud, ce qui permet aux équipes créatives d’accéder directement à des ressources gérées et approuvées de manière centralisée, depuis leurs outils de conception.

Applications Creative Cloud prises en charge

Adobe Asset Link s’intègre aux applications de bureau suivantes :

Le panneau Adobe Asset Link permet aux créatifs de parcourir, d’accéder et de modifier le contenu stocké dans AEM Assets directement dans les applications de création qu’ils utilisent déjà. Comme les créatifs n’ont plus besoin de basculer entre des systèmes distincts pour localiser ou extraire des ressources, cela réduit le changement de contexte et permet de s’assurer que tout le monde travaille avec les dernières versions approuvées. Cette connexion permet d’aligner la production créative et la gouvernance des ressources d’entreprise, améliorant ainsi l’efficacité et la cohérence du workflow de contenu.

Voir comment configurer Assets pour l’utiliser avec Adobe Asset Link.

Bonnes pratiques et résolution des problèmes bestpractices

Partage de dossiers et de collections

Limites et autorisations de téléchargement

Prévisualisation et téléchargement de vidéos partagées

Voir également