Partager et distribuer des ressources gérées dans Experience Manager share-assets-from-aem

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Adobe Experience Manager Assets vous permet de partager des ressources, des dossiers et des collections avec des membres de votre entreprise et des tiers, notamment des partenaires et des fournisseurs. Procédez comme suit pour partager des ressources à partir d’Experience Manager Assets as a Cloud Service :

Prérequis prerequisites

Vous avez besoin de droits d’administration pour configurer les paramètres pour le partage de ressources en tant que lien.

Experience Manager Assets vous permet de configurer les paramètres par défaut de partage de lien.

  1. Cliquez sur le logo Experience Manager, puis accédez à Outils  > Ressources  > Configuration des ressources  > Partage de liens.

  2. Paramètres initiaux :

    • Inclure les originaux :

      • Sélectionnez Select Include Originals pour sélectionner l’option Include Originals par défaut dans la boîte de dialogue de partage de lien.
      • Sélectionnez le mode de Include Originals Cette option vous est présentée dans la boîte de dialogue Partage de liens . Modifiable permet à l’utilisateur de modifier les paramètres définis ici dans les Paramètres initiaux. Avec Read-only le paramètre s’affiche, mais il ne peut pas être modifié. Hidden masque le paramètre et utilise la valeur configurée ici dans les Paramètres initiaux.
    • Inclure les rendus :

      • Sélectionnez Select Include Renditions pour sélectionner l’option Include Renditions par défaut dans la boîte de dialogue de partage de lien.
      • Sélectionnez le mode de Include Renditions Cette option vous est présentée dans la boîte de dialogue Partage de liens . Modifiable permet à l’utilisateur de modifier les paramètres définis ici dans les Paramètres initiaux. Avec Read-only le paramètre s’affiche, mais il ne peut pas être modifié. Hidden masque le paramètre et utilise la valeur configurée ici dans les Paramètres initiaux.
  3. Indiquez la période de validité par défaut du lien dans le champ Validity Period de la section Expiration date.

  4. Bouton Partager un lien dans la barre d’actions :

    • Les personnes utilisatrices disposant des autorisations jcr:modifyAccessControl peuvent afficher l’option Partager un lien. Par défaut, elle est visible par tous les administrateurs et administratrices. Le bouton Partager un lien est visible par tous, par défaut. Vous pouvez configurer l’affichage de cette option uniquement pour les groupes définis ou refuser cette option à des groupes spécifiques. Sélectionnez Allow only for groups si vous souhaitez autoriser des groupes spécifiques à afficher l’option Share Link. Sélectionnez Deny from groups pour refuser l’option Share Link à des groupes spécifiques. Une fois que vous avez sélectionné l’une de ces options, indiquez les noms des groupes à l’aide du champ Select Groups pour ajouter ceux que vous devez autoriser ou refuser.

Pour connaître les paramètres associés à la configuration du canal e-mail, voir la documentation sur le service de messagerie

Configurer le service de messagerie

Le partage de ressources par le biais d’un lien est un moyen pratique de mettre les ressources à la disposition de tiers, de spécialistes marketing et d’autres utilisateurs Experience Manager. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs anonymes d’accéder aux ressources partagées avec eux et de les télécharger. Lors du téléchargement des ressources à partir d’un lien partagé, Experience Manager Assets utilise un service asynchrone qui permet d’effectuer des téléchargements plus rapides et ininterrompus. Les ressources à télécharger sont placées en file d’attente en arrière-plan dans les archives ZIP de taille de fichier gérable. Pour les téléchargements volumineux, le téléchargement est regroupé en plusieurs fichiers de 100 Go par taille de fichier.

NOTE
  • Vous devez disposer de l’autorisation Modifier l’ACL pour le dossier ou la ressource que vous souhaitez partager sous forme d’un lien.
  • Activer les e-mails sortants avant de partager un lien avec les utilisateurs.

Il existe deux façons de partager les ressources à l’aide de la fonctionnalité de partage de lien :

  1. Générer un lien partagé, le copier et partager le lien de la ressource avec d’autres utilisateurs et utilisatrices.

  2. Générer un lien partagé et partager le lien de la ressource par e-mail. Vous pouvez modifier les valeurs par défaut, telles que la date et l’heure d’expiration, et permettre le téléchargement des ressources d’origine et des rendus. Vous pouvez envoyer des e-mails à plusieurs utilisateurs en ajoutant leurs adresses électroniques.

    Boîte de dialogue Partage de liens

Dans les deux cas, vous pouvez modifier les valeurs par défaut, telles que la date et l’heure d’expiration, et permettre le téléchargement des ressources d’origine et des rendus.

Pour partager des ressources sous la forme d’une URL publique :

  1. Connectez-vous à Experience Manager Assets et accédez à Fichiers.
  2. Sélectionnez les ressources ou le dossier contenant les ressources. Dans la barre d’outils, cliquez sur Partager le lien.
  3. La boîte de dialogue Partage de liens s’affiche, avec un lien de ressource généré automatiquement dans le champ Partager le lien.
  4. Définissez la date d’expiration du lien partagé selon vos besoins.
  5. Sous Paramètres de lien, cochez ou décochez Include Originals ou Include Renditions pour inclure ou exclure l’un des deux. Le choix de l’option est obligatoire.
  6. Les noms des ressources sélectionnées s’affichent dans la colonne de droite du Share Link de la boîte de dialogue
  7. Copiez ce lien de ressource et partagez-le avec des utilisateurs.

Pour partager des ressources par e-mail :

  1. Sélectionnez les ressources ou le dossier contenant les ressources. Dans la barre d’outils, cliquez sur Partager le lien.

  2. La boîte de dialogue Partage de liens s’affiche, avec un lien de ressource généré automatiquement dans le champ Partager le lien.

    • Dans la zone de l’adresse e-mail, saisissez l’adresse e-mail de la personne avec qui partager le lien. Vous pouvez partager le lien avec plusieurs utilisateurs et utilisatrices. Si l’utilisateur ou l’utilisatrice fait partie de votre organisation, sélectionnez son adresse e-mail parmi les suggestions qui s’affichent dans la liste déroulante. Dans le champ de texte de l’adresse e-mail, saisissez l’adresse e-mail de la personne avec qui partager le lien, puis cliquez sur Entrée. Vous pouvez partager le lien avec plusieurs utilisateurs et utilisatrices.

    • Dans la zone Objet, saisissez un objet pour préciser l’objectif des ressources partagées.

    • Dans la zone Message, vous pouvez, au besoin, saisir un message.

    • Dans le champ Expiration, indiquez une date et une heure d’expiration du lien à l’aide du sélecteur de date.

    • Activez la variable Autoriser le téléchargement du fichier d’origine pour permettre aux destinataires de télécharger le rendu original.

  3. Cliquez sur Partager. Un message confirme le partage du lien avec les utilisateurs. Les utilisateurs reçoivent un e-mail contenant le lien partagé.

    E-mail de partage de lien

Personnalisation du modèle de courrier électronique customize-email-template

Un modèle bien conçu véhicule le professionnalisme et la compétence, améliorant ainsi la crédibilité de votre message et de votre organisation. La variable Adobe Experience Manager permet de personnaliser le modèle d’email qui est envoyé aux destinataires qui reçoivent l’email contenant le lien partagé. En outre, les modèles d'email personnalisés permettent de personnaliser le contenu de votre email en s'adressant à vos destinataires avec le nom et en référençant des détails spécifiques qui les concernent. Cette touche personnelle peut donner au destinataire un sentiment de valeur et accroître son engagement. De plus, un modèle personnalisé garantit la cohérence de vos emails avec l’identité de votre marque, notamment les logos, les couleurs et les polices. La cohérence renforce la reconnaissance de la marque et la confiance entre les destinataires.

Format d’un modèle d’email personnalisé format-of-custom-email-template

Le modèle d’email peut être personnalisé à l’aide de texte brut ou de HTML. Le lien de modèle modifiable par défaut se trouve à l’adresse /libs/settings/dam/adhocassetshare/en.txt. Vous pouvez remplacer le modèle en créant le fichier . /apps/settings/dam/adhocassetshare/en.txt. Vous pouvez modifier le modèle d'email autant de fois que nécessaire.

Espaces réservés
Description
${emailSubject}
Objet d'un email
${emailInitiator}
ID de courrier électronique de l’utilisateur qui a créé le courrier électronique.
${emailMessage}
Corps de l'email
${pagePath}
URL du lien partagé
${linkExpiry}
Date d’expiration du lien partagé

Exemple de modèle de courrier électronique personnalisé custom-email-template-example

subject: ${emailSubject}

<!DOCTYPE html>
<html><body>
<p><strong>${emailInitiator}</strong> invited you to review assets.</p>
<p>${emailMessage}</p>
<p>The shared link will be available until ${linkExpiry}.
<p>
    <a href="${pagePath}" target="_blank"><strong>Open</strong></a>
</p>

</body></html>

Tout utilisateur ayant accès au lien de la ressource partagée peut télécharger les ressources regroupées dans un dossier zip. Le processus de téléchargement est le même, qu’un utilisateur accède au lien de la ressource copiée ou qu’il utilise le lien de la ressource partagé par le biais du courrier électronique.

  • Cliquez sur le lien de la ressource ou collez l’URL dans votre navigateur. L’interface Partage de liens s’ouvre et vous pouvez basculer vers la Vue Vignette ou la Vue Liste.

  • Dans la Vue Vignette, vous pouvez placer le pointeur de la souris sur la ressource partagée ou le dossier de ressources partagées pour sélectionner les ressources ou les mettre en file d’attente pour téléchargement.

  • Par défaut, l’interface utilisateur affiche l’option Boîte de réception de téléchargement. Elle indique la liste de toutes les ressources partagées ou de tous les dossiers mis en file d’attente pour téléchargement, ainsi que leur statut.

  • Lorsque vous sélectionnez les ressources ou le dossier, une option Mettre le téléchargement en file d’attente s’affiche à l’écran. Cliquez sur l’option Mettre le téléchargement en file d’attente pour lancer le processus de téléchargement.

    Mettre le téléchargement en file d’attente

  • Pendant la préparation du fichier de téléchargement, cliquez sur l’option Boîte de réception de téléchargement pour afficher le statut de votre téléchargement. Pour les téléchargements volumineux, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour le statut.

    Boîte de réception de téléchargement

  • Une fois le traitement terminé, cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le fichier zip.

NOTE
Si une ressource partagée est déplacée vers un autre emplacement, son lien cesse de fonctionner. Recréez ce lien et partagez-le de nouveau avec les utilisateurs et utilisatrices.

Télécharger des ressources et les partager séparément download-and-share-assets

Les utilisateurs peuvent télécharger les ressources requises et les partager en dehors d’Experience Manager. Pour plus d’informations, consultez les pages suivantes Recherche de ressources, Télécharger des ressources et Téléchargement de collections

Partage de ressources avec des professionnels de la création share-with-creatives

Les spécialistes marketing et les utilisateurs de services dédiés peuvent facilement partager des ressources approuvées avec des professionnels de la création à l’aide des solutions suivantes :

Configuration du partage de ressources configure-sharing

Les différentes options de partage des ressources nécessitent une configuration spécifique et sont soumises à des prérequis spécifiques.

Pour générer une URL pour les ressources que vous souhaitez partager avec des utilisateurs et des utilisatrices, utilisez la boîte de dialogue Partage de lien. Les utilisateurs et les utilisatrices disposant de privilèges d’administration ou avec des autorisations de lecture à l’emplacement /var/dam/share peuvent afficher les liens partagés avec eux. Le partage de ressources au moyen d’un lien est très pratique dans la mesure où il permet à des tiers d’y accéder sans avoir besoin de se connecter au préalable à Assets.

NOTE
Si vous souhaitez partager des liens de votre instance de création vers des entités externes, veillez à n’exposer que les URL suivantes pour les requêtes GET. Bloquez les autres URL pour garantir la sécurité de votre instance de création.
  • [aem_server]:[port]/linkshare.html
  • [aem_server]:[port]/linksharepreview.html
  • [aem_server]:[port]/linkexpired.html

Activation des actions de bureau à utiliser avec l’application de bureau desktop-actions

À partir de l’interface utilisateur d’Assets ouverte dans un navigateur, vous pouvez explorer l’emplacement des ressources ou extraire et ouvrir une ressource pour la modifier dans votre appli de bureau. Ces options sont appelées actions de bureau ; pour les activer, voir Activation des actions de bureau dans l’interface web Assets.

Activation des actions de bureau à utiliser comme raccourci dans une application de bureau

Adobe Asset Link simplifie la collaboration entre les créatifs et les spécialistes du marketing dans le processus de création de contenu. Il se connecte Adobe Experience Manager Assets avec Creative Cloud applications de bureau, Adobe InDesign, Adobe Photoshop, et Adobe Illustrator. Le panneau Adobe Asset Link permet aux créatifs d’accéder au contenu stocké dans Assets et de le modifier sans quitter les applications de création qui leur sont les plus familières.

Voir comment configurer Assets pour l’utiliser avec Adobe Asset Link.

Bonnes pratiques et résolution des problèmes bestpractices

  • Les collections ou les dossiers de ressources dont le nom contient un espace blanc risquent de ne pas être partagés.
  • Si les utilisateurs ou les utilisatrices ne peuvent pas télécharger les ressources partagées, contactez votre administrateur ou votre administratrice Experience Manager pour connaître les limites de téléchargement. La valeur par défaut est de 100 Mo.
  • Pour qu’un utilisateur puisse prévisualiser une vidéo partagée à l’aide du partage de liens, la vidéo doit disposer d’un rendu vidéo statique disponible à l’emplacement /jcr:content/renditions du nœud de la vidéo, dans le référentiel. La prévisualisation ne dépend pas de la disponibilité d’un rendu Dynamic Media.
  • Lors du téléchargement d’une ressource vidéo via le partage de liens, les rendus Dynamic Media ne sont pas inclus dans l’archive téléchargée.

Voir également

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