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Gérer les ressources sous licence sur Content Hub manage-licensed-assets-on-content-hub

En tant qu’administrateur, modifiez le formulaire de métadonnées pour inclure le champ licence de ressource afin qu’il s’affiche dans les propriétés de la ressource dans l’environnement de création Adobe Experience Manager (AEM). Vous pouvez ensuite approuver la ressource, ainsi que sa licence, afin de la rendre sous licence et disponible sur Content Hub.

Procédez comme suit :

Questions fréquentes faqs-manage-licensed-assets-content-hub

Quel est l’objectif de la gestion des ressources sous licence sur AEM Assets Content Hub ?

La gestion des ressources sous licence sur Adobe Experience Manager (AEM) Assets Content Hub permet de s’assurer que seules les ressources approuvées avec des licences valides peuvent être utilisées dans l’ensemble de l’entreprise, en maintenant la conformité et suivi adéquat des métadonnées dans l’environnement de création AEM. Cette couche de contrôle établit la gouvernance sur laquelle les équipes de ressources numériques peuvent accéder, télécharger et réutiliser.

Objectifs clés de la gestion des ressources sous licence

Pourquoi est-ce important ?

Les ressources sous licence s’accompagnant souvent de conditions spécifiques qui régissent où, combien de temps et par qui elles peuvent être utilisées, le suivi de ces conditions est essentiel pour éviter toute exposition juridique et financière. En appliquant la validation de licence au point d’accès, les administrateurs s’assurent que les ressources non conformes n’atteignent jamais les utilisateurs en aval. Par conséquent, les équipes marketing, les concepteurs et autres parties prenantes peuvent réutiliser en toute confiance du contenu approuvé sans vérifier manuellement les droits à chaque fois.

Avantages pratiques

La gestion des ressources sous licence rationalise la réutilisation des ressources tout en maintenant l’organisation prête pour l’audit. Les équipes bénéficient d’une bibliothèque de contenu dont les droits sont approuvés et qui est gérée par des tiers. Les administrateurs conservent la supervision du statut de licence et les métadonnées associées à chaque ressource prennent en charge la transparence des rapports et de la responsabilité dans l’environnement de création d’AEM.

Comment ajouter un champ de licence aux propriétés d’une ressource dans Experience Manager as a Cloud Service ?

Vous ajoutez un champ de licence aux propriétés de la ressource dans Adobe Experience Manager (AEM) as a Cloud Service en modifiant le formulaire de métadonnées (schéma de métadonnées) afin d’inclure un nouveau champ de texte mappé à la propriété de métadonnées dc:license. Dans la vue Assets Adobe Experience Manager (AEM), le formulaire de métadonnées contrôle les propriétés affichées et modifiables lorsque les utilisateurs ouvrent le panneau des propriétés de la ressource. Comme AEM stocke les métadonnées des ressources à l’aide d’espaces de noms Dublin Core (dc:) normalisés, le mappage d’un nouveau champ à dc:license garantit que les informations de licence sont capturées dans un champ de métadonnées portable et reconnu.

Étapes d’ajout d’un champ de licence

Résultat

Le nouveau champ de licence apparaît dans les propriétés de la ressource dans l’environnement de création ​. Comme le champ est mappé à la propriété dc:license standard, les auteurs peuvent afficher et modifier les informations de licence directement dans le panneau des propriétés de la ressource, ce qui permet de garantir la cohérence des informations de licence sur l’ensemble des ressources gérées.

Comment appliquer un formulaire de métadonnées à un dossier de ressources pour inclure le champ de licence dans les propriétés de ressources dans AEM Assets ?

Pour afficher le champ de licence dans les propriétés de la ressource, modifiez le formulaire de métadonnées applicable dans Adobe Experience Manager (AEM) Assets et appliquez ce formulaire au dossier de ressources cible. Le formulaire de métadonnées contrôle les champs qui apparaissent dans la vue des propriétés de la ressource. Par conséquent, l’ajout du champ de licence au formulaire le rend disponible pour chaque ressource du dossier auquel le formulaire est appliqué.

Procédure d’inclusion du champ de licence

Importance de l’application du formulaire au dossier

Comme le formulaire de métadonnées définit le schéma des champs affichés dans les propriétés des ressources, son application au niveau du dossier propage les nouveaux paramètres à toutes les ressources de ce dossier. Par conséquent, chaque ressource du dossier sélectionné hérite du champ de licence, ce qui garantit la cohérence des métadonnées dans le dossier sans modifier chaque ressource individuellement.

Comment spécifier les détails de licence d’une ressource dans la vue AEM Assets ?

Vous pouvez spécifier les détails de licence d’une ressource dans la vue Assets Adobe Experience Manager (AEM) en associant la ressource à une référence de licence approuvée stockée dans ses métadonnées. Cette option relie la ressource numérique à ses droits d’utilisation directeurs, ce qui prend en charge la gestion des droits et le suivi de la conformité dans la bibliothèque de ressources.

Étapes de spécification des détails de licence :

Le fait de fournir le chemin d’accès absolu garantit que la référence est résolue sur la ressource de licence approuvée exacte, quel que soit le contexte de navigation actuel, ce qui permet de maintenir l’association exacte et sans ambiguïté. Comme la référence de licence réside sur le formulaire de métadonnées, elle se déplace avec les propriétés de la ressource et reste détectable chaque fois que les Détails de la ressource sont examinés.

Quel est le format requis pour le chemin d’accès absolu AEM Assets Content Hub pour une licence de ressource ?

Le chemin absolu pour une licence de ressource dans Adobe Experience Manager (AEM) Assets doit suivre le modèle exact suivant :

/content/dam/(the asset's folder hierarchy within the DAM repository)/(asset_name).(file_extension)

Ce chemin d’accès est une référence absolue qui commence à la racine du référentiel Gestion des ressources numériques (DAM) et se résout en une seule ressource spécifique. Étant donné que le chemin est absolu, il identifie de manière unique et sans ambiguïté la ressource sous licence dans le référentiel.

Composants de chemin d’accès

Le chemin est composé de quatre segments obligatoires, dans l’ordre :

Exemple

/content/dam/teamA/projects/documents/file1.pdf

Dans cet exemple, teamA/projects/documents est la hiérarchie de dossiers dans le référentiel de gestion des ressources numériques, file1 est le nom de la ressource et pdf est l’extension de fichier. Étant donné que la hiérarchie de dossiers, le nom de la ressource et l’extension forment ensemble le chemin d’accès absolu complet, chaque segment doit correspondre exactement à l’emplacement réel de la ressource et au nom de fichier pour que la licence de la ressource soit résolue correctement.

Pourquoi est-il important d’approuver la ressource et sa licence pour les rendre disponibles sur AEM Assets Content Hub ?

L’approbation de la ressource et sa licence est requise, car elle établit un contrôle à double porte qui garantit que seul le contenu autorisé sous licence appropriée peut être découvert et téléchargé dans Adobe Experience Manager (AEM) Assets Content Hub. Par conséquent, une ressource ne peut être publiée que lorsque ses conditions d’utilisation ont également été vérifiées, ce qui empêche les médias sans licence ou effacés de manière incorrecte d’entrer dans le workflow de distribution.

Importance de la double approbation

Dans la gestion des ressources numériques (DAM), une ressource et les droits qui régissent son utilisation sont des enregistrements distincts. Une image, une vidéo ou un document peut être techniquement prêt à être partagé, tout en étant limité par les termes de sa licence, tels que les limites de durée d’utilisation, la géographie, le canal ou l’audience prévue. L’approbation de la ressource seule confirme qu’elle est adaptée à l’utilisation, tandis que l’approbation de la licence confirme que l’entreprise détient effectivement les droits de distribution. L’exigence des deux approbations permet de combler l’écart entre « l’actif existe » et « l’actif est autorisé par la loi à être utilisé ».

Principales raisons d’approuver la ressource et sa licence

Comment cela protège l’organisation

Dans la mesure où un contenu sans licence ou dont la licence a expiré peut créer un risque juridique, financier et de réputation, l’exigence de double approbation fonctionne comme une garantie. Lorsque la ressource et sa licence sont toutes deux approuvées, leur publication dans Content Hub indique que le contenu est utilisable et qu’il fait l’objet d’une licence légitime, ce qui aide l’entreprise à maintenir la conformité, à préserver les droits d’utilisation valides et à garantir à chaque utilisateur que les ressources disponibles peuvent être déployées en toute sécurité.

Comment rendre une ressource disponible dans AEM Assets Content Hub après approbation de sa licence ?

Pour rendre une ressource sous licence disponible dans Adobe Experience Manager (AEM) Assets Content Hub, définissez le chemin d’accès sous licence dans les propriétés de la ressource, approuvez puis cliquez sur Enregistrer. L’enregistrement de la ressource approuvée valide son statut de licence et la publie dans ​, ce qui la rend accessible pour distribution et réutilisation.

Étapes de publication d’une ressource sous licence dans Content Hub :

Une fois ces étapes terminées, la ressource sous licence devient disponible dans AEM Assets Content Hub. L’action Enregistrer est le déclencheur qui finalise l’approbation, car elle valide à la fois le chemin d’accès de licence défini et le statut approuvé. Par conséquent, la ressource est publiée sur Content Hub et prête à être accessible pour les utilisateurs autorisés. Ce workflow permet de s’assurer que seules les ressources disposant d’une licence correctement définie et approuvée sont affichées dans Content Hub, en maintenant la conformité dans l’environnement de gestion des ressources numériques (DAM).

Qui est responsable de la gestion des ressources sous licence dans AEM Assets Content Hub ?

Les administrateurs sont le rôle responsable de la gestion des ressources sous licence dans Adobe Experience Manager (AEM) Assets Content Hub. Les administrateurs régissent les workflows de métadonnées, d’organisation des dossiers et d’approbation qui assurent la conformité du contenu sous licence et sa publication correcte.

Les responsabilités de l’administrateur dans AEM Assets Content Hub incluent :

En centralisant l’approbation de la ressource et de sa licence auprès des administrateurs, AEM Assets Content Hub garantit que seul le contenu révisé et compatible avec la licence est diffusé aux utilisateurs. Cette surveillance réduit le risque que des ressources non autorisées ou sous licence incorrecte entrent dans les workflows en aval, ce qui place le rôle d’administrateur au cœur de la gouvernance du contenu et de la cohérence des métadonnées dans l’ensemble de la plateforme.

Voir également