Einen Genehmigungsprozess für Arbeitselemente erstellen

Lassen Sie diese Option aktiviert, wenn Sie möchten, dass andere Benutzer den Genehmigungsprozess an von ihnen erstellte Projekte, Aufgaben und Probleme anhängen können.

Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Tipp: Die Kennzeichnung eines Validierungsprozesses als inaktiv ist nützlich, wenn Ihr Unternehmen ihn nicht mehr verwenden muss, Sie jedoch historische Informationen über seine Verwendung beibehalten möchten.

Wenn der Validierungsprozess für Projekte, Aufgaben, Probleme und Vorlagen verfügbar sein soll, die nur zu einer bestimmten Gruppe gehören, geben Sie zunächst den Namen der Gruppe ein und wählen Sie dann den Namen aus, wenn er angezeigt wird:

• Wenn Sie Systemadministrator sind oder über Administratorzugriff auf Genehmigungsprozesse verfügen, können Sie beim Eingeben des Namens jede Gruppe im System sehen. Alle Gruppen sind standardmäßig ausgewählt.
• Wenn Sie Gruppenadministrator ohne Administratorzugriff auf Genehmigungsprozesse sind, können Sie den Genehmigungsprozess jeder von Ihnen verwalteten Gruppe zuweisen, wenn Sie deren Namen eingeben. Die Option Alle Gruppen ist nicht verfügbar.

Diese Option steht nicht für Genehmigungsprozesse zur einmaligen Verwendung zur Verfügung.

WARNUNG: Wenn Sie Änderungen am gruppenspezifischen Genehmigungsprozess vornehmen, ändern sich möglicherweise die vorhandenen Genehmigungsprozesse, die bereits mit Arbeitselementen verknüpft sind. Weitere Informationen zu diesen Änderungen finden Sie unter Auswirkungen von Änderungen am Gruppen- und Genehmigungsprozess auf zugewiesene Genehmigungsprozesse.

Informationen zum Auflisten und Verwalten der Validierungsprozesse Ihrer Gruppe auf der Seite Ihrer Gruppe finden Sie unter Validierungsprozesse auf Gruppenebene.

Informationen zum administrativen Zugriff auf Genehmigungsprozesse finden Sie unter Gewähren von Benutzern administrativen Zugriff auf bestimmte Bereiche.

Wählen Sie den Status aus, der den Genehmigungsprozess für Arbeitselemente Trigger. Wenn ein Arbeitselement auf diesen Status aktualisiert wird, beginnt der Genehmigungsprozess.

Derselbe Status kann nicht für mehrere Genehmigungsprozess-Pfade ausgewählt werden.

Die verfügbaren Status basieren auf dem, was unter der Option Diese Genehmigung kann von verwendet werden (siehe Tabelle oben):

• Wenn Alle Gruppen ausgewählt ist, sind nur systemweite Status verfügbar

• Wenn eine bestimmte Gruppe ausgewählt ist, sind nur die für diese Gruppe verfügbaren Status verfügbar

Informationen dazu, wie der Genehmigungsprozess mit Status funktioniert, finden Sie im Abschnitt Wie Genehmigungsprozesse auf Status basieren im Artikel Übersicht über den Genehmigungsprozess.

Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens des Benutzers, Teams oder der Rolle, die Sie als Genehmiger für diese Phase festlegen möchten, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird. Sie können nur aktive Benutzer, Jobrollen und Teams hinzufügen.

TIP:

Beachten Sie beim Hinzufügen eines Benutzers als Genehmiger den Avatar, die Primäre Rolle des Benutzers oder dessen E-Mail-Adresse, um zwischen Benutzern mit identischen Namen zu unterscheiden. Benutzer müssen mindestens einer Auftragsrolle zugeordnet sein, damit sie beim Hinzufügen angezeigt werden können.

Sie müssen die Einstellung Kontaktinformationen anzeigen auf Ihrer Zugriffsebene aktivieren, damit Benutzer E-Mails von Benutzern anzeigen können. Weitere Informationen finden Sie unter Gewähren des Zugriffs für Benutzer.

NOTE:

Wenn Benutzer, Teams oder Rollen als Genehmiger hinzugefügt werden, erhalten sie nicht automatisch Berechtigungen für das mit dieser Genehmigung verknüpfte Objekt. Sie erhalten Berechtigungen für das Objekt, wenn der Genehmigungsschritt ausgelöst wird. Andernfalls müssen die Objekte für sie freigegeben werden, bevor sie eine Genehmigungsentscheidung treffen können.

Sie können eine Person auch als Genehmiger festlegen, indem Sie die Rolle der Person festlegen. Sie können beispielsweise einen Projekteigentümer, einen Projektsponsor, Portfolio-Inhaber, Programmeigentümer oder Manager als Genehmiger zuweisen. Diese Optionen werden automatisch angezeigt, wenn Sie mit der Eingabe beginnen.

WICHTIG:

• Wenn Sie dem Projektsponsor eine Genehmigung zuweisen und niemand als Sponsor eines Projekts benannt ist, wird die Genehmigung dem Projekteigentümer neu zugewiesen. Wenn niemand als Projekteigentümer bestimmt wurde, wird die Genehmigung dem Workfront-Administrator zugewiesen.

• Wenn Sie einer Rolle eine Genehmigung zuweisen und der Genehmiger nicht im Projektteam sein muss (für Genehmigungsprozesse, die eine Rolle enthalten) deaktiviert ist, es jedoch keine Rollen im Projektteam gibt, die mit der Rolle in der Genehmigung übereinstimmen, wird die Genehmigung dem Projekteigentümer neu zugewiesen. Weitere Informationen zu den Genehmigungseinstellungen finden Sie unter Globale Genehmigungseinstellungen konfigurieren.

• Wenn Sie dem Projekteigentümer eine Genehmigung zuweisen und niemand als Projekteigentümer bestimmt wird, wird die Genehmigung dem Workfront-Hauptadministrator neu zugewiesen, wie im Abschnitt Kundeninformationen im Bereich Einrichtung angegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegende Informationen für Ihr System konfigurieren.

Sie können diesen Vorgang wiederholen, um mehrere Genehmiger zur Bühne hinzuzufügen. Eine einzelne Phase kann eine Kombination aus Benutzern, Teams und Rollen als Genehmiger enthalten. Die Anzahl der Genehmiger, die Sie einer Bühne hinzufügen können, ist unbegrenzt.

WICHTIG:

Wenn Sie Auftragsrollen als Genehmiger zuweisen, können alle Benutzer, die mit dieser Auftragsrolle verknüpft sind und sich ebenfalls im Projektteam befinden, eine Entscheidung über die Genehmigung treffen.

Wenn Sie ein Team als Genehmiger zuweisen, kann jeder Benutzer in diesem Team eine Entscheidung über die Genehmigung treffen.

Weitere Informationen zum Projektteam finden Sie unter Übersicht über das Projektteam. Weitere Informationen zur Genehmigung der Arbeit finden Sie unter Genehmigung der Arbeit.

Wählen Sie diese Option aus, wenn einer der Genehmiger auf der Bühne das Arbeitselement in dieser Phase genehmigen oder ablehnen kann. Diese Aktion ermöglicht es dem Arbeitselement, die Phase zu verlassen.

Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, müssen alle identifizierten Genehmiger die Phase (in beliebiger Reihenfolge) genehmigen oder ablehnen, bevor das Element die Bühne verlässt. Wenn einer der Genehmiger die Phase ablehnt, wird der Prozess unterbrochen und neu gestartet, damit die erforderlichen Änderungen vorgenommen werden können. Anschließend können die Genehmiger die Phase erneut genehmigen oder ablehnen.

Wenn ein Team als Genehmiger bestimmt wird, kann jedes Mitglied des Teams eine Phase gewähren oder ablehnen.

Wählen Sie die Aktion aus, die ausgeführt werden soll, wenn das Arbeitselement in einer beliebigen Phase des Pfads abgelehnt wird:

• Erstellen eines Problems: (Nur für Projekt- und Aufgabengenehmigungsprozesse verfügbar) Es wird ein Problem im Projekt oder in der Aufgabe erstellt, in dem der Genehmigungsprozess ausgeführt wird. Die standardmäßig zugewiesene Ressource für die Aufgabe oder der Eigentümer des Projekts wird dem Problem zugewiesen. Standardmäßig lautet der Name des erstellten Problems Abgelehnte Genehmigung (<Projekt- oder Aufgabenname>). Dies ist ein Zurückweisungsproblem, das je nach Validierungsprozess, in dem die Zurückweisung erfolgte, unter die Aufgabe oder das Projekt eingegeben wurde.

• Status auf festlegen: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Vorheriger Status: Das zurückgewiesene Projekt, die zurückgewiesene Aufgabe oder das zurückgewiesene Problem kehrt zum Status zurück, bevor der Status aktiviert wird.

  • Jeder andere Status in der Liste: Das zurückgewiesene Objekt wechselt in den von Ihnen gewählten Status, z. B. "Auf Halten". Sie können einen der Standardstatus oder einen benutzerdefinierten Status auswählen, den Sie Ihrem Workfront-System hinzugefügt haben.

    Wenn Sie als Zurückweisungsstatus den einem Validierungsprozess zugeordneten Status auswählen, wechselt das zurückgewiesene Objekt in den ausgewählten Status und wird als "Genehmigung ausstehend"markiert.

    Wenn Sie beispielsweise für den Zurückweisungsstatus die Option "Auf Halten"wählen und der Status "Auf Halten"mit einem Genehmigungsprozess verknüpft ist, wird das zurückgewiesene Objekt in den Status "Auf Halten - Genehmigung ausstehend"versetzt, was die Genehmigung erfordert.