內容治理教戰手冊將協助作為新任管理員和開發人員的您熟悉 AEM as a Cloud Service 的操作。 在可下載的教戰手冊中，我們將帶您了解在實施過程中制定強有力的內容治理策略應遵循的準則和流程。

瞭解角色、工作流程和實施

組織必須確保所有內容在建立、標記、使用和維護方面都符合內部標準。 在面向公眾的材料中遵照這些標準有助於保持品牌形象。 要實現順暢的工作流程，就必須為數位資產的製作制定清晰的內部準則。 制定審核和更新內容的流程，使所有內容保持最新。

管理數位資產的準則和流程屬於內容治理的範疇。 本教戰手冊將探討：

我想知道什麼是內容治理

內容治理是用於治理公司內容供應鏈的一套政策和流程。 它有助於建立一個框架，讓您的團隊可以用來確保在整個內容生命週期中都符合準則、分發規定和標準。

內容治理為何重要？

內容治理對一個組織至關重要。 它影響著內容供應鏈的整體成功以及組織的聲譽和品牌。 它可以根據品牌的策略和品質來確保內容的準確性和一致性。 Adobe Experience Manager Sites 和 Assets 具有內建的內容治理功能，可協助您簡化內容治理方式，並為您提供管理內容供應鏈的必要工具。

內容治理、系統治理以及法律和公司治理之間有何關係？

內容治理始終受其法律和技術環境的影響。 Experience Manager 的內容治理以成文的法律和公司治理以及為系統架構定義的整體系統治理為依據。 例如：

• 法律法規要求將所有行銷材料保存七年，這將為內容生命週期和製作內容的工作流程提供依據。
• 使用者群組建立和存取控制的系統治理標準與 Experience Manager 資料夾結構相關聯，並將影響內容策略和治理。 系統治理和資產治理需要相互配合，以實現安全性和可用性。
• 不允許使用機器學習 (ML) 或人工智慧 (AI) 的內部公司治理會影響 Experience Manager 某些功能的啟用。

為什麼內容治理在實施過程中很重要？

開發團隊應在最初討論期間和整個實施階段參與內容治理策略，以協助在 Experience Manager 中設定必要的保障措施，如 Sites 或 Assets 未提供的現成可用的自訂工作流程和功能。 此外，網站管理員將協助設定適當的群組、權限和原則，以在整個過程中保持連續性。

我想知道開發人員在實施 Sites 和 Assets 時應採取的五個必要行動

1. 連接和設定新內容。 要將新內容的無縫工作流程實施到 Experience Manager 中，需要設定和配置連接器，如 Adobe Asset Link。 這樣就可以控制新內容流入 Experience Manager 的過程，並在建立新資產時輕鬆重用已核准的內容。
2. 建立自訂工作流程和核准流程。 Experience Manager Sites 和 Assets 包含許多實用的工作流程，但在某些情況下往往需要對其進行擴充，以新增流程或功能。
3. 實施歸檔和保存敏感內容的流程。 許多產業對如何保存、儲存和歸檔內容都有嚴格的要求。 通常情況下，團隊需要在內容治理中實施自訂流程來滿足這些要求。
4. 確保向資產生命週期添加了任何自訂欄位或功能。 有時，您必須為影像添加額外的中繼數據，或自動化新流程。 在這些情況下，開發人員將確保新的自訂功能符合業務需求。
5. 定義頁面範本。 開發人員和管理員可讓 Experience Manager Sites 設定頁面的整體結構和版面。 您可以預先定義一套元件和功能，以及特定的品牌風格，使您的頁面在客戶體驗中具有一致的外觀。

我想瞭解從開發人員到內容作者和業務人員之間的傳遞

在傳遞過程中，開發團隊和製作團隊應進行商議，明確已構建和自訂的內容，並回答任何問題。 開發團隊還需要為製作團隊需要處理的設定提供文件。 開發團隊可以分享樣本頁面和樣本結構，供製作團隊在建立其他內容時使用，這也會很有幫助。

我想知道作者或 DAM 管理員在實施 Sites 和 Assets 時應考慮的五大要素

1. 整理內容。 以直觀的方式整理內容和資產，方便日後使用。 關於如何組織內容，特別是如何以多種語言分發內容的實用範例，可以在此處找到。 另請參閱 Adobe Champions 關於 AEM Assets 的資料夾結構和命名的最佳做法指南。
2. 制定分類策略。 如果沒有分類策略，團隊很難找到在 Experience Manager 中建立的標籤並進行管理。 可以按層級方式組織分類，最上面是大類，下面是小類。 您可以在這裡找到標籤和分類的快速入門最佳做法，以及 Adobe Champions 關於 AEM Assets 的分類和標籤的其他最佳做法指南。
3. 確保中繼數據合規。 遵守中繼數據的內部標準是資產管理的重要一環。 這可讓團隊成員和外部搜尋引擎都能輕鬆找到您的資產。 Adobe Champions 關於中繼資料的最佳做法指南是絕佳的資源。
4. 為群組分配權限 需要對每個群組的權限進行測試，以便他們能夠正確地與內容互動。 徹底測試所有權限，瞭解使用者和群組可以做什麼，不可以做什麼。 另請參閱 Adobe 達人關於存取與權限的最佳做法指南。您可以在下方找到安全性矩陣範例。

5. 遵守法規和準則。 管理和維護內容的準確性，並符合任何法規和公司準則。 建立內容護欄不僅對品牌一致性至關重要，而且對滿足 508 合規性和同意或 Cookie 管理要求也至關重要。 除了上述有關設定 AEM Assets 功能以插入內容存取控制項和治理的建議之外，請參閱治理和培訓與支援的最佳做法指南，以取得進一步的指引。

我想更深入地瞭解中繼數據

資產應始終包含中繼數據。 添加中繼數據有多種好處。 不僅可使您的團隊和最終使用者更容易找到資產， 還能讓搜尋引擎更好地找到您的影像和體驗。

中繼數據、副標題和標記考量事項

組織應商定哪些中繼數據欄位為可選欄位，哪些為必填欄位。 這可讓作者更容易找到資產。 例如，大多數公司都要求每項資產都有標題和描述，但影像的建立者和使用條款可能是可選的。

智慧標籤是由 Adobe Sensei 生成式 AI 支援的關鍵字，會在上傳時套用至資產。 系統會識別相關術語，並將相應的文字型標籤套用至客戶的資產。 智慧標籤有助於添加描述性關鍵字，方便搜尋和查找。 客戶還可以透過增強型智慧標籤，訓練算法使用自己的術語。

有關標籤和分類標準的更多資訊和最佳實務，請參閱這些最佳實務。

如果未套用正確的智慧標籤，可使用智慧標籤訓練來幫助訓練 Adobe Sensei，使其根據品牌準則正確標記資產。

企業在上傳和標記內容之前，應制定明確的標記和分類策略。 如果沒有明確定義如何標記資產的策略和方法，系統可能會以混亂或臨時方式建立和使用標籤。 這會導致標籤無序、未使用和誤用，難以維護。

我想瞭解使用核心元件的最佳實務

核心元件是成功實施的基石。 以下是將核心元件與 Experience Manager 搭配使用的一些最佳實務：

關注點分離

將後端邏輯與元件的呈現層分離。 後端邏輯使用 sling 模型，視圖使用 HTML 範本語言 (HTL)。 這樣就可以明確區分商業邏輯和元件的前端。 這也使得元件更加靈活並可重複使用。

適應性

設計元件時考慮到可重用性是關鍵。 不應建立只能在一個地方使用的大型單體元件， 而是要建立模組化元件，可以在多個頁面上重複使用，並在未來進行擴展。

自訂元件與核心元件

使用盡可能多的核心元件是個好主意，可以減少開發時間，但並非在所有情況下都可行。 許多客戶在某種程度上使用自訂元件，在某些情況下也確實需要自訂元件。 這些情況包括：

• 適合您企業的獨特設計元素和功能
• 自訂或內部 API 整合
• 進階使用者互動

自訂元件通常是核心元件的擴展，而不是全新的元件。

超級作者與內容作者

多數大型團隊都有一個或多個超級作者。 超級作者通常可以建立範本、在範本內分配權限、刪除內容以及執行其他動作，例如產生報告。

內容作者通常只能存取某些內容。 例如，他們無法編輯頁首或頁尾等全域元素，也無法刪除或移動資產或內容。 內容作者幾乎永遠無法將頁面發佈到已上線的網站上。 他們需要通過適當的核准工作流程，才能獲得核准並發佈內容。

我想瞭解實施前後的角色和團隊情況

每個組織和團隊的結構都不盡相同，但以下角色最為常見。 這些團隊成員在實施階段提供支持，並在實施後是工具的主要利害關係人。

Sites 和 Assets 大型團隊

• 產品所有者（1 人）：產品所有者是自始至終監督專案的主要利害關係人。 產品所有者與行銷團隊合作，瞭解商業邏輯，以及如何將其轉達給技術團隊。
• 技術主管兼架構師（1 人）：技術主管兼架構師是主要的技術利害關係人。 他們與實施團隊就架構原則和技術協調開展合作。 技術主管也是權限管理的所有者，但可以培訓管理員如何更新權限。 他們負責技術文件的無縫傳遞，並與業務使用者和作者保持一致。
• 開發團隊（2-4 人）：開發團隊負責處理上線後出現的錯誤和問題，並負責建立技術文件，以協助技術團隊、業務使用者和內容建立者之間的傳遞流程。 他們也可以在初始實施期間提供協助。
• QA 團隊（3-5 人）：QA 團隊的主要職責是從功能性和非功能性角度測試體驗。 他們協助識別和報告問題，並與開發人員合作以協助修復和緩解這些問題。 通常由一名 QA 主管管理團隊，還有 3-4 名 QA 工程師一起協助測試工作。 QA 通常是在前幾個開發衝刺之後，在一些核心開發工作已經完成並可供測試之後引入的。
• 內容作者（3-4 人）：內容作者的主要職責是為網站和其他體驗建立內容。 內容作者跨 Experience Manager Sites 和 Assets 工作，上傳套用中繼數據的資產，並製作符合行銷目標的元件。 內容作者可在實施過程中全程參與，並應在範本和元件可用後立即開始製作內容。
• 數位資產管理 (DAM) 管理員（1-2 人）：DAM 管理員主要負責 Experience Manager Assets 的結構、治理和組織。 他們通常擁有比作者更進階的控制權限，例如能夠產生報告，或制定在 DAM 中歸檔和最佳化儲存空間的策略。

最佳化儲存空間並妥善整理 DAM 可以為公司節省時間和金錢。 此外，DAM 管理員還可以為組織的新使用者提供培訓和支持。 這通常比聘請外部顧問更有效率，也更經濟實惠。

Sites 和 Assets 小型團隊

• 產品所有者（1 人）：產品所有者通常負責多項任務，包括管理和內容建立。 小型團隊中的產品所有者通常會協助對網站進行 QA。
• 內容作者和 DAM 管理員（1-2 人）：規模較小的團隊通常只需要一名內容作者或 DAM 管理員，他們通常隸屬於行銷部門。
• 技術主管或架構師（1 人）：小型團隊的技術主管或架構師是主要的技術利害關係人。 他們也可以為開發工作提供協助。
• 開發人員（1 人）：開發團隊的規模大小不一，但始終必須有一名開發人員來協助開發新功能和解決技術問題。

風險

如果沒有專門的內容治理，DAM 系統就會面臨若干重大風險。

• 資產累積失控：DAM 可能會變成資產的傾棄場，損害其功用性和組織性。
• 規程漸遭破壞：即使只有少數使用者繞過規程，規程的遵守率也可能下降，這會開創先例，鼓勵其他人隨處放置資產。
• 資產標記不完整：專案的時間限制可能導致上傳的資產沒有必要的中繼數據或標籤，從而降低可搜尋性和可存取性。
• 資產命名含糊不清：檔案名不清晰的資產（如「test1.jpg」、「newtest.pdf」）數量可能會增加，從而使資產擷取變得複雜。
• 未來重新實施：如果 DAM 因標記不良、命名不佳等問題而變得雜亂無章，使用者的挫敗感可能會日漸強烈，導致可能在 5 到 10 年內進行昂貴的重新實施，以恢復易於管理性。
• 變更管理困難：適應性降低。隨著業務需求的發展演變，管理 DAM 的更新和變更將變得越來越困難，效率和適應性都會受到影響。

技術專家和業務人員之間的合作

DAM 管理員負責監督 Experience Manager Assets 的實施和使用。 然而，他們的角色可能大不相同。 數位資產經理主要負責治理和溝通，而 DAM 管理員則負責技術方面的事務。

數位資產經理（職能）

• 管理 Experience Manager Assets，為所有業務線和所有通道提供支援，是 DAM 內容和流程方面的主題專家。
• 利用 Assets 報告和定期稽核來檢查治理情況並識別不合規項目。 協助企業或合作夥伴確保內容合規。
• 制定和維護中繼數據標準、DAM 資料夾結構和分類法的治理辦法。
• 記錄 DAM 流程和標準，並與合作夥伴溝通。
• 隨時瞭解最新的業務需求和趨勢，開展例行的使用者體驗研究，確保中繼數據結構和分類法滿足所有使用者的需求。
• 執行例行的 DAM 清理和歸檔工作。
• 擔任資產查詢的聯絡人。
• 協助培訓新使用者和現有使用者，視需要提供支援。

DAM 管理員（技術）

• 利用系統報告、監控工具和定期稽核來衡量 Experience Manager Assets 的技術健康狀況並識別風險。
• 實施由內部 Adobe 團隊或 DAM 管理員定義的結構和權限。
• 為開發團隊和業務線提供有關系統架構的指導，瞭解如何使用 Experience Manager Assets。
• 記錄構建和管理 Experience Manager Assets 功能、元件和工具的程式。
• 培訓業務團隊成員和開發合作夥伴，使 Experience Manager Assets 的新功能符合技術要求，並按要求進行測試和實施。
• 安排安裝新的軟體版本和應用程式系統升級。 此外，還要評估及安裝修補程式和新的應用程式。
• 擔任 Experience Manager 技術治理和效能方面的主題專家。

我想查看使用者、群組和工作流程的範例

下面提供了使用者和群組檔案的實用圖解，以及詳細說明其權限的安全性矩陣。

• 作者可建立頁面或編輯現有頁面。 他們可上傳和修改資產，包括觸發特定核准工作流程的中繼數據和標籤。
• 創意團隊可檢視、上傳和編輯資產和內容。
• 開發 QA 團隊只有檢視存取權。 他們會執行功能健全性測試，確保沒有視覺錯誤。 他們還會檢查可存取性和分析。
• 產品所有者最後簽核並核准內容。
• 頁面和相關資產發佈並獲得核准後，領導層會收到通知。

大型團隊工作流程

1. 創意人員為體驗建立內容。
2. 作者上傳和設定內容，包括中繼數據，從而觸發工作流程。
3. QA 團隊檢查整個頁面，並將工作流程推進到下一步。
4. 產品所有者對變更和工作流程核准進行最後簽核。
5. 一旦工作流程獲得核准，並向領導層群組傳送電子郵件後，領導層就會看到結果。

小型團隊工作流程

1. 創意人員建立和製作內容，並觸發工作流程。
2. QA 團隊檢查整個頁面，並將工作流程推進到下一步。
3. 產品所有者對變更和工作流程核准進行最後簽核。

我想更好地瞭解如何評估 DAM 管理員的作用

隨著 DAM 系統的成熟，DAM 管理員的作用也變得越來越重要。

制度性知識：隨著時間的推移，您的 DAM 管理員將積累豐富的制度性知識，成為有效管理數位資產的寶貴資源。

團隊規模：隨著內容和 ROI 的增長，擴大團隊規模成為可能。 這些團隊成員將在 DAM 管理員的指導下工作，以高效管理增加的內容擷取量。

系統開發：憑藉深入的系統知識，DAM 管理員能夠隨著業務的增長或需求的發展變化，協助進行開發並在未來增強功能。

強化建議：憑藉豐富的實踐經驗，DAM 管理員將處於重要位置，能夠就系統改進提出明智的建議，進一步最佳化 DAM 的效能和使用者體驗。

我想瞭解 Experience Manager 實施後的治理

初始實施後，技術團隊和業務團隊應定期進行交流。 應討論使用者體驗、識別問題，並收集對任何新特性或功能的回饋意見。 此外，針對作者和業務使用者遇到的錯誤或技術問題，還應定義並建立進一步的報告流程。 技術團隊應及時解決這些問題，並將最新資訊傳達給作者和業務使用者。 實施這些流程可提高系統效率並改善最終使用者的體驗。

3 個月時的考量事項

治理委員會：最佳實務是成立一個治理委員會，作為探索和實施工作的一部分。 在特性和功能方面提供指導的利害關係人可以協助挑選業務和技術代表，這些代表將繼續維護分類標準和權限，以保證系統的長期健康發展。

工作流程最佳化：在初始實施後，您的團隊可能會發現內容工作流程中的步驟過於複雜或不足。 需要對內容工作流程進行審核和最佳化，以最大限度地提高生產力。

額外培訓：初始實施後，團隊在哪些方面需要額外的支援或培訓就會變得清晰起來。 平台特定的詳細資訊，例如增強中繼數據、新增自訂屬性或向工作流程中新增產品或整合，通常需要額外的支援。

6 個月時的考量事項

角色和職責：在初始實施完成、團隊建立並最佳化了部分內容工作流程後，對角色和職責進行審核是明智之舉。 通常情況下，有些角色（如 QA 或內容作者）不再需要滿負荷工作。 這些團隊成員通常會調崗到其他專案，或在當前專案中擔任不同的角色。

12 個月時的考量事項

定期審核流程和標準：實施一年後，您的團隊應審核所有當前流程和工作流程，檢查它們是否符合目前的業務需求和要求。 他們可能會發現某些流程不再適合目前的需要，或者可以進行最佳化來提高生產力。 每年審核當前流程，以最大限度地提高生產力。

內容追蹤和最佳化：在實施的第一年之後，對內容策略和效能進行審核。 例如，評估某些行動呼籲的效能是否優於其他行動呼籲，或者某些影像是否比其他影像更具影響力。 與分析團隊一起審核內容的效能，檢查是否對其進行了追蹤，然後採取適當措施予以加強。