內容治理教戰手冊將協助作為新任管理員和開發人員的您熟悉 AEM as a Cloud Service 的操作。在可下載的教戰手冊中,我們將帶您了解在實施過程中制定強有力的內容治理策略應遵循的準則和流程。

瞭解角色、工作流程和實施

組織必須確保所有內容在建立、標記、使用和維護方面都符合內部標準。在面向公眾的材料中遵照這些標準有助於保持品牌形象。要實現順暢的工作流程,就必須為數位資產的製作制定清晰的內部準則。制定審核和更新內容的流程,使所有內容保持最新。

管理數位資產的準則和流程屬於內容治理的範疇。本教戰手冊將探討:

  • 什麼是內容治理及其對開發的影響
  • Adobe Experience Manager Sites 和 Assets 的實施
  • 中繼數據及其重要性
  • 如何使用核心元件
  • 與內容治理、工作流程和協作相關的角色
  • 如何在實施後保持內容治理的最新狀態

我想知道什麼是內容治理

內容治理是用於治理公司內容供應鏈的一套政策和流程。它有助於建立一個框架,讓您的團隊可以用來確保在整個內容生命週期中都符合準則、分發規定和標準。

內容治理為何重要?

內容治理對一個組織至關重要。它影響著內容供應鏈的整體成功以及組織的聲譽和品牌。它可以根據品牌的策略和品質來確保內容的準確性和一致性。Adobe Experience Manager Sites 和 Assets 具有內建的內容治理功能,可協助您簡化內容治理方式,並為您提供管理內容供應鏈的必要工具。

內容治理、系統治理以及法律和公司治理之間有何關係?

內容治理始終受其法律和技術環境的影響。Experience Manager 的內容治理以成文的法律和公司治理以及為系統架構定義的整體系統治理為依據。例如:

為什麼內容治理在實施過程中很重要?

開發團隊應在最初討論期間和整個實施階段參與內容治理策略,以協助在 Experience Manager 中設定必要的保障措施,如 Sites 或 Assets 未提供的現成可用的自訂工作流程和功能。此外,網站管理員將協助設定適當的群組、權限和原則,以在整個過程中保持連續性。

我想知道開發人員在實施 Sites 和 Assets 時應採取的五個必要行動

  1. 連接和設定新內容。要將新內容的無縫工作流程實施到 Experience Manager 中,需要設定和配置連接器,如 Adobe Asset Link。這樣就可以控制新內容流入 Experience Manager 的過程,並在建立新資產時輕鬆重用已核准的內容。
  2. 建立自訂工作流程和核准流程。Experience Manager Sites 和 Assets 包含許多實用的工作流程,但在某些情況下往往需要對其進行擴充,以新增流程或功能。
  3. 實施歸檔和保存敏感內容的流程。許多產業對如何保存、儲存和歸檔內容都有嚴格的要求。通常情況下,團隊需要在內容治理中實施自訂流程來滿足這些要求。
  4. 確保向資產生命週期添加了任何自訂欄位或功能。有時,您必須為影像添加額外的中繼數據,或自動化新流程。在這些情況下,開發人員將確保新的自訂功能符合業務需求。
  5. 定義頁面範本。開發人員和管理員可讓 Experience Manager Sites 設定頁面的整體結構和版面。您可以預先定義一套元件和功能,以及特定的品牌風格,使您的頁面在客戶體驗中具有一致的外觀。

我想瞭解從開發人員到內容作者和業務人員之間的傳遞

在傳遞過程中,開發團隊和製作團隊應進行商議,明確已構建和自訂的內容,並回答任何問題。開發團隊還需要為製作團隊需要處理的設定提供文件。開發團隊可以分享樣本頁面和樣本結構,供製作團隊在建立其他內容時使用,這也會很有幫助。

我想知道作者或 DAM 管理員在實施 Sites 和 Assets 時應考慮的五大要素

  1. 整理內容。以直觀的方式整理內容和資產,方便日後使用。關於如何組織內容,特別是如何以多種語言分發內容的實用範例,可以在 Adobe Experience League 上找到。
  2. 制定分類策略。如果沒有分類策略,團隊很難找到在 Experience Manager 中建立的標籤並進行管理。可以按層級方式組織分類,最上面是大類,下面是小類。有關標籤和分類標準的快速入門最佳實務,請參閱 Adobe Experience Manager 教學課程文件
  3. 確保中繼數據合規。遵守中繼數據的內部標準是資產管理的重要一環。這可讓團隊成員和外部搜尋引擎都能輕鬆找到您的資產。
  4. 為群組分配權限需要對每個群組的權限進行測試,以便他們能夠正確地與內容互動。徹底測試所有權限,瞭解使用者和群組可以做什麼,不可以做什麼。安全性矩陣的範例如下。

5.遵守法規和準則。管理和維護內容的準確性,並符合任何法規和公司準則。建立內容護欄不僅對品牌一致性至關重要,而且對滿足 508 合規性和同意或 Cookie 管理要求也至關重要。

我想更深入地瞭解中繼數據

資產應始終包含中繼數據。添加中繼數據有多種好處。不僅可使您的團隊和最終使用者更容易找到資產,還能讓搜尋引擎更好地找到您的影像和體驗。

中繼數據、副標題和標記考量事項

組織應商定哪些中繼數據欄位為可選欄位,哪些為必填欄位。這可讓作者更容易找到資產。例如,大多數公司都要求每項資產都有標題和描述,但影像的建立者和使用條款可能是可選的。

智慧標籤是由 Adobe Sensei 生成式 AI 支援的關鍵字,會在上傳時套用至資產。系統會識別相關術語,並將相應的文字型標籤套用至客戶的資產。智慧標籤有助於添加描述性關鍵字,方便搜尋和查找。客戶還可以透過增強型智慧標籤,訓練算法使用自己的術語。

有關標籤和分類標準的更多資訊和最佳實務,請參閱這些最佳實務

如果未套用正確的智慧標籤,可使用智慧標籤訓練來幫助訓練 Adobe Sensei,使其根據品牌準則正確標記資產。

企業在上傳和標記內容之前,應制定明確的標記和分類策略。如果沒有明確定義如何標記資產的策略和方法,系統可能會以混亂或臨時方式建立和使用標籤。這會導致標籤無序、未使用和誤用,難以維護。

我想瞭解使用核心元件的最佳實務

核心元件是成功實施的基石。以下是將核心元件與 Experience Manager 搭配使用的一些最佳實務:

關注點分離

將後端邏輯與元件的呈現層分離。後端邏輯使用 sling 模型,視圖使用 HTML 範本語言 (HTL)。這樣就可以明確區分商業邏輯和元件的前端。這也使得元件更加靈活並可重複使用。

適應性

設計元件時考慮到可重用性是關鍵。不應建立只能在一個地方使用的大型單體元件,而是要建立模組化元件,可以在多個頁面上重複使用,並在未來進行擴展。

自訂元件與核心元件

使用盡可能多的核心元件是個好主意,可以減少開發時間,但並非在所有情況下都可行。許多客戶在某種程度上使用自訂元件,在某些情況下也確實需要自訂元件。這些情況包括:

自訂元件通常是核心元件的擴展,而不是全新的元件。

超級作者與內容作者

多數大型團隊都有一個或多個超級作者。超級作者通常可以建立範本、在範本內分配權限、刪除內容以及執行其他動作,例如產生報告。

內容作者通常只能存取某些內容。例如,他們無法編輯頁首或頁尾等全域元素,也無法刪除或移動資產或內容。內容作者幾乎永遠無法將頁面發佈到已上線的網站上。他們需要通過適當的核准工作流程,才能獲得核准並發佈內容。

資料夾權限和使用者群組範例

  • 北美 (NA) 的業務單位 (BU) 專家屬於「NA-BU specialist」使用者群組,有權限將內容上傳到 NA 資料夾,但不能上傳到 EMEA、LATAM 和 APAC 資料夾。
  • 拉美地區 (LATAM) 的 BU 專家屬於「LATAM-BU specialist」使用者群組,有權限將內容上傳到 LATAM 資料夾,但不能上傳到 EMEA、NA 和 APAC 資料夾。

我想瞭解實施前後的角色和團隊情況

每個組織和團隊的結構都不盡相同,但以下角色最為常見。這些團隊成員在實施階段提供支持,並在實施後是工具的主要利害關係人。

Sites 和 Assets 大型團隊

最佳化儲存空間並妥善整理 DAM 可以為公司節省時間和金錢。此外,DAM 管理員還可以為組織的新使用者提供培訓和支持。這通常比聘請外部顧問更有效率,也更經濟實惠。

Sites 和 Assets 小型團隊

風險

如果沒有專門的內容治理,DAM 系統就會面臨若干重大風險。

技術專家和業務人員之間的合作

DAM 管理員負責監督 Experience Manager Assets 的實施和使用。然而,他們的角色可能大不相同。數位資產經理主要負責治理和溝通,而 DAM 管理員則負責技術方面的事務。

數位資產經理(職能)

DAM 管理員(技術)

TIP
最佳實務:技術團隊和業務人員之間要及早合作和溝通,這很關鍵。兩個團隊都應積極溝通,以確保技術團隊建立的東西符合業務和創意使用者的期望。

我想查看使用者、群組和工作流程的範例

下面提供了使用者和群組檔案的實用圖解,以及詳細說明其權限的安全性矩陣。

大型團隊工作流程

  1. 創意人員為體驗建立內容。
  2. 作者上傳和設定內容,包括中繼數據,從而觸發工作流程。
  3. QA 團隊檢查整個頁面,並將工作流程推進到下一步。
  4. 產品所有者對變更和工作流程核准進行最後簽核。
  5. 一旦工作流程獲得核准,並向領導層群組傳送電子郵件後,領導層就會看到結果。

小型團隊工作流程

  1. 創意人員建立和製作內容,並觸發工作流程。
  2. QA 團隊檢查整個頁面,並將工作流程推進到下一步。
  3. 產品所有者對變更和工作流程核准進行最後簽核。

我想更好地瞭解如何評估 DAM 管理員的作用

隨著 DAM 系統的成熟,DAM 管理員的作用也變得越來越重要。

制度性知識:隨著時間的推移,您的 DAM 管理員將積累豐富的制度性知識,成為有效管理數位資產的寶貴資源。

團隊規模:隨著內容和 ROI 的增長,擴大團隊規模成為可能。這些團隊成員將在 DAM 管理員的指導下工作,以高效管理增加的內容擷取量。

系統開發:憑藉深入的系統知識,DAM 管理員能夠隨著業務的增長或需求的發展變化,協助進行開發並在未來增強功能。

強化建議:憑藉豐富的實踐經驗,DAM 管理員將處於重要位置,能夠就系統改進提出明智的建議,進一步最佳化 DAM 的效能和使用者體驗。

TIP
在招聘數位資產經理時,請務必與您的招聘團隊一起審核這一點。

我想瞭解 Experience Manager 實施後的治理

初始實施後,技術團隊和業務團隊應定期進行交流。應討論使用者體驗、識別問題,並收集對任何新特性或功能的回饋意見。此外,針對作者和業務使用者遇到的錯誤或技術問題,還應定義並建立進一步的報告流程。技術團隊應及時解決這些問題,並將最新資訊傳達給作者和業務使用者。實施這些流程可提高系統效率並改善最終使用者的體驗。

3 個月時的考量事項

治理委員會:最佳實務是成立一個治理委員會,作為探索和實施工作的一部分。在特性和功能方面提供指導的利害關係人可以協助挑選業務和技術代表,這些代表將繼續維護分類標準和權限,以保證系統的長期健康發展。

工作流程最佳化:在初始實施後,您的團隊可能會發現內容工作流程中的步驟過於複雜或不足。需要對內容工作流程進行審核和最佳化,以最大限度地提高生產力。

額外培訓:初始實施後,團隊在哪些方面需要額外的支援或培訓就會變得清晰起來。平台特定的詳細資訊,例如增強中繼數據、新增自訂屬性或向工作流程中新增產品或整合,通常需要額外的支援。

6 個月時的考量事項

角色和職責:在初始實施完成、團隊建立並最佳化了部分內容工作流程後,對角色和職責進行審核是明智之舉。通常情況下,有些角色(如 QA 或內容作者)不再需要滿負荷工作。這些團隊成員通常會調崗到其他專案,或在當前專案中擔任不同的角色。

12 個月時的考量事項

定期審核流程和標準:實施一年後,您的團隊應審核所有當前流程和工作流程,檢查它們是否符合目前的業務需求和要求。他們可能會發現某些流程不再適合目前的需要,或者可以進行最佳化來提高生產力。每年審核當前流程,以最大限度地提高生產力。

內容追蹤和最佳化:在實施的第一年之後,對內容策略和效能進行審核。例如,評估某些行動呼籲的效能是否優於其他行動呼籲,或者某些影像是否比其他影像更具影響力。與分析團隊一起審核內容的效能,檢查是否對其進行了追蹤,然後採取適當措施予以加強。