Criar um processo de aprovação para itens de trabalho

Mantenha essa opção ativada se quiser que outros usuários possam anexar o processo de aprovação a projetos, tarefas e problemas que eles criarem.

Essa opção está ativada por padrão.

Dica: marcar um processo de aprovação como inativo é útil quando sua organização não precisa mais usá-lo, mas você deseja preservar as informações históricas sobre seu uso.

Se quiser que o processo de aprovação esteja disponível para projetos, tarefas, problemas e modelos pertencentes apenas a um grupo específico, comece digitando o nome do grupo e, em seguida, selecione o nome quando ele for exibido:

• Se você for um administrador do sistema ou tiver acesso administrativo a processos de aprovação, poderá ver qualquer grupo no sistema ao digitar seu nome. Todos os grupos está selecionado por padrão.
• Se você for um administrador de grupo sem acesso administrativo a processos de aprovação, poderá atribuir o processo de aprovação a qualquer grupo gerenciado ao digitar seu nome. A opção Todos os Grupos não está disponível.

Esta opção não está disponível para processos de aprovação de uso único.

AVISO: quando você faz alterações ao processo de aprovação específico do grupo, os processos de aprovação existentes que já foram associados a itens de trabalho podem mudar. Para obter informações sobre essas alterações, consulte Como as alterações no grupo e no processo de aprovação afetam os processos de aprovação atribuídos.

Para obter informações sobre como listar e gerenciar os processos de aprovação do seu grupo na página do seu grupo, consulte Processos de aprovação de nível de grupo.

Para obter informações sobre acesso administrativo a processos de aprovação, consulte Conceder aos usuários acesso administrativo a determinadas áreas.

Selecione o status que acionará o processo de aprovação em itens de trabalho. Quando alguém atualiza um item de trabalho para esse status, seu processo de aprovação é iniciado.

O mesmo status não pode ser selecionado para vários caminhos de processo de aprovação.

Os status disponíveis baseiam-se no que está selecionado na opção Esta aprovação pode ser usada por (explicado na tabela acima):

• Se Todos os grupos estiver selecionado, somente os status do sistema estarão disponíveis

• Se um grupo específico for selecionado, somente os status disponíveis para esse grupo estarão disponíveis

Para obter informações sobre como o processo de aprovação funciona com status, consulte a seção Como os processos de aprovação dependem dos status no artigo Visão geral do processo de aprovação.

Comece digitando o nome do usuário, da equipe ou da função de trabalho que deseja designar como aprovador para esse estágio e clique no nome quando ele aparecer na lista suspensa. Você pode adicionar somente usuários ativos, funções de trabalho e equipes.

DICA:

Ao adicionar um usuário como aprovador, observe o avatar, a função principal do usuário ou o endereço de email dele para distinguir entre usuários com nomes idênticos. Os usuários devem ser associados a pelo menos uma função de trabalho para visualizá-la à medida que forem adicionados.

Você deve ter a configuração Exibir informações de contato ativada no seu nível de acesso para que os usuários visualizem os emails dos usuários. Para obter informações, consulte Conceder acesso aos usuários.

NOTA:

Adicionar um usuário, equipe ou função como aprovador não lhes dá permissões automaticamente para o objeto associado a essa aprovação. Eles recebem permissões para o objeto quando a etapa de aprovação é acionada. Caso contrário, os objetos devem ser compartilhados com eles antes que possam tomar uma decisão de aprovação.

Você também pode designar um indivíduo como um aprovador especificando a função do indivíduo. Por exemplo, você pode atribuir um Proprietário do projeto, Patrocinador do projeto, Proprietário do Portfolio, Proprietário do programa ou Gerente como aprovador. Essas opções são exibidas automaticamente quando você começa a digitar.

IMPORTANTE:

• Quando você atribui uma aprovação ao Patrocinador do Projeto e ninguém é designado como patrocinador de um projeto, a aprovação é reatribuída ao Proprietário do Projeto. Se ninguém for designado como o proprietário do projeto, a aprovação será atribuída ao administrador do Workfront.

• Quando você atribui uma aprovação a uma função e o Aprovador que não precisa estar na equipe do projeto (para processos de aprovação que incluem uma função) está desabilitado, mas não há funções na equipe do projeto que correspondam à função na aprovação, a aprovação é reatribuída ao Proprietário do projeto. Para obter informações sobre configurações de aprovação, consulte Definir configurações de aprovação globais.

• Quando você atribui uma aprovação ao Proprietário do projeto e ninguém é designado como o proprietário de um projeto, a aprovação é reatribuída ao administrador principal do Workfront, conforme indicado na seção Informações do cliente na área Configuração. Para obter informações, consulte Configurar informações básicas do sistema.

Você pode repetir esse processo para adicionar vários aprovadores ao estágio. Um único estágio pode incluir uma combinação de usuários, equipes e funções de trabalho como aprovadores. Não há limite para o número de aprovadores que podem ser adicionados a um estágio.

IMPORTANTE:

Quando você atribui funções de trabalho como aprovadores, todos os usuários associados a essa função de trabalho que também estão na equipe do projeto podem tomar uma decisão sobre a aprovação.

Quando você atribui uma equipe como um aprovador, qualquer usuário nessa equipe pode tomar uma decisão sobre a aprovação.

Para obter mais informações sobre a equipe de criação, consulte Visão geral da Equipe de Criação. Para obter mais informações sobre aprovação de trabalho, consulte Aprovando trabalho.

Selecione esta opção se qualquer um dos aprovadores no estágio puder aprovar ou rejeitar o item de trabalho durante este estágio. Essa ação permite que o item de trabalho saia do estágio.

Quando essa opção não está selecionada, todos os aprovadores identificados devem aprovar ou rejeitar o estágio (em qualquer ordem) antes que o item saia do estágio. Se qualquer um dos aprovadores rejeitar o estágio, o processo será interrompido e iniciado novamente para que as alterações necessárias possam ser feitas. Em seguida, os aprovadores podem aprovar ou rejeitar o estágio novamente.

Quando uma equipe é designada como aprovador, qualquer membro da equipe pode conceder ou rejeitar um estágio.

Selecione a ação que deseja realizar se o item de trabalho for rejeitado em qualquer estágio do caminho:

• Criar um Problema: (Disponível somente para processos de aprovação de projetos e tarefas) Um problema é criado no projeto ou tarefa em que o processo de aprovação está em execução. O recurso padrão atribuído na tarefa ou o proprietário do projeto é atribuído ao problema. Por padrão, o nome do problema criado é Aprovação rejeitada (<Nome do Projeto ou da Tarefa>). Esse é um Problema de rejeição, inserido na tarefa ou no projeto, dependendo do processo de aprovação em que a rejeição aconteceu.

• Definir Status como: escolha uma das seguintes opções:

  • Status Anterior: o projeto, tarefa ou problema rejeitado reverte para o status anterior ao status que ativa o processo de aprovação.

  • Qualquer outro status na lista: o objeto rejeitado é movido para o status escolhido, como Em Espera. Você pode escolher um dos status padrão ou um status personalizado adicionado ao sistema do Workfront.

    Se você selecionar um status associado a um processo de aprovação como status de rejeição, o objeto rejeitado será movido para o status selecionado e será marcado como "Aprovação pendente".

    Por exemplo, se você selecionar Em espera para o status de rejeição e o status Em espera estiver associado a um processo de aprovação, o objeto rejeitado será colocado no status "Em espera - Aprovação pendente", exigindo a aprovação.