Visão geral do processo de aprovação
Você pode criar um processo de aprovação e anexá-lo a um objeto para garantir que os usuários designados revisem determinadas alterações antes que o objeto avance.
Isso está disponível para os seguintes tipos de objetos no Adobe Workfront:
- Item de trabalho (projeto, tarefa ou problema, modelo, tarefa de modelo)
- Documento
- Prova
Este artigo contém informações gerais sobre processos de aprovação associados a itens de trabalho.
Para obter instruções sobre como criar um processo de aprovação, consulte Criar um processo de aprovação para itens de trabalho.
Tipos de processos de aprovação para itens de trabalho
Se você for um administrador do Adobe Workfront ou um usuário com acesso administrativo a processos de aprovação, poderá criar os seguintes processos de aprovação para projetos, tarefas e problemas:
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Um processo de aprovação global em nível de sistema: os usuários podem anexá-los a qualquer um dos seguintes:
- Um projeto, tarefa ou problema na seção Aprovações
- Na caixa Editar projeto na área Processo de aprovação padrão de tarefa
- Na seção Detalhes da fila ou Tópico da fila de um projeto nas áreas Processo de aprovação padrão. O projeto deve ser ativado como uma fila de solicitações.
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Um processo de aprovação global em nível de grupo: os usuários podem anexá-los ao seguinte:
- Um projeto, tarefa ou problema pertencente ao grupo associado ao processo de aprovação na seção Aprovações
- Na caixa Editar projeto na área Processo de aprovação padrão de tarefa para um projeto pertencente ao grupo associado ao processo de aprovação
- Na seção Detalhes da fila ou Tópico da fila de um projeto nas áreas Processo de aprovação padrão. O projeto deve ser ativado como uma fila de solicitações e deve pertencer ao grupo associado ao processo de aprovação.
Para obter informações sobre como criar um processo de aprovação de nível de sistema ou de grupo, consulte Criar um processo de aprovação para itens de trabalho.
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Um processo de aprovação de uso único: Para uso com um único projeto, tarefa, problema, modelo ou tarefa de modelo. Esse tipo de processo de aprovação afeta somente o objeto que está associado a ele e não está disponível para ser associado a nenhum outro objeto.
Para obter informações sobre como criar um processo de aprovação de uso único, consulte Associar um processo de aprovação novo ou existente ao trabalho.
Para obter informações sobre como criar um processo de aprovação em nível de sistema ou um processo de aprovação em nível de grupo, consulte Criar um processo de aprovação para itens de trabalho.
Considerações sobre processos de aprovação
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Você deve criar o projeto, tarefa, problema, modelo ou tarefa de modelo antes que o processo de aprovação possa ser associado a eles.
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Um processo de aprovação está sempre associado a dois itens essenciais:
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Cada processo de aprovação corresponde a um determinado status de item de trabalho no sistema Workfront. Quando você altera o status de um item de trabalho, uma aprovação anexada para esse status requer que a alteração do status seja confirmada antes que o novo status possa ser atribuído ao item.
note tip TIP -
Você pode associar uma aprovação de nível de grupo a um status global ou de nível de grupo.
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Você não pode alterar o status de um item usando um processo de aprovação para um status diferente daquele associado ao processo de aprovação.
Por exemplo, se você tiver uma aprovação de tarefa associada ao status Em andamento, a tarefa alterará automaticamente seu status para Em andamento quando a aprovação for concedida. Ele não pode alterar automaticamente seu status para Completed ou qualquer outro status que não esteja associado à aprovação.
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As entidades associadas a um processo de aprovação podem ser usuários, funções de trabalho ou equipes. Os usuários são os principais responsáveis por aceitar ou rejeitar a aprovação. Você pode atribuir aprovações a usuários que desempenham uma determinada função no projeto. Por exemplo, você pode atribuir uma aprovação a um Proprietário do projeto ou Patrocinador. Para obter mais informações, consulte Criar um processo de aprovação para itens de trabalho.
Existem os seguintes cenários:
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Quando você atribui uma aprovação a funções de trabalho, qualquer usuário na Equipe do projeto que esteja associado à função de trabalho pode tomar uma decisão sobre a aprovação. A função associada à aprovação pode ser sua função principal ou qualquer outra função.
Para obter informações sobre a Equipe do Projeto, consulte Visão geral da Equipe do Projeto.
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Quando você atribui uma aprovação a uma equipe, qualquer membro dessa equipe pode tomar uma decisão sobre a aprovação. A equipe associada à aprovação pode ser sua Equipe inicial ou qualquer uma de suas Outras equipes.
Para obter informações sobre as funções e equipes de um usuário, consulte Editar perfil de um usuário.
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Quando você cria um item de trabalho, ele não tem automaticamente um processo de aprovação anexado. Você deve anexar um manualmente se desejar usar um. Para obter informações sobre como anexar um processo de aprovação a um item, consulte Associar um processo de aprovação novo ou existente ao trabalho.
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O administrador do Workfront ou um usuário com acesso administrativo a processos de aprovação pode criar processos de aprovação globais no nível do sistema para uso em todo o sistema. Um administrador de grupo com acesso administrativo a processos de aprovação pode criar um processo de aprovação global de nível de grupo para uso somente por um determinado grupo gerenciado por ele.
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Se você não quiser usar um processo de aprovação global predefinido em nível de sistema ou de grupo para um item de trabalho, poderá criar e anexar um processo de aprovação de uso único a ele quando tiver permissões de Gerenciamento para o objeto ao qual deseja anexar o processo de aprovação.
note note NOTE Você pode usar um processo de aprovação de uso único apenas uma vez para o item específico para o qual foi criado. Você pode associar status globais, bem como status de nível de grupo para processos de aprovação de uso único para projetos, tarefas, problemas, modelos e tarefas de modelo. -
Ao anexar um processo de aprovação em nível de grupo a um item usando status personalizados em nível de grupo, alterar o Grupo do projeto pode criar um conflito entre os status de aprovação do grupo anterior e os existentes no nível do sistema. Considere remover os processos de aprovação em nível de grupo no projeto, ou suas tarefas ou problemas, antes de atualizar o grupo. Para obter informações sobre como criar processos de aprovação de nível de grupo, consulte Processos de aprovação de nível de grupo. Para obter informações sobre como criar status de grupo personalizados, consulte Criar ou editar um status de grupo. Para obter informações sobre como atualizar o Grupo de um projeto, consulte Editar projetos.
O workflow do processo de aprovação
Esta seção explica o seguinte sobre a aprovação de itens de trabalho:
Como os processos de aprovação dependem dos status how-approval-processes-rely-on-statuses
Anexar um status a um processo de aprovação garante que o item passe pelos departamentos na ordem correta.
Exemplo: Você pode anexar um processo de aprovação ao status do Departamento de Marketing que requer a aprovação do departamento Financeiro. Em seguida, quando alguém altera o status de um item de trabalho para "Departamento de marketing", o item não pode ser movido para esse departamento até que o departamento financeiro assine.
Para obter mais informações sobre status para itens de trabalho, consulte os seguintes artigos:
Como um workflow típico usa um processo de aprovação how-a-typical-workflow-uses-an-approval-process
O cenário a seguir ilustra como um processo de aprovação ajuda os usuários a aprovar o trabalho como um objeto do Workfront avança por um fluxo de trabalho de várias etapas nesta ordem:
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O administrador do Workfront ou um usuário com acesso administrativo a Processos de aprovação cria um processo de aprovação para um projeto, tarefa ou problema.
note note NOTE Você pode anexar processos de aprovação de projeto a um modelo e processos de aprovação de tarefa a uma tarefa de modelo. Depois de fazer isso, quando alguém usa o modelo para criar um projeto, o processo de aprovação se torna um processo de aprovação de projeto ou tarefa, respectivamente. Um processo de aprovação de uso único anexado a um modelo ou tarefa de modelo permanece como um processo de aprovação de uso único para projetos e tarefas. -
Um usuário com permissão Gerenciar para o projeto, tarefa ou problema anexa o processo de aprovação ao item ou cria uma aprovação de uso único para o item.
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Um usuário atribuído ao item de trabalho altera seu status para o status que inicia o processo de aprovação e o processo de aprovação começa. (A pessoa que criou o processo de aprovação definiu a relação entre o status e o processo de aprovação.)
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Os aprovadores designados recebem uma notificação sobre o processo de aprovação pendente e revisam o item de trabalho.
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O processo de aprovação termina depois que os aprovadores designados aprovam todas as etapas do processo. Ou, se rejeitar uma etapa, o status será redefinido para um status predefinido ou um problema será criado. (A pessoa que criou o processo de aprovação definiu qual dessas etapas automatizadas ocorre após uma rejeição.)
Exemplo: Uma equipe de publicidade criou um status chamado Pronto para Impressão e um processo de aprovação chamado Aprovação do Designer/ Copywriter que ela associou a esse status. Esse processo de aprovação é configurado para:
- Exigir aprovação do designer e redator da equipe
- Iniciar sempre que alguém alterar o status de um item de trabalho para Pronto para Impressão
Um proprietário de folheto anexa o processo de aprovação de aprovação Designer/ Copywriter ao projeto de folheto.
Quando alguém no projeto altera o status para Pronto para impressão, o redator e o designer recebem notificações pedindo sua aprovação ou rejeição. Durante o processo de aprovação, quando estão deliberando se aprovam ou não, o status dos projetos é exibido como Pronto para impressão - Aprovação pendente.
Depois que ambos aprovam o folheto no Workfront, o status do projeto muda para Pronto para impressão.
Processos de aprovação de documentos
Aprovações de documentos são usadas para uma aprovação mais geral. O feedback é capturado no formato de chat na guia Atualizações. Você pode usar os botões de aprovação para aprovar, rejeitar ou aprovar com alterações.
Para adicionar aprovadores a um documento depois que ele for carregado para o Workfront, consulte Solicitar aprovações de documentos.
Processos de aprovação de prova
As aprovações de provas são usadas para uma análise mais profunda e geralmente incluem fluxos de trabalho mais complicados. O feedback é capturado com as ferramentas de marcação no visualizador de provas. Você pode usar os botões de aprovação para aprovar, rejeitar ou aprovar com alterações.
Para adicionar um Fluxo de Trabalho Automatizado a uma prova de documento e designar determinados usuários no fluxo de trabalho como aprovadores da prova, consulte Criar uma prova avançada com um Fluxo de trabalho Automatizado.
Definição de configurações para processos de aprovação de item de trabalho
Como administrador do Workfront, você pode definir configurações globais para processos de aprovação de item de trabalho no sistema. Essas configurações determinam várias regras para processos de aprovação, como por quanto tempo uma decisão de aprovação deve ficar aberta ou como você gerencia a delegação de aprovações no sistema. Para obter mais informações sobre configurações do processo de aprovação, consulte Definir configurações de aprovação globais.