AEM Assets のオンボーディング記事シリーズでは、AEM Assets を活用するための基本機能に関するベストプラクティスや Champion のヒントをご紹介してきました。しかし、DAM を管理するには機能を使いこなすだけでは不十分です。本記事では、DAM のガバナンスについて解説します。デジタルアセットを正しく一貫して活用できるようにするために、ポリシー、役割、標準、ワークフローの設定と、チームが十分に機能できる環境づくりについてご紹介します。

すべてをまとめてガバナンスを確立する

このシリーズのこれまでの記事では コンテンツ戦略に不可欠な基本事項について説明しました。これらのリソースでは、AEM Assets のベストプラクティスと導入のヒント、フォルダー構造& 命名規則、アクセス& 権限、メタデータ、タクソノミーとタグ付けなど、重要なトピックを取り上げました。
次に、AEM Assets を効果的に管理するためのガバナンスを確立するために、「何を」「なぜ」「どのように」を整理しましょう。

DAM ガバナンスとは？

これは、以下を確実にするためのポリシー、役割、標準、ワークフローのセットです。

• アセットが正しく一貫して利用されている。
• アセットの作成、承認からアーカイブまで、ライフサイクル全体が管理されている。
• ユーザーの柔軟性と組織のコントロールのバランスが取れている。
• コンプライアンス、効率性、スケーラビリティが実現されている。
• DAM が成功している。

なぜ必要なのか？

DAMのガバナンスは、チームメンバー全員が適切に管理できるようにする枠組みを提供し、次のような効果があります。

• アセットの誤用や無権限のアクセスを防止します。
• 検索や分類のためのメタデータ基準を確立します。
• 命名規則やタクソノミーの一貫性を促進します。
• 法令遵守（例：ライセンスやGDPRなど）をサポートします。
• 役割と権限によるユーザーの責任を強化します。

それでは、ガバナンスを確立する方法について、5つのキーとなるステップでご紹介します。

正しいDAMガバナンスの実践

1. 明確な目標を設定し、適切なチームを構築する

• ビジネスニーズ、ブランドの一貫性、コンプライアンス、効率性に合わせて進めます。
• 関係者が適切に参加できるようにしましょう。ビジネスによってチーム構成は異なりますが、マーケティング、クリエイティブ、IT、開発者、すべてのユーザーを必ず考慮してください。

2. 標準とアクセス方針を定義する

• フォルダー構成、メタデータスキーマ、命名規則を策定し、これらすべてがビジネスニーズに合わせて設定されていることを確認します。
• ロールベースの権限を設定し、DAMのバックエンドで設定されているあらゆる利用権を文書化して、法的な問題が発生しないようにしましょう。

3. ワークフローを作成し自動化する

• 通知付きのアセット承認フローを構築します。
• アップロードからレビュー、承認、アーカイブに至るまで、アセットのライフサイクル全体を文書化しましょう。

4. ユーザーのトレーニングを実施し、活用を促進

• 強力な変更管理戦略を策定してください。
• ロールベースのトレーニングやオンボーディングに加え、チートシート、ランチ＆ラーニング、動画など、さまざまな学習や新しい情報を習得できる機会を提供しましょう。
• 管理者、一般ユーザー、ライブラリアンなど、それぞれの役割ごとに異なるトレーニングニーズを考慮してください。これら3つの役割には、それぞれ異なる有効化が必要です。 関連性の低い有効化は提供しないでください。ツールの利用意欲に影響する可能性があります。  トレーニングと有効化による活用促進ガイドをご覧ください。

5. 利用状況の監視と最適化

• DAMは「導入したら終わり」ではありません。常に監視が必要です。
• ダッシュボードを活用して、パフォーマンス、コンプライアンス、システムの健全性を確認しましょう。
• 新しいキャンペーンやプログラム、地域などに対応するため、メタデータスキーマやタグ付け要件を継続的に評価・更新してください。
• 定期的にアセットをレビューし、アーカイブすることで、関連性の高い検索結果のみが表示されるようにしましょう。

ガバナンス ― AEM Assets 活用の重要な基盤のひとつ

本記事は、AEM Assets の導入に役立つ基礎ガイダンス、ベストプラクティス、およびAdobeチャンピオンによるヒントをまとめた連載の一部であり、ガバナンスに関するベストプラクティスを解説します。このAEM Assets基礎シリーズの他の記事については、以下をご覧ください。

• AEM Assets の導入に役立つベストプラクティスとヒント
• フォルダー構成 & 命名規則
• アクセス & 権限
• メタデータ、メタデータスキーマ & メタデータプロファイル
• タクソノミーとタグ付け
• ガバナンス
• トレーニングと有効化

追加学習リソース

• Adobe Experience Makers: The Skill Exchange セッション「 タクソノミー & 構造：AEM のスケーラブルなアセット管理の秘密 管理」をご覧ください。本セッションでは、このコンテンツガバナンスのトピックについて、AEM チャンピオンの Melanie Bartlett さんと Katie Junge さんが登場します。
• コンテンツガバナンスについてさらに知りたい方は、強力なコンテンツガバナンス戦略でチームを支援し、導入成功を実現する方法をご一読ください。 AEM チャンピオン Gary Howell さんによる記事です。
• チームの能力強化について詳しく知りたい方は、AEM チャンピオン Erin Brown さんによるトレーニングと能力強化による導入促進をご覧ください。
• 変更管理について詳しく知りたい方は、成功のための変更管理の基本をご覧ください。