ビューを共有する際の考慮事項
-
ビューに対する表示権限または管理権限を、Workfrontの内部ユーザーに付与できます。
-
管理権限を持つユーザーは、表示設定の変更、共有、複製、削除を行うことができます。
-
パブリック リンクを使用して、組織外のユーザーとビューを共有できます。
-
ビューを公開して共有した場合、リンクには、会社外のユーザーが限られた期間(有効期限が示す)アクセスできます。 共有ビューを表示するためにログインする必要はありません。
-
ビューへのアクセス権を持つ組織外のユーザーは、他のビューの作成、共有ビューの編集、ビュー内のレコード情報の追加、削除、編集を行うことはできません。
ビューへの権限を内部的に共有
自分が作成したビューや、管理権限を持つビューを、Workfrontのユーザーまたはグループと共有できます。
-
Adobe Workfront の右上隅にある メインメニュー アイコン をクリックするか、または(使用可能な場合)左上隅にある メインメニュー アイコン をクリックして、「Planning」をクリックします。
Workfront計画のランディングページが開きます。
-
(オプションおよび条件付き)Workfrontの管理者は、次のいずれかのタブをクリックします。
- マイワークスペース:作成したワークスペースが表示されます。
- その他のワークスペース:共有されているワークスペースを含む、Workfront Planning 内のすべてのワークスペースが表示されます。
他のすべてのユーザーについては、作成または共有したすべてのワークスペースが ワークスペース 領域に表示されます。
-
共有するビューのワークスペースを開き、レコードタイプカードをクリックします。
レコードタイプページが開きます。
-
ビュータブで、共有するビューにポインタを合わせ、ビュー名の右にある その他 メニュー をクリックしたあと、「共有」をクリックします。
「内部共有」タブは、デフォルトで選択されている必要があります。
-
(オプション) アクセスできるユーザー 領域で、次のオプションから選択します。
- 招待されたユーザーのみがアクセスできます:ビューを共有するユーザーまたはグループを指定する必要があります。 これはデフォルトのオプションです。
- ワークスペース内の全員が表示できます:ワークスペースに対する表示以上の権限を持つすべてのユーザーが、ビューにアクセスできます。
-
「次に対する表示アクセス権を付与」フィールドにユーザーまたはグループの名前を入力していき、リストに表示されたらクリックします。
-
ドロップダウンメニューから次の権限レベルの 1 つを選択します。
-
表示
-
管理
権限レベルと各レベルでユーザーが実行できるアクションについて詳しくは、Adobe Workfront Planning での共有権限の概要を参照してください。
システム管理者は、共有されたビューに対する管理権限を常に受け取ります。
-
-
「リンクをコピー」をクリックして、ビューへのリンクをクリップボードにコピーします。
-
保存 をクリックします。
ビューが人物アイコン で更新され、ビューが他のユーザーと共有されたことを示します。
TIPユーザーまたはグローバル アイコンのないビューは、ユーザーが作成したビューであり、他のユーザーと共有されていません。 非共有ビューは、自分にのみ表示されます。 -
コピーしたリンクを他のユーザーと共有します。リンクを受け取ったユーザーが、レコードタイプのページにアクセスして、選択したビューで表示するには、ユーザーがアクティブユーザーであり、Workfront にログインしている必要があります。
ビューに対する権限のパブリックへの共有
自分が作成したビューや、管理権限を持つビューを、Workfront ライセンスを持たず、組織外の可能性があるユーザーと共有できます。
Workfront Planning でビューをパブリックに共有するには、次の手順に従います。
-
Adobe Workfront の右上隅にある メインメニュー アイコン をクリックするか、または(使用可能な場合)左上隅にある メインメニュー アイコン をクリックして、「Planning」をクリックします。
Workfront計画のランディングページが開きます。
-
(オプションおよび条件付き)Workfrontの管理者は、次のいずれかのタブをクリックします。
- マイワークスペース:作成したワークスペースが表示されます。
- その他のワークスペース:共有されているワークスペースを含む、Workfront Planning 内のすべてのワークスペースが表示されます。
他のすべてのユーザーについては、作成または共有したすべてのワークスペースが ワークスペース 領域に表示されます。
-
共有するビューのワークスペースを開き、レコードタイプカードをクリックします。
レコードタイプページが開きます。
-
ビュータブで、共有するビューにポインタを合わせ、ビュー名の右にある その他 メニュー をクリックしたあと、「共有」をクリックします。
-
公開共有 をクリックします。
-
公開リンクを作成 設定を有効にします。
リンクが使用可能になります。 これは公開リンクです。 共有すると、組織外のユーザーを含め、リンクを持つすべてのユーザーがレコードタイプページにアクセスし、ページ上のレコードとフィールドを表示できます。
-
リンクをコピー アイコン をクリックして、リンクをクリップボードにコピーします。
-
手動で日付を入力するか、「有効期限をリンク」フィールドのカレンダーを使用して、公開リンクの有効期限を選択します。 選択した日付を過ぎるとレコードページビューにアクセスできなくなります。
-
保存 をクリックします。
ビューが更新され、グローバルアイコン が表示されます。これは、ビューが公開されて共有されていることを示します。
TIPユーザーまたはグローバル アイコンのないビューは、ユーザーが作成したビューであり、他のユーザーと共有されていません。 非共有ビューは、自分にのみ表示されます。 -
(任意)コピーしたリンクを、メール、チャットメッセージ、ドキュメントまたはWorkfrontのコメントに貼り付けて、他のユーザーと共有します。
権限リクエストからビューに権限を付与する
アクセス権のないビューへのリンクにアクセスするユーザーは、ビューに対する権限をリクエストできます。 ビューに対する管理権限を持つすべてのユーザーは、権限リクエストを受け取り、権限を付与または拒否できます。
-
(条件付き)ビューの管理者は、次の領域で別のユーザーからビューにアクセスするリクエストを受け取る場合があります。
-
アプリ内通知
-
メール通知
-
-
(条件付き)Workfrontの通知領域で、アプリ内通知をクリックします
または
メール通知で「すべての通知を表示」をクリックし、リスト内の通知をクリックします。保留中のアクセスリクエスト ボックスが表示されます。
-
(オプション)権限を承認するユーザーについて、ユーザー名の右側にあるドロップダウンメニューから次のいずれかのオプションを選択します。
- 表示
- 管理
-
権限を承認または拒否するユーザーを選択し、「すべて承認」または「すべて拒否 をクリックします。
-
保留中のアクセスリクエスト の左側にある左向き矢印をクリックし、「保存」をクリックします。
要求を承認すると、ユーザーはビューの共有ボックスに追加されます。 権限をリクエストするユーザーに、リクエストが承認されたことを示すメールが届きます。
ビューに対する権限を削除
-
Adobe Workfront の右上隅にある メインメニュー アイコン をクリックするか、または(使用可能な場合)左上隅にある メインメニュー アイコン をクリックして、「Planning」をクリックします。
Workfront計画のランディングページが開きます。
-
(オプションおよび条件付き)Workfrontの管理者は、次のいずれかのタブをクリックします。
- マイワークスペース:作成したワークスペースが表示されます。
- その他のワークスペース:共有されているワークスペースを含む、Workfront Planning 内のすべてのワークスペースが表示されます。
他のすべてのユーザーについては、作成または共有したすべてのワークスペースが ワークスペース 領域に表示されます。
-
共有を停止するビューのワークスペースを開き、レコードタイプのカードをクリックします。 レコードタイプページが開きます。
-
共有を削除するビューのタブ名にポインタを合わせ、[ 詳細 [ 共有 ] をクリックし す。
-
ビューの内部共有を削除するには、次の操作を行います。
- 「内部共有」タブが選択されていることを確認します。
- 削除するユーザーまたはグループを見つけ、そのユーザーまたはグループの名前の右側にある権限ドロップダウンメニューを展開して、「削除」をクリックします。
-
ビューの公開共有を削除するには、次の手順を実行します。
- 「公開共有」タブをクリックします。
- 「公開リンクを作成」オプションの選択を解除します。
-
保存 をクリックします。
ユーザーは、ビューにアクセスできなくなります。 ビューへのアクセスを削除されたユーザーに対しては、アクセス権がなくなったことを示す通知はありません。