Découvrez les stratégies essentielles et élaborez un plan d’action pour maintenir l’hygiène des données et synchroniser efficacement Salesforce CRM avec Marketo Engage pour les opérations de chiffre d’affaires. Cet article fournit des informations clés et une méthodologie éprouvée aux administrateurs et administratrices de Marketo Engage pour optimiser leur base de données et leur intégration de Salesforce CRM.

Dans le contexte actuel des entreprises axées sur les données, il est essentiel de maintenir des données précises et exactes pour le succès de vos opérations marketing et commerciales. Une mauvaise hygiène des données peut entraîner des inefficacités, des opportunités manquées et une mauvaise expérience client.

Cet article vous permet de comprendre l’importance de l’hygiène des données et fournit des étapes pratiques pour réduire les problèmes de synchronisation entre Marketo Engage et Salesforce CRM. En outre, j’explique comment utiliser les tableaux de bord Salesforce CRM pour surveiller le processus de synchronisation et résoudre les problèmes éventuels. Cette routine garantit que vos leads qualifiés par le marketing (MQL) sont envoyés avec précision et efficacité à Salesforce afin que votre équipe commerciale puisse conclure des ventes.

Du lead à la clôture : synchronisation fluide des données avec Marketo Engage et Salesforce

L’objectif de tout processus d’hygiène des données est de s’assurer que des données de lead précises, exemptes d’erreurs et à jour sont synchronisées de Marketo Engage vers Salesforce CRM. Le développement de ce processus permet à votre équipe de vente de se concentrer sur ce qu’elle fait le mieux : conclure des ventes et générer du chiffre d’affaires. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel que les administrateurs et administratrices mettent en place un processus de nettoyage de données qui comprend des audits de données réguliers ainsi que leur déduplication et validation. Ce processus permet de maintenir une base de données exempte d’erreurs et efficace, ce qui garantit un fonctionnement fluide de votre CRM et Marketo Engage. Vous devez également surveiller régulièrement vos processus de synchronisation Salesforce CRM et résoudre les problèmes qui peuvent se produire.

Dans les sections suivantes, je présente mes bonnes pratiques pour :

1. garantir que des données exemptes d’erreurs, précises et à jour sont synchronisées de Marketo Engage vers Salesforce CRM ;
2. réduire le risque d’incohérences et d’erreurs de données dans deux systèmes ;
3. améliorer l’efficacité et la productivité de l’équipe commerciale.

Création d’un processus d’hygiène des données dans Marketo Engage

Pourquoi développer un processus d’hygiène des données

L’hygiène des données est la base d’une synchronisation CRM réussie. Elle garantit que votre équipe commerciale dispose d’informations précises et à jour dans le CRM et réduit les erreurs de synchronisation dans Marketo Engage. Le fait de conserver vos données exemptes d’erreurs vous permet de gérer efficacement les leads dans votre CRM. D’après mon expérience avec Salesforce CRM, j’ai pu directement constater comment l’absence d’une stratégie solide en matière d’hygiène des données peut entraîner plusieurs problèmes :

• Enregistrements en double : plusieurs entrées pour le même lead peuvent encombrer votre CRM et dérouter votre équipe commerciale.
  • Par exemple, j’ai déjà travaillé avec une entreprise dans laquelle les enregistrements en double causaient des retards importants dans le processus de vente. Les personnes chargées des ventes ne savaient pas quel lead suivre, ce qui non seulement leur faisait perdre du temps, mais leur faisait également rater des opportunités.
• Données inexactes : des informations incorrectes ou obsolètes peuvent entraîner de mauvaises interactions avec les clientes et clients et des opportunités commerciales manquées.
  • Par exemple, l’acheminement des leads est un processus essentiel pour distribuer les leads aux personnes chargées des ventes appropriées en fonction de leur emplacement. La plupart des entreprises élaborent leurs stratégies d’acheminement des leads autour de régions telles que l’Amérique du Nord (NA), l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique (EMEA), l’Asie-Pacifique (APAC) et l’Amérique latine (LATAM). Ces régions sont souvent définies par des États ou des pays spécifiques. Si les données sont inexactes, elles peuvent facilement acheminer une personne qui vit et travaille en Amérique du Nord vers une personne chargée des ventes EMEA. Cette inexactitude des données peut créer une mauvaise expérience pour le prospect, qui reçoit un appel d’une personne chargée des ventes avec des heures d’avance ou de retard sur son fuseau horaire. Cela fait également perdre un temps précieux à la personne chargée des ventes et au prospect. Le décalage horaire peut entraîner des appels manqués, des réponses retardées et un manque d’engagement immédiat, ce qui réduit finalement les chances de convertir le prospect en client ou cliente.
• Erreurs de validation des champs : les valeurs des champs obligatoires doivent correspondre aux valeurs Salesforce CRM. Sinon, vous pouvez rencontrer des erreurs de synchronisation qui vous empêchent de créer des enregistrements dans Salesforce ou de mettre à jour les enregistrements existants.
  • Le pays et l’État sont les champs obligatoires courants présentant des erreurs de validation de champ. Par exemple, si le champ « Pays » dans Marketo Engage est renseigné par « USA » et que le champ correspondant dans Salesforce CRM est défini sur « États-Unis », la synchronisation échoue.

Pour éviter ces écueils, examinons le processus d’hygiène des données. Le développement d’un processus d’hygiène des données comprend des audits réguliers des données, leur déduplication et leur validation, afin de vous aider à maintenir une base de données propre et efficace.

Prise en main étape par étape

1. Configurer une norme de données :

• Définir des directives claires pour la saisie des données : établissez des règles pour la saisie des données, y compris les champs obligatoires et les normes de de mise en forme.

• Bloquer les mises à jour de champ : empêchez la mise à jour de certains champs par des sources spécifiques. Vous pouvez procéder ainsi si vous savez que les valeurs d’origine capturées sont toujours exactes ou si vous souhaitez empêcher les utilisateurs et utilisatrices de faire des fautes de frappe en saisissant manuellement des valeurs, etc.

• Normes relatives aux données des documents : créez un document qui décrit ces directives et qui le rend accessible à toutes les personnes membres des équipes concernées, comme les opérations marketing, les parties prenantes marketing, les opérations commerciales, etc.

  • Exemple de modèle de chargement manuel de liste : créez un modèle pour les chargements manuels de liste qui comprend tous les champs obligatoires et les normes de mise en forme. Par exemple :

    • Prénom : obligatoire. Aucun caractère spécial.
    • Nom : obligatoire. Aucun caractère spécial.
    • Nom de la société : obligatoire. Aucun caractère spécial.
    • Adresse e-mail : obligatoire Le format d’e-mail doit être valide.
    • Pays : obligatoire. Doit correspondre aux valeurs de la liste de sélection dans Salesforce.
    • État (pour les États-Unis et le Canada) : obligatoire. Doit correspondre aux valeurs de la liste de sélection dans Salesforce.

2. Réaliser un audit des données :

Si vous ne disposez pas d’un processus d’hygiène des données dans Marketo Engage, commencez par exécuter un audit des données. Cette étape vous permet de déterminer la qualité des données de votre base de données et d’identifier les domaines à améliorer.

• Portée de l’audit des données :

  • Informations sur les leads :

    • Champs critiques vides : recherchez les leads dont certaines données démographiques essentielles sont manquantes. Par exemple, les champs Nom, E-mail, Société, Pays, État et Source de la personne sont généralement utilisés comme champs obligatoires, mais les exigences peuvent varier d’une organisation à l’autre. Parmi ces champs, celui de l’adresse e-mail est le plus important pour garantir l’efficacité du système d’automatisation marketing Marketo Engage.
    • Pays : assurez-vous que le champ pays est renseigné avec précision.
    • État (pour les États-Unis et le Canada) : assurez-vous que le champ État est renseigné avec précision et respecte la convention de nommage pour les leads aux États-Unis et au Canada. Par exemple, utilisez une abréviation de 2 lettres plutôt qu’un nom complet (CA au lieu de Californie). Utilisez aussi la bonne typographie majuscule (par exemple, CA au lieu de Ca, ca ou californie, etc.).

  • Inactivité des leads : identifiez les leads qui sont inactifs depuis 30, 60 ou 90 jours.

  • Adresses e-mail non valides : identifiez et marquez les adresses e-mail non valides.

• Méthodologie : utilisez les campagnes et rapports intelligents de Marketo Engage.

  • Identifier les enregistrements incomplets ou obsolètes : utilisez les rapports intégrés sur la qualité des données de Marketo Engage pour identifier les problèmes dans les champs, tels que le pays, l’État, le nom de famille et le nom de la société. Ces champs sont essentiels à la synchronisation des leads entre Marketo Engage et Salesforce CRM.

    • Option 1 : le rapport de performances des personnes constitue un excellent point de départ pour identifier les champs critiques incomplets.
    • Option 2 : créez des listes dynamiques qui filtrent en fonction de « <nom du champ> est vide ». De plus, vous pouvez exclure des enregistrements de la synchronisation avec Salesforce CRM si les champs sont vides. Pour ce faire, incluez des filtres pour « <nom du champ> n’est pas vide » dans les campagnes intelligentes comportant l’étape « Synchroniser la personne avec SFDC ».

  • Faire correspondre les valeurs de champ critiques : le pays et l’État doivent correspondre aux valeurs exactes dans Salesforce CRM.Le nom de famille et le nom de la société ne peuvent pas être vides. Vérifiez auprès de votre service commercial ou de l’administration de Salesforce CRM que tout besoin spécifique à votre organisation est confirmé.

  • Campagnes intelligentes : utilisez les campagnes intelligentes pour identifier les problèmes et les gérer de manière dynamique. À un niveau général, voici comment j’ai structuré les campagnes par cas d’utilisation.

• • Vérification manuelle : effectuez une vérification manuelle d’un échantillon d’enregistrements pour détecter tout problème que les outils automatisés pourraient ne pas repérer.
  • Commentaires des parties prenantes : recueillez les commentaires de vos équipes commerciales et marketing pour comprendre les défis auxquels elles sont confrontées en matière de données.

• Signaux d’une mauvaise hygiène des données :

  • Taux de rebond élevés : un nombre important de rebonds d’e-mails peut indiquer des adresses e-mail obsolètes ou incorrectes.
  • Taux d’engagement faibles : des taux d’engagement faibles peuvent suggérer que vos leads ne reçoivent pas de contenu pertinent, peut-être en raison de données inexactes.
  • Enregistrements en double : un grand volume d’enregistrements en double peut indiquer un manque de processus de déduplication appropriés.
  • Valeurs de champ incohérentes : des valeurs incohérentes ou manquantes dans des champs clés tels que « Source du lead » ou « Pays » peuvent entraîner des erreurs de synchronisation.

3.Identifier des sources de données :

Le champ « Source de la personne » fait partie des champs cruciaux qui vous aident à comprendre la source de la création du lead.Assurez-vous que tous les leads sont mis à jour avec les valeurs « Source de la personne » correctes. Voici le plan d’action :

• Rechercher les valeurs manquantes : utilisez une campagne intelligente pour identifier les leads qui n’ont pas de valeur « Source de la personne ».

• Mettre à jour les valeurs manquantes :

  • Automatiser avec des workflows : utilisez des campagnes par déclencheurs et/ou par lots pour mettre à jour automatiquement le champ « Source de la personne ». Procédez de cette manière en fonction d’autres points de données disponibles comme « Type de source d’inscription », « Informations sur la source d’inscription », « Source originale d’information », « Type de source originale » ou « Référent original ». Si vous disposez d’une stratégie de campagne exécutable pour l’hygiène des données, je vous recommande vivement d’ajouter la mise à jour Source de la personne dans le cadre du processus exécutable.
  • Mises à jour manuelles : bien que la plupart des leads doivent être mis à jour avec des workflows automatisés, les mises à jour manuelles doivent être utilisées pour les leads pour lesquels les mises à jour automatisées ne sont pas possibles (par exemple lors d’une panne du système). Les mises à jour manuelles doivent être utilisées comme renvoi pour tout changement majeur dans la source du lead ou les audits périodiques. Affectez une équipe pour mettre à jour manuellement le champ « Source de la personne » en fonction des informations disponibles ou assurez un suivi auprès des leads.

• Vous trouverez ci-dessous un exemple des valeurs d’enregistrement dans ma base de données Marketo Engage.

4. Dédupliquer des enregistrements :

Utilisez les fonctionnalités de déduplication intégrées de Marketo Engage.

• Vérifier la liste dynamique du système « Doublons possibles » : commencez par utiliser la liste dynamique du système « Doublons possibles ».

• Utiliser « Adresse e-mail » comme champ en double : l’adresse e-mail est l’identifiant le plus courant pour déterminer les doublons. Vous pouvez également combiner les filtres de liste dynamique pour rechercher les doublons en fonction de l’adresse e-mail, du nom complet, du nom, du type Salesforce ou de la date de mise à jour.

• Fusionner les doublons : une fois que vous avez identifié tous les doublons, vous pouvez les fusionner manuellement dans Marketo Engage. Si vous souhaitez automatiser ce processus, je vous recommande de contacter votre équipe Adobe en charge des comptes pour éventuellement travailler avec Adobe Professional Services pour configurer la solution de fusion automatique personnalisée. La fusion automatique exécute le traitement afin de fusionner les doublons tous les jours ou toutes les semaines.

5. Valider les données :

Mettez en œuvre des règles de validation des données dans Marketo Engage pour garantir la précision des données par le biais des entrées de formulaire. La documentation du produit contient des informations détaillées sur la configuration de la validation des données.

• Utiliser des outils de validation des données tiers pour la vérification des informations de contact et des e-mails : envisagez d’intégrer des outils tiers tels que NeverBounce ou Clearbit pour vérifier les adresses e-mail et d’autres informations de contact. Ces outils utilisent l’API Marketo Engage pour intégrer leurs fonctionnalités de vérification des e-mails et d’enrichissement des données, respectivement.
• Exécuter immédiatement des campagnes d’hygiène des données avec des campagnes basées sur des déclencheurs : configurez une campagne d’hygiène des données pour mettre à jour immédiatement toutes les informations incorrectes lorsqu’une personne accède au système.Par exemple, si des données sont entrées dans le système par le biais d’un import de liste et que la valeur du pays est incorrecte ou ne correspond pas à la liste de sélection, la campagne d’hygiène des données interceptera cette personne et la mettra à jour avec les valeurs correctes.

6. Former votre équipe :

Organisez des sessions de formation pour former le personnel chargé de la saisie des données et vous assurer que toutes les personnes qui saisissent des données dans Marketo Engage suivent les directives établies.

• Les personnes concernées incluent sans s’y limiter les profils suivants :

  • Personnel chargé de la saisie des données (par exemple, assistantes et assistants marketing ou personnes spécialisées dans les données)
  • Opérations marketing
  • Service commercial
  • Représentantes et représentants en développement des ventes (SDR)
  • Représentantes et représentants en développement commercial (BDR)
  • Équipes commerciales
  • Équipes marketing
  • Personnes chargées du marketing numérique
  • Autres parties prenantes impliquées dans la gestion des leads et l’exécution des campagnes

• Documenter la politique et le processus d’hygiène des données : documentez votre processus d’hygiène des données et rendez-le accessible à toutes les personnes membres pertinentes de l’équipe.

Amélioration de l’hygiène des données avec les tableaux de bord de la liste d’attente Salesforce CRM

J’ai abordé l’importance de l’hygiène des données et son rôle essentiel pour assurer l’intégrité et la fiabilité des données pour la synchronisation de Salesforce CRM. Découvrez comment utiliser les tableaux de bord de synchronisation Salesforce CRM dans Marketo Engage pour surveiller et résoudre les problèmes de synchronisation. Ces tableaux de bord sont des outils essentiels qui complètent vos efforts en matière d’hygiène des données, ce qui aide les administrateurs et administratrices dans leur surveillance quotidienne afin de maintenir un processus de synchronisation des données fluide et sans erreur.

Importance de la surveillance

Voici plusieurs raisons essentielles pour lesquelles la surveillance avec les tableaux de bord de synchronisation Salesforce CRM est importante :

1. Informations en temps réel : les tableaux de bord offrent une visibilité en temps réel sur le statut de la synchronisation, les tendances de la liste d’attente et les erreurs, ce qui vous permet d’identifier et de résoudre les problèmes immédiatement. La surveillance de ces tableaux de bord empêche l’aggravation des problèmes et garantit que vos campagnes restent intactes.
2. Gestion proactive et efficacité améliorée : la surveillance régulière vous permet de gérer de manière proactive l’intégrité de votre synchronisation des données, ce qui réduit le risque de temps d’arrêt ou d’échecs imprévus. Cela vous permet également d’optimiser les performances et de réduire le temps consacré par vos équipes aux corrections manuelles, ce qui se traduit par une efficacité et une productivité accrues.
3. Assurance de la qualité des données : les tableaux de bord de surveillance vous aident à vérifier l’efficacité de vos pratiques d’hygiène des données. Si vous constatez davantage d’erreurs ou une liste d’attente croissante, vous pouvez affiner vos stratégies afin de conserver des données précises et à jour, ce qui est essentiel pour une personnalisation réussie de vos campagnes marketing et commerciales.

Lors de ma mise en œuvre précédente, j’ai appris que la clé d’une surveillance réussie de la synchronisation des données réside dans la cohérence et l’attention aux détails. Voici quelques pièges à éviter :

• Négliger les vérifications régulières : n’attendez pas que les problèmes deviennent critiques avant de consulter les tableaux de bord. Une surveillance quotidienne régulière est essentielle pour détecter et résoudre les problèmes rapidement.
• Ignorer les tendances de liste d’attente : une liste d’attente croissante peut indiquer des problèmes sous-jacents qui doivent être résolus. N’oubliez pas cette mesure, car elle peut fournir des informations précieuses sur les performances de vos processus de synchronisation CRM.
• Ne pas agir sur les erreurs : les erreurs de synchronisation doivent être corrigées rapidement. Les ignorer peut entraîner des incohérences au niveau des données et avoir un impact sur la fiabilité de votre CRM. Voici une bonne référence pour résoudre les erreurs de synchronisation de Salesforce CRM.

En surveillant constamment vos processus de synchronisation Salesforce CRM, vous pouvez vous assurer que vos données restent exemptes d’erreurs, précises et fiables, ce qui contribue à de meilleurs résultats commerciaux.

Utilisation efficace des tableaux de bord de synchronisation Salesforce CRM dans Marketo Engage

Pour utiliser efficacement les tableaux de bord de synchronisation Salesforce CRM dans Marketo Engage afin de surveiller et de résoudre les problèmes de synchronisation Salesforce, procédez comme suit :

• Pour accéder aux tableaux de bord, accédez à la documentation du produit afin d’obtenir des instructions détaillées.

• Commencez par consulter le graphique Tendances de la liste d’attente et les mesures Débit de synchronisation et Liste d’attente pour obtenir un aperçu rapide de ce qui se passe avec vos processus de synchronisation.

• Passez environ 5 minutes par jour à surveiller ce graphique. Au fil du temps, vous commencerez à reconnaître les tendances et les schémas normaux.

• Tout pic anormal ou toute croissance constante de la liste d’attente doit immédiatement attirer votre attention et entraîner une enquête plus approfondie.

• Pour améliorer la visibilité des performances de synchronisation, les mesures Débit de synchronisation et Liste d’attente comportent des indicateurs avec des codes couleur :

  • ⚪ Normal (gris) : indique que les opérations de synchronisation sont conformes aux paramètres attendus, sans liste d’attente significative.
  • ?? Augmentation (orange) : indique une augmentation de la liste d’attente, ce qui peut indiquer des retards ou des problèmes de synchronisation potentiels.
  • Ces codes couleur permettent aux administrateurs et aux administratrices d’évaluer rapidement l’intégrité de la synchronisation et d’agir en temps opportun si nécessaire.

• Identifier les problèmes de liste d’attente :

  • Recherchez tout pic ou augmentation constante de la liste d’attente, ce qui peut indiquer des problèmes au niveau de votre processus de synchronisation.
  • Si vous constatez une augmentation significative, cela peut être du à des problèmes de qualité des données, de performances du système ou à d’autres facteurs sous-jacents.

• Vérifier le statut de synchronisation :

  • Utilisez le tableau de bord Statut de la synchronisation pour obtenir une vue d’ensemble du statut de synchronisation actuel.
  • Recherchez tous les enregistrements dont le statut est incomplet ou en échec.
  • Cliquez sur les enregistrements spécifiques pour obtenir des informations plus détaillées sur le statut de la synchronisation, y compris les messages d’erreur ou les raisons de l’échec.

• Analyser les erreurs de synchronisation :

  • Accédez au tableau de bord des erreurs de synchronisation pour afficher la liste de toutes les erreurs de synchronisation.
  • Filtrez les erreurs par type, date et gravité pour vous concentrer sur les problèmes les plus critiques.
  • Consultez les messages d’erreur pour comprendre la cause première de chaque problème. Les types d’erreurs courants sont les erreurs de validation des données, les enregistrements en double et les délais d’expiration du système, qui peuvent être résolus par des procédures appropriées ICI.

• Agir sur les erreurs :

  • Pour chaque erreur de synchronisation, déterminez la mesure appropriée pour la résoudre.

  • Mesures courantes :

    • Correction des données : si l’erreur est due à des données non valides ou incomplètes, mettez à jour les enregistrements dans Marketo Engage ou Salesforce CRM, si nécessaire.
    • Resynchronisation des enregistrements : utilisez la fonction de resynchronisation pour tenter de resynchroniser les enregistrements.
    • Contacter l’assistance Adobe : si l’erreur est complexe ou persistante, contactez l’assistance Adobe ou l’assistance Salesforce pour obtenir de l’aide.

Optimiser les campagnes d’hygiène des données

• Utilisez les informations des tableaux de bord de synchronisation de Salesforce CRM pour mettre à jour vos campagnes d’hygiène des données. Par exemple, si l’erreur est due à des champs obligatoires manquants ou à des valeurs incorrectes, pensez à corriger les valeurs dans Marketo Engage. Si vous constatez de nombreuses erreurs de synchronisation dues à des valeurs « d’état », il est recommandé de passer en revue votre processus d’hygiène des données et de vous assurer que les valeurs « d’état » sont normalisées correctement dans Marketo Engage.
• Examinez et mettez à jour régulièrement vos pratiques d’hygiène des données pour vous assurer que les campagnes sont efficaces et conformes à vos besoins en matière de synchronisation.
• Configurer des alertes : je vous recommande de vous abonner aux notifications d’erreur de synchronisation CRM pour les recevoir dans votre boîte de réception des e-mails. Vous pouvez vous abonner à des alertes via la section Notification de votre instance Marketo Engage.

• Documenter et suivre : enregistrez les problèmes de synchronisation que vous rencontrez et les mesures que vous prenez pour les résoudre. Utilisez cette documentation pour suivre l’efficacité de vos campagnes d’hygiène des données et identifier les problèmes récurrents à résoudre. Voici un modèle de journal des erreurs de synchronisation CRM que vous pouvez utiliser.

Points clés à retenir

• Configurer des normes de données : définissez des directives claires pour la saisie de données, y compris les champs requis et les normes de mise en forme.
• Établir un processus d’hygiène des données : des audits réguliers des données ainsi que leur déduplication et validation sont essentiels pour maintenir une base de données propre et efficace.
• Utiliser les fonctionnalités intégrées de Marketo Engage : tirez parti du rapport intégré Performance des personnes, des campagnes intelligentes et des règles de validation des données pour identifier et gérer les problèmes liés aux données.
• Surveiller et dépanner : surveillez régulièrement vos processus de synchronisation Salesforce à l’aide des nouveaux tableaux de bord de synchronisation Salesforce CRM dans Marketo Engage afin d’identifier et de résoudre les problèmes de synchronisation avant qu’ils n’aient un impact sur votre activité.
• Former votre équipe : sensibilisez le personnel chargé de la saisie des données, les équipes marketing et commerciales, ainsi que les autres parties prenantes à l’importance de l’hygiène des données et aux processus de maintenance associés.

En mettant en œuvre un processus d’hygiène des données, vous serez en mesure de maintenir une synchronisation plus fluide des données avec Marketo Engage et Salesforce, de générer davantage de chiffre d’affaires pour l’entreprise et de garder une longueur d’avance sur la concurrence.