[AEM Forms]{class="badge positive" title="S’applique à AEM Forms)."}

Générer un PDF d’envoi (document d’enregistrement) pour le Forms adaptatif (composants principaux)

Présentation overview

Lorsqu’un formulaire est rempli ou envoyé, vous pouvez en conserver un enregistrement au format imprimé ou document. Cet enregistrement est appelé PDF d’envoi (anciennement Document d’enregistrement, ou DoR). Il s’agit d’un PDF du formulaire envoyé qui peut être imprimé. Vous pouvez également vous reporter au PDF d’envoi pour les informations que les clients ont remplies à une date ultérieure ou utiliser le PDF d’envoi pour archiver ensemble les formulaires et le contenu au format PDF.

Applicabilité et cas d’utilisation

Assurance

AEM Forms peut-il générer des documents de réclamation d’assurance ?

Oui. AEM Forms prend en charge la génération de Submissions PDF (anciennement Document d’enregistrement), ce qui permet aux assureurs de produire des PDF et des enregistrements en fonction des données de formulaire envoyées.

Les documents générés par AEM Forms sont-ils adaptés aux audits ?

Oui. AEM Forms prend en charge la génération cohérente de documents, l’accès contrôlé et la traçabilité, qui sont importants pour les exigences d’audit et de conformité.

Pour créer un PDF d’envoi, un modèle basé sur XFA ou Acrobat est fusionné avec les données collectées via un formulaire adaptatif. Vous pouvez générer un PDF d’envoi automatiquement ou à la demande. L’option à la demande vous permet de spécifier un modèle XFA ou Acrobat personnalisé pour donner une apparence personnalisée à votre PDF d’envoi.

Vous pouvez :

Avant de commencer components-to-automatically-generate-a-document-of-record

Avant de commencer à apprendre et à préparer les ressources requises pour une PDF d’envoi :

Modèle de base : un modèle XFA (fichier XDP) créé dans Forms Designer ou un formulaire Acrobat Form (AcroForm). Le modèle de base est utilisé pour spécifier les informations de style et de marque pour un PDF d’envoi. Chargez votre modèle XFA (fichier XDP) sur votre instance AEM Forms au préalable.

Formulaire adaptatif : formulaire adaptatif pour lequel le PDF d’envoi doit être généré.

Générer une PDF d’envoi basée sur XFA generate-an-XFA-based-document-of-record

Chargez votre modèle XFA (fichier XDP) vers votre instance AEM Forms. Pour configurer un formulaire adaptatif afin d’utiliser un modèle XFA (fichier XDP) comme modèle pour Submission PDF, procédez comme suit :

Votre formulaire adaptatif est maintenant configuré pour utiliser un fichier XDP comme modèle de PDF d’envoi. L’étape suivante consiste à lier les composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle correspondants.

Générer un PDF d’envoi basé sur Acroform generate-an-Acroform-based-document-of-record

Chargez votre PDF Adobe Acrobat (Acroform) sur votre instance AEM Forms. Pour configurer un formulaire adaptatif afin d’utiliser Adobe Acrobat PDF (Acroform) comme modèle pour l’envoi de PDF, procédez comme suit :

Votre formulaire adaptatif est maintenant configuré pour utiliser un Acroform comme modèle pour Submission PDF. L’étape suivante consiste à lier les composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle correspondants.

Générer automatiquement un PDF de soumission auto-generate-a-document-of-record

Lorsqu’un formulaire adaptatif est configuré pour générer automatiquement un PDF d’envoi, chaque fois qu’un formulaire est modifié, son PDF d’envoi est mis à jour immédiatement. Par exemple, si un champ est supprimé d’un formulaire adaptatif existant, le champ correspondant est également supprimé et n’est pas visible dans le PDF d’envoi. La génération automatique d’une PDF d’envoi présente de nombreux autres avantages :

Pour configurer un formulaire adaptatif afin de générer automatiquement un PDF d’envoi, procédez comme suit :

Liaison des composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle bind-adaptive-form-components-with-template-fields

Liez les champs de formulaire adaptatif aux champs de modèle pour afficher les données de formulaire capturées dans le champ PDF d’envoi correspondant. Pour lier les composants de formulaire adaptatif aux champs de modèle PDF d’envoi correspondants :

Vous pouvez utiliser des actions d’envoi telles que « Envoyer par e-mail », « Appeler un workflow d’AEM », « Appeler un flux Power Automate », etc., et d’autres actions d’envoi pour recevoir une PDF d’envoi.

Mises à jour incrémentielles du modèle de PDF d’envoi document-of-record-template-incremental-updates

Les formulaires adaptatifs et les modèles de PDF d’envoi correspondants peuvent évoluer au fil du temps. Vous pouvez choisir d’ajouter, de supprimer ou de modifier des champs dans un formulaire adaptatif ou un modèle de PDF d’envoi.

Lorsque vous modifiez un modèle PDF d’envoi et chargez le modèle modifié vers AEM Forms, l’éditeur de Forms adaptatif détecte automatiquement les liaisons modifiées et vous informe sur les composants de formulaire adaptatif qui nécessitent de nouvelles liaisons. Il vous permet d’effectuer des mises à jour incrémentielles sur un modèle de PDF d’envoi.

Par exemple, une organisation, We.Retail, possède un modèle de PDF d’envoi basé sur AcroForm, we-retail-facture.pdf. Le modèle ressemble à ce qui suit :

Après avoir utilisé le modèle pendant un certain temps, l’entreprise décide de renommer le champ invoice-number en champ bill-number et de capturer l’adresse électronique des acheteurs. Un développeur met à jour le nom du champ invoice-number et ajoute un champ d’e-mail au modèle. Il crée également une version du modèle appelée we-retail-invoice-v2.pdf.

Désormais, lorsque le formulaire adaptatif est envoyé, un PDF d’envoi mis à jour est généré.

Points essentiels à prendre en compte lors de l’utilisation de Submissions PDF key-considerations-when-working-with-document-of-record

Gardez à l’esprit les points et restrictions suivants lorsque vous utilisez Submission PDF pour Adaptive Forms.

Mappage des éléments d’un formulaire adaptatif mapping-of-adaptive-form-elements

Le tableau suivant décrit les composants de formulaire adaptatif et les composants XFA correspondants, et s’ils apparaissent dans un PDF d’envoi.

Champs fields

Conteneurs containers

Composants statiques static-components

Tableaux tables

Composants tabulaires des formulaires adaptatifs, comme l’en-tête, le pied de page et les lignes associés aux composants XFA correspondants. Vous pouvez mapper des panneaux répétables aux tableaux dans Submission PDF.

Modèle de base d’un PDF d’envoi base-template-of-a-document-of-record

Le modèle de base fournit des informations de style et d’aspect à Submission PDF. Il vous permet de personnaliser l’aspect par défaut du PDF d’envoi généré automatiquement. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle de base pour ajouter le logo de votre société dans l’en-tête et les informations sur le droit d’auteur dans le pied de page du PDF de soumission.

Le gabarit de page d’un modèle de base est utilisé comme gabarit de page pour le modèle PDF d’envoi . Le gabarit de page peut comporter des informations telles que l’en-tête, le pied et le numéro de page, que vous pouvez appliquer au PDF d’envoi. Vous pouvez appliquer ces informations au PDF de soumission à l’aide du modèle de base pour la génération automatique du PDF de soumission. L’utilisation d’un modèle de base vous permet de modifier les propriétés par défaut des champs.

Respectez toujours les conventions relatives aux modèles de base lorsque vous créez un modèle de base.

Conventions relatives aux modèles de base base-template-conventions

Un modèle de base est utilisé pour définir l’en-tête, le pied de page, le style et l’aspect d’un PDF d’envoi. L’en-tête et le pied de page peuvent comporter des informations, comme le logo de l’entreprise et la mention de droit d’auteur. Le gabarit de page du modèle de base est copié et utilisé comme gabarit de page du PDF d’envoi. Il contient l’en-tête, le pied de page et le numéro de page, ainsi que toute autre information devant apparaître sur toutes les pages du PDF d’envoi. Si vous utilisez un modèle de base non conforme aux conventions en matière de modèles de base, le premier gabarit de page du modèle de base est toujours utilisé dans le modèle PDF d’envoi. Il est vivement recommandé de concevoir votre modèle de base en fonction des conventions correspondantes et de l’utiliser pour la génération automatique du code PDF d’envoi.

Conventions en matière de gabarits de page

Conventions an matière de style des champs

Pour créer un modèle de base, procédez comme suit dans Forms Designer.

Vous pouvez désormais utiliser le formulaire enregistré comme modèle de base d’une PDF d’envoi. Ne modifiez ou ne supprimez aucun des scripts du modèle de base.

Modification du modèle de base

Respectez rigoureusement les conventions et instructions mentionnées ci-dessus pour concevoir un modèle de base.

Personnaliser les informations d’identité graphique dans Submission PDF customize-the-branding-information-in-document-of-record

Lors de la génération d’une PDF de soumission, vous pouvez modifier les informations de branding de la PDF de soumission dans l’onglet Document d’enregistrement. L’onglet Document d’enregistrement inclut des options telles que le logo, l’apparence, la mise en page, l’en-tête et le pied de page, la clause de non-responsabilité et si vous souhaitez inclure des options de case à cocher et de bouton radio désélectionnées.

Pour localiser les informations de branding que vous saisissez dans l’onglet Document d’enregistrement, assurez-vous que les paramètres régionaux du navigateur sont définis correctement. Pour personnaliser les informations d’identité graphique de Submission PDF, procédez comme suit :

Dispositions de tableaux et de colonnes pour les panneaux dans Submission PDF table-and-column-layouts-for-panels-in-document-of-record

Votre formulaire adaptatif peut être étendu, avec plusieurs champs de formulaire. Vous ne pouvez pas enregistrer un PDF d’envoi en tant que copie exacte du formulaire adaptatif. Vous pouvez maintenant choisir une disposition de tableau ou de colonne pour enregistrer un ou plusieurs panneaux de formulaires adaptatifs dans le PDF d’envoi.

Avant de générer un PDF d’envoi, dans les paramètres d’un panneau, sélectionnez Tableau ou Colonne pour Mise en page du document d’enregistrement pour ce panneau. Les champs du panneau sont organisés en conséquence dans le PDF d’envoi.

Champs dans un panneau rendu dans une mise en page de tableau dans le PDF d’envoi

Champs dans un panneau rendu dans une mise en page Colonne dans le PDF d’envoi

Paramètres d’envoi de PDF document-of-record-settings

Les paramètres de PDF d’envoi vous permettent de choisir les options que vous souhaitez inclure dans la PDF d’envoi. Par exemple, une banque accepte le nom, l’âge, le numéro de sécurité sociale et le numéro de téléphone dans un formulaire. Le formulaire génère un numéro de compte bancaire et les détails de la banque. Vous pouvez choisir de n’afficher que le nom, le numéro de sécurité sociale, le compte bancaire et les informations bancaires dans Submission PDF.

Les paramètres du composant Document d’enregistrement sont disponible sous ses propriétés. Pour accéder aux propriétés d’un composant, sélectionnez le composant et cliquez sur dans le recouvrement. Les propriétés sont répertoriées dans la barre latérale. Vous y trouvez les paramètres suivants.

Paramètres sur le terrain

Paramètres des niveaux de formulaires

Questions fréquentes faq

Q : Les modifications n’apparaissent pas dans le PDF d’envoi.
Réponse : ouvrez le formulaire dans l’éditeur de Forms adaptatif, apportez une modification mineure (par exemple, ajustez le libellé d’un champ ou réorganisez un champ) et enregistrez le formulaire. Le modèle PDF d’envoi est ainsi régénéré et les modifications apparaissent dans le PDF généré suivant.

Voir également see-also