Envoi d’une note de crédit

Avant de pouvoir imprimer une note de crédit, elle doit d’abord être générée pour un commande facturée. Vous pouvez émettre des remboursements en ligne et hors ligne (partiels ou complets) à partir d’un avoir ouvert, selon le mode de paiement.

  • Adobe Commerce (Adobe Commerce uniquement) Les remboursements peuvent être appliqués au crédit de magasin.
  • Adobe Commerce B2B (Disponible avec Adobe Commerce B2B) Les remboursements peuvent être appliqués au crédit de la société.
  • Les achats effectués par carte de crédit peuvent être remboursés en ligne ou hors ligne.
  • Les achats effectués par chèque ou par mandat doivent être remboursés hors ligne.

Toute note de crédit comportant une état d’ouverture a un remboursement dû.

Avec les notes de crédit, vous pouvez :

  • Remboursez le montant complet d'une facture.
  • Rembourser une partie d'une facture.
  • Rembourser plusieurs montants partiels d'une facture.
  • Rembourser plusieurs factures par commande, sans dépasser le montant total de la commande.
  • Remboursez une partie de la quantité pour un article, par exemple trois des cinq chemises dans une commande.

Voir Créer une facture pour plus d’informations.

Paramètre d’action de paiement

Le workflow de remboursement des commandes payées par carte de crédit est déterminé par la variable Paramètre Action de paiement dans la configuration de chaque mode de paiement disponible. Les remboursements ne peuvent pas être émis tant que la transaction n'a pas été réglée.

Paramètre Action de paiement

  • Si l’action de paiement de votre mode de paiement configuré est définie sur Authorize, vous devez d’abord générer la facture à partir de l’administrateur avant de pouvoir créer une note de crédit.
  • Si l’action de paiement pour votre mode de paiement configuré est définie sur Authorize and Capture, la facture a déjà été générée par l'entité de traitement des paiements, mais les fonds ne sont pas disponibles tant que la transaction n'a pas été réglée. Cette courte période d’attente est recommandée par de nombreux responsables de paiement comme mesure de sécurité et peut généralement être gérée automatiquement. Les transactions peuvent également être réglées manuellement à partir de votre compte marchand auprès du responsable du traitement des paiements.
  • Adobe Commerce (Adobe Commerce uniquement) Si vous créez un avoir pour une commande qui comprend des options de cadeau, le remboursement de l’emballage cadeau et/ou de la carte imprimée s’affiche dans la section Totaux des remboursements de la note de crédit. Pour exclure ces coûts du montant à rembourser, indiquez le montant en tant que frais d’ajustement. Si plusieurs notes de crédit sont émises pour la même commande, le remboursement des options de cadeau n’apparaît que dans la première note de crédit.

Création d’une note de crédit

Déterminez le type de remboursement que vous souhaitez effectuer, pour un achat de crédit ou chèque ou mandat- et générer l’avoir et émettre un remboursement.

Émettre un remboursement pour un achat de crédit

  1. Sur le Administration barre latérale, accédez à Sales > Orders.

    Grille des commandes {width="700" modal="regular"}

  2. Recherchez l’ordre dans la grille, puis cliquez sur View.

  3. Si la variable Credit Memo ​est visible dans la barre de boutons. Pour ce faire, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour émettre un offline remboursez, allez à l'étape #6.
    • Pour émettre un online remboursez, continuez avec l'étape #4.

    Voir Avoir pour plus d’informations sur les remboursements hors ligne et en ligne.

  4. Cliquez sur Invoices dans le panneau de gauche.

  5. Recherchez la facture dans la grille et cliquez sur View.

    Grille des factures {width="700" modal="regular"}

  6. Faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à Invoice Totals de la facture, vérifiez que la facture est définie sur Capture Online, puis cliquez sur Submit Invoice.

    Capture en ligne {width="600" modal="regular"}

    Si cette option n'est pas disponible, la facture est déjà créée. Passez à l’étape suivante.

  7. Dans la barre de boutons située en haut de la facture, cliquez sur Credit Memo.

  8. Vérifiez les informations dans la variable Items to Refund et procédez comme suit, le cas échéant :

    • Pour revenir à l’inventaire du produit, sélectionnez l’option Return to Stock .

      Le produit revient automatiquement en stock si Options d’inventaire des produits est défini sur Automatically Return Credit Memo Item to Stock. Avec Compatibilité Inventory management, l’élément revient à la source qui a envoyé l’envoi.

    • Mettez à jour le Qty to Refund, puis cliquez sur Update Qty’s.

      Éléments à rembourser {width="600" modal="regular"}

  9. Mettez à jour le Refunds Totals , comme suit :

    • Pour Refund Shipping, saisissez le montant qui doit être remboursé à partir des frais de livraison.

      Ce champ indique initialement le montant total des frais de livraison de la commande qui peut être remboursée. Il est égal au montant total de livraison de la commande, moins le montant de livraison qui a déjà été remboursé. Comme la quantité, le montant peut être réduit, mais pas augmenté.

    • Pour Adjustment Refund, saisissez une valeur à ajouter au montant total remboursé en tant que remboursement supplémentaire qui ne s’applique à aucune partie particulière de la commande (expédition, articles ou taxe). Il peut également être utilisé pour un remboursement partiel avec de l’argent virtuel, par exemple une carte-cadeau, lorsqu’un administrateur souhaite d’abord rembourser un mode de paiement non virtuel.

      Le montant saisi ne peut pas augmenter le montant total du remboursement au-delà du montant payé.

    • Pour Adjustment Fee, saisissez une valeur à soustraire du montant total remboursé.

      Ce montant n’est pas soustrait d’une section spécifique de la commande, telle que les frais d’expédition, les articles ou la taxe.

  10. Pour ajouter un commentaire, saisissez le texte dans le champ Credit Memo Comments de la boîte.

    • Pour envoyer une notification électronique au client, sélectionnez la variable Email Copy of Credit Memo .
  11. Cliquez sur Update Totals.

  12. Effectuez les opérations suivantes, le cas échéant :

    • Adobe Commerce (Adobe Commerce uniquement) Pour rembourser le montant au crédit de la boutique du client, sélectionnez la variable Refund to Store Credit .

    • Adobe Commerce B2B (Disponible avec Adobe Commerce B2B) Pour rembourser le montant au crédit de la société du client, sélectionnez la variable Refund to Company Credit .

    • Pour émettre sur un remboursement hors ligne, cliquez sur Refund Offline.

    • Pour effectuer un remboursement en ligne, cliquez sur Refund.

    • Adobe Commerce B2B (Disponible avec Adobe Commerce B2B) Si l’achat a été payé avec le crédit de la société, cliquez sur Refund to Company Credit.

    Voir Avoir pour plus d’informations sur les remboursements hors ligne et en ligne.

    Remboursement total de la commande {width="600" modal="regular"}

Émettre un remboursement hors ligne pour un chèque ou un mandat

  1. Sur le Administration barre latérale, accédez à Sales > Orders.

  2. Recherchez l’ordre renseigné dans la grille et ouvrez-le en cliquant sur le bouton View lien.

  3. Dans la barre de boutons située en haut de la page, cliquez sur Invoice.

  4. Faites défiler la page vers le bas, puis cliquez sur Submit Invoice.

  5. Dans la barre de boutons située en haut de la facture, cliquez sur Credit Memo.

    Créer une note de crédit {width="600" modal="regular"}

  6. Vérifiez les informations dans la variable Items to Refund et procédez comme suit, le cas échéant :

    Éléments à rembourser {width="600" modal="regular"}

    • Sélectionnez la variable Return to Stock si vous souhaitez renvoyer le produit renvoyé à l’inventaire.

      Lorsque Inventory management est activé, la quantité de stock revient à la source qui a envoyé l’envoi. Le produit revient automatiquement en stock si Options d’inventaire des produits est défini sur Automatically Return Credit Memo Item to Stock.

    • Mettez à jour le Qty to Refund et cliquez sur Update Qty’s.

      Le montant à créditer ne peut excéder le montant maximum disponible pour le remboursement.

  7. Mettez à jour le Refunds Totals le cas échéant :

    • Pour Refund Shipping, saisissez le montant qui doit être remboursé à partir des frais de livraison.

      Ce champ affiche initialement le montant total des frais d’expédition de la commande disponible pour le remboursement. Il est égal au montant total de livraison de la commande, moins le montant de livraison qui a déjà été remboursé. Comme la quantité, le montant peut être réduit, mais pas augmenté.

    • Pour Adjustment Refund, saisissez une valeur à ajouter au montant total remboursé en tant que remboursement supplémentaire qui ne s’applique à aucune partie particulière de la commande (expédition, articles ou taxe). Il peut également être utilisé pour un remboursement partiel avec de l’argent virtuel, par exemple une carte-cadeau, lorsqu’un administrateur souhaite d’abord rembourser un mode de paiement non virtuel.

      Le montant saisi ne peut pas augmenter le montant total du remboursement au-delà du montant payé.

    • Pour Adjustment Fee, saisissez une valeur à soustraire du montant total remboursé.

      Ce montant n’est pas soustrait d’une section spécifique de la commande, telle que les frais d’expédition, les articles ou la taxe.

    • Si l’achat a été payé avec le crédit de magasin, sélectionnez la variable Refund to Store Credit pour créditer le montant au solde du compte client.

  8. Pour ajouter un commentaire, saisissez le texte dans le champ Credit Memo Comments et procédez comme suit :

    • Pour envoyer une notification électronique au client, sélectionnez la variable Email Copy of Credit Memo .

    • Pour inclure les commentaires que vous avez saisis dans l'email, sélectionnez le Append Comments .

      L’état d’une notification de note de crédit s’affiche dans la note de crédit terminée en regard du numéro de la note de crédit.

      Totaux des remboursements {width="600" modal="regular"}

  9. Pour terminer le traitement et émettre le remboursement, cliquez sur Refund Offline.

Descriptions des champs

Order & Account Information

Champ
Description
Order Number
Le numéro de commande apparaît dans la variable Informations sur la commande et le compte, suivie d’une note indiquant si l’email de confirmation a été envoyé.
Order Date
Date et heure auxquelles la commande a été passée.
Order Status
Indique l’état de la commande comme Complete.
Purchased From
Indique la vue du site web, du magasin et du magasin où la commande a été passée.
Placed from IP
Indique l’adresse IP de l’ordinateur sur lequel la commande a été passée.

Account Information

Champ
Description
Customer Name
Nom du client ou de l’acheteur qui a passé la commande. Le nom du client est lié au profil du client.
Email
Adresse électronique du client ou de l’acheteur. L’adresse électronique est liée pour ouvrir un nouveau message électronique.
Customer Group
Nom du groupe de clients ou du catalogue partagé auquel le client est affecté.
Company Name
Adobe Commerce B2B (Disponible avec Adobe Commerce B2B) Nom de la société associée à l’acheteur et pour le compte de laquelle la commande est passée. Le nom de la société est lié au profil de la société.

Address Information

Champ
Description
Billing Address
Nom du client ou de l’acheteur qui a passé la commande, suivi de l’adresse de facturation, du numéro de téléphone et TVA, le cas échéant. Le numéro de téléphone est associé à une numérotation automatique sur un appareil mobile.
Shipping Address
Nom de la personne à l’attention de laquelle la commande doit être expédiée, suivi de l’adresse de livraison et du numéro de téléphone. Le numéro de téléphone est associé à une numérotation automatique sur un appareil mobile.

Payment & Shipping Method

Champ
Description
Payment Information
Mode de paiement à utiliser pour la commande et numéro de la commande, le cas échéant, suivi de la devise utilisée pour la commande. Si la commande est imputée au crédit de la société à l’aide de Paiement sur compte, le montant imputé au compte est indiqué.
Shipping & Handling Information
Le mode d’expédition à utiliser et les frais de gestion applicables.

Items to Refund

Champ
Description
Product
Nom du produit, SKU et options (le cas échéant).
Price
Prix d’achat de l’article. Pour Adobe Commerce B2B, cette valeur reflète toute remise appliquée à l’article à partir du catalogue partagé, le cas échéant.
Qty
La quantité commandée.
Return to Stock
Case à cocher qui indique si l’élément renvoyé doit être retourné en stock.
Qty to Refund
Indique le nombre d’unités renvoyé par le produit.
Subtotal
Le sous-total est le prix d’achat multiplié par la quantité d’unités de produit renvoyées.
Tax Amount
Montant de la taxe qui s’applique à l’élément renvoyé sous forme de valeur décimale.
Tax Percent
Pourcentage de la taxe appliquée à l’article renvoyé en pourcentage.
Discount Amount
Toute remise s’appliquant à l’article renvoyé.
Row Total
Total de l’article, y compris les taxes applicables qui sont dues pour le niveau de produit renvoyé, moins les remises.
total de commande

Credit Memo Comments

Champ
Description
Comment Text
Zone de texte utilisée pour saisir un commentaire au client au sujet de la note de crédit.

Refund Totals

Champ
Description
Refund Shipping
Le montant des frais d'expédition à rembourser.
Adjustment Refund
Montant ajouté au montant total remboursé sous la forme d’un remboursement supplémentaire qui ne s’applique à aucune partie particulière de la commande, comme les frais d’expédition, les articles ou la taxe. Le montant saisi ne peut pas augmenter le montant total du remboursement au-delà du montant payé.
Adjustment Fee
Montant soustrait du montant total remboursé, tel qu’un frais de redémarrage, ou un montant lié à l’emballage cadeau ou aux options de cadeau.
Grand Total
Montant total à rembourser
Append Comments
Case à cocher qui détermine si les commentaires sont inclus dans l’avoir.
Email Copy of Credit Memo
Case à cocher qui détermine si une copie de la note de crédit est envoyée par courrier électronique.
Refund to Store Credit
Adobe Commerce (Adobe Commerce uniquement) Case à cocher qui détermine si le total doit être remboursé à crédit de magasin.
Subtotal
Adobe Commerce B2B (Disponible avec Adobe Commerce B2B) Total de tous les éléments de ligne à rembourser.

Boutons Remboursement

Le mode de paiement utilisé pour la commande détermine les boutons de remboursement disponibles pour un avoir.

Bouton
Description
Refund
Si l'achat initial a été payé par carte de crédit via une passerelle de paiement, le montant du remboursement est géré par le responsable du traitement des paiements. Pour gérer les remboursements, consultez la documentation fournie par votre fournisseur de paiement.
Refund Offline
Si l'achat d'origine a été payé par chèque ou par mandat, le remboursement est versé directement au client, par l'émission d'un chèque, d'une carte-cadeau ou d'un liquide si vous avez une vitrine en brique et mortier. L’avoir sert d’enregistrement de la transaction hors ligne.
Refund to Company Credit
Adobe Commerce B2B (Disponible avec Adobe Commerce B2B) Si l’achat a été imputé au crédit de la société, le remboursement est renvoyé au Compte de société.

Imprimer une note de crédit

Pour imprimer ou afficher l’avoir terminé, un lecteur de PDF doit être installé. Vous pouvez télécharger Adobe Reader sans frais.

  1. Sur le Administration barre latérale, accédez à Sales > Operations>Credit Memos.

  2. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour imprimer la note de crédit :

Méthode 1 : Imprimer l’avoir actuel

  1. Dans la grille, ouvrez la note de crédit.

  2. Cliquez sur Print.

    Imprimer l’avoir {width="600" modal="regular"}

Méthode 2 : impression de plusieurs avoir

  1. Dans la liste, cochez la case de chaque note de crédit à imprimer.

  2. Définissez la variable Actions contrôler à PDF Credit Memos et cliquez sur Submit.

    Imprimer les notes de crédit sélectionnées {width="600" modal="regular"}

  3. Lorsque vous y êtes invité, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour enregistrer le document, cliquez sur Save et suivez les invites pour enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le PDF dans Adobe Reader et imprimez le document.

    • Pour afficher le document, cliquez sur Open. L’avis de crédit de PDF prêt à l’impression s’ouvre dans Adobe Reader. À partir de là, vous pouvez imprimer la note de crédit ou l’enregistrer sur votre ordinateur.

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