Créer une facture

La création d'une facture pour une commande la déplace vers un état dans lequel elle ne peut pas être annulée ni modifiée. Une nouvelle page de facture ressemble à une commande finalisée, avec des champs supplémentaires. Chaque activité liée à une commande est indiquée dans la section Commentaires de la facture.

Normalement, les commandes sont facturées et capturées lorsque le processus d’expédition commence. Si le mode de paiement est un bon de commande, ou si l’action de paiement est défini sur Authorize and Capture, la commande est facturée et le paiement est capturé pendant le passage en caisse. Vous pouvez générer une facture avec un bon de livraison et imprimer les libellés d’expédition depuis votre compte d’opérateur. Une seule commande peut être divisée en envois partiels, qui sont facturés séparément, si nécessaire.

Lorsque l’état des nouvelles commandes est défini sur Processing, l’option Facturer automatiquement tous les éléments devient disponible dans la configuration. Certains modes de paiement par carte de crédit effectuent l’étape de facturation dans le cadre du processus lorsque l’ action de paiement est définie sur Authorize and Capture. Dans ce cas, le bouton Facture n’apparaît pas et la commande est prête à être expédiée.

NOTE
Les factures ne sont pas créées automatiquement pour les commandes passées à l’aide de Gift Card, Store Credit, Reward Points ou d’autres méthodes de paiement hors ligne.

Une facture pour la commande doit être générée avant d'être imprimée. Pour afficher ou imprimer le PDF, téléchargez et installez d’abord un lecteur de PDF tel que Adobe Acrobat Reader.

Pour facturer une commande :

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Sales > Operations>Orders.

  2. Recherchez la commande client dont l’état est Processing dans la grille. Ensuite, procédez comme suit :

  3. Dans la colonne Action, cliquez sur View.

  4. Dans l’en-tête de la commande client, sélectionnez l’option Invoice .

    NOTE
    L’option Invoice ​n’apparaît pas lorsque l’ action de paiement pour votre méthode de paiementspécifique est définie sur Authorize and Capture, qui génère automatiquement une facture. C’est également le cas si la commande est passée et que l’action de paiement pour votre mode de paiement est définie sur Authorize et que la commande est facturée.

    Commande de ventes de factures

    La nouvelle page de facture ressemble à une page de commande finalisée, avec des champs supplémentaires qui peuvent être modifiés.

  5. Si les articles sont prêts à être livrés, générez un bon de livraison pour l'envoi en même temps que vous créez la facture :

    • Dans la section Informations d’expédition, cochez la case Create Shipment pour la sélectionner.

      L'enregistrement de l'expédition est créé au même moment que la facture est générée.

    • Inclure un numéro de suivi :

      • Cliquez sur Add Tracking Number.
      • Saisissez les informations de suivi : Carrier,Title et Number

      Créer une expédition Fedex

    • Vous pouvez éventuellement générer une facture partielle :

      • Dans la section Éléments à facturer, mettez à jour la colonne Qty to Invoice pour inclure uniquement des éléments spécifiques sur la facture.

      • Cliquez ensuite sur Update Qty’s.

        Éléments à facturer

  6. Si un mode de paiement en ligne a été utilisé pour la commande, définissez Amount sur l’option appropriée.

  7. Pour notifier les clients par email lors de la génération de la facture, procédez comme suit :

    • Cochez la case Email Copy of Invoice .

    • Saisissez tout Invoice Comments. Pour inclure les commentaires dans l'email de notification, cochez la case Append Comments .

  8. Une fois l’opération terminée, cliquez sur Submit Invoice en bas de la page.

    Méthode de paiement en ligne :

    Submit Invoice - online payment method

    Méthode de paiement hors ligne :

    Submit Invoice - offline payment method)

    L’état de la commande passe de Pending à Complete.

    Résumé de facture terminé