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Facturations

Last update: Mon Nov 25 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Créé pour :

  • Débutant
  • Intermédiaire
  • Administration
  • Utilisateur ou utilisatrice

Une facture est un enregistrement de l’enregistrement du paiement pour une commande. Plusieurs factures peuvent être créées pour une seule commande et chacune peut inclure autant ou autant de produits achetés que vous le spécifiez. Vous pouvez également créer des factures de PDF prêtes à l’impression comme documents de vente pour vos clients.

Sur la barre latérale Admin, accédez à Sales > Opérations > Factures pour ouvrir la grille Factures et accéder aux factures que vous avez créées.

Grille de factures {width="700" modal="regular"}

Descriptions des colonnes

Colonne
Description
Select
Cochez les cases pour que les guillemets soient soumis à une action ou utilisez le contrôle de sélection dans l’en-tête de colonne. Options : Select All / Deselect All
Invoice
Identifiant numérique unique attribué lors de l’envoi d’une facture par l’administrateur. Lors de l’affichage des détails de la facture, ce numéro s’affiche en haut de la page, au lieu du nom du guillemet.
Invoice Date
Date et heure auxquelles l’administrateur a soumis la facture pour la première fois.
Order#
Identifiant numérique unique attribué lorsqu’une commande est passée par un acheteur. Lors de l’affichage des détails de la facture, ce numéro apparaît sous la forme d’un lien dans le bloc Informations sur la commande et le compte .
Order Date
Date et heure auxquelles le client a passé une commande pour la première fois.
Bill-to Name
Nom de la personne chargée de payer la commande.
Status
Indique l’état actuel d’une facture. Le statut ne peut être modifié que par une action de la part de l'acheteur ou du vendeur.
Grand Total (Base)
Prix total des produits à acheter. Le montant total apparaît dans la devise de base du site web et dans la devise du storefront.
Grand Total (purchase)
Total général des produits achetés dans la commande. Le montant total apparaît dans la devise de base du site web et dans la devise du storefront.
Purchased From
La vue de site web/magasin/magasin à partir de laquelle la facture a été créée.
Billing Address
Adresse de facturation du client qui a passé la commande.
Shipping Address
Adresse à laquelle la commande doit être expédiée.
Customer Name
Prénom et nom du client qui reçoit la facture.
Email
Adresse électronique du client qui a reçu la facture.
Customer Group
Groupe de clients affecté au client qui a reçu la facture.
Payment Method
Mode de paiement à utiliser pour le paiement.
Shipping Information
Méthode à utiliser pour envoyer la commande.
Subtotal
Sous-total de la commande, sans frais d’expédition et de gestion, ni taxes.
Shipping and Handling
Montant imputé à l’expédition et à la manipulation.
Action
View : ouvre la facture en mode d’édition.

Créer une facture

La création d'une facture pour une commande la déplace vers un état dans lequel elle ne peut pas être annulée ni modifiée. Une nouvelle page de facture ressemble à une commande finalisée, avec des champs supplémentaires. Chaque activité liée à une commande est indiquée dans la section Commentaires de la facture.

Normalement, les commandes sont facturées et capturées lorsque le processus d’expédition commence. Si le mode de paiement est un bon de commande, ou si l’action de paiement est défini sur Authorize and Capture, la commande est facturée et le paiement est capturé pendant le passage en caisse. Vous pouvez générer une facture avec un bon de livraison et imprimer les libellés d’expédition depuis votre compte d’opérateur. Une seule commande peut être divisée en envois partiels, qui sont facturés séparément, si nécessaire.

Lorsque l’état des nouvelles commandes est défini sur Processing, l’option Facturer automatiquement tous les éléments devient disponible dans la configuration. Certains modes de paiement par carte de crédit effectuent l’étape de facturation dans le cadre du processus lorsque l’ action de paiement est définie sur Authorize and Capture. Dans ce cas, le bouton Facture n’apparaît pas et la commande est prête à être expédiée.

NOTE
Les factures ne sont pas créées automatiquement pour les commandes passées à l’aide de Gift Card, Store Credit, Reward Points ou d’autres méthodes de paiement hors ligne.

Une facture pour la commande doit être générée avant d'être imprimée. Pour afficher ou imprimer le PDF, téléchargez et installez d’abord un lecteur de PDF tel que Adobe Acrobat Reader.

Pour facturer une commande :

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Sales > Operations>Orders.

  2. Recherchez la commande client dont l’état est Processing dans la grille. Ensuite, procédez comme suit :

  3. Dans la colonne Action, cliquez sur View.

  4. Dans l’en-tête de la commande client, sélectionnez l’option Invoice .

    note note
    NOTE
    L’option Invoice ​n’apparaît pas lorsque l’ action de paiement pour votre méthode de paiementspécifique est définie sur Authorize and Capture, qui génère automatiquement une facture. C’est également le cas si la commande est passée et que l’action de paiement pour votre mode de paiement est définie sur Authorize et que la commande est facturée.

    Commande de ventes de factures {width="700" modal="regular"}

    La nouvelle page de facture ressemble à une page de commande finalisée, avec des champs supplémentaires qui peuvent être modifiés.

  5. Si les articles sont prêts à être livrés, générez un bon de livraison pour l'envoi en même temps que vous créez la facture :

    • Dans la section Informations d’expédition, cochez la case Create Shipment pour la sélectionner.

      L'enregistrement de l'expédition est créé au même moment que la facture est générée.

    • Inclure un numéro de suivi :

      • Cliquez sur Add Tracking Number.
      • Saisissez les informations de suivi : Carrier,Title et Number

      Créer une expédition Fedex {width="600" modal="regular"}

    • Vous pouvez éventuellement générer une facture partielle :

      • Dans la section Éléments à facturer, mettez à jour la colonne Qty to Invoice pour inclure uniquement des éléments spécifiques sur la facture.

      • Cliquez ensuite sur Update Qty’s.

        Éléments à facturer {width="600" modal="regular"}

  6. Si un mode de paiement en ligne a été utilisé pour la commande, définissez Amount sur l’option appropriée.

  7. Pour notifier les clients par email lors de la génération de la facture, procédez comme suit :

    • Cochez la case Email Copy of Invoice .

    • Saisissez tout Invoice Comments. Pour inclure les commentaires dans l'email de notification, cochez la case Append Comments .

  8. Une fois l’opération terminée, cliquez sur Submit Invoice en bas de la page.

    Méthode de paiement en ligne :

    Submit Invoice - online payment method {width="600" modal="regular"}

    Méthode de paiement hors ligne :

    Submit Invoice - offline payment method) {width="600" modal="regular"}

    L’état de la commande passe de Pending à Complete.

    Résumé de facture terminé {width="600" modal="regular"}

Imprimer les factures

Les factures peuvent être imprimées individuellement ou par lots. Toutefois, avant qu'une facture puisse être imprimée, elle doit d'abord être générée pour la commande. Vous pouvez télécharger un logo haute résolution pour une facture de PDF prête à être imprimée et inclure l’ID de commande dans l’en-tête . Pour personnaliser le modèle de facture avec votre logo et votre adresse, voir Conditions requises du logo du PDF.

NOTE
Pour afficher ou imprimer le PDF, vous devez disposer d’un lecteur de PDF. Vous pouvez télécharger [Adobe Reader][1] gratuitement.

Imprimer une seule facture

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Sales > Operations>Invoices.

  2. Dans la grille Invoices, recherchez la facture et cliquez sur View ​dans la colonne_ Action _.

  3. En haut de la facture, cliquez sur Print pour générer un PDF de la facture.

  4. Enregistrez le PDF généré dans un fichier ou imprimez-le.

Imprimer plusieurs factures

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Sales > Operations>Invoices.

  2. Dans la grille Invoices, cochez la case pour chaque facture à imprimer.

  3. Définissez le contrôle Actions sur PDF Invoices.

    Imprimer plusieurs factures {width="600" modal="regular"}

Les factures sont enregistrées dans un seul fichier de PDF qui peut être envoyé vers une imprimante ou enregistré.

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