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Négocier une citation

Last update: Wed Oct 30 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
  • Rubriques :
  • B2B

Créé pour :

  • Débutant
  • Intermédiaire
  • Administration
  • Leader
  • Utilisateur ou utilisatrice

Si les devis B2B sont activés dans la configuration, la négociation des prix peut être initiée par un acheteur autorisé d’une société ou d’un représentant commercial.

Les acheteurs lancent le processus de négociation des prix en demandant un devis🔗 auprès du panier. Les représentants commerciaux peuvent lancer des négociations en créant un projet de devis pour un acheteur, en mettant à jour le devis avec les articles de commande et le prix initiaux, puis en l’envoyant à l’acheteur.

Lorsque la négociation des prix démarre, les guillemets sont répertoriés dans la grille Quotes. Toutes les négociations entre l'acheteur et le vendeur se font par email, et sont initiées et suivies depuis le détail du devis.

Au cours du processus de négociation, le vendeur peut effectuer les opérations suivantes auprès de l’administrateur :

  • Ajout ou suppression de produits
  • Modifier la quantité
  • Appliquez une remise aux éléments de ligne ou à l’ensemble du guillemet
  • Ajouter ou modifier le mode de livraison
  • Ajouter des commentaires
  • Envoyer le devis mis à jour à l’acheteur ou enregistrer en tant que brouillon

Les acheteurs gèrent le processus de négociation des devis à partir du storefront à l’aide de My Quotes. Bien que le devis soit ouvert pour révision, son statut dans le compte de l’acheteur est défini sur Pending. L'acheteur peut modifier et soumettre à nouveau le devis même s'il a été refusé ou s'il a expiré.

Étape 1 : afficher la requête

  1. Dans la barre latérale Admin, accédez à Sales > Quotes.

    La nouvelle requête apparaît dans la grille Quotes.

  2. Dans la colonne Actions, cliquez sur View.

    Nouvelle citation {width="700" modal="regular"}

Etape 2 : modifier le guillemet

  1. Sous Quote & Account Information, cliquez sur l'icône_ Calendrier _( Icône Calendrier ).

    Informations sur les devis et les comptes {width="575" modal="regular"}

  2. Sélectionnez un Expiration Date pour le guillemet.

  3. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Quote Totals ​et mettez à jour Negotiated Price ​si nécessaire.

    Mettre à jour le prix négocié {width="600" modal="regular"}

    Si l’acheteur modifie la quantité d’articles du devis, un avis s’affiche en haut du devis, indiquant que la liste des articles a changé et que le prix négocié doit être mis à jour.

    Avis de changement de devis {width="600" modal="regular"}

Ajouter de nouveaux produits au devis

  1. Cliquez sur Add Products by SKU.

  2. Saisissez les SKU et Qty à ajouter.

    Ajouter à la citation par SKU {width="600" modal="regular"}

Application des mises à jour des éléments de ligne

Appliquez les modifications d’élément de ligne dans la section Items Quoted ​si nécessaire.

Appliquer les mises à jour des éléments de ligne {width="600" modal="regular"}

  • Modifiez le Quantity qui doit être acheté au prix proposé.

  • Sélectionnez Configure et modifiez les options du produit.

    L’option Configure n’est disponible que sur une ligne pour un produit configurable.

  • Dans le menu Action, sélectionnez une action pour mettre à jour l’élément :

    • Article de réduction pour appliquer une remise sous forme de pourcentage, de montant fixe ou de prix préférentiels.
      Vous pouvez éventuellement verrouiller le montant de la remise pour éviter toute remise supplémentaire. Si la remise n'est pas verrouillée,
      la remise d’article et toute remise de niveau de prix sont appliquées au prix du produit.
    • Laissez une note à l’acheteur pour fournir à l’acheteur des informations supplémentaires sur un article.
    • Supprimer pour supprimer un élément du guillemet.

Appliquer les modifications et les mettre à jour

  • Pour appliquer des modifications, cliquez sur Add to Quote.

  • Pour mettre à jour le guillemet, cliquez sur Recalculate the Quote.

  • Pour appliquer les modifications et mettre à jour le devis au catalogue partagé et aux règles de prix, cliquez sur Update Prices, puis sur Proceed pour confirmer la mise à jour.

    Éléments Cités {width="600" modal="regular"}

Mise à jour des informations d’expédition

  1. Si l’acheteur inclut une adresse Ship To dans le devis, cliquez sur Get shipping methods and rates.

  2. Choisissez un mode de livraison parmi les options disponibles.

  3. Saisissez un Proposed Shipping Price.

    Les Quote Totals ​sont mis à jour pour prendre en compte le prix d’expédition proposé.

Joindre un document de prise en charge

  1. Sous la zone Ajouter votre commentaire, cliquez sur Attach file.

    Par défaut, les fichiers joints peuvent atteindre 2 Mo dans n’importe quel format de fichier suivant : DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, JPG ou JPEG, PNG.

  2. Sélectionnez le fichier dans votre répertoire.

Étape 3 : mettre à jour les informations au niveau du devis et envoyer votre réponse

  1. Dans la section Negotiation ​de l'onglet​ Comments, saisissez votre réponse dans la section Add your comment .

  2. Pour inclure un document de prise en charge, cliquez sur Attach file et sélectionnez le fichier dans votre répertoire.

    La taille de fichier maximale autorisée pour les pièces jointes est de 2 Mo.

  3. Pour appliquer une remise au devis :

    • Sous Quote Totals ​de la section​ Negotiated Price, sélectionnez l’un des types de remise suivants :

      • Percentage Discount : une remise en pourcentage réduit le prix d’origine d’un pourcentage spécifique.
      • Amount Discount : une remise sur un montant applique une réduction de prix fixe.
      • Proposed Price : une remise de prix proposée définit le prix final sur un montant spécifique, quel que soit le prix d’origine.

    • Saisissez le montant en pourcentage ou en prix forfaitaire.

      Commentaires sur la négociation {width="600" modal="regular"}

    • Vous pouvez appliquer des remises à chaque ligne ou au devis dans son ensemble :

      • Remises sur les articles de ligne : les remises sur les articles de ligne sont appliquées à des articles individuels dans le panier. La remise peut être de type percentage, amount ou proposed price.
      • Remises au niveau du panier : les remises au niveau du panier s’appliquent à l’ensemble du panier. La remise peut être soit une percentage, soit une amount spécifique et elle est appliquée à la valeur totale du panier.
      • Combinaison de remises sur le panier et les articles : dans certains cas, des remises peuvent être appliquées au niveau du panier et de l’article. La remise sur les articles est appliquée en premier, suivie de la remise au niveau du panier sur le total restant.

  4. Envoyez ou enregistrez le guillemet :

    • Si le devis est prêt à être renvoyé à l’acheteur, cliquez sur Send.

    • Pour continuer à travailler ultérieurement sur la citation, cliquez sur Save as Draft.

NOTE
Lors de la négociation de la citation, les remises peuvent être verrouillées afin d'éviter d'autres modifications. Une fois qu’un guillemet est verrouillé, ni le type de remise ni le montant ne peuvent être modifiés sans déverrouiller le guillemet en premier. Ce mécanisme de verrouillage garantit que les conditions convenues entre le représentant commercial et l'acheteur sont préservées.

Étape 4 : suivre une citation

Lorsque vous envoyez un devis, le système informe à la fois l’acheteur et le représentant commercial qui gère le compte de la société. L'email inclut un lien vers le devis dans le compte de l'acheteur et la date d'expiration du devis. A tout moment dans la négociation, l'acheteur peut effectuer l'une des opérations suivantes :

  • Acceptez le devis négocié et effectuez l’achat.
  • Envoyez une réponse avec une offre de compteur et continuez la négociation.
  • Termine la négociation.

Pour contrôler sa position dans le workflow, vérifiez votre email et l'état du guillemet dans la grille. Vous pouvez poursuivre le processus de négociation aussi longtemps que nécessaire.

Barre de boutons

Bouton
Description
Back
Renvoie à la page Quotes ​sans enregistrer les modifications.
Print
Envoie le guillemet à une imprimante ou l’enregistre sous la forme d’un fichier de PDF.
Create Copy
Crée et ouvre une copie du guillemet actuel avec (copy) ajouté au nom d’origine. Renommez le nouveau guillemet en modifiant le champ Name. Traitez le nouveau guillemet en l’enregistrant en tant que brouillon ou en l’envoyant au client.
Créer un modèle
Créez un modèle de devis basé sur le guillemet actuel. Les modèles de devis rationnalisent la négociation des devis en permettant aux acheteurs et aux vendeurs de se mettre d'accord sur les termes du contrat et des prix qui peuvent être appliqués à plusieurs devis. . Sur accord, l’acheteur peut générer un devis prévalidé et lié à partir du modèle pour les commandes ultérieures au lieu de redémarrer le processus de demande de devis (RFQ).
Save as Draft
Enregistrez les modifications apportées au devis, mais ne le renvoyez pas à l’acheteur.
Decline
Refusent de négocier les prix, soit lors de l'enquête initiale, soit pendant les négociations en cours. Lorsqu'une citation est refusée, le vendeur doit ajouter un commentaire pour expliquer la décision. Lorsqu’un guillemet est refusé, tous les prix négociés sont réinitialisés aux valeurs d’origine. Ce bouton est désactivé lorsque le vendeur attend une réponse de l'acheteur.
Send
Envoie la citation mise à jour comme réponse à l'enquête de l'acheteur. Ce bouton est désactivé si le vendeur attend une réponse de l'acheteur.

Descriptions des champs

Les informations et fonctions des citations dans l’administration sont organisées dans les sections suivantes.

Quote & Account Information

Champ
Description
Name
Nom attribué à une demande de devis par l’acheteur.
Status
Indique l’état actuel du guillemet. Le statut d'un devis ne peut être modifié que par une action de la part de l'acheteur ou du vendeur. Voir aussi les Paramètres d'état de l'administrateur et le compte de l'acheteur.
Created
Date et heure auxquelles l’acheteur a d’abord soumis la demande de devis.
Created By
Prénom et nom de l’acheteur de la société qui a soumis la demande de devis.
Expiration Date
Indique le dernier jour de validité du guillemet actuel. La date d’expiration par défaut est définie dans la configuration sur 30 jours après l’envoi par un acheteur d’une demande de devis.

Le vendeur peut remplacer la date d’expiration par défaut en saisissant une autre date (MMM JJ AAAA ) ou en choisissant une autre dans le calendrier. Le guillemet n’expire jamais si le champ est laissé vide.

Pour les devis ouverts, le vendeur reçoit une notification par e-mail 48 heures avant l’expiration programmée du devis. Les acheteurs sont avertis 24 heures avant la date d'expiration.

Le statut du devis passe à Expiré et l’acheteur ne peut pas apporter d’autres modifications au devis. Les prix proposés dans le devis reviennent aux valeurs originales du catalogue.

Si un guillemet est ouvert pour révision par le vendeur lorsque le guillemet est défini pour expirer, la date d’expiration est réinitialisée selon la plage définie dans la configuration.

La Date d’expiration est le seul champ de la section Devis et compte qui peut être modifié pendant le processus de révision.
Company
Nom légal de la société que l’acheteur représente.
Company Admin Email
Adresse électronique de l’administrateur de la société .
Sales Rep
représentant commercial qui travaille pour le vendeur et est le contact principal affecté au compte de la société.
Shared Catalog (or Customer Group)
Le catalogue partagé ou le groupe de clients auquel la société est affectée. Le devis peut inclure des prix personnalisés du catalogue partagé affecté à la société.

Add to Quote by SKU

Champ
Description
Enter SKU
SKU du produit à ajouter au guillemet.
Qty
Nombre d’éléments de ce SKU à ajouter au guillemet.
Add to Quote
Ajoute la quantité de produit spécifiée au guillemet.

Items Quoted

Champ
Description
Name & SKU
Nom du produit et unité de gestion des stocks associés (SKU).
Stock
Nombre de produits sous ce SKU qui sont actuellement disponibles à la vente.
Cost
Montant que le vendeur a payé pour acheter le produit.
Catalog Price
Prix du produit dans le catalogue de l’acheteur, en fonction du groupe de clients ou du catalogue partagé affecté à la société de l’acheteur.
Cart Price
Prix d’origine de l’article dans le panier, moins les remises appliquées au panier. Le prix du panier peut différer du prix du catalogue s’il existe des remises ou des règles de panier qui s’appliquent au groupe de clients de l’acheteur.
Discount
La remise d’article appliquée à l’article. La valeur peut être un pourcentage, un montant fixe ou un prix proposé.
Qty
Le nombre d’unités de ce SKU qui est la base du prix cité. Seul un nombre positif supérieur à zéro peut être saisi. Si vous souhaitez définir la quantité sur zéro, supprimez l’élément de ligne du guillemet.
Subtotal
Le prix proposé multiplié par la quantité d'articles commandés.
Estimated Tax
Montant de la taxe estimée pour cet élément de ligne, selon le paramétrage. Selon les paramètres de calcul de la taxe, la taxe estimée peut être basée sur l’une des valeurs suivantes : Prix unitaire / Total ligne / Total
Subtotal (Incl./Excl. Tax)
Selon le paramétrage, cette colonne peut afficher le sous-total avec ou sans estimation des taxes.
Action

Menu de sélection des opérations pouvant être appliquées à un élément de ligne :

  • Discount item
  • Leave a note to Buyer
  • Remove an item from the quote

.

Configure
Permet de modifier les options d’un produit configurable.
Update Prices
Met à jour le devis avec les dernières modifications du catalogue partagé et des règles de prix.
Recalculate Quote
Recalcule tous les prix, règles de prix du panier et taxes pour tenir compte des modifications apportées au devis.

Shipping Information

Champ
Description
Shipping Address
Affiche l’adresse de livraison spécifiée dans le compte de l’acheteur. L’adresse de livraison est vide si l’acheteur n’a pas spécifié d’adresse avant de soumettre la demande.
Shipping Method & Price
Le lien Obtenir les méthodes et taux d’expédition s’affiche si l’acheteur inclut une adresse Ship To dans le devis.

Negotiation

Champ
Description
Comments
L'onglet Commentaires de la section Négociation permet de saisir un message à l'acheteur au sujet du devis.
Add your comment- Les commentaires sont utilisés pour communiquer avec l’acheteur pendant le processus de négociation. Utilisez les commentaires pour expliquer les remises proposées dans le devis, ou la raison pour laquelle une demande de devis est refusée.
Attach file - La taille de fichier maximale et les types de fichiers pris en charge pour les fichiers joints sont déterminés par la configuration. Par défaut, un fichier joint peut contenir jusqu’à 2 Mo et l’un des types de fichiers suivants : DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, JPG ou JPEG, PNG.
History Log
Cet onglet affiche un historique complet du guillemet avec les dates, l’état et les commentaires.

Quote Totals

Champ
Description
Total Cost
Le coût total pour le vendeur des articles inclus dans le devis.
Catalog Total Price (Incl./Excl. Tax)
Prix total des articles du devis, sans taxe, selon les prix du catalogue partagé ou du catalogue principal utilisé comme base du devis. Développez la section pour afficher les valeurs utilisées dans le calcul, en fonction du paramètre Afficher le sous-total de la configuration. Options :
Subtotal (Excl. Tax)- Prix total du catalogue sans taxe estimée.
Subtotal (Incl. Tax) - Prix total du catalogue sans taxe estimée.
Estimated Tax- Montant de la taxe estimée s’appliquer au prix total du catalogue.
Prix négocié

La remise proposée à l'acheteur peut être basée sur l'un des éléments suivants :
Percentage Discount- La remise en pourcentage.
Amount Discount - La remise sous la forme d’un montant fixe.
Proposed Price- Prix proposé par le vendeur.

Si tous les articles du guillemet ont une remise verrouillée, la section Negotiated Price est désactivée car aucune remise supplémentaire ne peut être appliquée.

Si un produit comporte une remise d’article qui n’est pas verrouillée, la remise d’article et la remise de niveau du devis sont appliquées au prix du produit.

Quote Subtotal (Incl./Excl. Tax)
Le prix total proposé pour chaque ligne du devis, avec ou sans taxe, selon les paramètres calcul de la taxe de la configuration.
Shipping & Handling
Montant saisi par le vendeur dans le champ Prix de livraison proposé de la section Informations sur la livraison du devis. Si ce champ est vide, le montant est basé sur le mode de livraison sélectionné.
Estimated Tax
Montant de la taxe qui est estimé à payer, comme spécifié dans la configuration paramètres d'affichage.
Quote Grand Total (Incl. Tax)
Le total final au bas du devis qui inclut le prix négocié, la taxe estimée et les frais d’expédition et de gestion proposés.
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