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Gestion des comptes d’entreprise

Last update: Sun Jul 14 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Créé pour :

  • Débutant
  • Intermédiaire
  • Administration
  • Leader
  • Utilisateur ou utilisatrice

La page Companies ​répertorie tous les comptes d’entreprise en cours, quel que soit leur état. Toutes les demandes en attente d’approbation apparaissent en haut de la liste. Les contrôles standard sur le lieu de travail peuvent être utilisés pour filtrer la liste, modifier la disposition des colonnes, enregistrer des vues ou exporter des données.

Le contrôle Actions ​situé au-dessus de la grille peut être utilisé pour appliquer une action à plusieurs enregistrements d’entreprise. Par exemple, plutôt que d’approuver chaque demande d’entreprise, vous pouvez sélectionner plusieurs demandes et activer les comptes en une seule action. Les actions disponibles dépendent des autorisations pour le rôle attribué à votre compte utilisateur d’administrateur.

Utilisez la fonction Search ​pour rechercher des sociétés dans la grille Entreprises ​par mot-clé. La recherche indexe les mots-clés des colonnes Nom de la société ​et Parent. Vous pouvez filtrer par Type de société ​pour n’afficher que les sociétés seules, les sociétés mères ou uniquement les sociétés enfants.

Grille d’entreprises {width="700" modal="regular"}

Ressources relatives aux rôles de l’entreprise

Les paramètres Role Resources déterminent la capacité à :

  • Ajout d’une société
  • Suppression d’une société
  • Appliquer le remboursement du solde
  • Affichage des entreprises

Ces ressources de rôle doivent être définies pour le rôle d’utilisateur attribué pour le compte d’utilisateur administrateur.

Application d’une action

Les actions suivantes peuvent être appliquées à un ou plusieurs enregistrements.

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Customers > Companies.

  2. Dans la première colonne de la grille, cochez la case de chaque enregistrement que vous souhaitez mettre à jour et suivez les instructions de l'action que vous souhaitez appliquer :

Activation des comptes d’entreprise

  1. Dans la commande Actions, sélectionnez Set Active.

  2. Lorsque vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur OK.

Définir actif/inactif

Les clients disposant de comptes inactifs ne peuvent pas se connecter ou effectuer des achats sur leur compte. Il existe deux méthodes pour définir un compte client comme actif ou inactif :

Méthode 1 : à partir de la grille Clients

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Customers > Tous les clients.

  2. Dans le menu Actions, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Active
    • Inactive

  3. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez OK pour appliquer la modification.

Méthode 2 : à partir de la page de modification du compte

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Customers > Tous les clients.

  2. Dans la grille, recherchez l’enregistrement du client à modifier.

  3. Dans la colonne Actions à l’extrême droite, sélectionnez Modifier.

  4. Sélectionnez l’onglet Informations sur le compte.

  5. Définissez Customer Active sur Yes ou No.

  6. Cliquez sur Enregistrer le client.

Bloquer les comptes d’entreprise

Les utilisateurs associés à un compte de société bloqué peuvent se connecter et accéder au catalogue, mais ne peuvent pas effectuer d’achats. Une société dont le compte n’est pas en règle peut être temporairement bloquée jusqu’à ce que l’affaire soit résolue.

  1. Dans la commande Actions, sélectionnez Block.

  2. Lorsque vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur OK.

Suppression de comptes d’entreprise

Les comptes d’entreprise supprimés ne peuvent pas être restaurés. L’état des comptes d’utilisateurs associés à l’entreprise est défini sur Inactive et l’ID de société est supprimé des profils des comptes d’utilisateurs. Les informations sur l’activité et les transactions de la société sont conservées dans le système.

  1. Dans la commande Actions, sélectionnez Delete.

  2. Lorsque vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur OK.

Convertir la devise de crédit

Le crédit figurant dans les comptes des sociétés sélectionnées est converti au taux actuel de la devise sélectionnée.

  1. Dans la commande Actions, sélectionnez Convert Currency.

  2. Lorsque vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur OK.

  3. Sélectionnez le Credit Currency à utiliser pour les comptes d’entreprise sélectionnés.

    Les montants sont recalculés en fonction des taux de conversion actuels, le cas échéant. Si elle n’est pas disponible, vous pouvez saisir manuellement des taux de conversion personnalisés. Le système affiche autant de calculs de conversion que nécessaire pour la devise de crédit utilisée par les sociétés sélectionnées.

  4. Cliquez sur Proceed pour terminer la conversion.

Modification d’un compte d’entreprise

Méthode 1 : Modification rapide

  1. Dans la première colonne, cochez la case du compte de la société à éditer.

  2. Dans la commande Actions, sélectionnez Edit.

    Chaque valeur pouvant être mise à jour apparaît dans une zone de texte.

    Modification rapide pour un compte d’entreprise {width="700" modal="regular"}

  3. Mettez à jour l’une des valeurs suivantes si nécessaire :

    • Company Name

    • Company Email

    • Phone Number

  4. Cliquez sur Save.

Méthode 2 : Modification complète

  1. Dans la grille, recherchez l’enregistrement de la société à éditer.

  2. Sélectionnez Edit dans la colonne Action.

  3. Apportez les modifications nécessaires aux informations de l’entreprise.

Pour consulter la description des champs, voir Création d’un compte d’entreprise.

  1. Une fois l’opération terminée, cliquez sur Save.

Attribution d’un représentant commercial

Le représentant commercial est un utilisateur administrateur qui se voit attribuer le rôle de point de contact d’un compte de société et qui reçoit tous les messages électroniques automatisés liés à la société. Un seul représentant commercial peut être affecté par compte de société, mais un seul représentant commercial peut gérer plusieurs comptes de société. Le compte d’utilisateur administrateur par défaut est attribué en tant que représentant commercial, sauf si un autre utilisateur administrateur est affecté.

Le nom et l’adresse électronique du représentant commercial affecté sont visibles par les membres de la société à partir de la page du compte et des devis de la société.

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Customers > Companies.

  2. Recherchez l’entreprise dans la grille et ouvrez-la en mode d’édition.

  3. Définissez Sales Representative sur l’utilisateur administrateur que vous souhaitez affecter comme point de contact de la société.

  4. Une fois l’opération terminée, cliquez sur Save.

    Le représentant commercial affecté reçoit une notification par courrier électronique de l’affectation.

Mise à jour d’un profil d’entreprise

Le profil de l’entreprise peut être conservé à partir du storefront par l’administrateur de l’entreprise, ainsi que depuis l’administrateur par un administrateur de magasin.

Profil de la société {width="700" modal="regular"}

  1. Sur la barre latérale Admin, accédez à Customers > Companies.

  2. Recherchez l’entreprise dans la grille et cliquez sur Edit dans la colonne Action.

  3. Mettez à jour les valeurs de champ dans chaque section selon les besoins à l’aide des descriptions de champ à titre de référence.

  4. Une fois l’opération terminée, cliquez sur Save.

Démonstration du compte de la société

Pour en savoir plus sur la gestion des comptes d’entreprise, regardez cette vidéo :

https://video.tv.adobe.com/v/3410771?quality=12&captions=fre_fr

Gestion des entreprises

[1.5.0-beta]{class="badge informative" title="Disponible uniquement pour les participants au programme Beta"}

Une fois une société créée, les utilisateurs administrateurs disposant des autorisations appropriées peuvent utiliser la section Company Hierarchy pour créer une organisation de société mère en modifiant la société mère désignée et en affectant les sociétés associées.

Si une société a été ajoutée à une hiérarchie, la grille Company Hierarchy affiche la société mère et toutes les sociétés affectées dans la grille.

Voir Gérer la hiérarchie de l’entreprise pour plus d’informations.

Options et colonnes de l’entreprise

Les sections suivantes contiennent une référence pour les actions, options et informations affichées disponibles pour la gestion des comptes d’entreprise.

Options de contrôle des actions

Option
Description
Set Active
Définit l’état de tous les enregistrements d’entreprise sélectionnés sur Active. Les administrateurs d’entreprise reçoivent des instructions pour définir leurs mots de passe afin qu’ils puissent accéder à leurs comptes et gérer leurs entreprises à partir du storefront.
Block
Limite les comptes d’entreprise qui ne sont pas en règle, tout en préservant le compte. Les membres de la société peuvent se connecter et accéder au catalogue, mais ils ne peuvent pas passer de commandes pour le compte de la société.
Delete
Supprime les comptes d’entreprise sélectionnés. L’état des comptes d’utilisateurs associés à une société supprimée est défini sur Inactive et l’ID de société est supprimé des profils des comptes d’utilisateurs. Les informations sur l’activité et les transactions de la société sont conservées dans le système.
Edit
Permet de modifier certaines valeurs de l’enregistrement d’entreprise sélectionné à partir de la grille. Par défaut, les valeurs Nom de la société, Adresse électronique de la société et Numéro de téléphone sont disponibles pour modification rapide.
Convert Credit
Convertit le crédit sur compte des sociétés sélectionnées en fonction des taux de la monnaie spécifiée.

Descriptions des colonnes

Disposition des colonnes par défaut

Colonne
Description
Select
Les cases à cocher utilisées pour sélectionner les enregistrements d’entreprise qui doivent faire l’objet d’une action ou utiliser le contrôle de sélection dans l’en-tête de colonne pour sélectionner/désélectionner tout.
ID
Identifiant numérique unique attribué lors de l’envoi de la demande de création d’une société.
Company Name
Le nom de la société est saisi lors de la création du compte de la société et peut être une version abrégée du nom légal complet.
Company Type
Type de company. Options :
Company- Par défaut, de nouvelles entreprises sont créées en tant que sociétés uniques.
Parent - La société est une société mère d’autres sociétés.
Child- Cette société est liée à une société mère.
Parent
Affiche la société mère pour cette ligne de société spécifique.
Company Email
Adresse électronique associée au compte de la société.
Phone Number
Numéro de téléphone principal de la société.
Country
Le pays dans lequel la société est enregistrée pour mener une activité commerciale.
State Province
État ou province dans lequel l’entreprise est enregistrée pour exercer une activité commerciale.
City
Ville dans laquelle l’entreprise est enregistrée pour faire des affaires.
Group/Shared Catalog
Le nom de la colonne varie selon que le catalogue partagé est activé ou non dans la configuration. Options :
Customer Group- Si le catalogue partagé n’est pas activé dans la configuration, indique le nom du groupe de clients auquel appartient l’entreprise.
Shared Catalog - Si le catalogue partagé est activé dans la configuration, indique le nom du catalogue partagé attribué au client.
Outstanding Balance
Le solde impayé sur le compte de la société. la colonne est vide si la société n’a pas d’historique de crédit et que sa limite de crédit est zéro.
Company Admin
Prénom et nom de l’administrateur de la société.
Job Title
Fonction de l’administrateur de l’entreprise.
Email
Adresse électronique de l’administrateur de la société.
Action
Edit - Ouvre le compte de la société en mode d’édition.

Colonnes supplémentaires

Les colonnes suivantes sont disponibles en modifiant la mise en page des colonnes de la grille.

Colonne
Description
Company Legal Name
Nom légal complet de la société.
Street Address
Adresse de la rue où l’entreprise est enregistrée pour faire des affaires.
ZIP
Code postal où l’entreprise est enregistrée pour exercer ses activités.
Reseller ID
Numéro de revente attribué à la société à des fins de déclaration fiscale.
VAT/TAX ID
Numéro de la taxe sur la valeur ajoutée qui est attribué à la société par certaines juridictions à des fins de déclaration fiscale. Pour configurer l’ID de TVA/TAX du client pour qu’il s’affiche dans le storefront, voir Créer des options de compte.
Credit Limit
Limite de crédit étendue au compte de la société.
Credit Currency
Devise acceptée par le magasin pour les achats à crédit de la société.
Status
Indique le statut du compte de la société. Options :
Active- Le compte de la société est approuvé par l’administrateur du magasin. L’administrateur de la société et les membres associés peuvent se connecter au compte à partir du storefront et effectuer des achats.
Pending Approval - Une demande d’ouverture d’un compte de société a été envoyée, mais n’est pas encore approuvée par l’administrateur du magasin.
Rejected- Une demande d’ouverture d’un compte de société a été envoyée, mais n’a pas été approuvée par l’administrateur du magasin. Les informations de connexion initiales utilisées pour envoyer la demande sont bloquées.
Blocked - Les membres de la société peuvent se connecter et accéder au catalogue, mais ne peuvent pas effectuer d’achats. L’administrateur du magasin peut bloquer un compte d’entreprise qui n’est pas en règle. Le bloc du compte peut être supprimé à tout moment par l’administrateur du magasin.
Gender
Genre de l’administrateur de l’entreprise. Options : homme/femme/non spécifié
Comment
Remarques sur le compte de l’entreprise à titre de référence et visibles uniquement par l’administrateur.

Barre de boutons

Bouton
Description
Back
Renvoie à la page Entreprises sans enregistrer les modifications.
Login as Customer
Permet à un utilisateur administrateur de se connecter au storefront en tant que client et de l’aider dans ses commandes.
Delete Company
Supprime le compte de la société. L’état des comptes d’utilisateurs associés à l’entreprise est défini sur Inactive et l’ID de société est supprimé des profils des comptes d’utilisateurs. Les informations sur l’activité et les transactions de la société sont conservées dans le système.
Reset
Restaure les valeurs d’origine dans tous les champs avec des modifications non enregistrées.
Reimburse Balance
Permet à l'administrateur de rembourser le solde du crédit de magasin, référencé par le numéro du bon de commande.
Save
Enregistre les modifications apportées à l’entreprise et conserve le profil ouvert.
Save & Close
Enregistre les modifications apportées à l’entreprise et ferme le profil.

Descriptions des champs

Champ
Description
Company Name
Le nom de la société est saisi lors de la création du compte de la société et peut être une version abrégée du nom légal complet.
Status
Indique le statut du compte de la société. Options :
Active- Le compte de la société est approuvé par l’administrateur du magasin. L’administrateur de la société et les membres associés peuvent se connecter au compte à partir du storefront et effectuer des achats.
Pending Approval - Une demande d’ouverture d’un compte de société a été envoyée, mais n’est pas encore approuvée par l’administrateur du magasin.
Rejected- Une demande d’ouverture d’un compte de société a été envoyée, mais n’a pas été approuvée par l’administrateur du magasin. Les informations de connexion initiales utilisées pour envoyer la demande sont bloquées.
Blocked - Les membres de la société peuvent se connecter et accéder au catalogue, mais ne peuvent pas effectuer d’achats. L’administrateur du magasin peut bloquer un compte d’entreprise qui n’est pas en règle. Le bloc du compte peut être supprimé à tout moment par l’administrateur du magasin.
Company Email
Adresse électronique associée au compte de la société.
Sales Representative
Utilisateur administrateur qui est le contact principal pour le compte de la société.

Account Information

Champ
Description
Company Legal Name
Nom légal complet de la société.
VAT / TAX ID
Numéro de taxe ou de taxe sur la valeur ajoutée attribué à la société à des fins de déclaration fiscale.
Reseller ID
Numéro de revente attribué à la société à des fins de déclaration fiscale.
Comment
Ces notes sur le compte de la société sont à titre de référence et ne sont visibles que par l’administrateur.
Legal Address
Street Address
Adresse de la rue où l’entreprise est enregistrée pour faire des affaires.
City
Ville dans laquelle l’entreprise est enregistrée pour faire des affaires.
Country
Le pays dans lequel la société est enregistrée pour mener une activité commerciale.
State/Province
État ou province dans lequel l’entreprise est enregistrée pour exercer une activité commerciale.
ZIP/Postal Code
Code postal où l’entreprise est enregistrée pour exercer ses activités.
Phone Number
Numéro de téléphone principal de la société.

Company Hierarchy

[1.5.0-beta]{class="badge informative" title="Disponible uniquement pour les participants au programme Beta"}

Colonnes
Description
Company ID
Numéro d’ID de la société.
Company Name
Nom complet de la société.
Un current company indicator apparaît dans la ligne de l’entreprise en cours de modification.
Company Email
Adresse électronique associée au compte de la société.
Phone Number
Numéro de téléphone principal de la société.
State/Province
État ou province dans lequel l’entreprise est enregistrée pour exercer une activité commerciale.
City
Ville dans laquelle l’entreprise est enregistrée pour faire des affaires.
Customer Group
(Admin uniquement) Indique le groupe de clients ou le catalogue partagé affecté à la société.
Company Admin
Nom complet de l’administrateur de la société.
Action
Liste des actions possibles pour cette ligne d’entreprise.

Company Admin

Champ
Description
Job Title
Titre de l’administrateur de la société qui gère le compte de la société.
Email
L’adresse électronique de l’administrateur de l’entreprise peut être identique à celle de l’entreprise. Si une autre adresse électronique est saisie, un compte individuel distinct est créé pour l’administrateur de la société en plus du compte de la société.
Prefix
Le cas échéant, le préfixe associé au nom de l’administrateur de l’entreprise (par exemple Mr., Ms., Mrs. ou Dr.). Selon le paramétrage, le champ de saisie peut être un champ de texte ou une liste.
First Name
Prénom de l’administrateur de la société.
Middle Name/Initial
Nom intermédiaire ou initial de l’administrateur de la société.
Last Name
Nom de l’administrateur de la société.
Suffix
Le cas échéant, le suffixe associé au nom de l’administrateur de l’entreprise (par exemple Jr., Sr. ou III). Selon le paramétrage, le champ de saisie peut être un champ de texte ou une liste.
Gender
Genre de l’administrateur de l’entreprise. Options : Male / Female / Not Specified

Company Credit

Champ
Description
Credit Currency
Devise acceptée par le magasin pour les achats à crédit de la société.
Credit Limit
Limite de crédit étendue au compte de la société.
Allow to Exceed Credit Limit
Indique si l’entreprise est autorisée à dépasser la limite de crédit. Options : Oui/Non
Reason for Change
Note qui explique les circonstances dans lesquelles la société peut ou ne peut pas dépasser la limite de crédit. Ce champ est actif uniquement si l’autorisation de dépasser la limite de crédit change.

Advanced Settings

Champ
Description
Customer Group
Indique le groupe de clients ou le catalogue partagé attribué à la société.
Allow Quotes
Détermine si les membres de la société peuvent préparer et soumettre des citations négociables pour le compte de la société.
Enable Purchase Orders
Détermine si les commandes d’achat sont autorisées pour la société. Pour que les commandes d’achat fonctionnent pour les comptes des membres de la société, l’administrateur de la société doit également activer cette fonction sur le storefront.
Applicable Payment Methods
Indique les modes de paiement disponibles pour les achats de l’entreprise. Options : B2B Payment Methods / All Enabled Payment Methods / Specific Payment Methods
Payment Methods
(Administrateur uniquement) Devient actif si des méthodes de paiement spécifiques sont indiquées. Pour sélectionner plusieurs modes de paiement, maintenez la touche Ctrl (PC) ou la touche Commande (Mac) enfoncée, puis cliquez sur chaque option.
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