En esta página: un proceso de aprobación incrustado mantiene bloqueados los recorridos y las campañas durante la revisión, de modo que las partes interesadas correctas cierran sesión antes de que se publique cualquier cosa, con cada solicitud administrada y rastreada centralmente.
Introducción a las políticas de aprobación gs
Journey Optimizer posibilita configurar un proceso de aprobación que permita a los equipos de marketing asegurarse de que las partes interesadas revisan y aprueban las campañas y los recorridos antes de que se pongan en marcha.
Las políticas de aprobación introducen un flujo de trabajo estructurado directamente en la interfaz de usuario, lo que elimina la necesidad de medios externos, como herramientas de administración de tareas o correo electrónico, y garantiza que todas las aprobaciones se administren y rastreen de forma centralizada.
Además, esta función proporciona un control mejorado sobre la publicación de los recorridos y las campañas: con el proceso de aprobación integrado en Journey Optimizer, las campañas y los recorridos permanecen en estado “bloqueado” durante la revisión, lo que garantiza que no se produzcan cambios ni activaciones no deseados antes de que se establezcan todas las aprobaciones necesarias.
Requisitos previos prerequisites
Antes de empezar, asegúrese de que se han configurado los permisos siguientes.
Para aprobar y publicar recorridos y campañas, los usuarios deben tener los permisos Aprobar y publicar campañas y Aprobar y publicar recorridos. Más información
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En el producto Permisos, vaya a la pestaña Funciones y seleccione la Función que desee.
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Haga clic en Editar para modificar los permisos.
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Añada el recurso Campañas y, a continuación, seleccione Aprobar y publicar campañas en el menú desplegable.
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Añada el recurso Recorridos y, a continuación, seleccione Aprobar y publicar recorridos en el menú desplegable.
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Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Los permisos de los usuarios que ya estén asignados a esta función se actualizarán automáticamente.
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Para asignar esta función a nuevos usuarios, vaya a la pestaña Usuarios en el panel de control Funciones y haga clic en Añadir usuario.
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Introduzca el nombre del usuario y su dirección de correo electrónico, o selecciónelo en la lista, y haga clic en Guardar.
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Si el usuario no se creó anteriormente, consulte esta documentación.
El usuario recibirá un correo electrónico con instrucciones para acceder a su instancia.
Información general del proceso de aprobación process
El proceso de aprobación global es el siguiente:
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Configuración de políticas de aprobación
Un administrador crea una política de aprobación y define las condiciones en las que debe aplicarse a recorridos o campañas. Por ejemplo, puede crear una política de aprobación que requiera que todas las campañas programadas creadas por un usuario determinado se aprueben antes de activarse. Aprenda a crear políticas de aprobación
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Envío de campañas/recorridos para su aprobación
Los creadores de campañas/recorridos crean un recorrido o una campaña y la envían para su aprobación. La campaña o el recorrido entran en el estado “En revisión”, durante el cual no se pueden realizar ediciones a menos que se cancele la solicitud. Aprenda a solicitar la aprobación
note NOTE Las campañas y los recorridos solo deben enviarse para su aprobación si se ha implementado una política de aprobación. Si no se aplica ninguna política de este tipo, el creador puede publicar directamente la campaña o el recorrido sin requerir la aprobación. -
Revisión y aprobación
Los aprobadores definidos en la política de aprobación que se aplica al recorrido o campaña reciben una notificación. Pueden revisar el recorrido o el contenido, el público y la configuración de la campaña. Si es necesario realizar cambios, el aprobador los solicita y devuelve la campaña a “Borrador” para que se revise. Si están listos, pueden activar e iniciar el recorrido o la campaña. Aprenda a revisar y aprobar una solicitud
Monitorizar solicitudes de aprobación monitor
Puede monitorizar todas las solicitudes de aprobación y cambio que se han enviado para un recorrido o campaña determinados. Para ello, haga clic en el icono Mostrar pista de auditoría ubicado en la sección superior derecha del lienzo del recorrido o en la pantalla de revisión de la campaña.
Preguntas frecuentes faq
Cuando se pueden aplicar varias políticas de aprobación activas al mismo recorrido o campaña, la política activada más recientemente tiene prioridad. Los grupos de usuarios de aprobadores definidos en esa política son los que reciben las notificaciones y los que rigen la solicitud.
Recursos adicionales
- Crear directivas de aprobación: aprenda a configurar las directivas de aprobación para aplicar flujos de trabajo de revisión para campañas y recorridos.
- Solicitar aprobación: aprenda cómo enviar contenido para su aprobación y hacer un seguimiento del estado de aprobación.
- Revisar y aprobar solicitudes: descubra cómo revisar, aprobar o rechazar solicitudes de aprobación como aprobador.
- Simular variaciones de contenido: haga clic en Simular contenido para probar las variaciones de contenido con datos de entrada de muestra, generación automática por IA o usuarios simulados. Haga clic en Simular contenido y, a continuación, seleccione Simular contenido (perfiles de AEP) en el menú desplegable para previsualizarlo con perfiles de prueba.
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- TL;DR: This page introduces the embedded approval process in Journey Optimizer, covering the permissions it requires, the end-to-end policy-to-publish workflow, and how to monitor requests so stakeholders sign off before journeys and campaigns go live.
Intents:
- Understand the embedded approval process that keeps journeys and campaigns locked during review
- Assign the Approve & publish Campaigns and Approve & publish Journeys permissions
- Follow the workflow from approval policy setup to submission, review, and activation
- Monitor approval and change requests using the Show Audit Trail icon
- Understand which policy applies when several active policies could match
Glossary:
- Approval policy: A policy that defines the conditions under which a journey or campaign requires approval before it can go live. (product-specific)
- In Review: The locked state a campaign or journey enters after submission, during which no edits can be made unless the request is canceled. (product-specific)
- Show Audit Trail: An icon on the journey canvas or campaign review screen used to monitor the approval and change requests submitted for an object. (product-specific)
- Approve & publish Campaigns / Approve & publish Journeys: The permissions required to approve and publish campaigns and journeys respectively. (product-specific)
Guardrails:
- To approve and publish journeys and campaigns, users need the Approve & publish Campaigns and Approve & publish Journeys permissions.
- Campaigns and journeys only need to be submitted for approval if an approval policy is in place; if no policy applies, the creator can publish directly.
- During review, campaigns and journeys remain in a locked state so that no changes or unintended activations occur before all approvals are in place.
- When several active approval policies could apply to the same object, the policy activated most recently takes precedence.
Terminology:
- Canonical name: approval process — variants: approval workflow
- Do not confuse: “Draft” (editable state, and the state an object returns to when a request is canceled or changes are requested) ≠ “In Review” (locked state during approval)
- Do not confuse: “Approve & publish Campaigns” (requires the Campaigns resource) ≠ “Approve & publish Journeys” (requires the Journeys resource)
FAQ:
- Q: Do I need an approval policy for every campaign or journey? — No. Policies are conditional; create one only to enforce review for a specific set. If no policy applies, the creator can publish directly.
- Q: What happens if the approver is unavailable? — The request stays In Review until an approver acts. You can cancel it, returning the item to Draft, and resubmit, or an admin can add additional approvers to the policy.
- Q: Can I edit a campaign or journey while it is pending approval? — No. It is in a locked In Review state; the creator or an approver must cancel the request first, which returns it to Draft.
- Q: Which policy applies when more than one could match? — The policy activated most recently takes precedence, and its approver user groups are the ones notified and governing the request.
- Q: If a requestor belongs to multiple user groups, can they choose which group receives the request? — No. The user groups specified in the applicable policy are notified automatically.