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Administrar cuentas de empresa

Last update: Sun Jul 14 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Creado para:

  • Principiante
  • Intermedio
  • Administrador
  • Líder
  • Usuario

La página Companies ​enumera todas las cuentas de compañía actuales, independientemente del estado. Cualquier solicitud de aprobación pendiente aparecerá en la parte superior de la lista. Los controles estándar del área de trabajo se pueden usar para filtrar la lista, cambiar el diseño de la columna, guardar vistas o exportar datos.

El control Actions ​sobre la cuadrícula se puede usar para aplicar una acción a varios registros de compañía. Por ejemplo: en lugar de aprobar cada solicitud individual de empresa, puede seleccionar varias solicitudes y activar las cuentas en una sola acción. Las acciones disponibles dependen de los permisos para la función asignada a su cuenta de usuario administrador.

Utilice la función Search ​para buscar compañías en la cuadrícula Compañías ​por palabra clave. La búsqueda indiza palabras clave de las columnas Nombre de la compañía ​y Principal. Puede filtrar por Tipo de compañía ​para mostrar solo compañías individuales, solo compañías principales o solo compañías secundarias.

Cuadrícula de compañías

Recursos de funciones de compañía

La configuración de Recursos de rol determina la capacidad para:

  • Añadir una empresa
  • Eliminar una empresa
  • Aplicar un reembolso de saldo
  • Ver compañías

Estos recursos de rol deben establecerse para la Función de usuario asignada para la cuenta de usuario de administrador.

Aplicar una acción

Las siguientes acciones se pueden aplicar a registros únicos o múltiples.

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Customers > Companies.

  2. En la primera columna de la cuadrícula, active la casilla de verificación de cada registro que desee actualizar y siga las instrucciones de la acción que desee aplicar:

Activar cuentas de empresa

  1. En el control Actions, seleccione Set Active.

  2. Cuando se le pida que confirme, haga clic en OK.

Definir activo/inactivo

Los clientes con cuentas inactivas no pueden iniciar sesión ni realizar compras en sus cuentas. Existen dos métodos para establecer una cuenta de cliente como activa o inactiva:

Método 1: De la cuadrícula Clientes

  1. En la barra lateral de Administración, vaya a Clientes > Todos los clientes.

  2. En el menú Actions, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Active
    • Inactive

  3. Cuando se le pida, seleccione OK para aplicar el cambio.

Método 2: De la página de edición de la cuenta

  1. En la barra lateral de Administración, vaya a Clientes > Todos los clientes.

  2. En la cuadrícula, busque el registro de cliente que desea editar.

  3. En la columna Acciones del extremo derecho, seleccione Editar.

  4. Seleccione la ficha Información de la cuenta.

  5. Establezca Cliente activo en Yes o No.

  6. Haga clic en Guardar cliente.

Bloquear cuentas de empresa

Los usuarios asociados a una cuenta de empresa bloqueada pueden iniciar sesión en el catálogo y acceder a él, pero no pueden realizar compras. Una compañía con una cuenta que no esté al día podría ser bloqueada temporalmente hasta que se resuelva el asunto.

  1. En el control Actions, seleccione Block.

  2. Cuando se le pida que confirme, haga clic en OK.

Eliminar cuentas de empresa

Las cuentas de empresa eliminadas no se pueden restaurar. El estado de las cuentas de usuario asociadas con la compañía se establece en Inactive y el Id. de compañía se elimina de los perfiles de las cuentas de usuario. La información sobre la actividad y las transacciones de la empresa se conserva en el sistema.

  1. En el control Actions, seleccione Delete.

  2. Cuando se le pida que confirme, haga clic en OK.

Conversión de la moneda de crédito

El crédito en las cuentas de las empresas seleccionadas se convierte al tipo de cambio actual de la divisa seleccionada.

  1. En el control Actions, seleccione Convert Currency.

  2. Cuando se le pida que confirme, haga clic en OK.

  3. Elija Credit Currency para usar en las cuentas de compañía seleccionadas.

    Las cantidades se vuelven a calcular según las tasas de conversión actuales, si están disponibles. Si no está disponible, puede introducir manualmente las tasas de conversión personalizadas. El sistema muestra tantos cálculos de conversión como sean necesarios para la divisa de crédito utilizada por las empresas seleccionadas.

  4. Haga clic en Proceed para completar la conversión.

Editar una cuenta de empresa

Método 1: edición rápida

  1. En la primera columna, seleccione la casilla de la cuenta de empresa que desea editar.

  2. En el control Actions, seleccione Edit.

    Cada valor que se puede actualizar aparece en un cuadro de texto.

    Edición rápida de una cuenta de compañía {width="700" modal="regular"}

  3. Actualice cualquiera de los siguientes valores según sea necesario:

    • Company Name

    • Company Email

    • Phone Number

  4. Haga clic en Save.

Método 2: edición completa

  1. En la cuadrícula, busque el registro de empresa que desea editar.

  2. Seleccione Edit de la columna Action.

  3. Realice los cambios necesarios en la información de la compañía.

Para obtener descripciones de los campos, consulte Crear una cuenta de empresa.

  1. Una vez finalizado, haga clic en Save.

Asignar un representante de ventas

El representante de ventas es un usuario administrador que se asigna como punto de contacto para una cuenta de compañía y recibe todos los mensajes de correo electrónico automatizados relacionados con la compañía. Solo se puede asignar un representante de ventas por cuenta de compañía, pero un solo representante de ventas puede administrar varias cuentas de compañía. La cuenta de usuario Admin predeterminada se asigna como representante de ventas, a menos que se asigne un usuario Admin diferente.

El nombre y la dirección de correo electrónico del representante de ventas asignado son visibles para los miembros de la compañía desde la página Cuenta de compañía y presupuestos.

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Customers > Companies.

  2. Busque la empresa en la cuadrícula y ábrala en modo de edición.

  3. Establezca Sales Representative en el usuario administrador que desea asignar como punto de contacto para la compañía.

  4. Una vez finalizado, haga clic en Save.

    El representante de ventas asignado recibe una notificación por correo electrónico de la asignación.

Actualización de un perfil de empresa

El administrador de la empresa y también un administrador de la tienda pueden mantener el perfil de la empresa desde la tienda.

Perfil de la compañía

  1. En la barra lateral Admin, vaya a Customers > Companies.

  2. Busque la empresa en la cuadrícula y haga clic en Edit en la columna Action.

  3. Actualice los valores de campo en cada sección según sea necesario utilizando las descripciones de campo como referencia.

  4. Una vez finalizado, haga clic en Save.

Demostración de cuenta de compañía

Para obtener más información sobre la administración de cuentas de empresa, consulte este vídeo:

https://video.tv.adobe.com/v/3410770?quality=12&captions=spa

Administración de empresa

[1.5.0-beta]{class="badge informative" title="Disponible solo para participantes del programa Beta"}

Una vez creada una compañía, los usuarios administradores con los permisos adecuados pueden utilizar la sección Company Hierarchy para crear una organización de compañía principal editando la compañía principal designada y asignando compañías relacionadas.

Si se ha agregado una compañía a una jerarquía, la cuadrícula Company Hierarchy muestra la compañía principal y todas las compañías asignadas en la cuadrícula.

Consulte Administrar la jerarquía de la compañía para obtener más información.

Opciones y columnas de la empresa

Las secciones siguientes proporcionan una referencia sobre las acciones, opciones y la información mostrada disponibles para administrar cuentas de empresa.

Opciones de control de acciones

Opción
Descripción
Set Active
Establece el estado de todos los registros de empresa seleccionados en Active. Los administradores de la empresa reciben instrucciones para establecer sus contraseñas de modo que puedan acceder a sus cuentas y administrar sus empresas desde la tienda.
Block
Restringe las cuentas de compañía que no están al día, conservando al mismo tiempo la cuenta. Los miembros de la compañía pueden iniciar sesión y acceder al catálogo, pero no pueden realizar pedidos en nombre de la compañía.
Delete
Elimina las cuentas de empresa seleccionadas. El estado de las cuentas de usuario asociadas con una compañía eliminada se establece en Inactive y el identificador de compañía se elimina de los perfiles de las cuentas de usuario. La información sobre la actividad y las transacciones de la empresa se conserva en el sistema.
Edit
Permite editar algunos valores del registro de empresa seleccionado desde la cuadrícula. De forma predeterminada, los valores Nombre de la empresa, Correo electrónico de la empresa y Número de teléfono están disponibles para una edición rápida.
Convert Credit
Convierte el crédito a cuenta para las empresas seleccionadas según las tasas de la moneda especificada.

Descripciones de columna

Diseño de columna predeterminado

Columna
Descripción
Select
Casillas de verificación utilizadas para seleccionar registros de empresa que deben ser sujetos de una acción o utilizar el control de selección del encabezado de la columna para seleccionar o anular la selección de todos.
ID
Identificador numérico único que se asigna cuando se envía la solicitud de creación de una empresa.
Company Name
El nombre de la empresa se introduce la primera vez que se crea la cuenta de la empresa y puede ser una versión abreviada del nombre legal completo.
Company Type
El tipo de empresa. Opciones:
Company: de forma predeterminada, las nuevas compañías se crean como compañías únicas.
Parent - La compañía es una compañía matriz de otras compañías.
Child- Esta compañía está relacionada con una compañía primaria.
Parent
Muestra la compañía matriz de esta línea de compañía específica.
Company Email
La dirección de correo electrónico asociada a la cuenta de la empresa.
Phone Number
El número de teléfono principal de la empresa.
Country
El país donde está registrada la compañía para llevar a cabo sus negocios.
State Province
El estado o provincia donde la compañía está registrada para llevar a cabo actividades comerciales.
City
La ciudad donde está registrada la compañía para realizar negocios.
Group/Shared Catalog
El nombre de la columna depende de si Catálogo compartido está habilitado en la configuración. Opciones:
Customer Group- Si el catálogo compartido no está habilitado en la configuración, especifica el nombre del grupo de clientes al que pertenece la compañía.
Shared Catalog: si Catálogo compartido está habilitado en la configuración, especifica el nombre del catálogo compartido que se asigna al cliente.
Outstanding Balance
El saldo pendiente en la cuenta de la compañía. la columna está en blanco si la empresa no tiene historial de crédito y su límite de crédito es cero.
Company Admin
El nombre y apellidos del administrador de la empresa.
Job Title
El puesto del administrador de la empresa.
Email
La dirección de correo electrónico del administrador de la empresa.
Action
Edit - Abre la cuenta de la compañía en modo de edición.

Columnas adicionales

Las siguientes columnas están disponibles si cambia el diseño de columna de la cuadrícula.

Columna
Descripción
Company Legal Name
El nombre legal completo de la compañía.
Street Address
Dirección de la calle donde está registrada la empresa para realizar actividades comerciales.
ZIP
El código postal en el que la empresa está registrada para llevar a cabo actividades comerciales.
Reseller ID
El número de reventa asignado a la compañía con fines de información fiscal.
VAT/TAX ID
El número de impuesto al valor agregado que algunas jurisdicciones asignan a la compañía con fines de informes de impuestos. Para configurar la identificación fiscal o de IVA del cliente para que aparezca en la tienda, consulta Crear nuevas opciones de cuenta.
Credit Limit
El límite de crédito que se amplía a la cuenta de la compañía.
Credit Currency
La moneda que acepta el almacén para compras a crédito de la compañía.
Status
Indica el estado de la cuenta de compañía. Opciones:
Active: el administrador del almacén ha aprobado la cuenta de la empresa. El administrador de la empresa y los miembros asociados pueden iniciar sesión en la cuenta desde la tienda y realizar compras.
Pending Approval - Se ha enviado una solicitud para abrir una cuenta de compañía, pero el administrador del almacén aún no la ha aprobado.
Rejected- Se envió una solicitud para abrir una cuenta de compañía, pero el administrador del almacén no la aprobó. Las credenciales de inicio de sesión iniciales utilizadas para enviar la solicitud están bloqueadas.
Blocked - Los miembros de la compañía pueden iniciar sesión y acceder al catálogo, pero no pueden realizar compras. El administrador de la tienda podría bloquear una cuenta de empresa que no esté al día. El administrador de la tienda puede eliminar el bloque de la cuenta en cualquier momento.
Gender
El sexo del administrador de la empresa. Opciones: Masculino/Femenino/No especificado
Comment
Notas sobre la cuenta de la compañía como referencia y visibles solo desde el administrador.

Barra de botones

Botón
Descripción
Back
Vuelve a la página Compañías sin guardar los cambios.
Login as Customer
Permite que un usuario administrador inicie sesión en la tienda como cliente y le ayude con sus pedidos.
Delete Company
Elimina la cuenta de compañía. El estado de las cuentas de usuario asociadas con la compañía se establece en Inactive y el Id. de compañía se elimina de los perfiles de las cuentas de usuario. La información sobre la actividad y las transacciones de la empresa se conserva en el sistema.
Reset
Restaura los valores originales en cualquier campo con cambios no guardados.
Reimburse Balance
Permite al administrador reembolsar el saldo del crédito del almacén, al que se hace referencia mediante el número de pedido.
Save
Guarda los cambios en la empresa y mantiene el perfil abierto.
Save & Close
Guarda los cambios realizados en la empresa y cierra el perfil.

Descripciones de campos

Campo
Descripción
Company Name
El nombre de la empresa se introduce la primera vez que se crea la cuenta de la empresa y puede ser una versión abreviada del nombre legal completo.
Status
Indica el estado de la cuenta de compañía. Opciones:
Active: el administrador del almacén ha aprobado la cuenta de la empresa. El administrador de la empresa y los miembros asociados pueden iniciar sesión en la cuenta desde la tienda y realizar compras.
Pending Approval - Se ha enviado una solicitud para abrir una cuenta de compañía, pero el administrador del almacén aún no la ha aprobado.
Rejected- Se envió una solicitud para abrir una cuenta de compañía, pero el administrador del almacén no la aprobó. Las credenciales de inicio de sesión iniciales utilizadas para enviar la solicitud están bloqueadas.
Blocked - Los miembros de la compañía pueden iniciar sesión y acceder al catálogo, pero no pueden realizar compras. El administrador de la tienda podría bloquear una cuenta de empresa que no esté al día. El administrador de la tienda puede eliminar el bloque de la cuenta en cualquier momento.
Company Email
La dirección de correo electrónico asociada a la cuenta de la empresa.
Sales Representative
El usuario administrador, que es el contacto principal de la cuenta de la compañía.

Account Information

Campo
Descripción
Company Legal Name
El nombre legal completo de la compañía.
VAT / TAX ID
El número de impuesto o impuesto al valor agregado que se ha asignado a la compañía con fines de informes de impuestos.
Reseller ID
El número de reventa asignado a la compañía con fines de información fiscal.
Comment
Estas notas sobre la cuenta de la compañía son de referencia y visibles solo desde el administrador.
Legal Address
Street Address
Dirección de la calle donde está registrada la empresa para realizar actividades comerciales.
City
La ciudad donde está registrada la compañía para realizar negocios.
Country
El país donde está registrada la compañía para llevar a cabo sus negocios.
State/Province
El estado o provincia donde la compañía está registrada para llevar a cabo actividades comerciales.
ZIP/Postal Code
El código postal en el que la empresa está registrada para llevar a cabo actividades comerciales.
Phone Number
El número de teléfono principal de la empresa.

Company Hierarchy

[1.5.0-beta]{class="badge informative" title="Disponible solo para participantes del programa Beta"}

Columnas
Descripción
Company ID
El número de ID de la empresa.
Company Name
El nombre completo de la empresa.
Aparece un(a) current company indicator en la línea de compañía que se está editando.
Company Email
La dirección de correo electrónico asociada a la cuenta de la empresa.
Phone Number
El número de teléfono principal de la empresa.
State/Province
El estado o provincia donde la compañía está registrada para llevar a cabo actividades comerciales.
City
La ciudad donde está registrada la compañía para realizar negocios.
Customer Group
(Solo administrador) Indica el grupo de clientes o el catálogo compartido que se ha asignado a la compañía.
Company Admin
Nombre completo del administrador de la empresa.
Action
La lista de posibles acciones para esa línea de compañía.

Company Admin

Campo
Descripción
Job Title
El título del administrador de la empresa que administra la cuenta de la empresa.
Email
La dirección de correo electrónico del administrador de la empresa puede ser la misma que la dirección de correo electrónico de la empresa. Si se introduce una dirección de correo electrónico diferente, se crea una cuenta individual independiente para el administrador de la empresa además de la cuenta de la empresa.
Prefix
Si corresponde, el prefijo asociado al nombre del administrador de la empresa (como Mr., Ms., Mrs. o Dr.). Según la configuración, el campo de entrada puede ser un campo de texto o una lista.
First Name
El nombre del administrador de la empresa.
Middle Name/Initial
El segundo nombre o la inicial del administrador de la empresa.
Last Name
Apellidos del administrador de la empresa.
Suffix
Si procede, el sufijo asociado al nombre del administrador de la empresa (como Jr., Sr. o III). Según la configuración, el campo de entrada puede ser un campo de texto o una lista.
Gender
El sexo del administrador de la empresa. Opciones: Male / Female / Not Specified

Company Credit

Campo
Descripción
Credit Currency
La moneda que acepta el almacén para compras a crédito de la compañía.
Credit Limit
El límite de crédito que se amplía a la cuenta de la compañía.
Allow to Exceed Credit Limit
Indica si la empresa tiene permiso para superar el límite de crédito. Opciones: Sí / No
Reason for Change
Una nota que explica las circunstancias en las que la empresa puede superar o no el límite de crédito. Este campo solo está activo si cambia el permiso para superar el límite de crédito.

Advanced Settings

Campo
Descripción
Customer Group
Indica el grupo de clientes o el catálogo compartido que se ha asignado a la compañía.
Allow Quotes
Determina si los miembros de la compañía pueden preparar y enviar ofertas negociables en nombre de la compañía.
Enable Purchase Orders
Determina si se permiten pedidos de compra para la empresa. Para que los pedidos de compra funcionen para las cuentas de miembro de la empresa, el administrador de la empresa también debe habilitar esta función en la tienda.
Applicable Payment Methods
Indica los métodos de pago disponibles para las compras de la empresa. Opciones: B2B Payment Methods / All Enabled Payment Methods / Specific Payment Methods
Payment Methods
(Solo administrador) Se activa si se indican métodos de pago específicos. Para seleccionar varios métodos de pago, mantenga pulsada la tecla Ctrl (PC) o la tecla Comando (Mac) y haga clic en cada opción.
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