Använda Adobe Sign i adaptiv form

OBSERVERA

Funktionen för att använda Adobe Sign-roller i ett adaptivt formulär finns i Prerelease Channel i augusti 2021. Funktionen kommer att vara allmänt tillgänglig i versionen från september 2021.

Adobe Sign möjliggör e-signaturarbetsflöden för Adaptive Forms. E-signaturer förbättrar arbetsflödena för att bearbeta dokument inom juridik, försäljning, löneadministration, personaladministration och andra områden.

I en typisk Adobe Sign och Adaptiv Forms-scenario fyller en användare i ett adaptivt formulär som kan användas för en tjänst som kräver signaturer från en eller flera parter. Till exempel kräver en ansökan om inteckning och kreditkort juridiska signaturer från alla låntagare och medsökande. Om du vill aktivera arbetsflöden för elektroniska signaturer för liknande scenarier kan du integrera Adobe Sign med adaptiv form. Några exempel till är: Adobe Sign till:

  • Slut avtal från vilken enhet som helst med fullt automatiserade processer för förslag, offerter och kontrakt.
  • Slutför HR-processerna snabbare och ge medarbetarna de digitala upplevelserna.
  • Minska kontraktscyklerna och anlita era leverantörer snabbare.
  • Skapa digitala arbetsflöden som automatiserar vanliga processer.

Adobe Sign integrering med AEM Forms stöder:

  • Arbetsflöden för signering för en och flera användare
  • Sekventiella och samtidiga signeringsarbetsflöden
  • Signera formulär som anonym eller inloggad användare
  • Dynamiska signeringsprocesser (integration med AEM Forms Arbetsflöde)
  • Autentisering via kunskapsbas, telefon, sociala profiler och offentlig-ID
  • Tilldela roller till alla mottagare av avtal. Adobe Sign för företag och företag har möjlighet att utöka roller för mottagare av avtal.

Förutsättningar

Innan du använder Adobe Sign i adaptiv form:

  • Se till att AEM Forms as a Cloud Service är konfigurerad att använda Adobe Sign. Mer information finns i Integrera Adobe Sign med AEM Forms.
  • Håll listan över mottagare klar. Du måste ange minst en e-postadress för varje mottagare.

Konfigurera Adobe Sign för ett adaptivt formulär

Konfigurera Adobe Sign för en adaptiv form:

  1. Aktivera Adobe Sign för ett adaptivt formulär

  2. Lägg till Adobe Sign fält till ett adaptivt formulär

  3. Välj Adobe Sign Cloud Service för ett adaptivt formulär

  4. Lägg till Adobe Sign mottagare av ett adaptivt formulär

  5. Välj Skicka åtgärd för ett anpassat formulär

Mottagarinformation

Aktivera Adobe Sign för ett adaptivt formulär

Du kan aktivera Adobe Sign för ett befintligt adaptivt formulär eller skapa ett Adobe Sign aktiverad adaptiv form. Välj något av följande:

Skapa ett adaptivt formulär för Adobe Sign

Så här skapar du ett signeringsaktiverat adaptivt formulär:

  1. Navigera till Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents.

  2. Tryck Create och markera Adaptive Form. En lista med mallar visas. Välj en mall och tryck på Next.

  3. I Basic tab:

    1. Ange Name och Title för den adaptiva formen.

    2. Välj konfigurationsbehållare skapad integrering Adobe Sign med AEM Forms.

    Konfigurationsbehållaren innehåller Adobe Sign Cloud Services som är konfigurerade för din miljö. Dessa tjänster kan väljas i redigeraren för adaptiva formulär.

  4. I Form Model väljer du något av följande alternativ:

    • Om du har en anpassad formulärmall och kräver ett postdokument som är baserat på formulärmallen väljer du Associate form template as the Document of Record template och välj en dokumentmall. När du använder alternativet visas endast de fält som är baserade på den associerade formulärmallen i de dokument som skickas för signering. Alla fält i det adaptiva formuläret visas inte.

    • Om du inte har någon anpassad formulärmall väljer du Generate Document of Record alternativ. När du använder alternativet visas alla fält i det adaptiva formuläret i det dokument som skickas för signering.

  5. Tryck Create. Ett signeringsaktiverat anpassat formulär skapas. Du kan lägga till Adobe Sign fält till formuläret och skicka det för signering.

Aktivera Adobe Sign för ett adaptivt formulär

Används Adobe Sign i en befintlig adaptiv form:

  1. Navigera till Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents.

  2. Markera det adaptiva formuläret och tryck på Properties.

  3. I Basic väljer du konfigurationsbehållare skapad vid integrering Adobe Sign med AEM Forms.

  4. I Form Mode väljer du något av följande alternativ:

    • Om du har en anpassad formulärmall och kräver ett postdokument som är baserat på formulärmallen väljer du Associate form template as the Document of Record template och välj en dokumentmall. När du använder alternativet visas endast de fält som är baserade på den associerade formulärmallen i de dokument som skickas för signering. Alla fält i det adaptiva formuläret visas inte.

    • Om du inte har någon anpassad formulärmall väljer du Generate Document of Record alternativ. När du använder alternativet visas alla fält i det adaptiva formuläret i det dokument som skickas för signering.

  5. Tryck på Save & Close. Det adaptiva formuläret är aktiverat för Adobe Sign. Nu kan du lägga till Adobe Sign fält till formuläret och skicka det för signering.

Lägg till Adobe Sign fält till ett adaptivt formulär

Adobe Sign har olika fält som kan placeras i ett anpassat formulär. Dessa fält accepterar olika typer av data som signaturer, initialer, företag eller titel och hjälper till att samla in extra information vid signering, tillsammans med signaturerna. Du kan använda Adobe Sign Blockkomponent att montera Adobe Sign fält på olika platser i ett adaptivt formulär.

Så här lägger du till fält i ett adaptivt formulär och anpassar olika alternativ för dessa fält:

  1. Dra och släppa Adobe Sign Block från komponentens webbläsare till det adaptiva formuläret. The Adobe Sign Block-komponenten har alla funktioner som stöds Adobe Sign fält. Som standard läggs en Signature till det adaptiva formuläret.

    Signeringsblock

    Som standard är Adobe Sign Blocket visas inte i det publicerade adaptiva formuläret. Den visas bara i signeringsdokumenten. Du kan ändra synligheten för Adobe Sign Blockera från egenskaperna för Adobe Sign Blockkomponent.

    OBSERVERA
    • Använda Adobe Sign block är inte obligatoriskt att använda Adobe Sign i adaptiv form. Om du inte använder Adobe Sign blockera och lägga till fält för mottagarna, visas standardsignaturfältet längst ned i signeringsdokumenten.
      • Använd Adobe Sign blockera endast för de adaptiva Forms som automatiskt genererar arkivdokument. Om du använder en anpassad XDP för att generera ett postdokument eller ett formulärmallsbaserat anpassat formulär, Adobe Sign block stöds inte.
  2. Välj Adobe Sign Block och tryck på Edit Redigera ikon. Här visas alternativ för att lägga till fält och formatera utseende för ett fält.

    adobe-sign-block-select-fields

    S. Markera och lägg till Adobe Sign fält. B. Expandera Adobe Sign blockera till helskärmsläge

  3. Tryck på Adobe Sign Fält Adobe Sign ikon. Här visas alternativ för att markera och lägga till Adobe Sign fält.

    Expandera Type nedrullningsbart fält för att välja ett Adobe Sign och tryck på Klart Spara ikon för att lägga till det markerade fältet i Adobe Sign -block. The Type nedrullningsbara fält innehåller signatur, mottagarinformation och datafälttyper. Adobe Sign integrering med AEM Forms supportfält som anges i Type endast listrutan. Detaljerad information om Adobe Sign fält, se Adobe Sign-dokumentation.

    adobe-sign-block-fields-options

    Du måste ange ett unikt namn för ett fält. Du kan också markera ett obligatoriskt fält genom att välja önskat alternativ. Förutom Name och Required alternativ, vissa Adobe Sign har fler alternativ. Till exempel mask och flera rader. Ange dessutom ett unikt namn för varje Adobe Sign fält om fälten finns i samma eller olika Adobe Sign -block.

    Om du väljer Digital Signature från listrutan kan du använda digitala signaturer i det adaptiva formuläret:

    • Online med molnsignaturer för att signera med en digitalt ID som hanteras av en betrodd tjänsteleverantör.
    • Hämta dokumentet lokalt med Adobe Acrobat eller Reader med ett smartkort, en USB-token eller ett filbaserat digitalt ID.

Aktivera Adobe Sign för ett adaptivt formulär

Ut ur lådan, Adobe Sign är inte aktiverat för ett adaptivt formulär. Så här aktiverar du den:

  1. Tryck på Form Container och trycker på Configure konfigurera ikon. Egenskaper öppnas i webbläsaren och egenskaper för behållare för adaptiva formulär visas.
  2. Utöka Electronic Signature och välj Enable Adobe Sign alternativ. Det gör att Adobe Sign för en adaptiv form.

Välj Adobe Sign Cloud Service och signeringsordning

Du kan konfigurera flera Adobe Sign tjänster för en instans av AEM Forms. Det är tillrådligt att ha en separat uppsättning tjänster för varje funktion (personal, ekonomi med mera). Det gör det enklare att spåra och rapportera signerade dokument. En bank har till exempel flera avdelningar. Du kan ha en separat konfiguration för varje avdelning för bättre spårning av dokumenten.

Ett dokument kan också ha flera mottagare. En kreditkortsansökan kan till exempel ha flera sökande. En bank kräver signaturer från alla sökande innan ansökan behandlas. För scenarier med flera mottagare kan du välja att signera dokumentet i sekventiell eller samtidig ordning.

Så här väljer du en Cloud Service och signeringsordning:

Molntjänst

  1. Tryck på Form Container och trycker på Configure konfigurera ikon. Egenskaper öppnas i webbläsaren och egenskaper för behållare för adaptiva formulär visas.

  2. Utöka Electronic Signature och välj Enable Adobe Sign alternativ. Det gör att Adobe Sign för en adaptiv form.

  3. Markera en Cloud Service i den redan konfigurerade listan med Adobe Sign Cloud Services.

    Om Adobe Sign Cloud Service listan är tom, följ Konfigurera Adobe Sign med AEM Forms artikel för att konfigurera tjänsten.

    I listrutan visas de Cloud Services som finns i global mapp i Verktyg > Cloud Services > Adobe Sign. I listrutan visas dessutom de Cloud Services som finns i den mapp som du har valt i Configuration Container när du skapar ett adaptivt formulär.

  4. Välj signeringsordning på menyn Recipients can complete -dialogrutan. Mottagarna kan signera ett adaptivt formulär Sequentially - en efter en annan mottagare, eller Simultaneously - i valfri ordning.

    I tur och ordning får en mottagare Adobe Sign-avtalet i taget. När mottagaren har slutfört den tilldelade åtgärden skickas avtalet till nästa mottagare och så vidare.

    I samtidiga beställningar får alla mottagare Adobe Sign-avtalet och kan vidta åtgärder parallellt med varandra.

  5. Använd fältet för avtals-ID för att associera en bindef till avtals-ID (agreementId). Det lägger till avtals-ID i avsnittet afBoundData i skicka-data för schemabaserade formulär. Avtals-ID läggs också till i afSubmissionInfo-avsnittet i skickade data för alla Adobe Sign-aktiverade formulär. Du kan använda avtals-ID för att spåra avtalsstatus med hjälp av anpassad kod (kräver anpassad implementering).

  6. Lägga till mottagare i ett anpassat formulär och tryck på Klart Spara om du vill spara ändringarna.

Lägga till mottagare i ett anpassat formulär

Du kan ha en eller flera mottagare för ett Adobe Sign-avtal. När du lägger till en mottagare kan du även konfigurera autentiseringsinformation för mottagaren och välja om användaren och mottagaren är samma person. Utför följande steg för att lägga till och ange olika detaljer om en mottagare:

  1. Tryck på Form Container och trycker på Configure konfigurera ikon. Egenskapsläsaren öppnas med egenskaper för adaptiv formulärbehållare.

  2. Utöka Electronic Signature och välj Enable Adobe Sign alternativ. Det gör att Adobe Sign för en adaptiv form.

  3. Tryck på Add Recipient. Den lägger till en mottagare i det adaptiva formuläret. Du kan lägga till flera mottagare i ett anpassat formulär. Alla mottagare får ett Adobe Sign-avtal när de skickar in det anpassade formuläret.
    telefoninformation

  4. Klicka på Edit Redigera om du vill ange följande information om mottagaren:

    • Title: Ange en rubrik som unikt identifierar en mottagare.

    • Is the recipient and the person filling the form same?: Välj Yes, om formuläranvändaren och den första mottagaren är samma person.

    • Recipient Role: Välj en mottagares roll. Adobe Sign för företag och företag har möjlighet att utöka roller för mottagare av avtalförutom Signerare, så att de bättre motsvarar arbetsflödets krav.

    • Recipient Email Address: Ange mottagarens e-postadress. Mottagaren får Adobe Sign-avtalet på den angivna e-postadressen. Du kan välja att använda en e-postadress som finns i ett formulärfält, i användarprofilen i Experience Manager för den inloggade användaren eller manuellt ange en e-postadress. Det är ett obligatoriskt steg.

      OBSERVERA

      Kontrollera att e-postadressen för den första mottagaren eller den enda mottagaren (om det finns en enda mottagare) inte är identisk med Adobe Sign konto som används för att konfigurera AEM Cloud-tjänster.

    • Recipient Authentication Method: Ange metoden för att autentisera en mottagare innan du öppnar Adobe Sign-avtalet. Du kan välja mellan telefon, kunskapsbas, social ID-baserad autentisering och Offentlig sektor.

    OBSERVERA
    • Som standard har den sociala identitetsbaserade autentiseringen ett alternativ för att autentisera med Facebook, Google och LinkedIn. Du kan kontakta Adobe Sign stöd för att aktivera andra leverantörer av social autentisering.
    • Adobe Signfält som ska fyllas i eller signeras: Välj Adobe Sign fält för mottagaren. Ett anpassat formulär kan ha flera Adobe Sign fält. Du kan välja att aktivera specifika fält för en mottagare. Fältet visar alla tillgängliga Adobe Sign Blockar. När du markerar ett block markeras alla fält i blocket. Du kan använda X-ikonen för att avmarkera ett fält.

    mottagarinformation

    Bilden ovan har två exempel Adobe Sign Block: Personlig information och kontorsinformation

    Tryck på Spara ikon. Mottagaren läggs till.

Välj Skicka åtgärd för ett anpassat formulär

Efter dig lägger du till Adobe Sign fält till ett adaptivt formulär, aktivera Adobe Sign från formulärbehållare, välj Adobe Sign Cloud Service och lägg till mottagare av Adobe Sign-avtal genom att välja en lämplig Skicka-åtgärd för det anpassade formuläret. Detaljerad information om adaptiva Forms Submit Actions finns i Konfigurera åtgärden Skicka.

Att signera och skicka ett formulär är oberoende av varandra. Överföring av anpassade formulär sker så snart ett Adobe Sign-avtal har skapats efter att en användare har skickat in ett formulär. AEM Forms as a Cloud Service väntar inte på att mottagarna ska signera eller slutföra andra åtgärder för att skicka ett adaptivt formulär. Ett formulär skickas så snart en användare klickar på Skicka-knappen eller ett steg Sammanfattning visar sammanfattningen av formuläret.

Dessutom kan Adobe Sign aktiverat anpassat formulär bäddar in Adobe Sign avtals-ID:t så att data skickas. Du kan använda avtals-ID för att spåra avtalsstatus med hjälp av anpassad kod (kräver anpassad implementering).

Adobe Sign avtals-ID (agreementId) ingår i överföringsdata i det adaptiva formuläret. Som standard finns avtals-ID i afSubmissionInfo nod för skickade data.

   <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
   <afData>
      <afUnboundData>
         <data>
            <textbox1613455050902>ff</textbox1613455050902>
         </data>
      </afUnboundData>
      <afBoundData>
         <data xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" />
      </afBoundData>
      <afSubmissionInfo>
         <lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].textbox1613455050902[0]</lastFocusItem>
         <stateOverrides />
         <signers>
            <signer0>
               <email />
            </signer0>
         </signers>
         <afPath>/content/dam/formsanddocuments/testsign</afPath>
         <afSubmissionTime>20210311031009</afSubmissionTime>
         <agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
      </afSubmissionInfo>
   </afData>

Du kan även associera en bindef till avtals-ID (agreementId). Det lägger till avtals-ID i avsnittet afBoundData för skickade data. I följande skickade data binds till exempel avtals-ID till <userName> nod:

      <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
      <afData>
         <afUnboundData>
            <data />
         </afUnboundData>
         <afBoundData>
            <config xmlns:xfa="http://www.xfa.org/schema/xfa-data/1.0/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
               <agreementID>3AAABLblqZhC2MWu7GFauKh45j_t2ih8mAtmbdIcNSl1HgQubhMJfDaDfylyN7NQiYRam_44ISKm45enIOafHqWZrdaxShf9r</agreementID>
               <dateOfBirth>0001-01-01</dateOfBirth>
            </config>
         </afBoundData>
         <afSubmissionInfo>
            <lastFocusItem>guide[0].guide1[0].guideRootPanel[0].projectDetails[0]</lastFocusItem>
            <stateOverrides />
            <signers>
               <signer0>
                  <email />
               </signer0>
            </signers>
            <afPath>/content/dam/formsanddocuments/testathon2021-1/gaurav/xsd-based</afPath>
            <afSubmissionTime>20210311095211</afSubmissionTime>
            <agreementId>xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx</agreementId>
         </afSubmissionInfo>
      </afData>

Din formulärsigneringsupplevelse är klar. Du kan förhandsgranska formuläret för att verifiera signeringsprocessen. På det publicerade formuläret Adobe Sign Blockfält visas när en mottagare tar emot formuläret för signering via ett e-postmeddelande. När When Is the recipient and the person filling the form same? om alternativet är markerat som ja och villkoret är uppfyllt, omdirigeras användaren till Adobe Sign-avtalet efter det att dokumentet har skickats och användaren kan signera dokumentet omedelbart i stället för att vänta på att avtalet ska visas i e-postmeddelandet.

Konfigurera molnsignaturer för ett adaptivt formulär

Molnbaserade digitala signaturer eller fjärrsignaturer är en ny generation digitala signaturer som fungerar på datorer, mobila enheter och webben - och som uppfyller de högsta efterlevnads- och säkerhetsnivåerna för mottagarautentisering. Du kan signera ett adaptivt formulär med molnbaserade digitala signaturer.

Efter redigera adaptiva formuläregenskaper för Adobe Signutför du följande steg för att lägga till molnsignaturfält i ett adaptivt formulär:

  1. Dra och släppa Adobe Sign Block från komponentens webbläsare till det adaptiva formuläret. The Adobe Sign Block har alla komponenter som stöds Adobe Sign fält. Som standard läggs en Signature till det adaptiva formuläret.

    Signeringsblock

  2. Välj Adobe Sign Block och tryck på Edit Redigera ikon. Här visas alternativ för att lägga till fält och formatera utseende för ett fält.

    adobe-sign-block-select-fields

    S. Markera och lägg till Adobe Sign fält. B. Expandera Adobe Sign blockera till helskärmsläge

  3. Tryck på Adobe Sign Field Adobe Sign ikon. Här visas alternativ för att markera och lägga till Adobe Sign fält.

    Expandera Type nedrullningsbart fält att välja Digital Signature och tryck på Done ikon för att lägga till det markerade fältet i Adobe Sign -block.

    Elektroniska underskrifter

    Du måste ange ett unikt namn för ett fält.

    Använd digitala signaturer i det adaptiva formuläret med:

    • Molnsignaturer: Signera med en digitalt ID som hanteras av en betrodd tjänsteleverantör.
    • Adobe Acrobat eller Reader: Hämta och öppna dokumentet med Adobe Acrobat eller Reader för att signera med ett smartkort, en USB-token eller ett filbaserat digitalt ID.

    När du har lagt till fältet för molnsignatur i det adaptiva formuläret utför du följande steg för att slutföra konfigurationsprocessen:

Konfigurera tacksidan eller sammanfattningssteget

The Summary Step skickar automatiskt formuläret, fyller i informationen på den anpassade sammanfattningssidan och visar sammanfattningen av det skickade formuläret. Komponenten Sammanfattningssteg får full bredd som är tillgänglig för formuläret. Vi rekommenderar att du inte har någon annan komponent i avsnittet som innehåller komponenten Sammanfattningssteg.

Vanliga frågor

F: Du kan bädda in ett anpassat formulär i ett annat anpassat formulär. Kan det inbäddade adaptiva formuläret Adobe Sign aktiverad?
Ans: Nej, Experience Manager Forms stöder inte användning av ett adaptivt formulär som bäddar in en Adobe Sign aktiverat anpassat formulär för signering

F: När jag skapar ett adaptivt formulär med den avancerade mallen och öppnar den för redigering visas felmeddelandet"Elektronisk signatur eller mottagare är inte korrekt konfigurerade". visas. Hur löser jag felmeddelandet?
Ans: Anpassningsbart formulär som skapats med den avancerade mallen är konfigurerat att använda Adobe Sign. Lös felet genom att skapa och välja en Adobe Sign molnkonfiguration och konfigurera Adobe Sign mottagare av det adaptiva formuläret.

F: Kan jag använda Adobe Sign texttaggar i en statisk textkomponent i ett adaptivt formulär?
Ans: Ja, du kan använda texttaggar i en textkomponent för att lägga till Adobe Sign fält till ett dokument i en post (endast det automatiskt genererade alternativet för postdokument) aktiverat anpassat formulär. Mer information om proceduren och reglerna för att skapa en texttagg finns i Adobe Sign Documentation. Dessutom har Adaptive Forms begränsat stöd för texttaggar. Du kan använda texttaggarna för att skapa endast de fält som Adobe Sign Block stöder.

Felsök

Adobe Sign avtalsfel

Problem
När Adobe Sign tjänsten är konfigurerad för ett adaptivt formulär. Tjänsten kan inte skapa en Adobe Sign det underliggande adaptiva formuläret.

Upplösning

  • Kontrollera konfiguration av Adobe Sign Cloud Service används i adaptiv form.

  • Kontrollera att API-programmet Adobe Sign server som används för att konfigurera Adobe Sign Cloud Servicen har nödvändig behörighet.

  • Om du använder flera Adobe Sign Cloud Services, peka på oAuth URL av alla tjänster till samma Adobe Sign Shard.

  • Använd separata e-postadresser för att konfigurera Adobe Sign och för den första eller enda mottagaren. E-postadressen till den första mottagaren eller den enda mottagaren (om det finns en enda mottagare) kan inte vara identisk med Adobe Sign konto som används för att konfigurera AEM Cloud-tjänster.

På denna sida