Partage et distribution de ressources gérées dans Experience Manager

Adobe Experience Manager Assets vous permet de partager des ressources, des dossiers et des collections avec des membres de votre entreprise et des tiers, notamment des partenaires et des fournisseurs. Procédez comme suit pour partager des ressources à partir d’Experience Manager Assets as a Cloud Service :

Le partage de ressources par le biais d’un lien est un moyen pratique de mettre les ressources à la disposition de tiers, de responsables marketing et d’autres utilisateurs Experience Manager. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs anonymes d’accéder aux ressources partagées avec eux et de les télécharger. Lors du téléchargement des ressources à partir d’un lien partagé, Experience Manager Assets utilise un service asynchrone qui permet d’effectuer des téléchargements plus rapides et ininterrompus. Les ressources à télécharger sont placées en file d’attente en arrière-plan dans les archives ZIP de taille de fichier gérable. Pour les téléchargements volumineux, le téléchargement est regroupé en plusieurs fichiers de 100 Go par taille de fichier.

REMARQUE
  • Vous devez disposer de l’autorisation Modifier l’ACL pour le dossier ou la ressource que vous souhaitez partager sous forme d’un lien.
  • Activer les e-mails sortants avant de partager un lien avec les utilisateurs.

Il existe deux façons de partager les ressources à l’aide de la fonctionnalité de partage de lien :

  1. Générer un lien partagé, le copier et partager le lien de la ressource avec d’autres utilisateurs. Le délai d’expiration par défaut du lien est de 1 jour. Vous ne pouvez pas modifier le délai d’expiration lors du partage du lien copié avec d’autres utilisateurs.

  2. Générer un lien partagé et partager le lien de la ressource par e-mail. Dans ce cas, vous pouvez modifier les valeurs par défaut, telles que la date et l’heure d’expiration, et permettre le téléchargement des ressources d’origine et de ses rendus. Vous pouvez envoyer des e-mails à plusieurs utilisateurs en ajoutant leurs adresses électroniques.

Boîte de dialogue Partage de liens

Pour partager des ressources sous la forme d’une URL publique :

  1. Connectez-vous à Experience Manager Assets et accédez à Fichiers.
  2. Sélectionnez les ressources ou le dossier contenant les ressources. Dans la barre d’outils, cliquez sur Partager le lien.
  3. La boîte de dialogue Partage de liens s’affiche, avec un lien de ressource généré automatiquement dans le champ Partager le lien.
  4. Copiez ce lien de ressource et partagez-le avec des utilisateurs.

Pour partager des ressources par e-mail :

  1. Sélectionnez les ressources ou le dossier contenant les ressources. Dans la barre d’outils, cliquez sur Partager le lien.

  2. La boîte de dialogue Partage de liens s’affiche, avec un lien de ressource généré automatiquement dans le champ Partager le lien.

    • Dans la zone d’e-mail, saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le lien. Vous pouvez partager le lien avec plusieurs utilisateurs. Si l’utilisateur appartient à votre organisation, sélectionnez son e-mail dans la liste déroulante de suggestions qui s’affiche. Si l’utilisateur est externe à votre organisation, saisissez l’e-mail complet et appuyez sur Entrée pour l’ajouter à la liste des utilisateurs.

    • Dans la zone Objet, saisissez un objet pour préciser l’objectif des ressources partagées.

    • Dans la zone Message, vous pouvez, au besoin, saisir un message.

    • Dans le champ Expiration, indiquez une date et une heure d’expiration du lien à l’aide du sélecteur de date.

    • Cochez la case Autoriser le téléchargement du fichier original pour permettre aux destinataires de télécharger le rendu original.

  3. Cliquez sur Partager. Un message confirme le partage du lien avec les utilisateurs. Les utilisateurs reçoivent un e-mail contenant le lien partagé.

E-mail de partage de lien

Télécharger les ressources à l’aide du lien de ressource

Tout utilisateur ayant accès au lien de la ressource partagée peut télécharger les ressources regroupées dans un dossier zip. Le processus de téléchargement est le même, qu’un utilisateur accède au lien de la ressource copiée ou qu’il utilise le lien de la ressource partagé par e-mail.

  • Cliquez sur le lien de la ressource ou collez l’URL dans votre navigateur. L’interface Partage de liens s’ouvre et vous pouvez basculer vers la Vue Vignette ou la Vue Liste.

  • Dans la Vue Vignette, vous pouvez placer le pointeur de la souris sur la ressource partagée ou le dossier de ressources partagées pour sélectionner les ressources ou les mettre en file d’attente pour téléchargement.

  • Par défaut, l’interface utilisateur affiche l’option Boîte de réception de téléchargement. Elle indique la liste de toutes les ressources partagées ou de tous les dossiers mis en file d’attente pour téléchargement, ainsi que leur statut.

  • Lorsque vous sélectionnez les ressources ou le dossier, une option Mettre le téléchargement en file d’attente s’affiche à l’écran. Cliquez sur l’option Mettre le téléchargement en file d’attente pour lancer le processus de téléchargement.

    Mettre le téléchargement en file d’attente

  • Pendant la préparation du fichier de téléchargement, cliquez sur l’option Boîte de réception de téléchargement pour afficher le statut de votre téléchargement. Pour les téléchargements volumineux, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour le statut.

    Boîte de réception de téléchargement

  • Une fois le traitement terminé, cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le fichier zip.

REMARQUE

Si une ressource partagée est déplacée vers un autre emplacement, son lien cesse de fonctionner. Recréez ce lien et partagez-le de nouveau avec les utilisateurs.

Télécharger des ressources et les partager séparément

Les utilisateurs peuvent télécharger les ressources requises et les partager en dehors d’Experience Manager. Pour plus d’informations, consultez les pages suivantes Recherche de ressources, Téléchargement de ressources et Téléchargement de collections

Partage de ressources avec des professionnels de la création

Les spécialistes marketing et les utilisateurs de services dédiés peuvent facilement partager des ressources approuvées avec des professionnels de la création à l’aide des solutions suivantes :

Configuration du partage de ressources

Les différentes options de partage des ressources nécessitent une configuration spécifique et sont soumises à des prérequis spécifiques.

Pour générer une URL pour les ressources que vous souhaitez partager avec des utilisateurs, utilisez la boîte de dialogue Partage de lien. Les utilisateurs disposant de privilèges d’administrateur ou avec des autorisations de lecture à l’emplacement /var/dam/share peuvent afficher les liens partagés avec eux. Le partage de ressources au moyen d’un lien est très pratique dans la mesure où il permet à des tiers d’y accéder sans avoir besoin de se connecter au préalable à Assets.

REMARQUE

Si vous souhaitez partager des liens de votre instance de création vers des entités externes, veillez à n’exposer que les URL suivantes pour les requêtes GET. Bloquez les autres URL pour garantir la sécurité de votre instance de création.

  • [aem_server]:[port]/linkshare.html
  • [aem_server]:[port]/linksharepreview.html
  • [aem_server]:[port]/linkexpired.html

Activation des actions de bureau à utiliser avec l’application de bureau

À partir de l’interface utilisateur d’Assets ouverte dans un navigateur, vous pouvez explorer l’emplacement des ressources ou extraire et ouvrir une ressource pour la modifier dans votre appli de bureau. Ces options sont appelées actions de bureau ; pour les activer, voir Activation des actions de bureau dans l’interface web Assets .

Activation des actions de bureau à utiliser comme raccourci dans une application de bureau

Adobe Asset Link simplifie la collaboration entre les créatifs et les spécialistes du marketing dans le processus de création de contenu. Il connecte Adobe Experience Manager Assets aux applications de bureau Creative Cloud, Adobe InDesign, Adobe Photoshop et Adobe Illustrator. Le panneau Adobe Asset Link permet aux créatifs d’accéder au contenu stocké dans Assets et de le modifier sans quitter les applications de création qui leur sont les plus familières.

Voir comment configurer Assets pour l’utiliser avec Adobe Asset Link.

Bonnes pratiques et résolution des problèmes

  • Les collections ou les dossiers de ressources dont le nom contient un espace blanc risquent de ne pas être partagés.
  • Si les utilisateurs ne peuvent pas télécharger les ressources partagées, contactez votre administrateur Experience Manager pour connaître les limites de téléchargement.
  • Pour qu’un utilisateur puisse prévisualiser une vidéo partagée à l’aide du partage de liens, la vidéo doit disposer d’un rendu vidéo statique disponible à l’emplacement /jcr:content/renditions du nœud de la vidéo, dans le référentiel. La prévisualisation ne dépend pas de la disponibilité d’un rendu Dynamic Media.
  • Lors du téléchargement d’une ressource vidéo via le partage de liens, les rendus Dynamic Media ne sont pas inclus dans l’archive téléchargée.

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