Formularzentrierte Workflows in OSGi

30. Dezember 2024
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  • Experience Manager 6.5
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Unternehmen erfassen Daten aus Hunderten und Tausenden von Formularen, verschiedenen Backend-Systemen sowie Online- und Offline-Datenquellen. Darüber hinaus verfügen sie über eine dynamische Gruppe von Benutzenden, um Entscheidungen bezüglich der Daten zu treffen, was iterative Prüf- und Genehmigungsprozesse umfasst.

In großen Organisationen und Unternehmen fallen außer Workflows für die Prüfung und Genehmigung auch Aufgaben an, die sich wiederholen. Dazu gehört beispielsweise das Konvertieren von PDF-Dokumenten in andere Formate. Werden diese Aufgaben manuell durchgeführt, nehmen sie viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Unternehmen sind darüber hinaus gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente digital zu signieren und Formulardaten zur späteren Verwendung in vordefinierten Formaten zu archivieren.

Einführung in den formularzentrierten Workflow in OSGi

Sie können mit AEM-Workflows auf adaptiven Formularen basierende Workflows schnell erstellen. Diese Workflows können für Prüfungen und Genehmigungen, Geschäftsprozessabläufe, zum Starten von Dokumentendiensten, zur Integration in Signatur-Workflows mit Adobe Sign und für ähnliche Vorgänge verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise die Verarbeitung von Kreditkartenanträgen, Workflows für die Genehmigung von Urlaub für Mitarbeitende oder das Speichern von Formularen als PDF-Dokument. Darüber hinaus können diese Workflows innerhalb einer Organisation oder über eine Netzwerk-Firewall hinweg verwendet werden.

Mit formularzentrierten Workflows in OSGi können Sie schnell Workflows für verschiedene Aufgaben auf dem OSGi-Stapel erstellen und bereitstellen, ohne die komplette Prozessverwaltungsfunktion auf dem JEE-Stapel zu installieren. Bei der Bereitstellung und Verwaltung von Workflows werden die vertrauten AEM-Workflow- und AEM-Posteingangsfunktionen verwendet. Workflows bilden die Grundlage für die Automatisierung realer Geschäftsprozesse, an denen mehrere Softwaresysteme, Netzwerke, Abteilungen und sogar Unternehmen beteiligt sind.

Nachdem Sie diese Workflows eingerichtet haben, können Sie sie manuell auslösen, um einen definierten Prozess auszuführen, oder sie können programmgesteuert ablaufen, wenn Benutzende Formulare oder Correspondence Management-Briefe senden. AEM Forms bietet mit diesen verbesserten AEM-Workflow-Funktionen zwei verschiedene, aber ähnliche Funktionen. Entscheiden Sie im Rahmen Ihrer Bereitstellungsstrategie, welche für Sie geeignet ist. Hier sehen Sie die formularzentrierten AEM-Workflows unter OSGi und Process Management unter JEE im Vergleich. Informationen zur Bereitstellungstopologie finden Sie darüber hinaus unter Architektur und Bereitstellungstopologien für AEM Forms.

Der formularzentrierte Workflow für OSGi erweitert den AEM-Posteingang und stellt zusätzliche Komponenten (Schritte) für den AEM-Workflow-Editor bereit, um Unterstützung für AEM Forms-zentrierte Workflows hinzuzufügen. Der erweiterte AEM-Posteingang bietet ähnliche Funktionen wie AEM Forms Workspace. Sie können mithilfe von AEM-Workflows sowohl Workflows verwalten, die durch Personen ausgeführt werden müssen (Genehmigung, Prüfung usw.), als auch Vorgänge für Dokumentendienste (z. B. PDF-Generierung) automatisieren und Dokumente elektronisch (mit Adobe Sign) signieren.

Alle Schritte von AEM Forms Workflows unterstützen die Verwendung von Variablen. Variablen ermöglichen es, dass Workflowschritte zur Laufzeit Metadaten speichern und an andere Schritte übergeben. Sie können verschiedene Typen von Variablen zum Speichern unterschiedlicher Datentypen erstellen. Sie können auch Variablensammlungen erstellen, um mehrere Instanzen verwandter Daten vom selben Typ zu speichern. In der Regel verwenden Sie eine Variable oder eine Sammlung von Variablen, wenn eine Entscheidung basierend auf dem Wert der Variablen getroffen werden soll oder wenn Informationen gespeichert werden sollen, die Sie später in einem Prozess benötigen. Weitere Informationen zur Verwendung von Variablen in diesen formularzentrierten Workflow-Komponenten (Schritten) finden Sie unter Formularzentrierter Workflow in OSGi – Schritt-Referenz. Informationen zum Erstellen und Verwalten von Variablen finden Sie unter Variablen in AEM-Workflows.

Das folgende Diagramm zeigt den kompletten Ablauf zum Erstellen, Ausführen und Überwachen eines formularzentrierten Workflows in OSGi.

introduction-to-aem-forms-workflow

Bevor Sie beginnen

  • Ein Workflow ist eine Darstellung eines realen Geschäftsprozesses. Halten Sie Ihren realen Geschäftsprozess und die Liste der Menschen, die am Geschäftsprozess teilnehmen, bereit. Außerdem müssen Sie die zusätzlichen Dokumente (adaptive Formulare, PDF-Dokumente usw.) bereithalten, bevor Sie einen Workflow erstellen.
  • Ein Workflow kann mehrere Phasen haben. Diese Phasen werden im AEM-Posteingang angezeigt und helfen, über den Fortschritt des Workflows zu berichten. Teilen Sie Ihren Geschäftsprozess in logische Phasen ein.
  • Sie können den Schritt „Aufgabe zuweisen“ von AEM-Workflows so konfigurieren, dass E-Mail-Benachrichtigungen an die Benutzenden oder Bevollmächtigten gesendet werden. Sie sollten daher E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.
  • Ein Workflow kann darüber hinaus Adobe Sign für digitale Signaturen verwenden. Wenn Sie beabsichtigen, Adobe Sign in einem Workflow zu verwenden, konfigurieren Sie Adobe Sign für AEM Forms, bevor Sie es im Workflow einsetzen.

Erstellen Sie ein Workflow-Modell

Ein Workflow-Modell besteht aus der Logik und dem Ablauf eines Geschäftsprozesses.  Es setzt sich aus einer Reihe von Schritten zusammen.  Diese Schritte sind AEM-Komponenten.  Sie können Workflow-Schritte nach Bedarf mit Parametern und Skripten erweitern, um einen größeren Funktionsumfang und mehr Kontrollmöglichkeiten zu erzielen. AEM Forms bietet außer den vordefinierten AEM-Schritten einige weitere Schritte.  Eine detaillierte Liste der AEM- und AEM Forms-Schritte finden Sie in der Referenz zu Workflow-Schritten und unter Formularzentrierte Workflows in OSGi – Schritt-Referenz.

AEM bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, über die ein Workflow-Modell unter Verwendung der bereitgestellten Workflow-Schritte erstellt werden kann.  Eine schrittweise Anleitung zum Erstellen eines Workflow-Modells finden Sie unter Erstellen von Workflow-Modellen. Im folgenden Beispiel finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Erstellen eines Workflow-Modells für einen Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow:

NOTE
Um ein Workflow-Modell zu erstellen oder zu bearbeiten, müssen Sie zur Gruppe workflow-editor gehören.

Modell für einen Workflow zur Genehmigung und Prüfung erstellen

Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow sind für Aufgaben vorgesehen, bei denen Entscheidungen von Personen getroffen werden müssen.  Im folgenden Beispiel wird ein Workflow-Modell für einen Hypothekenantrag erstellt, der von einem oder einer Frontend-Bankmitarbeitenden ausgefüllt werden soll.  Sobald der Antrag ausgefüllt ist, wird er zur Genehmigung übermittelt.  Der genehmigte Antrag wird später zur elektronischen Unterzeichnung mit Adobe Sign an den Antragsteller gesendet.

Das Beispiel ist als Paket verfügbar und ist unten angehängt.  Importieren und installieren Sie das Beispiel mithilfe von Package Manager.  Sie können darüber hinaus die folgenden Schritte ausführen, um das Workflow-Modell für den Antrag manuell zu erstellen:

In diesem Beispiel wird ein Workflow-Modell für einen Hypothekenantrag erstellt, der von einem oder einer Frontend-Bankmitarbeitenden ausgefüllt werden soll.  Der ausgefüllte Antrag wird zur Genehmigung übermittelt.  Der genehmigte Antrag wird später zur elektronischen Unterzeichnung mit Adobe Sign an die Kundin bzw. den Kunden gesendet.  Sie können das Beispiel mit dem Package Manager importieren und installieren.

Datei laden

  1. Öffnen Sie die Workflow-Modell-Konsole für Arbeitsablaufmodelle. Die Standardeinstellung ist https://[server]:[port]/libs/cq/workflow/admin/console/content/models.html/etc/workflow/models

  2. Wählen Sie Erstellen und dann Modell erstellen aus. Das Dialogfeld „Workflow-Modell hinzufügen“ wird angezeigt.

  3. Geben Sie den Titel und den Namen ein (optional). Beispiel: Hypothekenantrag. Wählen Sie Fertig.

  4. Wählen Sie das neu erstellte Workflow-Modell und dann Bearbeiten aus. Jetzt können Sie Workflow-Schritte hinzufügen, um Geschäftslogik zu erstellen. Wenn Sie ein Workflow-Modell neu erstellen, enthält es zunächst:

    • Die Schritte Fluss-Start und Fluss-Ende. Diese Schritte geben den Anfang und das Ende des Workflows an.  Diese Schritte sind erforderlich und können nicht bearbeitet oder entfernt werden.
    • Einen Teilnehmer-Beispielschritt mit der Bezeichnung „Schritt 1“. Dieser Schritt ist so konfiguriert, dass er dem Admin-Benutzer ein Arbeitselement zuordnet. Entfernen Sie diesen Schritt.

  5. Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können einen formularzentrierten Workflow in OSGi so konfigurieren, dass E-Mail-Benachrichtigungen an die Benutzer oder Bevollmächtigten gesendet werden. Führen Sie die folgenden Konfigurationen durch, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren:

    1. Wechseln Sie zum AEM Configuration Manager unter https://[server]:[port]/system/console/configMgr.
    2. Öffnen Sie die Konfiguration Day CQ Mail Service. Geben Sie Werte in die Felder SMTP-Server-Hostname, SMTP-Server-Anschluss und Absenderadresse ein. Klicken Sie auf Speichern.
    3. Öffnen Sie die Konfiguration Day CQ Link Externalizer. Geben Sie im Feld Domains den tatsächlichen Hostnamen/die IP-Adresse und die Portnummer für lokale, Authoring- und Veröffentlichungsinstanzen an. Klicken Sie auf Speichern.

  6. Erstellen Sie Workflow-Phasen.  Ein Workflow kann mehrere Phasen haben. Diese Phasen werden im AEM-Posteingang angezeigt und geben den Fortschritt des Workflows an.

    Wählen Sie zum Definieren einer Phase das Symbol info-circle aus, um die Eigenschaften des Workflow-Modells anzuzeigen. Öffnen Sie die Registerkarte Phasen, fügen Sie Phasen für das Workflow-Modell hinzu und wählen Sie Speichern und schließen aus. Für einen Hypothekenantrag könnten Sie beispielsweise die folgenden Schritte erstellen: Darlehensantrag, Status des Darlehensantrags, zu signierende Dokumente und signiertes Antragsdokument.

  7. Ziehen Sie den Workflow Aufgaben zuweisen per Drag-and-Drop in das Workflow-Modell. Definieren Sie ihn als ersten Schritt im Modell.

    Die Komponente „Aufgabe zuweisen“ weist die durch den Workflow erstellte Aufgabe einer Person oder Gruppe zu.  Beim Zuweisen der Aufgabe können Sie die Komponente verwenden, um ein adaptives Formular oder eine nicht-interaktive PDF-Datei für die Aufgabe anzugeben. Das adaptive Formular ist erforderlich, damit die Benutzenden Eingaben vornehmen können, und die nicht interaktive PDF-Datei oder ein schreibgeschütztes adaptives Formular wird in Workflows verwendet, die nur zur Prüfung dienen.

    Sie können mithilfe dieses Schritts auch das Verhalten der Aufgabe steuern. Dazu gehören beispielsweise das automatische Erstellen eines Datensatzdokuments, das Zuweisen der Aufgabe zu einer bestimmten Person oder Gruppe, der Pfad der gesendeten Daten, der Pfad der im Voraus auszufüllenden Daten sowie Standardaktionen. Weitere Informationen zu den Optionen des Schritts „Aufgabe zuweisen“ finden Sie unter Formularzentrierte Workflows in OSGi – Schritt-Referenz.

    workflow-editor

    Konfigurieren Sie im Beispiel für den Hypothekenantrag den Schritt „Aufgabe zuweisen“ so, dass ein schreibgeschütztes adaptives Formular verwendet und das PDF-Dokument angezeigt wird, nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist. Wählen Sie auch die Benutzergruppe aus, die zum Genehmigen des Darlehensantrags berechtigt ist. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Aktionen die Option Senden. Erstellen Sie eine actionTaken-Variable vom Datentyp „String“ (Zeichenfolge) und geben Sie die Variable als Route-Variable an. Dies könnte beispielsweise „actionTaken“ sein.  Fügen Sie außerdem die Routen zu Genehmigen und Ablehnen hinzu.  Die Routen werden im AEM-Posteingang als separate Aktionen (Schaltflächen) angezeigt.  Der Workflow wählt die passende Verzweigung für die Aktion (Schaltfläche), auf die jemand klickt.

    Sie können das oben zum Download verfügbare Beispielpaket importieren, um sämtliche Werte aller Felder im Schritt „Aufgabe zuweisen“ zu erhalten, der für das Beispiel des Hypothekenantrags konfiguriert wurde.

  8. Ziehen Sie die Komponente „ODER-Teilung“ aus dem Schritt-Browser in das Workflow-Modell.  Die ODER-Teilung erstellt eine Verzweigung im Workflow, nach der nur einer der beiden Zweige aktiv bleibt. Mit diesem Schritt können Sie bedingte Verarbeitungspfade in einem Workflow einrichten. Sie fügen jeder Verzweigung nach Bedarf Workflow-Schritte hinzu.

    Sie können Routing-Ausdrücke für eine Verzweigung mithilfe einer Regeldefinition, eines ECMA-Skripts oder eines externen Skripts definieren.

    Erstellen Sie mit dem Ausdruckseditor Routing-Ausdrücke für Zweig 1 und Zweig 2. Diese Routing-Ausdrücke helfen, je nach der Benutzeraktion im AEM-Posteingang eine Verzweigung auszuwählen.

    Routing-Ausdruck für Zweig 1

    Wenn ein Benutzer im AEM-Posteingang auf Genehmigen klickt, wird die Verzweigung 1 aktiviert.

    Beispiel für eine ODER-Teilung

    Routing-Ausdruck für Zweig 2

    Wenn der Benutzer im AEM-Posteingang auf Ablehnen klickt, wird die Verzweigung 2 aktiviert.

    Beispiel für eine ODER-Teilung

    Informationen über das Erstellen von Routing-Ausdrücken mithilfe von Variablen finden Sie unter Variablen in AEM Forms Workflows.

  9. Fügen Sie weitere Workflow-Schritte hinzu, um die Geschäftslogik zu erstellen.

    Fügen Sie für das Hypothekenbeispiel einen Schritt zum Generieren des Datensatzdokuments, zwei Schritte zum Zuweisen einer Aufgabe und einen Schritt zum Signieren des Dokuments zur Verzweigung 1 des Modells hinzu, wie in der Abbildung unten gezeigt. Ein Schritt „Aufgabe zuweisen“ dient zum Anzeigen und Senden zu unterzeichnender Darlehensdokumente an den Antragsteller und der zweite Schritt „Aufgabe zuweisen“ dient zum Anzeigen der unterzeichneten Dokumente. Fügen Sie auch zur Verzweigung 2 einen Schritt „Aufgabe zuweisen“ hinzu.  Diese Verzweigung wird aktiviert, wenn ein Benutzer im AEM-Posteingang auf „Ablehnen“ klickt.

    Um sämtliche Werte in allen Feldern für die Schritte zur Aufgabenzuweisung, für das Datensatzdokument und zum Unterzeichnen des Dokuments zu erhalten, die für das Beispiel des Hypothekenantrags konfiguriert wurden, importieren Sie das oben zum Download verfügbare Beispielpaket.

    Damit ist das Workflow-Modell einsatzbereit.  Sie können den Workflow über verschiedene Methoden starten.  Weitere Informationen finden Sie unter Starten eines formularzentrierten Workflows in OSGi.

    workflow-editor-mortgage