Formularzentrierte Workflows in OSGi forms-centric-workflow-on-osgi

Last update: Mon Jul 15 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

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Unternehmen erfassen Daten aus Hunderten und Tausenden von Formularen, verschiedenen Backend-Systemen sowie Online- und Offline-Datenquellen. Darüber hinaus verfügen sie über eine dynamische Gruppe von Benutzenden, um Entscheidungen bezüglich der Daten zu treffen, was iterative Prüf- und Genehmigungsprozesse umfasst.

In großen Organisationen und Unternehmen fallen außer Workflows für die Prüfung und Genehmigung auch Aufgaben an, die sich wiederholen. Dazu gehört beispielsweise das Konvertieren von PDF-Dokumenten in andere Formate. Werden diese Aufgaben manuell durchgeführt, nehmen sie viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Unternehmen sind darüber hinaus gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente digital zu signieren und Formulardaten zur späteren Verwendung in vordefinierten Formaten zu archivieren.

Einführung in den formularzentrierten Workflow in OSGi introduction-to-forms-centric-workflow-on-osgi

Sie können mit AEM-Workflows auf adaptiven Formularen basierende Workflows schnell erstellen. Diese Workflows können für Prüfungen und Genehmigungen, Geschäftsprozessabläufe, zum Starten von Dokumentendiensten, zur Integration in Signatur-Workflows mit Adobe Sign und für ähnliche Vorgänge verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise die Verarbeitung von Kreditkartenanträgen, Workflows für die Genehmigung von Urlaub für Mitarbeitende oder das Speichern von Formularen als PDF-Dokument. Darüber hinaus können diese Workflows innerhalb einer Organisation oder über eine Netzwerk-Firewall hinweg verwendet werden.

Mit formularzentrierten Workflows in OSGi können Sie schnell Workflows für verschiedene Aufgaben auf dem OSGi-Stapel erstellen und bereitstellen, ohne die komplette Prozessverwaltungsfunktion auf dem JEE-Stapel zu installieren. Bei der Bereitstellung und Verwaltung von Workflows werden die vertrauten AEM-Workflow- und AEM-Posteingangsfunktionen verwendet. Workflows bilden die Grundlage für die Automatisierung realer Geschäftsprozesse, an denen mehrere Softwaresysteme, Netzwerke, Abteilungen und sogar Unternehmen beteiligt sind.

Nachdem Sie diese Workflows eingerichtet haben, können Sie sie manuell auslösen, um einen definierten Prozess auszuführen, oder sie können programmgesteuert ablaufen, wenn Benutzende Formulare oder Correspondence Management-Briefe senden. AEM Forms bietet mit diesen verbesserten AEM-Workflow-Funktionen zwei verschiedene, aber ähnliche Funktionen. Entscheiden Sie im Rahmen Ihrer Bereitstellungsstrategie, welche für Sie geeignet ist. Hier sehen Sie die formularzentrierten AEM-Workflows unter OSGi und Process Management unter JEE im Vergleich. Informationen zur Bereitstellungstopologie finden Sie darüber hinaus unter Architektur und Bereitstellungstopologien für AEM Forms.

Der formularzentrierte Workflow für OSGi erweitert den AEM-Posteingang und stellt zusätzliche Komponenten (Schritte) für den AEM-Workflow-Editor bereit, um Unterstützung für AEM Forms-zentrierte Workflows hinzuzufügen. Der erweiterte AEM-Posteingang bietet ähnliche Funktionen wie AEM Forms Workspace. Sie können mithilfe von AEM-Workflows sowohl Workflows verwalten, die durch Personen ausgeführt werden müssen (Genehmigung, Prüfung usw.), als auch Vorgänge für Dokumentendienste (z. B. PDF-Generierung) automatisieren und Dokumente elektronisch (mit Adobe Sign) signieren.

Alle Schritte von AEM Forms Workflows unterstützen die Verwendung von Variablen. Variablen ermöglichen es, dass Workflowschritte zur Laufzeit Metadaten speichern und an andere Schritte übergeben. Sie können verschiedene Typen von Variablen zum Speichern unterschiedlicher Datentypen erstellen. Sie können auch Variablensammlungen erstellen, um mehrere Instanzen verwandter Daten vom selben Typ zu speichern. In der Regel verwenden Sie eine Variable oder eine Sammlung von Variablen, wenn eine Entscheidung basierend auf dem Wert der Variablen getroffen werden soll oder wenn Informationen gespeichert werden sollen, die Sie später in einem Prozess benötigen. Weitere Informationen zur Verwendung von Variablen in diesen formularzentrierten Workflow-Komponenten (Schritten) finden Sie unter Formularzentrierter Workflow in OSGi – Schritt-Referenz. Informationen zum Erstellen und Verwalten von Variablen finden Sie unter Variablen in AEM-Workflows.

Das folgende Diagramm zeigt den kompletten Ablauf zum Erstellen, Ausführen und Überwachen eines formularzentrierten Workflows in OSGi.

introduction-to-aem-forms-workflow

Bevor Sie beginnen before-you-start

Ein Workflow ist eine Darstellung eines realen Geschäftsprozesses. Halten Sie Ihren realen Geschäftsprozess und die Liste der Menschen, die am Geschäftsprozess teilnehmen, bereit. Außerdem müssen Sie die zusätzlichen Dokumente (adaptive Formulare, PDF-Dokumente usw.) bereithalten, bevor Sie einen Workflow erstellen.
Ein Workflow kann mehrere Phasen haben. Diese Phasen werden im AEM-Posteingang angezeigt und helfen, über den Fortschritt des Workflows zu berichten. Teilen Sie Ihren Geschäftsprozess in logische Phasen ein.
Sie können den Schritt „Aufgabe zuweisen“ von AEM-Workflows so konfigurieren, dass E-Mail-Benachrichtigungen an die Benutzenden oder Bevollmächtigten gesendet werden. Sie sollten daher E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren.
Ein Workflow kann darüber hinaus Adobe Sign für digitale Signaturen verwenden. Wenn Sie beabsichtigen, Adobe Sign in einem Workflow zu verwenden, konfigurieren Sie Adobe Sign für AEM Forms, bevor Sie es im Workflow einsetzen.

Erstellen Sie ein Workflow-Modell create-a-workflow-model

Ein Workflow-Modell besteht aus der Logik und dem Ablauf eines Geschäftsprozesses. Es setzt sich aus einer Reihe von Schritten zusammen. Diese Schritte sind AEM-Komponenten. Sie können Workflow-Schritte nach Bedarf mit Parametern und Skripten erweitern, um einen größeren Funktionsumfang und mehr Kontrollmöglichkeiten zu erzielen. AEM Forms bietet außer den vordefinierten AEM-Schritten einige weitere Schritte. Eine detaillierte Liste der AEM- und AEM Forms-Schritte finden Sie in der Referenz zu Workflow-Schritten und unter Formularzentrierte Workflows in OSGi – Schritt-Referenz.

AEM bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, über die ein Workflow-Modell unter Verwendung der bereitgestellten Workflow-Schritte erstellt werden kann. Eine schrittweise Anleitung zum Erstellen eines Workflow-Modells finden Sie unter Erstellen von Workflow-Modellen. Im folgenden Beispiel finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Erstellen eines Workflow-Modells für einen Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow:

NOTE

Um ein Workflow-Modell zu erstellen oder zu bearbeiten, müssen Sie zur Gruppe workflow-editor gehören.

Modell für einen Workflow zur Genehmigung und Prüfung erstellen create-a-model-for-an-approval-and-review-workflow

Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflow sind für Aufgaben vorgesehen, bei denen Entscheidungen von Personen getroffen werden müssen. Im folgenden Beispiel wird ein Workflow-Modell für einen Hypothekenantrag erstellt, der von einem oder einer Frontend-Bankmitarbeitenden ausgefüllt werden soll. Sobald der Antrag ausgefüllt ist, wird er zur Genehmigung übermittelt. Der genehmigte Antrag wird später zur elektronischen Unterzeichnung mit Adobe Sign an den Antragsteller gesendet.

Das Beispiel ist als Paket verfügbar und ist unten angehängt. Importieren und installieren Sie das Beispiel mithilfe von Package Manager. Sie können darüber hinaus die folgenden Schritte ausführen, um das Workflow-Modell für den Antrag manuell zu erstellen:

In diesem Beispiel wird ein Workflow-Modell für einen Hypothekenantrag erstellt, der von einem oder einer Frontend-Bankmitarbeitenden ausgefüllt werden soll. Der ausgefüllte Antrag wird zur Genehmigung übermittelt. Der genehmigte Antrag wird später zur elektronischen Unterzeichnung mit Adobe Sign an die Kundin bzw. den Kunden gesendet. Sie können das Beispiel mit dem Package Manager importieren und installieren.

Datei laden

Öffnen Sie die Workflow-Modell-Konsole für Arbeitsablaufmodelle. Die Standardeinstellung ist https://[server]:[port]/libs/cq/workflow/admin/console/content/models.html/etc/workflow/models
Wählen Sie Erstellen und dann Modell erstellen aus. Das Dialogfeld „Workflow-Modell hinzufügen“ wird angezeigt.
Geben Sie den Titel und den Namen ein (optional). Beispiel: Hypothekenantrag. Wählen Sie Fertig.
Wählen Sie das neu erstellte Workflow-Modell und dann Bearbeiten aus. Jetzt können Sie Workflow-Schritte hinzufügen, um Geschäftslogik zu erstellen. Wenn Sie ein Workflow-Modell neu erstellen, enthält es zunächst:
- Die Schritte Fluss-Start und Fluss-Ende. Diese Schritte geben den Anfang und das Ende des Workflows an. Diese Schritte sind erforderlich und können nicht bearbeitet oder entfernt werden.
- Einen Teilnehmer-Beispielschritt mit der Bezeichnung „Schritt 1“. Dieser Schritt ist so konfiguriert, dass er dem Admin-Benutzer ein Arbeitselement zuordnet. Entfernen Sie diesen Schritt.
Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können einen formularzentrierten Workflow in OSGi so konfigurieren, dass E-Mail-Benachrichtigungen an die Benutzer oder Bevollmächtigten gesendet werden. Führen Sie die folgenden Konfigurationen durch, um E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren:
1. Wechseln Sie zum AEM Configuration Manager unter https://[server]:[port]/system/console/configMgr.
2. Öffnen Sie die Konfiguration Day CQ Mail Service. Geben Sie Werte in die Felder SMTP-Server-Hostname, SMTP-Server-Anschluss und Absenderadresse ein. Klicken Sie auf Speichern.
3. Öffnen Sie die Konfiguration Day CQ Link Externalizer. Geben Sie im Feld Domains den tatsächlichen Hostnamen/die IP-Adresse und die Portnummer für lokale, Authoring- und Veröffentlichungsinstanzen an. Klicken Sie auf Speichern.
Erstellen Sie Workflow-Phasen. Ein Workflow kann mehrere Phasen haben. Diese Phasen werden im AEM-Posteingang angezeigt und geben den Fortschritt des Workflows an.

Wählen Sie zum Definieren einer Phase das Symbol aus, um die Eigenschaften des Workflow-Modells anzuzeigen. Öffnen Sie die Registerkarte Phasen, fügen Sie Phasen für das Workflow-Modell hinzu und wählen Sie Speichern und schließen aus. Für einen Hypothekenantrag könnten Sie beispielsweise die folgenden Schritte erstellen: Darlehensantrag, Status des Darlehensantrags, zu signierende Dokumente und signiertes Antragsdokument.
Ziehen Sie den Workflow Aufgaben zuweisen per Drag-and-Drop in das Workflow-Modell. Definieren Sie ihn als ersten Schritt im Modell.

Die Komponente „Aufgabe zuweisen“ weist die durch den Workflow erstellte Aufgabe einer Person oder Gruppe zu. Beim Zuweisen der Aufgabe können Sie die Komponente verwenden, um ein adaptives Formular oder eine nicht-interaktive PDF-Datei für die Aufgabe anzugeben. Das adaptive Formular ist erforderlich, damit die Benutzenden Eingaben vornehmen können, und die nicht interaktive PDF-Datei oder ein schreibgeschütztes adaptives Formular wird in Workflows verwendet, die nur zur Prüfung dienen.

Sie können mithilfe dieses Schritts auch das Verhalten der Aufgabe steuern. Dazu gehören beispielsweise das automatische Erstellen eines Datensatzdokuments, das Zuweisen der Aufgabe zu einer bestimmten Person oder Gruppe, der Pfad der gesendeten Daten, der Pfad der im Voraus auszufüllenden Daten sowie Standardaktionen. Weitere Informationen zu den Optionen des Schritts „Aufgabe zuweisen“ finden Sie unter Formularzentrierte Workflows in OSGi – Schritt-Referenz.

Konfigurieren Sie im Beispiel für den Hypothekenantrag den Schritt „Aufgabe zuweisen“ so, dass ein schreibgeschütztes adaptives Formular verwendet und das PDF-Dokument angezeigt wird, nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist. Wählen Sie auch die Benutzergruppe aus, die zum Genehmigen des Darlehensantrags berechtigt ist. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Aktionen die Option Senden. Erstellen Sie eine actionTaken-Variable vom Datentyp „String“ (Zeichenfolge) und geben Sie die Variable als Route-Variable an. Dies könnte beispielsweise „actionTaken“ sein. Fügen Sie außerdem die Routen zu Genehmigen und Ablehnen hinzu. Die Routen werden im AEM-Posteingang als separate Aktionen (Schaltflächen) angezeigt. Der Workflow wählt die passende Verzweigung für die Aktion (Schaltfläche), auf die jemand klickt.

Sie können das oben zum Download verfügbare Beispielpaket importieren, um sämtliche Werte aller Felder im Schritt „Aufgabe zuweisen“ zu erhalten, der für das Beispiel des Hypothekenantrags konfiguriert wurde.
Ziehen Sie die Komponente „ODER-Teilung“ aus dem Schritt-Browser in das Workflow-Modell. Die ODER-Teilung erstellt eine Verzweigung im Workflow, nach der nur einer der beiden Zweige aktiv bleibt. Mit diesem Schritt können Sie bedingte Verarbeitungspfade in einem Workflow einrichten. Sie fügen jeder Verzweigung nach Bedarf Workflow-Schritte hinzu.

Sie können Routing-Ausdrücke für eine Verzweigung mithilfe einer Regeldefinition, eines ECMA-Skripts oder eines externen Skripts definieren.

Erstellen Sie mit dem Ausdruckseditor Routing-Ausdrücke für Zweig 1 und Zweig 2. Diese Routing-Ausdrücke helfen, je nach der Benutzeraktion im AEM-Posteingang eine Verzweigung auszuwählen.

Routing-Ausdruck für Zweig 1

Wenn ein Benutzer im AEM-Posteingang auf Genehmigen klickt, wird die Verzweigung 1 aktiviert.

Routing-Ausdruck für Zweig 2

Wenn der Benutzer im AEM-Posteingang auf Ablehnen klickt, wird die Verzweigung 2 aktiviert.

Informationen über das Erstellen von Routing-Ausdrücken mithilfe von Variablen finden Sie unter Variablen in AEM Forms Workflows.
Fügen Sie weitere Workflow-Schritte hinzu, um die Geschäftslogik zu erstellen.

Fügen Sie für das Hypothekenbeispiel einen Schritt zum Generieren des Datensatzdokuments, zwei Schritte zum Zuweisen einer Aufgabe und einen Schritt zum Signieren des Dokuments zur Verzweigung 1 des Modells hinzu, wie in der Abbildung unten gezeigt. Ein Schritt „Aufgabe zuweisen“ dient zum Anzeigen und Senden zu unterzeichnender Darlehensdokumente an den Antragsteller und der zweite Schritt „Aufgabe zuweisen“ dient zum Anzeigen der unterzeichneten Dokumente. Fügen Sie auch zur Verzweigung 2 einen Schritt „Aufgabe zuweisen“ hinzu. Diese Verzweigung wird aktiviert, wenn ein Benutzer im AEM-Posteingang auf „Ablehnen“ klickt.

Um sämtliche Werte in allen Feldern für die Schritte zur Aufgabenzuweisung, für das Datensatzdokument und zum Unterzeichnen des Dokuments zu erhalten, die für das Beispiel des Hypothekenantrags konfiguriert wurden, importieren Sie das oben zum Download verfügbare Beispielpaket.

Damit ist das Workflow-Modell einsatzbereit. Sie können den Workflow über verschiedene Methoden starten. Weitere Informationen finden Sie unter Starten eines formularzentrierten Workflows in OSGi.

Erstellen einer formularzentrierten Workflow-Anwendung create-a-forms-centric-workflow-application

Die Anwendung ist das mit dem Workflow verknüpfte adaptive Formular. Wenn eine Anwendung über den Posteingang gesendet wird, wird der zugehörige Workflow gestartet. Um einen Forms-Workflow als Anwendung im AEM-Posteingang und in AEM Forms-Apps verfügbar zu machen, führen Sie folgende Schritte aus, um eine Workflow-Anwendung zu erstellen:

NOTE

Sie müssen Mitglied der Gruppe fd-administrator sein, um Workflow-Anwendungen erstellen und verwalten zu können.

Wechseln Sie in Ihrer AEM-Authoring-Instanz zu > Formulare > Workflow-Anwendung verwalten und tippen Sie auf Erstellen.
Geben Sie im Fenster „Workflow-Anwendung erstellen“ die entsprechenden Werte für die folgenden Felder ein und tippen Sie auf Erstellen. Eine neue Anwendung wird erstellt und im Bildschirm „Workflow-Anwendungen“ aufgeführt.

Feld

Beschreibung

Titel

Der Titel ist im AEM-Posteingang sichtbar und hilft Benutzenden bei der Auswahl einer Anwendung. Achten Sie darauf, einen beschreibenden Titel anzugeben. Beispiel: Antrag auf Eröffnung eines Sparkontos.

Name

Geben Sie den Namen der Anwendung an. Zeichen, die keine Buchstaben, Ziffern, Bindestriche oder Unterstriche sind, werden durch Bindestriche ersetzt.

Beschreibung

Die Beschreibung ist im AEM-Posteingang sichtbar. Geben Sie ausführliche Informationen zur Anwendung in den Beschreibungsfeldern an, z. B. den Zweck der Anwendung.

Adaptives Formular

Geben Sie den Pfad eines adaptiven Formulars an. Wenn eine Benutzerin oder ein Benutzer die Anwendung startet, wird das angegebene adaptive Formular angezeigt.

Hinweis: Workflow-Anwendungen unterstützen keine Formulare und PDF-Dokumente, die länger als eine Seite sind oder auf dem Apple iPad einen Bildlauf erfordern. Wenn eine Anwendung auf dem Apple iPad geöffnet wird und das adaptive Formular oder das PDF-Dokument länger als eine Seite ist, gehen die Formularfelder und der Inhalt auf der zweiten Seite verloren.

Zugriffsgruppe

Wählen Sie eine Gruppe aus. Die Anwendung wird nur für die Mitglieder der ausgewählten Gruppe in AEM-Posteingang angezeigt. Die Option „Zugriffsgruppe“ stellt alle Gruppen der Workflow-Benutzergruppe zur Auswahl bereit.

Vorbefüllungs-Dienst

Wählen Sie einen Vorbefüllungsdienst für das adaptive Formular aus.

Workflow-Modell

Wählen Sie ein Workflow-Modell für die Anwendung aus. Ein Workflow-Modell besteht aus einer Logik und einem Ablauf des Geschäftsprozesses.

Datendateipfad

Geben Sie den Pfad der Datendatei im CRX-Repository an. Der Pfad wird relativ zur Payload des adaptiven Formulars angegeben und enthält den Namen der Datendatei. Geben Sie immer den vollständigen Namen der Datei einschließlich der Dateierweiterung (wo zutreffend) an. Beispiel: [Payload]/data.xml.

Anhangspfad

Geben Sie den Pfad des Ordners für Anhänge im CRX-Repository an. Der Pfad für Anhänge wird relativ zum Payload-Speicherort angegeben. Beispiel: [Payload]/data.xml.

Pfad für das Datensatzdokument

Geben Sie den Pfad der Datei für das Datensatzdokument im CRX-Repository an. Der Pfad wird relativ zum Speicherort der Nutzdaten für das adaptive Formular angegeben. Geben Sie immer den vollständigen Namen der Datei einschließlich der Dateierweiterung (wo zutreffend) an. Beispiel: [Payload]/DOR/creditcard.pdf.

Starten eines formularzentrierten Workflows in OSGi launch

Sie können einen formularzentrierten Workflow wie folgt starten oder auslösen:

Senden eines Antrags aus dem AEM-Posteingang
Senden einer Anwendung aus der AEM Forms-App
Senden eines adaptiven Formulars
Verwenden eines überwachten Ordners
Senden einer interaktiven Kommunikation oder eines Briefes

Senden eines Antrags aus dem AEM-Posteingang inbox

Die von Ihnen erstellte Workflow-Anwendung ist als Antrag im Posteingang verfügbar. Benutzende, die Mitglieder der Gruppe „workflow-users“ sind, können den Antrag ausfüllen und senden, durch den der zugehörige Workflow ausgelöst wird. Weitere Informationen über die Verwendung des AEM-Posteingangs zum Senden von Anwendungen und Verwalten von Aufgaben finden Sie unter Verwalten von Forms-Anwendungen und Aufgaben im AEM-Posteingang.

Senden einer Anwendung aus der AEM Forms-App afa

Die AEM Forms-App synchronisiert die Daten mit einem AEM-Formular-Server und ermöglicht es Ihnen, Änderungen an den Formulardaten, Aufgaben, Workflow-Anwendungen und gespeicherten Informationen (Entwürfen/Vorlagen) in Ihrem Konto vorzunehmen. Weitere Informationen finden Sie unter AEM Forms-App und in ähnlichen Artikeln.

Senden eines adaptiven Formulars af

Sie können die Übermittlungsaktionen eines adaptiven Formulars so konfigurieren, dass beim Senden des adaptiven Formulars ein Workflow gestartet wird. Adaptive Formulare stellen die Übermittlungsaktion Aufrufen eines AEM-Workflows zur Verfügung, die bewirkt, dass beim Senden eines adaptiven Formulars ein Workflow gestartet wird. Ausführliche Informationen über die Sendeaktion finden Sie unter Konfigurieren der Sendeaktion. Um ein adaptives Formular über die AEM Forms-App zu senden, aktivieren Sie in den Eigenschaften des adaptiven Formulars die Option „Mit AEM Forms-App synchronisieren“.

Sie können ein adaptives Formular zum Synchronisieren, Senden und Auslösen eines Workflows über die AEM Forms-App konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit einem Formular.

Verwenden eines überwachten Ordners watched

Admins (Mitglieder der Gruppe „fd-administrators“) können einen Netzwerkordner konfigurieren, um einen vorkonfigurierten Workflow auszuführen, wenn jemand eine Datei (z. B. eine PDF-Datei) in diesem Ordner ablegt. Nachdem der Workflows abgeschlossen ist, kann die Ergebnisdatei in einem angegebenen Ausgabeordner gespeichert werden. Ein solcher Ordner wird als überwachter Ordner bezeichnet. Führen Sie das folgende Verfahren aus, um einen überwachten Ordner zum Starten eines Workflows zu konfigurieren:

Gehen Sie in Ihrer AEM-Autoreninstanz zu > Forms > Überwachten Ordner konfigurieren. . Eine Liste der bereits konfigurierten überwachten Ordner wird angezeigt.
Wählen Sie Neu aus. Eine Liste von Feldern wird angezeigt. Geben Sie einen Wert für die folgenden Felder ein, um einen überwachten Ordner für einen Workflow zu konfigurieren:

Feld

Beschreibung

Name

Geben Sie den Namen für den überwachten Ordner an. Dieses Feld unterstützt nur alphanumerische Werte.

Pfad

Geben Sie den physischen Speicherort des überwachten Ordners an. Verwenden Sie in einer Cluster-Umgebung einen freigegebenen Netzwerkordner, auf den über einen AEM-Cluster-Knoten zugegriffen werden kann.

Prozessdateien, die Folgendes verwenden:

Wählen Sie die Workflow- Option.

Workflow-Modell

Wählen Sie ein Workflow-Modell.

Ausgabedateimuster

Geben Sie die Verzeichnisstruktur für die Ausgabedateien und -verzeichnisse an. Sie können auch ein Muster für Ausgabedateien und -verzeichnisse angeben.

Wählen Sie Erweitert aus. Geben Sie einen Wert für das folgende Feld ein und tippen Sie auf Erstellen. Damit ist der überwachte Ordner so konfiguriert, dass er einen Arbeitsablauf startet. Wenn nun eine Datei im Eingabeverzeichnis des überwachten Ordners abgelegt wird, wird der angegebene Workflow ausgelöst.

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Feld	Beschreibung
Payload-Mapper-Filter	Wenn Sie einen überwachten Ordner erstellen, erstellt dieser eine Ordnerstruktur im CRX-Repository. Die Ordnerstruktur kann als Payload für den Workflow dienen. Sie können ein Skript schreiben, um einen AEM-Workflow zuzuordnen und Eingaben von der überwachten Ordnerstruktur zu akzeptieren. Eine vorkonfigurierte Implementierung ist verfügbar und im Payload-Mapper-Filter aufgeführt. Wenn Sie nicht über eine benutzerdefinierte Implementierung verfügen, wählen Sie die Standardimplementierung aus.

table 0-row-2 1-row-2

Feld

Beschreibung

Payload-Mapper-Filter

Wenn Sie einen überwachten Ordner erstellen, erstellt dieser eine Ordnerstruktur im CRX-Repository. Die Ordnerstruktur kann als Payload für den Workflow dienen. Sie können ein Skript schreiben, um einen AEM-Workflow zuzuordnen und Eingaben von der überwachten Ordnerstruktur zu akzeptieren. Eine vorkonfigurierte Implementierung ist verfügbar und im Payload-Mapper-Filter aufgeführt. Wenn Sie nicht über eine benutzerdefinierte Implementierung verfügen, wählen Sie die Standardimplementierung aus.

Die Registerkarte „Erweitert“ enthält weitere Felder. Die meisten dieser Felder enthalten einen Standardwert. Weitere Informationen zu allen Feldern finden Sie im Artikel Erstellen oder Konfigurieren eines überwachten Ordners.

Senden einer interaktiven Kommunikation oder eines Briefes letter

Sie können einen formularbasierten Workflow mit OSGi verknüpfen und ausführen, wenn Sie eine interaktive Mitteilung oder einen Brief einreichen. In Correspondence Management-Workflows werden Workflows für die Nachbearbeitung von interaktiven Kommunikation und Briefen verwendet. Dazu gehören beispielsweise Versenden per E-Mail, Drucken, Faxen und Archivieren der endgültigen Briefe. Detaillierte Schritte finden Sie unter Nachbearbeitung von interaktiven Kommunikationen und Briefen.

Zusätzliche Konfigurationen additional-configurations

Konfigurieren des E-Mail-Dienstes configure-email-service

Sie können die Schritte „Aufgabe zuweisen“ und „E-Mail senden“ von AEM-Workflows verwenden, um eine E-Mail zu senden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mail-Server und andere Konfigurationen anzugeben, die zum Senden von E-Mails erforderlich sind:

Wechseln Sie zum AEM Configuration Manager unter https://[server]:[port]/system/console/configMgr.
Öffnen Sie die Konfiguration Day CQ Mail Service. Geben Sie Werte in die Felder SMTP-Server-Hostname, SMTP-Server-Anschluss und Absenderadresse ein. Klicken Sie auf Speichern.
Öffnen Sie die Konfiguration Day CQ Link Externalizer. Geben Sie im Feld Domains den tatsächlichen Hostnamen/die IP-Adresse und die Portnummer für lokale, Authoring- und Veröffentlichungsinstanzen an. Klicken Sie auf Speichern.

Bereinigen von Workflow-Instanzen purge-workflow-instances

Die Minimierung der Anzahl von Workflow-Instanzen steigert die Leistung der Workflow-Engine, sodass Sie regelmäßig abgeschlossene oder laufende Workflow-Instanzen aus dem Repository löschen können. Ausführliche Informationen dazu finden Sie unter Regelmäßiges Bereinigen von Workflow-Instanzen.

Parametrisieren Sie vertrauliche Daten entsprechend den Workflow-Variablen und speichern Sie sie in externen Datenspeichern. externalize-wf-variables

Alle Daten, die von adaptiven Formularen an Experience Manager-Workflows übermittelt werden, können personenbezogene Daten (PII) oder vertrauliche personenbezogene Daten (SPD) der Endbenutzer Ihres Unternehmens enthalten. Es ist jedoch nicht erforderlich, Ihre Daten im Adobe Experience Manager JCR-Repository aufzubewahren. Sie können die Speicherung von Endbenutzerdaten in Ihren verwalteten Datenspeicher (z. B. Azure Blob-Speicher) externalisieren, indem Sie die Informationen in Workflow-Variablen parametrisieren.

In einem Forms Workflow in Adobe Experience Manager werden Daten durch eine Reihe von Workflow-Schritten mithilfe von Workflow-Variablen verarbeitet und weitergeleitet. Diese Variablen sind benannte Eigenschaften oder Schlüssel-Wert-Paare, die im Metadatenknoten der Workflow-Instanzen gespeichert sind, zum Beispiel /var/workflow/instances/<serverid>/<datebucket>/<uniquenameof model>_<id>/data/metaData. Diese Workflow-Variablen können in ein anderes Repository als JCR externalisiert und dann durch Adobe Experience Manager-Workflows verarbeitet werden. Adobe Experience Manager stellt die API UserMetaDataPersistenceProvider bereit, um die Workflow-Variablen in Ihrem verwalteten externen Speicher zu hinterlegen. Weitere Informationen zur Verwendung von Workflow-Variablen für kundeneigene Datenspeicher in Adobe Experience Manager finden Sie unter Verwalten von Workflow-Variablen für externe Datenspeicher.
Adobe stellt folgendes Muster bereit, um Variablen aus der Workflow-Metadatenzuordnung mithilfe der API UserMetaDataPersistenceProvider im Azure Blob-Speicher zu hinterlegen. Ähnlich können Sie das Beispiel als Anleitung zur Verwendung der API [UserMetaDataPersistenceProvider] nutzen, um die Workflow-Variablen in jeden anderen Datenspeicher außerhalb von Adobe Experience Manager zu externalisieren und ähnlich zu verwalten.

NOTE

Wenn Sie Ihre Workflow-Variablen in einem externen Datenspeicher hinterlegen, lesen Sie die Hinweise in den Richtlinien für die externe Datenspeicherung von Workflows.

Installieren der Beispielimplementierung der Workflow-API

So speichern Sie Workflow-Variablen in Ihrem verwalteten Azure Blob-Speicher:

Installieren Sie die Beispiel-Workflow-API UserMetaDataPersistenceProvider wie folgt:
1. Führen Sie im Projektstammverzeichnis mit Maven 3 den Befehl mvn clean install aus.
2. Um das Bundle und das Inhaltspaket für den Autor bereitzustellen, führen Sie mvn clean install -PautoInstallPackage aus.
3. Um nur das Bundle für den Autor bereitzustellen, führen Sie mvn clean install -PautoInstallBundle aus.

Initialisieren Sie die folgenden Eigenschaften in der OSGi-Konfigurationsdatei des Externalizers im ui.config-Inhaltspaket:

code language-jql
`accountKey="" accountName="" endpointSuffix="" containerName="" protocol=""`

Im Folgenden finden Sie die Zwecke (und Beispiele) dieser Eigenschaften:

accountKey ist der geheime Schlüssel zur Zugriffsautorisierung.
accountName ist das Azure-Konto, in dem Daten gespeichert werden müssen.
endpointSuffix, beispielsweise core.windows.net.
containerName ist der Container im Konto, in dem die Daten gespeichert werden müssen. Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass der Container bereits vorhanden ist.
protocol, beispielsweise https oder http.

Konfigurieren Sie das Workflow-Modell in Adobe Experience Manager. Informationen zum Konfigurieren des Workflow-Modells für einen externen Speicher finden Sie unter Konfigurieren des Workflow-Modells.

Konfigurieren des Workflow-Modells in Adobe Experience Manager für externe Datenspeicherung configure-aem-wf-model

So konfigurieren Sie ein AEM-Workflow-Modell für die externe Datenspeicherung:

Gehen Sie zu Tools > Workflow > Modelle.
Wählen Sie einen Modellnamen aus und tippen Sie auf Bearbeiten.
Tippen Sie auf das Symbol für die Seiteninformationen und dann auf Eigenschaften öffnen.
Wählen Sie Workflow für Datenspeicherung externalisieren aus.
Klicken Sie zum Speichern der Eigenschaften auf Speichern und schließen.

Richtlinien für AEM-Workflows zur externen Datenspeicherung guidelines-workflows-external-data-storage

Im Folgenden finden Sie die Richtlinien für die Verwendung von Adobe Experience Manager-Workflows und die Speicherung von Daten in externen Datenspeichern (beispielsweise Microsoft Azure Storage-Servern):

Verwenden Sie Variablen zum Speichern von Daten beim Definieren von Eingabe- und Ausgabedatendateien und Anlagen in Workflow-Modellschritten. Wählen Sie nicht die Optionen Relativ zur Payload und Verfügbar unter einem absoluten Pfad aus. Die Optionen Relativ zur Payload und Verfügbar unter einem absoluten Pfad werden beim Konfigurieren eines Adobe Experience Manager -Workflow-Modells für die externe Datenspeicherung nicht automatisch angezeigt.
Verwenden Sie beim Senden eines adaptiven Formulars an einen AEM-Workflow Variablen zum Speichern von Datendateien und Anlagen. Wählen Sie beim Senden eines adaptiven Formulars an einen Adobe Experience Manager-Workflow nicht die Option Relativ zur Payload. Die Option Relativ zur Payload wird beim Konfigurieren eines Adobe Experience Manager -Workflow-Modells für die externe Datenspeicherung nicht automatisch angezeigt.
Verwenden Sie in einem Workflow-Modell keinen benutzerdefinierten Adobe Experience Manager-Workflow-Schritt, um Daten im Repository CRX DE zu speichern.
Wenn Sie ein Adobe Experience Manager -Workflow-Modell für die externe Datenspeicherung konfigurieren, erstellen Sie keine benutzerdefinierten Spalten für den Adobe Experience Manager-Posteingang, da die Werte der benutzerdefinierten Spalten nicht abgerufen werden, wenn das Arbeitselement im Adobe Experience Manager-Posteingang zu einem Workflow gehört, der für die externe Datenspeicherung markiert ist.

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