Verwalten von Formularanwendungen und Aufgaben im AEM-Posteingang
Eine der vielen Möglichkeiten, einen Forms-orientierten Workflow zu starten oder auszulösen, besteht darin, Anwendungen im AEM-Posteingang zu verwenden. Um einen Forms-Workflow als Anwendung im Posteingang verfügbar zu machen, erstellen Sie eine Workflow-Anwendung. Weitere Informationen zu Workflow-Anwendungen und anderen Möglichkeiten zum Starten von Forms-Workflows finden Sie unter Starten eines formularzentrierten Workflow auf OSGi.
Darüber hinaus führt der AEM-Posteingang Benachrichtigungen und Aufgaben aus verschiedenen AEM-Komponenten einschließlich Forms-Workflows zusammen. Wenn ein Forms-Workflow ausgelöst wird, der einen Schritt zur Zuweisung einer Aufgabe enthält, wird die dazugehörige Anwendung als Aufgabe im Posteingang der zugewiesenen Person angezeigt. Wenn eine ganze Gruppe zugewiesen ist, wird die Aufgabe im Posteingang aller Gruppenmitglieder angezeigt, bis eine Person die Aufgabe annimmt oder delegiert.
Die Benutzeroberfläche des Posteingangs bietet Listen- und Kalenderansichten zum Anzeigen von Aufgaben. Sie können außerdem die Einstellungen für die Anzeige konfigurieren. Sie können Aufgaben nach verschiedenen Parametern filtern. Weitere Informationen zum Anzeigen und Filtern finden Sie unter Ihr Posteingang.
Kurz zusammengefasst: Mit dem Posteingang können Sie eine Anwendung erstellen und zugewiesene Aufgaben verwalten.
NOTEAnwendung erstellen
- Wechseln Sie zum AEM-Posteingang unter https://'[server]:[port]'/aem/inbox.
- Wählen Sie in der Benutzeroberfläche des Posteingangs Erstellen > Anwendung aus. Die Seite „Programm auswählen“ wird angezeigt.
- Wählen Sie ein Programm aus und klicken Sie auf Erstellen. Das zu dem Programm gehörige adaptive Formular wird geöffnet. Füllen Sie die Informationen im adaptiven Formular aus und wählen Sie Absenden aus. Der dazugehörige Workflow wird gestartet und erstellt eine Aufgabe im Posteingang des Empfängers.
Aufgaben verwalten
Wenn ein Forms-Workflow ausgelöst wird und Sie eine bevollmächtigte Person sind oder zu einer bevollmächtigten Gruppe gehören, wird eine Aufgabe in Ihrem Posteingang angezeigt. Sie können im Posteingang Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen für die Aufgabe ausführen.
Aufgaben annehmen oder delegieren
Aufgaben, die einer Gruppe zugewiesen sind, werden im Posteingang aller Gruppenmitglieder angezeigt. Jedes Gruppenmitglied kann diese Aufgabe annehmen oder an ein anderes Gruppenmitglied delegieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Wählen Sie die Miniaturansicht der Aufgabe aus. Optionen zum Öffnen oder Delegieren der Aufgabe werden oben angezeigt.
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Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Um die Aufgabe zu delegieren, wählen Sie Delegieren aus. Das Dialogfeld „Element delegieren“ wird geöffnet. Wählen Sie eine Person aus, fügen Sie optional einen Kommentar hinzu und wählen Sie OK aus.
- Um die Aufgabe anzunehmen,wählen Sie Öffnen aus. Das Dialogfeld „Selbst zuweisen“ wird geöffnet. Wählen Sie Weiter aus, um die Aufgabe anzunehmen. Die angenommene Aufgabe wird mit Ihnen als bevollmächtigte Person in Ihrem Posteingang angezeigt.
Aufgabendetails anzeigen und Aktionen für Aufgaben durchführen
Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, können Sie Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen ausführen. Die für eine Aufgabe verfügbaren Aktionen werden im Schritt „Aufgabe zuweisen“ des dazugehörigen Forms-Workflows definiert.
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Wählen Sie die Miniaturansicht der Aufgabe aus. Die Optionen zum Öffnen oder Delegieren der ausgewählten Aufgabe werden oben angezeigt.
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Wählen Sie Öffnen, um die Aufgabendetails anzuzeigen. Die detaillierte Aufgabenansicht wird geöffnet. In dieser Ansicht können Sie Aufgabendetails anzeigen und an der Aufgabe arbeiten.
NOTEWenn eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen ist, müssen Sie sie erst annehmen, um sie in der Detailansicht öffnen zu können.
Die detaillierte Aufgabenansicht umfasst die folgenden Abschnitte:
- Aufgabendetails
- Formular
- Workflow-Details
- Aktionssymbolleiste
Aufgabendetails
Der Abschnitt „Aufgabendetails“ zeigt Informationen zur Aufgabe an. Welche Informationen angezeigt werden, hängt von den Konfigurationseinstellungen aus dem Schritt Aufgabe zuweisen im Workflow ab. Das Beispiel oben zeigt die Beschreibung, den Status, das Startdatum und den verwendeten Workflow für die Aufgabe an. Es ist außerdem möglich, Dateien an Aufgaben anzuhängen.
Formular
Auf der Registerkarte „Formular“ im Hauptinhaltsbereich werden das übermittelte Formular und gegebenenfalls Anhänge für einzelne Felder angezeigt.
Workflow-Details
Die Registerkarte „Workflow-Details“ oben zeigt den Fortschritt der Aufgabe in verschiedenen Phasen des Workflows an. Es werden die abgeschlossenen, aktuellen und ausstehenden Phasen der Aufgabe angezeigt. Die Phasen für einen Workflow werden im Schritt Aufgabe zuweisen des dazugehörigen Workflows definiert.
Darüber hinaus zeigt die Registerkarte den Aufgabenverlauf für jede abgeschlossene Phase im Workflow an. Sie können für eine abgeschlossene Phase Details anzeigen auswählen, um Details zu dieser Phase zu erfahren. Es werden Kommentare, Formular- und Aufgabenanhänge, Status, Start- und Enddaten usw. zu der Aufgabe angezeigt.
Aktionssymbolleiste
In der Aktionssymbolleiste werden alle verfügbaren Optionen für die Aufgabe angezeigt. Speichern, Zurücksetzen und Delegieren sind Standardaktionen, andere verfügbare Aktionen werden dagegen im Schritt Aufgabe zuweisen konfiguriert. Im obigen Beispiel sind „Genehmigen“ und „Ablehnen“ im Workflow konfiguriert.
Während Sie an der Aufgabe arbeiten, geht sie im Workflow weiter voran.
Anzeigen der abgeschlossenen Aufgaben
Im AEM-Posteingang werden nur aktive Aufgaben angezeigt. Abgeschlossene Aufgaben werden nicht in der Liste angezeigt. Sie können jedoch mithilfe von Posteingangsfiltern Aufgaben basierend auf verschiedenen Parametern filtern, z. B. Aufgabentyp, Status oder Start- und Enddatum. So zeigen Sie abgeschlossene Aufgaben an:
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Wählen Sie im AEM-Posteingang
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Wählen Sie das Akkordeon Aufgabenstatus und wählen Sie dann Abgeschlossen aus. Alle Ihre abgeschlossenen Aufgaben werden angezeigt.
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Wählen Sie eine Aufgabe mithilfe einer Auswahl aus und klicken Sie auf Öffnen.
Die Aufgabe wird geöffnet und das dazugehörige Dokument oder adaptive Formular wird angezeigt. Bei einem adaptiven Formular wird das schreibgeschützte adaptive Formular oder dessen PDF-Datensatzdokument wie auf der Registerkarte „Formular“/„Dokument“ des Workflow-Schritts „Aufgabe zuweisen“ konfiguriert angezeigt.
Im Abschnitt mit den Aufgabendetails werden Informationen wie die durchgeführte Aktion, der Aufgabenstatus, das Startdatum und das Enddatum angezeigt.
Auf der Registerkarte Workflow-Details werden alle Schritte des Workflows angezeigt. Wählen Sie für detaillierte Informationen zu einem Schritt Details anzeigen aus.
