Verwalten von Formularanwendungen und Aufgaben im AEM-Posteingang

15. Juli 2024

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Eine der vielen Möglichkeiten, einen Forms-orientierten Workflow zu starten oder auszulösen, besteht darin, Anwendungen im AEM-Posteingang zu verwenden. Um einen Forms-Workflow als Anwendung im Posteingang verfügbar zu machen, erstellen Sie eine Workflow-Anwendung. Weitere Informationen zu Workflow-Anwendungen und anderen Möglichkeiten zum Starten von Forms-Workflows finden Sie unter Starten eines formularzentrierten Workflow auf OSGi.

Darüber hinaus führt der AEM-Posteingang Benachrichtigungen und Aufgaben aus verschiedenen AEM-Komponenten einschließlich Forms-Workflows zusammen. Wenn ein Forms-Workflow ausgelöst wird, der einen Schritt zur Zuweisung einer Aufgabe enthält, wird die dazugehörige Anwendung als Aufgabe im Posteingang der zugewiesenen Person angezeigt. Wenn eine ganze Gruppe zugewiesen ist, wird die Aufgabe im Posteingang aller Gruppenmitglieder angezeigt, bis eine Person die Aufgabe annimmt oder delegiert.

Die Benutzeroberfläche des Posteingangs bietet Listen- und Kalenderansichten zum Anzeigen von Aufgaben. Sie können außerdem die Einstellungen für die Anzeige konfigurieren. Sie können Aufgaben nach verschiedenen Parametern filtern. Weitere Informationen zum Anzeigen und Filtern finden Sie unter Ihr Posteingang.

Kurz zusammengefasst: Mit dem Posteingang können Sie eine Anwendung erstellen und zugewiesene Aufgaben verwalten.

NOTE
Damit Sie den AEM-Posteingang verwenden können, müssen Sie der Gruppe „workflow-users“ angehören.

Anwendung erstellen

  1. Wechseln Sie zum AEM-Posteingang unter https://'[server]:[port]'/aem/inbox.
  2. Wählen Sie in der Benutzeroberfläche des Posteingangs  Erstellen > Anwendung aus. Die Seite „Programm auswählen“ wird angezeigt.
  3. Wählen Sie ein Programm aus und klicken Sie auf  Erstellen. Das zu dem Programm gehörige adaptive Formular wird geöffnet. Füllen Sie die Informationen im adaptiven Formular aus und wählen Sie Absenden aus. Der dazugehörige Workflow wird gestartet und erstellt eine Aufgabe im Posteingang des Empfängers.

Aufgaben verwalten

Wenn ein Forms-Workflow ausgelöst wird und Sie eine bevollmächtigte Person sind oder zu einer bevollmächtigten Gruppe gehören, wird eine Aufgabe in Ihrem Posteingang angezeigt. Sie können im Posteingang Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen für die Aufgabe ausführen.

Aufgaben annehmen oder delegieren

Aufgaben, die einer Gruppe zugewiesen sind, werden im Posteingang aller Gruppenmitglieder angezeigt. Jedes Gruppenmitglied kann diese Aufgabe annehmen oder an ein anderes Gruppenmitglied delegieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Miniaturansicht der Aufgabe aus. Optionen zum Öffnen oder Delegieren der Aufgabe werden oben angezeigt.

    select-task

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Um die Aufgabe zu delegieren, wählen Sie Delegieren aus. Das Dialogfeld „Element delegieren“ wird geöffnet. Wählen Sie eine Person aus, fügen Sie optional einen Kommentar hinzu und wählen Sie OK aus.

    delegate

    • Um die Aufgabe anzunehmen,wählen Sie Öffnen aus. Das Dialogfeld „Selbst zuweisen“ wird geöffnet. Wählen Sie Weiter aus, um die Aufgabe anzunehmen. Die angenommene Aufgabe wird mit Ihnen als bevollmächtigte Person in Ihrem Posteingang angezeigt.

    claim

Aufgabendetails anzeigen und Aktionen für Aufgaben durchführen

Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, können Sie Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen ausführen. Die für eine Aufgabe verfügbaren Aktionen werden im Schritt „Aufgabe zuweisen“ des dazugehörigen Forms-Workflows definiert.

  1. Wählen Sie die Miniaturansicht der Aufgabe aus. Die Optionen zum Öffnen oder Delegieren der ausgewählten Aufgabe werden oben angezeigt.

  2. Wählen Sie Öffnen, um die Aufgabendetails anzuzeigen. Die detaillierte Aufgabenansicht wird geöffnet. In dieser Ansicht können Sie Aufgabendetails anzeigen und an der Aufgabe arbeiten.

    NOTE
    Wenn eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen ist, müssen Sie sie erst annehmen, um sie in der Detailansicht öffnen zu können.

task-details

Die detaillierte Aufgabenansicht umfasst die folgenden Abschnitte:

  • Aufgabendetails
  • Formular
  • Workflow-Details
  • Aktionssymbolleiste

Aufgabendetails

Der Abschnitt „Aufgabendetails“ zeigt Informationen zur Aufgabe an. Welche Informationen angezeigt werden, hängt von den Konfigurationseinstellungen aus dem Schritt Aufgabe zuweisen im Workflow ab. Das Beispiel oben zeigt die Beschreibung, den Status, das Startdatum und den verwendeten Workflow für die Aufgabe an. Es ist außerdem möglich, Dateien an Aufgaben anzuhängen.