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為最適化Forms產生提交PDF (原記錄檔案)
概觀 overview
填寫或提交表單時,您可以以列印或檔案格式保留表單記錄。 此記錄稱為提交PDF (前身為記錄檔案或DoR)。 所提交表單適合列印的PDF。 您也可以參閱提交PDF ,以瞭解客戶日後已填妥的資訊,或使用提交PDF ,以PDF格式將表單與內容一起封存。
為了建立提交PDF,會將XFA或Acroform型範本與透過最適化表單收集的資料合併。 您可以自動或隨選產生提交PDF。
隨選選項可讓您指定自訂XFA或Acroform型範本,為提交PDF提供自訂外觀。
您可以:
開始之前 components-to-automatically-generate-a-document-of-record
開始學習並準備提交PDF所需的資產之前:
基底範本:在Forms Designer或Acrobat表單(AcroForm)中建立的XFA範本(XDP檔案)。 基底範本用於指定提交PDF的樣式和品牌資訊。 在之前將您的XFA範本(XDP檔案)上傳到您的AEM Forms執行個體
最適化表單:要為其產生提交PDF的最適化表單。
產生以XFA為基礎的提交PDF generate-an-XFA-based-document-of-record
將您的XFA範本(XDP檔案)上傳至您的AEM Forms執行個體。 執行以下步驟,設定最適化表單以使用XFA範本(XDP檔案)作為提交PDF的範本:
- 在Experience Manager作者執行個體中,按一下Forms > Forms和檔案。
- 選取表單,然後按一下屬性。
- 在[內容]視窗中,選取表單模型。
- 在 表單模型 標籤的 選取自 下拉式清單中,選取 結構描述 或無。 您也可以在建立表單時選取表單模型。
- 在[表單模型]索引標籤的[記錄檔案範本組態]區段中,選取[關聯表單範本作為記錄檔案範本]。 選取此選項時,會顯示電腦上可用的所有XFA範本(XDP檔案)。 選取適當的檔案。 此外,請確定最適化表單和選取的XFA範本(XDP檔案)使用的是相同結構描述(資料結構描述)。
- 按一下完成
您的最適化表單現在已設定為使用XDP檔案作為提交PDF的範本。 下一個步驟是繫結最適化表單元件與對應的範本欄位。
產生以Acroform為基礎的提交PDF generate-an-Acroform-based-document-of-record
將Adobe Acrobat PDF (Acroform)上傳至AEM Forms執行個體。 執行以下步驟來設定最適化表單,以使用Adobe Acrobat PDF (Acroform)作為提交PDF的範本:
- 在Experience Manager作者執行個體中,按一下Forms > Forms和檔案。
- 選取表單,然後按一下屬性。
- 在[內容]視窗中,選取表單模型。
- 在 表單模型 標籤的 選取自 下拉式清單中,選取 結構描述 或無。 您也可以在建立表單時選取表單模型。
- 在[表單模型]索引標籤的[記錄檔案範本組態]區段中,選取[關聯表單範本作為記錄檔案範本]。 選取此選項時,會顯示電腦上可用的所有Acrobat PDF (Acroform)。 選取適當的檔案。
- 按一下完成
您的最適化表單現在已設定為使用Acroform作為提交PDF的範本。 下一個步驟是繫結最適化表單元件與對應的範本欄位。
自動產生提交PDF auto-generate-a-document-of-record
當調適型表單設定為自動產生提交PDF時,每次變更表單時,其提交PDF都會立即更新。 例如,如果欄位從現有的最適化表單中移除,則對應的欄位也會移除,並且不會顯示在提交PDF中。 自動產生提交PDF有許多其他優點:
- 表單開發人員不需要手動維護資料繫結。 自動產生的提交PDF會處理資料繫結相關更新。
- 表單開發人員不必手動隱藏標示為從提交PDF中排除的欄位。 自動產生的提交PDF已預先設定為排除這類欄位。
- 自動產生的提交PDF選項可節省為提交PDF建立表單範本所需的時間。
- 「自動產生的提交PDF」選項可讓您使用不同的基本範本來使用不同的樣式和外觀。 它有助於為您的組織選擇提交PDF的最佳樣式和外觀。 如果未指定樣式,系統樣式會設定為預設值。
- 自動產生的提交PDF可確保表單中的任何變更都會立即反映在提交PDF中。
執行以下步驟來設定最適化表單,以自動產生提交PDF:
- 在Experience Manager作者執行個體中,按一下Forms > Forms和檔案。
- 選取表單,然後按一下屬性。
- 在[內容]視窗中,選取表單模型。
- 在 表單模型 標籤的 選取自 下拉式清單中,選取 結構描述 或無。 您也可以在建立表單時選取表單模型。
- 在[表單模型]索引標籤的[記錄檔案範本組態]區段中,選取[產生記錄檔案]。
- 按一下完成
繫結最適化表單元件與範本欄位 bind-adaptive-form-components-with-template-fields
繫結最適化表單欄位與範本欄位,以在對應的提交PDF欄位中顯示擷取的表單資料。 若要將最適化表單元件與對應的提交PDF範本欄位繫結:
-
開啟最適化表單,設定為使用自訂表單範本進行編輯。
-
選取最適化表單元件,然後按一下[開啟設定
]圖示。 它會開啟屬性瀏覽器。 -
在屬性瀏覽器中,瀏覽並選取欄位。
- (針對AcroForm範本) 記錄檔案繫結參考欄位屬性。
- (適用於XFA範本) 資料模型繫結參考屬性。
-
按一下儲存。
您可以使用傳送電子郵件、Experience Manager工作流程提交動作搭配記錄檔案步驟,以及其他提交動作來接收提交PDF。
提交PDF範本的增量更新 document-of-record-template-incremental-updates
最適化表單和對應的提交PDF範本可能會隨著時間而改變。 您可以選擇新增、移除或修改最適化表單或提交PDF範本的欄位。
當您變更提交PDF範本並將變更的範本上傳到AEM Forms時,調適型Forms編輯器會自動偵測變更的繫結,並通知您需要新繫結的調適型表單元件。 它可讓您對提交PDF範本進行增量更新。
例如,組織 We.Retail 具有AcroForm式提交PDF範本we-retail-invoice.pdf。 範本看起來如下所示:
使用範本一段時間後,組織決定將「invoice-number」欄位重新命名為「bill-number」欄位,並擷取購買者的電子郵件地址。 開發人員更新invoice-number欄位的名稱,並將電子郵件欄位新增至範本。 他還建立了名為 we-retail-invoice-v2.pdf 的新版範本。
開發人員會上傳並將更新後的範本套用至最適化表單。 最適化表單會自動偵測並顯示繫結已變更的欄位清單。
表單開發人員會將最適化Forms欄位與對應的提交PDF範本繫結。
現在,當最適化表單提交時,會建立更新的提交PDF。
使用提交PDF時的主要考量事項 key-considerations-when-working-with-document-of-record
處理最適化Forms的提交PDF時,請牢記以下考量事項和限制。
- RTF支援:提交PDF支援RTF欄位中的HTML標籤標籤。 如需支援的標籤與協助工具考量事項的完整詳細資料,請參閱提交PDF中的支援的HTML標籤標籤。
- 最適化表單中的檔案片段未出現在提交PDF中。 不過,支援最適化表單片段。
- 不支援在提交PDF中為以XML結構描述為基礎的最適化表單產生的內容繫結。
- 當使用者請求轉譯提交PDF時,會根據地區設定建立本地化版本的提交PDF。 提交PDF本地化時,最適化表單也會本地化。
最適化表單元素的對應 mapping-of-adaptive-form-elements
下表說明最適化表單元件和對應的XFA元件,以及這些元件是否出現在提交PDF中。
欄位 fields
容器 containers
靜態元件 static-components
表格 tables
最適化Forms表格元件(例如頁首、頁尾和列)對應至對應的XFA元件。 您可以在提交PDF中將可重複面板對應至表格。
提交PDF的基礎範本 base-template-of-a-document-of-record
基礎範本提供樣式和外觀資訊給提交PDF。 它可讓您自訂自動產生的提交PDF的預設外觀。 例如,您可以使用基礎範本在提交PDF頁首的標題中新增公司標誌,並在頁尾中新增版權資訊。
基底範本的主版頁面會作為提交PDF範本的主版頁面。 主版頁面可包含頁首、頁尾和頁碼等資訊,您可將其套用至提交PDF。 您可以使用基礎範本將這類資訊套用至提交PDF,以自動產生提交PDF。 使用基礎範本可讓您變更欄位的預設屬性。
在設計基礎範本時,請一律遵循基礎範本慣例。
基礎範本慣例 base-template-conventions
基礎範本可用來定義提交PDF的頁首、頁尾、樣式和外觀。 頁首和頁尾可包含公司標誌和版權文字等資訊。 基底範本中的第一個主版頁面會複製並當作「提交」PDF的主版頁面,其中包含「提交」PDF中所有頁面的頁首、頁尾、頁碼或任何其他資訊。 如果您使用的基底範本與基底範本慣例不符,則基底範本的第一個主版頁面仍會用於提交PDF範本中。 強烈建議您依照其慣例設計基礎範本,並使用它來自動產生提交PDF。
主版頁面慣例
-
在基底範本中,將根子表單命名為
AF_METATEMPLATE,將主版頁面命名為AF_MASTERPAGE。 -
位於
AF_MASTERPAGE根子表單下名稱為AF_METATEMPLATE的主版頁面較適合擷取頁首、頁尾和樣式資訊。 -
如果
AF_MASTERPAGE不存在,則會使用基底範本中存在的第一個主版頁面。
欄位的樣式慣例
-
若要在提交PDF的欄位上套用樣式,基底範本提供位於
AF_FIELDSSUBFORM根子表單下的AF_METATEMPLATE子表單中的欄位。 -
這些欄位的屬性會套用至提交PDF中的欄位。 這些欄位應遵循
AF_<name of field in all caps>_XFO命名慣例。 例如,核取方塊的欄位名稱應該是AF_CHECKBOX_XFO。
若要建立基礎範本,請在Forms Designer中執行下列動作。
-
按一下檔案 > 新增。
-
選取 根據範本 選項。
-
選取 Forms — 記錄檔案 類別。
-
選取DoR基底範本。
-
按一下[下一步] 並提供必要的資訊。
-
(選用)修改您要套用至提交PDF中欄位的樣式和外觀。
-
儲存表單。
您現在可以使用儲存的表單作為提交PDF的基礎範本。 請勿修改或移除基礎範本中存在的任何指令碼。
正在修改基底範本
- 如果沒有在基本範本的欄位上套用任何樣式,建議從基本範本中移除這些欄位,以便自動擷取對基本範本的任何升級。
- 修改基底範本時,請勿移除、新增或修改指令碼。
請嚴格遵守上述慣例和指示,以設計基礎範本。
在提交PDF中自訂品牌資訊 customize-the-branding-information-in-document-of-record
產生提交PDF時,您可以在記錄檔案索引標籤上變更提交PDF的品牌資訊。 「記錄檔案」索引標籤包括如標誌、外觀、版面、頁首和頁尾、免責宣告等選項,以及您是否要包含未選取的核取方塊和選項按鈕選項。
若要將您在「記錄檔案」標籤中輸入的品牌資訊當地語系化,請確定已正確設定瀏覽器的地區設定。 若要自訂提交PDF的品牌資訊,請執行下列步驟:
-
在提交PDF中選取面板(根面板),然後選取
。
-
選取
。 記錄檔案索引標籤隨即顯示。
-
選取呈現提交PDF的預設範本或自訂範本。 如果您選取預設範本,「範本」下拉式清單下方會顯示「提交PDF」的縮圖預覽。
-
根據您選取預設或自訂範本,以下某些屬性或所有屬性都會顯示在「記錄檔案」標籤中。 指定下列提及的屬性,以定義提交PDF的外觀:
-
基本屬性:
-
範本:如果您選擇選取自訂範本,請在AEM Forms伺服器上瀏覽選取XDP。 如果您想使用未在AEM Forms伺服器上的範本,您應該先將XDP上傳到您的AEM Forms伺服器。
-
輔色:在提交PDF中呈現標頭文字和分隔線的色彩。
-
字型系列:提交PDF中文字的字型系列。
note note NOTE AEM Forms提供多種內建字型,可順暢地與PDF檔案整合。 若要檢視支援的字型清單,請按一下這裡。 -
包含未繫結至資料模型的表單物件:設定屬性會包含提交PDF中結構描述型最適化表單的未繫結欄位。
-
從記錄檔案排除隱藏欄位:設定屬性可識別從提交PDF排除的隱藏欄位。
-
隱藏面板的描述:設定屬性會從提交PDF中排除面板/表格的描述。 適用於面板和表格。
-
-
表單欄位屬性:
- 對於核取方塊與選項按鈕元件,僅顯示選取的值:設定屬性只會顯示記錄檔案中核取方塊與選項按鈕的選取值。
- 多個值的分隔符號:您可以選擇任何分隔符號,例如逗號或分行符號,以顯示多個值。
- 選項對齊方式:您可以選取想要的對齊方式(水準、垂直、與調適型表單相同),以設定在記錄檔案上顯示的核取方塊或選項按鈕等欄位對齊方式。 根據預設,記錄檔案中的欄位會設定垂直對齊方式。 從DoR的表單欄位屬性設定屬性,會覆寫最適化表單上欄位在專案對齊方式中設定的屬性。 如果您選取與適用性表單相同選項,適用性表單作者執行個體中設定的對齊方式會用於記錄檔案欄位。
- 水準對齊方式的選項數目:You可以設定在提交PDF上為水準對齊方式顯示的選項數目。
顯示多重選取下拉式清單的標籤
此功能可透過搶先存取計畫使用。 若要要求存取權,請從您的正式地址傳送電子郵件至aem-forms-ea@adobe.com。
提交PDF現在會顯示多選下拉式元件的所選顯示標籤,而非內部儲存值。 例如,如果使用者從下拉式清單中選取「California」和「New York」,提交PDF會顯示選取的標籤,而非內部值,例如
CA和NY。 -
主版頁面屬性:
- 標誌影像:您可以選擇使用最適化表單的標誌影像、從DAM選擇標誌影像,或從您的電腦上傳標誌影像。
- 表單標題: DoR標題。
- 標頭文字:顯示在提交PDF標頭區段的文字。
- 免責宣告標籤:免責宣告的標籤。
- 免責宣告:指定提交PDF上權利與義務範圍的文字。
- 免責宣告文字:免責宣告文字。
-
-
若要儲存品牌變更,請選取完成。
- 出現在產生的PDF標題中
- 在PDF的檔案屬性中顯示為標題
- 在PDF開啟時顯示為初始檢視標題
最適化表單編輯器中的記錄檔案支援 dor-support-in-adaptiveform
您可以直接從最適化表單編輯器或最適化表單範本編輯器設定記錄檔案範本。
從最適化表單編輯器的製作例項執行以下步驟:
-
選取「最適化表單容器 (根)」元件。
-
按一下
圖示以開啟最適化表單容器的「屬性」。 -
開啟 記錄範本檔案 索引標籤,然後從下列選項中選取:
- 無:選取此選項時,不會為您的最適化表單建立記錄檔案範本。
- 將表單範本關聯為記錄檔案範本:When選取此選項時,會使用XFA表單作為提交PDF的範本。
- 產生記錄檔案:選取此選項時,系統會自動為您的最適化表單產生記錄檔案範本。
-
選取
以儲存屬性。
提交PDF中面板的表格和欄配置 table-and-column-layouts-for-panels-in-document-of-record
您的調適型表單可能很長,包含多個表單欄位。 您可能不想將提交的PDF儲存為最適化表單的精確副本。 現在,您可以選擇表格或欄版面配置,以便在提交PDF中儲存一或多個最適化表單面板。
在產生提交PDF之前,在面板的設定中,選取該面板記錄檔案的版面配置作為表格或欄。 在提交PDF中,面板中的欄位會據此組織。
在提交PDF中以表格版面配置呈現的面板欄位
在提交PDF中以欄配置呈現的面板欄位
提交PDF設定 document-of-record-settings
提交PDF設定可讓您選擇要包含在提交PDF中的選項。 例如,銀行可接受表單中的姓名、年齡、社保號碼和電話號碼。 此表單會產生銀行帳號及分行詳細資訊。 您可以選擇在提交PDF中僅顯示名稱、社保號碼、銀行帳戶和分行詳細資訊。
記錄檔案元件的設定可在其屬性下使用。 若要存取元件的屬性,請選取該元件,然後按一下覆蓋圖中的
欄位層級設定
-
從記錄檔案排除:將屬性設定為True會從提交PDF中排除欄位。 這是名為
excludeFromDoR的指令碼屬性。 其行為取決於若隱藏 表單層級屬性,則從DoR排除 欄位。 -
將面板顯示為表格:如果面板中有少於6個欄位,則設定屬性會在提交PDF中將面板顯示為表格。 僅適用於面板。
-
從記錄檔案排除標題:設定屬性會從提交PDF中排除面板/資料表的標題。 僅適用於面板和表格。
-
從記錄檔案排除描述:設定屬性會從提交PDF排除面板/資料表的描述。 僅適用於面板和表格。
表單層級設定
- 在DoR中包含未繫結的欄位:設定屬性包含提交PDF中結構描述型最適化表單中未繫結的欄位。 預設為true。
- 若隱藏則從DoR排除欄位:設定屬性以在表單提交時從提交PDF中排除隱藏欄位。 當您在伺服器上啟用重新驗證時,伺服器會先重新計算隱藏的欄位,然後再將這些欄位從提交PDF中排除。
使用自訂XCI檔案
XCI檔案可協助您設定檔案的各種屬性。 Forms as a Cloud Service有主XCI檔案。 您可以使用自訂XCI檔案來覆寫主XCI檔案中指定的一個或多個預設屬性。 例如,您可以選擇將字型內嵌到檔案中,或是為所有檔案啟用標籤屬性。 下表指定XCI選項:
在您的Forms as a Cloud Service環境中使用自訂XCI檔案
-
將自訂XCI檔案新增至您的開發專案。
-
指定下列內嵌屬性:
code language-json { "xciFilePath": "[path of XCI file]" }例如,
code language-json { "xciFilePath": "/content/dam/formsanddocuments/customMinionProBoldAndTagged.xci" } -
將專案部署至您的Cloud Service環境。
在本機Forms as a Cloud Service開發環境中使用自訂XCI檔案
- 上傳XCI檔案至您的本機開發環境。
- 開啟Cloud Service SDK設定管理員。 預設URL為: http://localhost:4502/system/console/configMgr。
- 找到並開啟 最適化Forms和互動式通訊Web Channel 設定。
- 指定XCI檔案的路徑,然後按一下儲存。
常見問題 faq
問:變更未出現在提交PDF中。
ANS:在Adaptive Forms編輯器中開啟表單、進行微幅編輯(例如,調整欄位標籤或重新排序欄位),然後儲存表單。 這會重新產生提交PDF範本,而變更會顯示在下一個產生的PDF中。
另請參閱 see-also
- 建立 AEM 最適化表單
- 新增 AEM 最適化表單至 AEM Sites 頁面
- 將主題套用到 AEM 最適化表單
- 將元件新增至 AEM 最適化表單
- 在 AEM 最適化表單中使用驗證碼
- 產生 AEM 最適化表單的 PDF 版本 (DoR)
- 翻譯 AEM 最適化表單
- 啟用 Adobe Analytics 讓最適化表單可追蹤表單使用情況
- 將最適化表單連結到 Microsoft SharePoint
- 將最適化表單連結到 Microsoft Power Automate
- 將最適化表單連結到 Microsoft OneDrive
- 將最適化表單連接至 Microsoft® Azure Blob 儲存體
- 將最適化表單連結到 Salesforce
- 在 AEM 最適化表單中使用 Adobe Sign in
- 為最適化表單新增地區設定
- 將最適化表單資料傳送到資料庫
- 將最適化表單資料傳送到 REST 端點
- 將最適化表單資料傳送到 AEM 工作流程
- 使用 Forms 入口網站在 AEM 網站上列出 AEM 最適化表單
- 在最適化表單中新增版本設定、評論和附註
- 比較最適化表單