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產生最適化Forms的記錄檔案（核心元件）

Last update: Mon Jul 15 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
  • 主題：

建立對象：

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概觀 overview

填寫或提交表單時，您可以以列印或檔案格式來保留表單的記錄。 此記錄稱為記錄檔案(DoR)。 這是一份容易列印的已提交表格。 您也可以參考記錄檔案以瞭解客戶在稍後日期填寫的資訊，或使用「記錄檔案」以「PDF格式」將表單與內容一起封存。

記錄檔案

為了建立記錄檔案，會將XFA或Acroform型範本與透過最適化表單收集的資料合併。 您可以自動或依需求產生記錄檔案。 隨選選項可讓您指定自訂XFA或Acroform型範本，以提供記錄檔案的自訂外觀。

您可以：

開始之前 components-to-automatically-generate-a-document-of-record

在您開始學習並準備好記錄檔案所需的資產之前：

基底範本： ​在Forms Designer或Acrobat表單(AcroForm)中建立的XFA範本（XDP檔案）。 基底範本用於指定記錄檔案的樣式和品牌資訊。 先將您的XFA範本（XDP檔案）上傳至您的AEM Forms執行個體。

最適化表單： ​要產生記錄檔案的最適化表單。

產生以XFA為基礎的記錄檔案 generate-an-XFA-based-document-of-record

將您的XFA範本（XDP檔案）上傳至您的AEM Forms執行個體。 執行以下步驟來設定最適化表單，以使用XFA範本（XDP檔案）作為記錄檔案的範本：

  1. 在Experience Manager作者執行個體中，按一下​ Forms > Forms和檔案。
  2. 選取表單或建立最適化表單，然後按一下​ 屬性。
  3. 在[內容]視窗中，選取​ 表單模型。
  4. 在​ 表單模型 ​標籤的​ 選取來源 ​下拉式清單中，選取​ 表單資料模型、結構描述 ​或​ 無。 您也可以在建立表單時選取表單模型。
  5. 在[表單模型]索引標籤的[記錄檔案範本組態]區段中，選取[關聯表單範本作為記錄檔案範本]。 選取此選項時，會顯示電腦上可用的所有XFA範本（XDP檔案）。 選取適當的檔案。 此外，請確定最適化表單和選取的XFA範本（XDP檔案）使用的是相同結構描述（資料結構描述）。
  6. 按一下​ 完成。

您的最適化表單現在已設定為使用XDP檔案作為記錄檔案的範本。 下一個步驟是繫結最適化表單元件與對應的範本欄位。

產生以Acroform為基礎的記錄檔案 generate-an-Acroform-based-document-of-record

將Adobe AcrobatPDF(Acroform)上傳至AEM Forms執行個體。 執行以下步驟來設定最適化表單，以使用Adobe AcrobatPDF(Acroform)作為記錄檔案的範本：

  1. 在Experience Manager作者執行個體中，按一下​ Forms > Forms和檔案。
  2. 選取表單或​ 建立最適化表單，然後按一下​ 屬性。
  3. 在[內容]視窗中，選取​ 表單模型。
  4. 在​ 表單模型 ​標籤的​ 選取來源 ​下拉式清單中，選取​ 表單資料模型、結構描述 ​或​ 無。 您也可以在建立表單時選取表單模型。
  5. 在[表單模型]索引標籤的[記錄檔案範本組態]區段中，選取[關聯表單範本作為記錄檔案範本]。 選取此選項時，會顯示電腦上可用的所有AcrobatPDF(Acroform)。 選取您要使用的Acroform。
  6. 按一下​ 完成。

您的最適化表單現在已設定為使用Acroform作為記錄檔案的範本。 下一個步驟是繫結最適化表單元件與對應的範本欄位。

自動產生記錄檔案 auto-generate-a-document-of-record

當調適型表單設定為自動生成記錄檔案時，每次表單變更時，其記錄檔案都會立即更新。 例如，如果欄位從現有的最適化表單中移除，則對應的欄位也會被移除，並且不會顯示在記錄檔案中。 自動產生記錄檔案還有其他許多優點：

  • 表單開發人員不需要手動維護資料繫結。 自動產生的記錄檔案會處理資料繫結相關更新。
  • 表單開發人員不必手動隱藏標籤為從記錄檔案排除的欄位。 自動產生的記錄檔案已預先設定為排除這類欄位。
  • 自動產生的記錄檔案選項可節省建立記錄檔案的表單範本所需的時間。
  • 「自動產生的記錄檔案」選項可讓您使用不同的基本範本來使用不同的樣式和外觀。 這有助於為您的組織選擇記錄檔案的最佳樣式和外觀。 如果未指定樣式，系統樣式會設定為預設值。
  • 自動產生的記錄檔案可確保表單中的任何變更都立即反映在記錄檔案中。

執行以下步驟來設定最適化表單以自動產生記錄檔案：

  1. 在Experience Manager作者執行個體中，按一下​ Forms > Forms和檔案。
  2. 選取表單或建立最適化表單，然後按一下​ 屬性。
  3. 在[內容]視窗中，選取​ 表單模型。
  4. 在​ 表單模型 ​標籤的​ 選取來源 ​下拉式清單中，選取​ 表單資料模型、結構描述 ​或​ 無。 您也可以在建立表單時選取表單模型。
  5. 在[表單模型]索引標籤的[記錄檔案範本組態]區段中，選取[產生記錄檔案]。
  6. 按一下​ 完成。

繫結最適化表單元件與範本欄位 bind-adaptive-form-components-with-template-fields

繫結最適化表單欄位與範本欄位，以在對應的記錄檔案欄位中顯示擷取的表單資料。 若要將最適化表單元件與對應的記錄檔案範本欄位繫結：

  1. 開啟最適化表單，設定為使用自訂表單範本進行編輯。

  2. 選取最適化表單元件，然後按一下[開啟設定 設定 ]圖示。 它會開啟屬性瀏覽器。

  3. 在屬性瀏覽器中，瀏覽並選取欄位。

    • （針對AcroForm範本） 記錄檔案繫結參考欄位 ​屬性。
    • （適用於XFA範本） 資料模型繫結參考 ​屬性。

  4. 按一下「儲存」。

您可以使用提交動作(例如「傳送電子郵件」、「叫用AEM工作流程」、「叫用Power Automate流程」及其他提交動作)來接收記錄檔案。
影像提交動作

記錄檔案範本的增量更新 document-of-record-template-incremental-updates

最適化表單和相應的記錄檔案範本可能會隨著時間而改變。 您可以選擇新增、移除或修改最適化表單或記錄檔案範本的欄位。

當您變更記錄檔案範本並將變更後的記錄檔案範本上傳到AEM Forms時，Adaptive Forms編輯器會自動偵測變更的繫結，並通知您需要新繫結的自適應表單元件。 它可讓您對記錄檔案範本進行增量更新。

例如，組織​ We.Retail ​有一個以AcroForm為基礎的記錄檔案範本​ we-retail-invoice.pdf。 範本看起來如下所示：

原始範本

使用範本一段時間後，組織決定將「invoice-number」欄位重新命名為「bill-number」欄位，並擷取購買者的電子郵件地址。 開發人員更新invoice-number欄位的名稱，並將電子郵件欄位新增至範本。 他還建立了名為​ we-retail-invoice-v2.pdf ​的新版範本。

已更新範本

https://experienceleague.adobe.com/docs/experience-manager-cloud-service/assets/we-retail-binding.mp4?lang=zh-Hant

現在，當提交最適化表單時，會產生更新的記錄檔案。

已更新 —

使用記錄檔案時的主要考量事項 key-considerations-when-working-with-document-of-record

處理最適化Forms的記錄檔案時，請牢記以下考量事項和限制。

  • 記錄檔案範本不支援RTF文字。 因此，靜態最適化表單中或使用者填入的資訊中的任何RTF文字都會在記錄檔案中顯示為純文字。
  • 最適化表單中的檔案片段未出現在記錄檔案中。 不過，支援最適化表單片段。
  • 不支援針對XML結構描述型最適化表單產生的記錄檔案中的內容繫結。
  • 當使用者請求轉譯記錄檔案時，記錄檔案的當地語系化版本是應地區設定的要求建立的。 記錄檔案本地化與最適化表單本地化同時發生。

最適化表單元素的對應 mapping-of-adaptive-form-elements

下表說明最適化表單元件和對應的XFA元件，以及這些元件是否出現在記錄檔案中。

欄位 fields

最適化表單元件
對應的XFA元件
預設包含在記錄檔案範本中？
附註
按鈕
按鈕
false
核取方塊
核取方塊
true
日期挑選器
日期/時間欄位
true
下拉式清單
下拉式清單
true
數值方塊
數值欄位
true
選項按鈕
選項按鈕
true
文字方塊
文字欄位
true
重設按鈕
重設按鈕
false
提交按鈕

電子郵件提交按鈕

HTTP提交按鈕

false
檔案附件
false
在記錄檔案範本中無法使用。 只能透過附件在記錄檔案中使用。

容器 containers

最適化表單元件
對應的XFA元件
附註
面板
子表單
可重複面板對應至可重複的子表單。

靜態元件 static-components

最適化表單元件
對應的XFA元件
附註
影像
影像
除非使用記錄檔案設定加以排除，否則TextDraw和Image元件（無論繫結或未繫結）一律顯示在XSD型調適型表單的記錄檔案中。
文字
文字

表格 tables

最適化Forms表格元件（例如頁首、頁尾和列）對應至對應的XFA元件。 您可以將可重複面板對應至記錄檔案中的表格。

記錄檔案的基礎範本 base-template-of-a-document-of-record

基礎範本為記錄檔案提供樣式和外觀資訊。 它可讓您自訂自動產生之記錄檔案的預設外觀。 例如，您可以使用基礎範本在記錄檔案的頁首和頁尾中新增公司標誌和版權資訊。

基礎範本的主版頁面會用作「記錄檔案」範本的主版頁面。 主版頁面可以包含頁首、頁尾和頁碼等資訊，您可以將這些資訊套用至記錄檔案。 您可以使用基礎範本將此類資訊套用至記錄檔案，以自動產生記錄檔案。 使用基礎範本可讓您變更欄位的預設屬性。

在設計基礎範本時，請一律遵循基礎範本慣例。

基礎範本慣例 base-template-conventions

基礎範本用於定義記錄檔案的頁首、頁尾、樣式和外觀。 頁首和頁尾可包含公司標誌和版權文字等資訊。 基礎範本中的第一個主版頁面會被複製並當做記錄檔案的主版頁面，其中包含頁首、頁尾、頁碼或應該出現在記錄檔案所有頁面上的任何其他資訊。 如果您使用的基底範本不符合基底範本慣例，則基底範本中的第一個主版頁面仍會用於「記錄檔案」範本中。 強烈建議您依照其慣例設計基礎範本，並用於自動產生記錄檔案。

主版頁面慣例

  • 在基底範本中，將根子表單命名為AF_METATEMPLATE，將主版頁面命名為AF_MASTERPAGE。

  • 位於AF_METATEMPLATE根子表單下名稱為AF_MASTERPAGE的主版頁面較適合擷取頁首、頁尾和樣式資訊。

  • 如果AF_MASTERPAGE不存在，則會使用基底範本中存在的第一個主版頁面。

欄位的樣式慣例

  • 若要在記錄檔案中的欄位套用樣式，基底範本提供位於AF_METATEMPLATE根子表單下的AF_FIELDSSUBFORM子表單中的欄位。

  • 這些欄位的屬性會套用至記錄檔案中的欄位。 這些欄位應遵循AF_<name of field in all caps>_XFO命名慣例。 例如，核取方塊的欄位名稱應該是AF_CHECKBOX_XFO。

若要建立基礎範本，請在Forms Designer中執行下列動作。

  1. 按一下​ 檔案 > 新增。

  2. 選取​ 根據範本 ​選項。

  3. 選取​ Forms — 記錄檔案 ​類別。

  4. 選取​ DoR基底範本。

  5. 按一下[下一步]​ ​ ​並提供必要的資訊。

  6. （選擇性）修改您要在記錄檔案中欄位上套用的欄位樣式和外觀。

  7. 儲存表單。
    基本屬性

您現在可以使用儲存的表單作為記錄檔案的基礎範本。 請勿修改或移除基礎範本中存在的任何指令碼。

正在修改基底範本

  • 請勿在基本範本的欄位上套用任何樣式，建議您從基本範本中移除這些欄位，以便自動擷取對基本範本的任何升級。
  • 修改基底範本時，請勿移除、新增或修改指令碼。

請嚴格遵守上述慣例和指示，以設計基礎範本。

自訂記錄檔案中的品牌資訊 customize-the-branding-information-in-document-of-record

產生記錄檔案時，您可以在記錄檔案索引標籤上變更記錄檔案的品牌資訊。 「記錄檔案」索引標籤包括如標誌、外觀、版面、頁首和頁尾、免責宣告等選項，以及您是否要包含未選取的核取方塊和選項按鈕選項。

若要將您在「記錄檔案」標籤中輸入的品牌資訊當地語系化，請確定已正確設定瀏覽器的地區設定。 若要自訂記錄檔案的品牌資訊，請執行下列步驟：

  1. 選取記錄檔案中的面板（根面板），然後選取 設定 。

  2. 選取 多標籤 。 記錄檔案索引標籤隨即顯示。

  3. 選取呈現記錄檔案的預設範本或自訂範本。 如果您選取預設範本，記錄檔案的縮圖預覽會顯示在「範本」下拉式清單下方。

  4. 根據您選取預設或自訂範本，以下某些屬性或所有屬性都會顯示在「記錄檔案」標籤中。 指定以下提及的屬性以定義記錄檔案的外觀：

    1. 基本屬性：

      • 範本：如果您想要選取自訂範本，請瀏覽並選取AEM Forms伺服器上的XDP。 如果您想要使用您的AEM Forms伺服器上未提供的範本，您應該先將XDP上傳到您的AEM Forms伺服器。

      • 強調色：在記錄檔案PDF中呈現標頭文字和分隔線的色彩。

      • 字型系列：記錄檔案PDF中文字的字型系列。

        note note
        NOTE
        AEM Forms提供多種內建字型，可與PDF檔案緊密整合。 若要檢視支援的字型清單，請按一下這裡。

      • 包含未繫結至資料模型的表單物件：設定屬性會包含記錄檔案中結構描述型最適化表單中未繫結的欄位。

      • 隱藏面板的描述：設定屬性會從記錄檔案中排除面板/表格的描述。 適用於面板和表格。

    2. 表單欄位屬性：

      • 對於核取方塊與選項按鈕元件，僅顯示選取的值：設定屬性只會顯示記錄檔案中核取方塊與選項按鈕的選取值。
      • 多個值的分隔符號：您可以選擇任何分隔符號，例如逗號或分行符號，以顯示多個值。
      • 選項對齊方式：您可以選取想要的對齊方式（水準、垂直、與調適型表單相同），以設定在記錄檔案上顯示的核取方塊或選項按鈕等欄位對齊方式。 根據預設，記錄檔案中的欄位會設定垂直對齊方式。 從DoR的表單欄位屬性設定屬性，會覆寫最適化表單上欄位在專案對齊方式中設定的屬性。 如果您選取與適用性表單相同選項，適用性表單作者執行個體中設定的對齊方式會用於記錄檔案欄位。
      • 水準對齊方式的選項數目：您可以設定要在水準對齊方式的記錄檔案上顯示的選項數目。

    3. 主版頁面屬性：

      • 標誌影像：您可以選擇使用最適化表單的標誌影像、從DAM選擇標誌影像，或從您的電腦上傳標誌影像。
      • 表單標題： DoR標題。
      • 標題文字：出現在記錄檔案標題區段的文字。
      • 免責宣告標籤：免責宣告的標籤。
      • 免責宣告：指定記錄檔案上權利與義務範圍的文字。
      • 免責宣告文字：免責宣告文字。

      主版頁面屬性

    note note
    NOTE
    如果您使用以6.3之前的Designer版本建立的調適型表單範本，為了使輔色和字型系列屬性運作，請確定根子表單下的調適型表單範本中存在下列專案：
    code language-xml 
    <proto>
<font typeface="Arial"/>
<fill>
<color value="4,166,203"/>
</fill>
<edge>
<color value="4,166,203"/>
</edge>
</proto>

  5. 若要儲存品牌變更，請選取​ 完成。

記錄檔案中面板的表格和欄配置 table-and-column-layouts-for-panels-in-document-of-record

您的調適型表單可能很長，包含多個表單欄位。 您可能不想將記錄檔案儲存為最適化表單的精確副本。 現在您可以選擇表格或欄版面配置，以將一或多個最適化表單面板儲存在記錄檔案PDF中。

在產生記錄檔案之前，在面板的設定中，選取該面板的「記錄檔案配置」(Layout For The Document of Record)為「表格」或「欄」。 面板中的欄位會在記錄檔案中進行相應的組織。

面板中的欄位在記錄檔案中以資料表配置呈現

面板中的欄位在記錄檔案中以表格佈局呈現

面板中的欄位在記錄檔案中以欄配置呈現

面板中的欄位在記錄檔案中的欄配置中轉譯

記錄檔案設定 document-of-record-settings

記錄檔案設定可讓您選擇要包含在記錄檔案中的選項。 例如，銀行可接受表單中的姓名、年齡、社保號碼和電話號碼。 此表單會產生銀行帳號及分行詳細資訊。 您可以選擇在記錄檔案中只顯示名稱、社會安全號碼、銀行帳戶和分行詳細資訊。

記錄檔案元件的設定可在其屬性下使用。 若要存取元件的屬性，請選取該元件，然後按一下覆蓋圖中的 cmppr 。 屬性會列在側邊欄中，您可在其中找到下列設定。

欄位層級設定

  • 從記錄檔案排除：設定屬性True會從記錄檔案排除欄位。 這是名為excludeFromDoR的指令碼屬性。 其行為取決於若隱藏​ 表單層級屬性，則從DoR排除 ​欄位。

  • 將面板顯示為表格： ​如果面板中有少於6個欄位，則設定屬性將面板顯示為記錄檔案中的表格。 僅適用於面板。

  • 從記錄檔案排除標題： ​設定屬性會從記錄檔案排除面板/表格的標題。 僅適用於面板和表格。

  • 從記錄檔案排除描述： ​設定屬性會從記錄檔案排除面板/表格的描述。 僅適用於面板和表格。

表單層級設定

  • 包含未繫結欄位於DoR： ​設定屬性包含記錄檔案中結構描述型最適化表單的未繫結欄位。 預設為true。

另請參閱 see-also

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