Skapa och hantera uppgifter creating-and-managing-tasks

Med Adobe Campaign kan du skapa uppgifter och hantera hela deras livscykel direkt i programmet. Program- och kampanjimplementering kan delas upp i uppgifter som tilldelas Adobe Campaign-operatörer eller externa tjänsteleverantörer. Med det här åtgärdsläget kan du skapa en öppen samarbetsmiljö som innehåller alla programdeltagare och externa deltagare.

Uppgifter kan skapas, visas och övervakas från listan med uppgifter eller kontrollpanelen för kampanjer. De kan också ses och spåras i tidsplanerna för marknadsföringsplanen, programmen och kampanjerna.

Aktiviteter är kopplade till kampanjen och kan ha beroenden, dvs. associerade uppgifter. Varje uppgift har en status, prioritet, uppskattad belastning och relaterade kostnader.

Alla uppgifter grupperas i en lista som är tillgänglig via fliken Kampanjer . Mer information finns i Åtkomstuppgifter.

De kan visas i schemat för det program de tillhör.

Åtkomstuppgifter accessing-tasks

Visa uppgifter displaying-tasks

Uppgifterna visas i uppgiftslistan som du kommer åt via fliken Campaigns.

Där kan du visa alla uppgifter för den anslutna operatorn.

Mer information finns i Körningsstatus för en aktivitet och Förloppsstatus för en aktivitet.

Filtrera uppgifter filtering-tasks

När du visar den här vyn filtreras den automatiskt så att endast operator tasks visas. Du kan även filtrera uppgifterna med hjälp av fälten i fönstrets övre del.

Redigera uppgifter editing-tasks

Klicka på en uppgift för att redigera den.

Skapa en ny uppgift creating-a-new-task

Om du vill skapa en uppgift klickar du på länken Tasks på fliken Campaigns och väljer Create.

Ange åtminstone namnet på aktiviteten och välj den kampanj som den är länkad till. Du måste också ange start- och slutdatum. Dessa tre uppgifter är obligatoriska.

Klicka på Save för att skapa uppgiften.

Du kan också skapa en uppgift via kontrollpanelen för en kampanj. I det här fallet länkas den automatiskt till den kampanj som den skapades från.

När en uppgift har skapats läggs den till i kampanjschemat och i listan över aktiviteter. Om du vill redigera en uppgift markerar du den i schemat eller klickar på namnet i uppgiftsöversikten och klickar på länken Open.

För att konfigurera den måste du ange:

Det går också att lägga till granskare (se Granskare) och refererade dokument (se Refererade dokument).

Aktivitetens livscykel visas i Livscykel.

Chef och deltagare manager-and-participants

Det är bara operatorn som ansvarar för en uppgift som har behörighet att stänga den.

När en Adobe Campaign-operator skapar en uppgift tilldelas den som standard automatiskt. Använd fältet Assigned to om du vill välja en annan operator.

Du kan ange vilka operatorer som ska utföra uppgiften. De här operatorerna har inte behörighet att stänga aktiviteten. De kan bara godkänna den uppgift som de tilldelats.

De markeras med ikonen Resources i verktygsfältet för åtgärder. Klicka på Add och välj de berörda operatorerna.

Klicka på Ok och ange sedan användningsgraden: detta representerar den belastning som tilldelats operatorn under aktivitetens varaktighet. Denna procentsats är endast en indikation och uttrycks som en procentandel.

För en aktivitet vars körningsschema är inställt på 10 dagar, kommer till exempel en operator vars användarfrekvens är 50 % att aktiveras för den här aktiviteten för halva arbetstiden i 10 dagar.

För varje operator kan du ange en schemalagd arbetsbelastning och en faktisk arbetsbelastning. Dessa varaktigheter är också avsedda endast som information.

Det går att konfigurera en påminnelse som automatiskt skickas till alla operatorer som arbetar med aktiviteten före slutdatumet.

Du kan visa Adobe Campaign-operatörsprofilen via ikonen Edit link.

På kontrollpanelen för operatorer kan du kontrollera deras arbetsbelastning (andra pågående uppgifter).

Granskare reviewers

Förutom deltagarna kan du definiera operatorer som ska granska uppgiften när den har stängts av den ansvarige personen. Det gör du genom att klicka på alternativet Enable task approval i den nedre vänstra delen av fönstret Resources. Det kan vara en enskild operator, en grupp operatorer eller en lista med operatorer.

Om du vill ange en lista med operatorer klickar du på länken Edit… till höger om den första granskaren och lägger till så många operatorer som behövs, enligt nedan:

Du kan definiera ett godkännandeschema för uppgiften i det nedre avsnittet av granskningsfönstret. Som standard har granskarna tre dagar på sig att godkänna uppgiften från och med överföringsdatumet. Det går att konfigurera en påminnelse som skickas till de berörda operatörerna automatiskt innan tidsgränsen för godkännande.

Den person som ansvarar för uppgiften kan tilldela sig själv uppgiften att godkänna den, även om andra operatorer redan har tilldelats uppgiften att göra detta. Om ingen granskare har definierats skickas meddelandena till den person som ansvarar för uppgiften. Alla andra Adobe Campaign-operatorer med Administrator-behörighet kan också godkänna uppgiften. De får dock inga meddelanden.

Dokument som refereras documents-referenced

Det går att lägga till dokument och marknadsföringsresurser i en aktivitet (mer information finns i Hantera marknadsföringsresurser). Om du vill göra det öppnar du uppgiften och klickar på ikonen Documents i verktygsfältet för åtgärder.

Klicka på Add och välj det dokument som ska läggas till i uppgiften. Använd samma process för marknadsföringsresurser.

Refererade dokument visas i meddelanden som skickas till de operatorer som deltar i uppgiften samt på kontrollpanelen för uppgifter.

Körningsschema execution-schedule

Giltighetsperioden för en aktivitet anges i fälten Start och End. Den schemalagda belastningen anger den arbetsbelastning som ska utföras under perioden. Den uttrycks i dagar eller timmar.

I fältet Workload performed, som även uttrycks i dagar och timmar, kan du manuellt uppdatera aktivitetens förlopp i förhållande till den schemalagda arbetsbelastningen.

Progress status för aktiviteten, uttryckt i procent, uppdateras automatiskt baserat på de uppgifter som utförs av de berörda operatorerna. Den kan anges manuellt.

Den här informationen kan visas på kontrollpanelen för uppgifter.

Den visas också på fliken Kampanj.

Om slutdatumet för schemat för aktivitetskörning har nåtts men aktiviteten inte har slutförts, blir aktiviteten Late. Ett varningsmeddelande visas även för aviseringsoperatörer.

Mer information finns i Förloppsstatus för en aktivitet.

Utgifter och intäkter expenses-and-revenues

Du kan definiera relaterade utgifter och prognosintäkter för varje uppgift. Dessa beräknas och konsolideras sedan för den kampanj som aktiviteten är kopplad till.

Om du vill ange den här informationen klickar du på ikonen Expenses and revenue i verktygsfältet för åtgärder.

Som standard är den debiterade budgeten budgeten för den kampanj som aktiviteten är kopplad till. Den visas i aktivitetsinformationen.

I det här fönstret kan du också definiera vilka mål som ska uppnås. Målen uttrycks i prognosintäkter för uppgiften.

Serviceföretag service-providers

En extern tjänsteleverantör kan vara involverad i hanteringen av en uppgift.

Om du vill göra det redigerar du uppgiftsegenskaperna och väljer tjänsteleverantören. Kostnadskategorierna som är kopplade till tjänsteleverantören listas automatiskt i fönstrets centrala avsnitt.

Mer information finns i Skapa en tjänstleverantör och dess kostnadskategorier.

Välj de kostnadskategorier som är relaterade till utförandet av uppgiften. Välj typ av kostnad och lägg till ett tilläggsbelopp om det behövs.

När en tjänsteleverantör har valts visas den på kontrollpanelen för uppgifter:

Sena uppgifter late-tasks

En aktivitet är sen om slutdatumet har nåtts utan att dess status ändras till Finished. Som standard varnas ingen operator när en uppgift är sen. Du kan konfigurera leveransen av ett e-postmeddelande: alla operatorer kan meddelas även om de inte är inblandade i uppgiften.

Gå till rutan Resources och lägg till operatorn i fältet Assignation. Om du vill meddela flera personer väljer du en grupp med operatorer.

Inledande meddelanden initial-notifications

När du skapar eller ändrar en uppgift med ett startdatum i framtiden erbjuder Adobe Campaign att skicka ett e-postmeddelande till den person som ansvarar för uppgiften så att de får veta när den börjar.

Om den uppgift du skapar är långt borta kan det dock vara bättre att schemalägga att meddelandet skickas innan aktiviteten startar. Om uppgiften till exempel startar inom en månad kan du meddela den ansvariga personen en vecka innan den börjar.

Om du vill schemalägga ett meddelande går du till rutan Resources och använder fältet Initial notification.

Om du har schemalagt ett meddelande kommer Adobe Campaign att skicka ett meddelande direkt när du sparar uppgiften. Du kan bestämma dig för att skicka det och detta ersätter inte det schemalagda meddelandet.

Aktivitet länkad till ett program task-linked-to-a-program

Du kan skapa aktiviteter direkt i ett program för att hantera åtgärder som gäller deras övergripande organisation och inte en viss kampanj (till exempel ett möte för att diskutera temat för kommande kampanjer i programmet). Aktiviteten visas i programschemat.

Så här skapar du en uppgift som är länkad direkt till ett program:

Operatörens tillgänglighet operator-availability

En ikon bredvid operatorns namn på kontrollpanelen för uppgifter anger att de redan arbetar med en annan uppgift eller händelse under den period som aktiviteten omfattar. Uppgiften som operatorn ansvarar för eller deltar i visas i fältet Assigned to eller i rutan Resources.

Uppgift i ett arbetsflöde task-in-a-workflow

Om du använder ett Task-element i ett kampanjarbetsflöde kan du definiera två scenarier beroende på om aktiviteten har godkänts eller inte.

I kampanjarbetsflödena finns aktiviteten Task på fliken Flow control.

Typer av uppgifter types-of-task

När du skapar uppgifter via en kampanj kan du skapa specifika uppgifter. Typen av uppgift definieras i den valda mallen.

Följande uppgifter kan schemaläggas:

Styra uppgifter control-tasks

En Control task är länkad till leveransgodkännande: godkännande av mål, innehåll, extraheringsfil, budget eller korrektur.

När aktiviteten har skapats läggs den till på kontrollpanelen för kampanjer.

Du kan sedan redigera den och ange dess parametrar.

Skapande av marknadsföringsresurs marketing-resource-creation-task

En uppgift att skapa marknadsföringsresurser kan användas för att hantera skapandet och publiceringen av en marknadsföringsresurs. Om du hanterar en resurs via en aktivitet och inte via själva resursen kan du:

Interaktion mellan aktiviteten och dess länkade resurs interaction-between-the-task-and-its-linked-resource

Aktiviteten för att skapa marknadsföringsresurser interagerar med den resurs som är länkad till den. Detta innebär:

Konfigurera en uppgift att skapa en marknadsföringsresurs configuring-a-marketing-resource-creation-task

Den person som granskar uppgiften behöver inte samma person som granskar innehållet som definierats i resursen. Om alternativet Publish the marketing resource däremot är markerat (se nedan) har uppgiftsgranskaren behörighet att godkänna resursinnehållet, eftersom åtgärden automatiskt godkänner resursen (eller, om ingen granskare är definierad, aktivitetshanteraren).

I fältet Marketing resource definierar du den resurs som du vill hantera via den här aktiviteten. Du kan:

Med alternativet Publish the marketing resource kan du automatisera resurspublicering: när aktiviteten är Finished växlar resursens status automatiskt till Published, även om den inte har skickats för godkännande eller godkännande, inklusive om granskaren som slutför aktiviteten inte är den innehållsgranskare som är definierad i resursen.

Knappen Publish the resource är tillgänglig och resurspubliceringsgranskaren får ett e-postmeddelande om att den är klar att publiceras. Granskning och publicering av uppgiftsgranskaren visas på fliken Edit > Tracking. Om ett arbetsflöde för efterbearbetning av resurser har definierats, körs det nu.

Gruppuppgift grouping-task

Med typaktiviteten Grouping task kan du gruppera flera uppgifter och synkronisera hanteringen av deras förlopp och deras godkännande.

Grupperingsuppgifter har inga länkade utgifter eller resurser.

Alla uppgifter som grupperas efter en grupperingsaktivitet kan visas på en egen kontrollpanel. På så sätt kan du filtrera listan med uppgifter så att endast de som intresserar dig visas.

Grupperingsuppgifter har en länk som gör att du enkelt kan skapa en grupperad uppgift.

Om du vill skapa en grupperad uppgift baserat på en grupperingsaktivitet går du till kampanjkontrollpanelen och klickar på grupperingsaktivitetens namn för att visa dess beskrivning. Klicka sedan på Add a task.

Om du redan har skapat en uppgift som du vill länka till en grupperingsaktivitet kan du göra det via fältet Linked to i rutan Properties.

Meddelandeuppgift notification-task

Med meddelandeaktiviteter kan du schemalägga e-postleveranser (till en operator, en grupp operatorer, en tjänsteleverantör osv.). På så sätt kan ni schemalägga påminnelser, till exempel för att meddela någon att en kampanj är klar snart, eller för att skicka dokument innan en kampanj startar så att operatörerna kan förbereda den. Det innebär att ni kan hålla koll på er kommunikation inom ramen för kampanjen eller programmet och få ett närmare grepp om de åtgärder som vidtas.

Livscykel life-cycle

Meddelandeaktiviteter kräver inte godkännande. Det innebär att deras livscykel är enklare än en standarduppgift:

En meddelandeaktivitet kan ha följande status:

Konfiguration configuration

När du skapar en uppgift måste du ange följande element:

Du kan lägga till en bifogad fil till uppgiften och i e-postmeddelandet. Det gör du genom att klicka på ikonen Documents i verktygsfältet i det övre högra hörnet.

Livscykel life-cycle-1

Länkar mellan uppgifter links-between-tasks

Knappen Properties i varje uppgift gör att du kan definiera länkarna mellan aktiviteter i en kampanj. Du kan dela upp aktiviteter i underaktiviteter med hjälp av en grupperingsaktivitet (se Länkade aktiviteter) eller definiera beroenden mellan aktiviteterna (se Gruppera aktiviteter).

Länkade uppgifter linked-tasks

Använd fältet Linked task för att associera uppgifter med en grupperingsaktivitet. Se Typer av uppgift.

I följande exempel delas godkännandet av målinriktning upp i fyra underaktiviteter.

Varje underuppgift är en standarduppgift som är länkad till huvuduppgiften.

Gruppera uppgifter grouping-tasks

Använd fältet Grouped to om du vill att körningen av en uppgift ska vara beroende av körningen av en annan uppgift.

Beroendet mellan aktiviteter representeras av pilar på kontrollpanelen för kampanjer.

När det gäller grupperade uppgifter tilldelar Adobe Campaign automatiskt slutdatumet för den överordnade uppgiften till den underordnade aktiviteten som startdatum. Om en Skapa inbjudan-aktivitet till exempel avslutas den 15 oktober klockan 17:30, startar den underordnade aktiviteten Skicka inbjudan via e-post den 15 oktober klockan 17:30.

Om du skjuter upp slutet på en överordnad aktivitet kan vissa av de underordnade aktiviteterna påverkas: dessa är de underordnade aktiviteter vars status är Scheduled och vars startdatum är tidigare än det nya slutdatumet för den överordnade aktiviteten. Aktivitetens längd ändras inte. Om startdatumet för en underordnad uppgift är senare än det nya slutdatumet för den överordnade aktiviteten påverkas inte den underordnade aktiviteten.

Exempel

En överordnad aktivitet som schemaläggs att avslutas den 9 oktober klockan 17.00 har två underordnade uppgifter, aktivitet A och aktivitet B. Aktivitet A schemaläggs att starta den 10 oktober klockan 20 och aktivitet B schemaläggs att starta den 12 oktober kl. 8.00.

Låt oss skjuta upp den överordnade uppgiften: den upphör nu den 11 oktober klockan 12. Endast uppgift A senareläggs och börjar 11 oktober klockan 16.00.

Körningsstatus för en uppgift execution-status-of-a-task

Uppgiftsstatusvärden kan visas på aktivitetskartan. Körningsstatusen för en aktivitet uppdateras automatiskt enligt operatoråtgärder.

En uppgift kan vara: Scheduled, In progress, Finished, Canceled, Pending approval eller Rejected.

Status för en uppgift progress-status-of-a-task

Förutom körningsstatus kan en aktivitet associeras med en förloppsstatus: Late, To approve, To do today eller To do this week. Den här informationen anges automatiskt enligt schemat för aktiviteten.

Du kan filtrera listan över uppgifter efter process- eller förloppsstatus.

Mer information finns i Åtkomst till aktiviteter.

Slutför aktivitetens livscykel complete-task-life-cycle

Nedan visas de steg i en komplett uppgiftslivscykel för vilka den ansvariga personen har definierat deltagare och granskare.