承認プロセスの概要
承認プロセスを作成してオブジェクトに添付すると、指定したユーザーが進行する前に、特定の変更を確認するようになります。
これは、Adobe Workfrontの次のタイプのオブジェクトで使用できます。
- 作業アイテム（プロジェクト、タスクまたはイシュー、テンプレート、テンプレートのタスク）
- ドキュメント
- プルーフ
この記事では、作業項目に関連する承認プロセスに関する一般的な情報を説明します。
承認プロセスの作成手順については、作業アイテムの承認プロセスの作成を参照してください。
作業項目の承認プロセスのタイプ
Adobe Workfront 管理者、または承認プロセスへの管理者アクセス権を持つユーザーは、プロジェクト、タスクおよびイシューについて次の承認プロセスを作成できます。
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システムレベルのグローバル承認プロセス：ユーザーは、これらを次のいずれかに関連付けることができます。
- 「承認」セクションのプロジェクト、タスクまたはイシュー
- 「タスクのデフォルトの承認プロセス」領域の「プロジェクトを編集」ボックス
- 「デフォルト承認プロセス」領域のプロジェクトの「キューの詳細」または「キューのトピック」セクション。 プロジェクトは、リクエストキューとして有効にする必要があります。
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グループレベルのグローバル承認プロセス：ユーザーは、これらを次に関連付けることができます。
- 「承認」セクションで承認プロセスに関連付けられた、グループに属するプロジェクト、タスク、またはイシュー
- 承認プロセスに関連付けられたグループに属するプロジェクトの「タスクのデフォルトの承認プロセス」領域の「プロジェクトを編集」ボックス
- 「デフォルト承認プロセス」領域のプロジェクトの「キューの詳細」または「キューのトピック」セクション。 プロジェクトは、リクエストキューとして有効にし、承認プロセスに関連付けられたグループに属している必要があります。
システムレベルまたはグループレベルの承認プロセスの作成について詳しくは、作業アイテムの承認プロセスの作成を参照してください。
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単一使用の承認プロセス：単一のプロジェクト、タスク、イシュー、テンプレートまたはテンプレートのタスクで使用します。このタイプの承認プロセスは、関連付いたオブジェクトにのみ影響し、他のオブジェクトに関連付けることはできません。
単一使用の承認プロセスの作成について詳しくは、新規または既存の承認プロセスの作業への関連付けを参照してください。
システムレベルの承認プロセスまたはグループレベルの承認プロセスの作成について詳しくは、作業アイテムの承認プロセスの作成を参照してください。
承認プロセスに関する考慮事項
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承認プロセスを関連付ける前に、プロジェクト、タスク、イシュー、テンプレートまたはテンプレートのタスクを作成する必要があります。
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承認プロセスは、常に次の 2 つの重要な要素に関連付けられます。
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各承認プロセスは、Workfront システムの特定の作業アイテムステータスに対応します。作業アイテムのステータスを変更する場合、そのステータスに添付された承認を行うには、新しいステータスをそのアイテムに割り当てる前に、そのステータスの変更を確認する必要があります。
note tip TIP -
グループレベルの承認をグローバルステータスまたはグループレベルのステータスに関連付けることができます。
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承認プロセスを使用しているアイテムのステータスを、承認プロセスに関連付けられたステータス以外のステータスに変更することはできません。
例えば、「処理中」のステータスにタスクの承認が関連付けられている場合、承認が許可されると、タスクのステータスは自動的に「処理中」に変わります。ステータスを「完了」に自動的に変更したり、承認に関連付けられていない他のステータスに自動的に変更することはできません。
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承認プロセスに関連付けられるエンティティは、ユーザー、担当業務、チームのいずれかです。ユーザーは、最終的に承認を許可または却下する責任を負います。プロジェクトで特定の役割を果たすユーザーに承認を割り当てることができます。例えば、プロジェクト所有者やスポンサーに承認を割り当てることができます。詳しくは、作業アイテムの承認プロセスの作成を参照してください。
次のシナリオが存在します。
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担当業務に承認を割り当てると、担当業務に関連付けられているプロジェクトチームのユーザーは、承認を決定できます。承認に関連付けられる役割は、「プライマリの役割」または「その他の役割」のどちらかです。
プロジェクトチームの詳細については、プロジェクトチームの概要を参照してください。
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チームに承認を割り当てると、そのチームの任意のメンバーが承認を決定できます。承認に関連付けられたチームは、ホームチームまたはその他のチームのいずれかになります。
ユーザーの役割とチームについて詳しくは、ユーザーのプロファイルを編集を参照してください。
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作業アイテムを作成しても、承認プロセスは自動的に添付されません。使用する場合は、手動で添付する必要があります。項目への承認プロセスの添付について詳しくは、新規または既存の承認プロセスを作業に関連付けを参照してください。
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Workfront 管理者や承認プロセスへの管理アクセス権を持つユーザーは、システム全体で使用するシステムレベルのグローバル承認プロセスを作成できます。承認プロセスへの管理者アクセス権を持つグループ管理者は、管理する特定のグループのみが使用するグループレベルのグローバル承認プロセスを作成できます。
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作業アイテムに対して事前定義されたシステムレベルまたはグループレベルのグローバル承認プロセスを使用したくない場合、承認プロセスを添付するオブジェクトに対する管理権限を持っているのであれば、1 回限りの承認プロセスを作成して添付することができます。
note note NOTE 1 回限りの承認プロセスは、そのプロセスの対象となる特定の項目に対して、一度だけ使用できます。プロジェクト, タスク, イシュー, テンプレート, およびテンプレートタスクの 1 回限りの承認プロセスに、グローバルステータスだけでなくグループレベルのステータスも関連付けることができます。 -
グループレベルのカスタムステータスを使用して項目にグループレベルの承認プロセスを添付する場合、プロジェクトのグループを変更すると、以前のグループの承認ステータスと、システムレベルに存在する承認ステータスとの間に競合が発生する場合があります。グループを更新する前に、プロジェクト、そのタスクやイシューに対するグループレベルの承認プロセスの削除を検討してください。グループレベルの承認プロセスの作成について詳しくは、グループレベルの承認プロセスを参照してください。カスタムグループステータスの作成について詳しくは、グループステータスを作成または編集を参照してください。プロジェクトのグループのアップデートについて詳しくは、プロジェクトを編集を参照してください。
承認プロセスのワークフロー
この節では、作業アイテムの承認に関する以下の事項について説明します。
承認プロセスがステータスに依存する仕組み how-approval-processes-rely-on-statuses
承認プロセスにステータスを添付すると、項目が正しい順序で部門を移動することが保証されます。
例： 財務部門の承認を必要とする承認プロセスを、マーケティング部門のステータスに添付できます。その後、誰かが作業項目のステータスを「マーケティング部門」に変更すると、財務部門がサインオフするまで、その項目はその部門に移動できません。
作業アイテムのステータスについて詳しくは、以下の記事を参照してください。
一般的なワークフローでの承認プロセスの使用方法 how-a-typical-workflow-uses-an-approval-process
次のシナリオは、ワークフロントオブジェクトが複数段階の手順のワークフローをこの順序で進行する際に、承認プロセスがユーザーの作業の承認にどのように役立つかを示しています。
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Workfront 管理者や、承認プロセスへの管理アクセス権を持つユーザーは、プロジェクト、タスク、またはイシューの承認プロセスを作成します。
note note NOTE テンプレートにプロジェクト承認プロセスを添付し、テンプレートのタスクにタスク承認プロセスを添付できます。この操作を行うと、テンプレートを使用してプロジェクトを作成する場合、承認プロセスがそれぞれプロジェクトまたはタスクの承認プロセスになります。テンプレートまたはテンプレートのタスクに添付された1 回限りの承認プロセスは、プロジェクトやタスクに対して1 回限りの承認プロセスのままです。 -
プロジェクト、タスク、またはイシューの管理権限を持つユーザーは、承認プロセスを項目に添付するか、項目に対して 1 回限りの承認を作成します。
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作業アイテムに割り当てられたユーザーのステータスが、承認プロセスを開始するステータスに変わり、承認プロセスが開始します。（承認プロセスを作成したユーザーが、ステータスと承認プロセスの関係を定義しました。）
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指定された承認者は、承認保留中プロセスに関する通知を受け取り、作業アイテムを確認します。
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指定された承認者がプロセスのすべての手順を承認すると、承認プロセスが終了します。また、承認者が手順を却下した場合は、ステータスが事前定義済みのステータスにリセットされるか、イシューが作成されます。（承認プロセスを作成したユーザーは、却下後にこの自動化された手順のどれを実行するかを定義しました。）
例： 広告チームは、印刷準備完了というステータスと、このステータスに関連付けられた、デザイナーやコピーライターのサインオフという承認プロセスを作成しました。この承認プロセスは、以下のように設定されます。
- チームのデザイナーとコピーライターの承認が必要
- ユーザーが作業アイテムのステータスを印刷準備完了に変更するたびに開始
パンフレットプロジェクトの所有者は、デザイナーやコピーライターのサインオフ承認プロセスをパンフレットプロジェクトに添付します。
プロジェクトのユーザーがステータスを印刷準備完了に変更すると、コピーライターとデザイナーは、承認または却下を求める通知を受け取ります。承認プロセス中、承認するか否かを検討しているとき、プロジェクトのステータスは「印刷準備完了 - 承認保留中」として表示されます。
両者が Workfront でパンフレットを承認すると、プロジェクトのステータスが印刷準備完了に変わります。
ドキュメント承認プロセス
ドキュメントの承認は、より一般的な承認に使用されます。フィードバックは、「アップデート」タブのチャット形式でキャプチャされます。承認ボタンを使用して、承認、却下、変更を伴う承認を行うことができます。
Workfront にアップロードした後でドキュメントに承認者を追加するには、ドキュメント承認のリクエストを参照してください。
プルーフの承認プロセス
プルーフの承認は、より深いレビューを行うために使用され、通常は、より複雑なワークフローが含まれます。フィードバックは、プルーフビューアのマークアップツールでキャプチャされます。承認ボタンを使用して、承認、却下、変更を伴う承認を行うことができます。
自動ワークフローをドキュメントプルーフに追加し、ワークフロー内の特定のユーザーをプルーフの承認者として指定するには、自動ワークフローを使用した高度なプルーフの作成を参照してください。
作業アイテム承認プロセスの設定
Workfront の管理者は、システムの作業アイテム承認プロセスのグローバル設定を行うことができます。これらの設定は、承認プロセスの様々なルールを決定します。例えば、承認決定を開いたままにしておく必要がある期間や、システムで承認のデリゲーションを管理する方法などです。承認プロセス設定について詳しくは、グローバル承認設定の指定を参照してください。