自動ワークフローを使用した高度なプルーフの作成
自動ワークフローを使用すると、プロセスが複雑な場合や、同じ担当者に定期的にレビュー用のコンテンツを送信する場合に、レビュープロセスの管理が容易になります。プルーフはステージからステージに移動し、Adobe Workfront は、レビューの順番が来たことを各ユーザーに通知します。自動ワークフローについて詳しくは、自動ワークフローの概要を参照してください。
アクセス要件
この記事の手順を実行するには、次のアクセス権が必要です。
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront プラン |
新規：任意 現在のプラン：Pro 以上 従来のプラン：Select 以上 様々なプランでのプルーフ機能へのアクセスについて詳しくは、Workfront のプルーフ機能へのアクセスを参照してください。 |
| Adobe Workfront プラン |
新規：標準 現在のプラン：ワークまたはプラン 従来のプラン：任意（ユーザーのプルーフ機能が有効になっている必要があります） |
| プルーフ権限プロファイル | マネージャー以上 |
| アクセスレベル設定 | ドキュメントへのアクセスを編集 |
この表の情報について詳しくは、Workfront ドキュメントのアクセス要件を参照してください。
自動ワークフローを使用した高度なプルーフの作成
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プルーフが必要なプロジェクト、タスクまたはイシューに移動し、「ドキュメント」タブをクリックします。
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新規追加／プルーフをクリックし、コンテンツをアップロードして、以下にリストされているセクションを実行します。
または
既存のドキュメントにポインタを合わせて、プルーフを作成／詳細プルーフ をクリックし、以下にリストされているセクションを実行します。
プルーフステージを設定
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「ワークフロータイプ」セクションで「自動」を選択します。
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（オプション）Adobe Workfront 管理者が作成して共有した自動ワークフローテンプレートを使用するには、「テンプレートを追加」をクリックし、表示されるボックスでテンプレートを選択して、「テンプレートを追加」をクリックします。
note note NOTE 自動ワークフローテンプレートを使用する場合は、次の点を考慮してください。 - 自動ワークフローテンプレートの設定により、プルーフの自動ワークフローで何ができるかが決まります。例えば、テンプレートで「ステージの追加」ボタンが無効になっている場合、プルーフの自動ワークフロー設定を操作するときにこのボタンは表示されません。
- 自動ワークフローテンプレートでユーザーが sage に追加されており、プルーフのレビュー担当者としてもすでに存在している場合、テンプレートを適用するとレビュー担当者がステージから削除されます。ステージに別のレビュアーを追加しない場合は、レビュアーを追加するように求めるメッセージが表示されます。
- 自動ワークフローテンプレートを変更できるかどうかは、「 」で説明されているように、Workfront 管理者が構成したテンプレート設定によって異なります。テンプレートを変更する機能が無効になっている場合、テンプレートの所有者のみがテンプレートを変更できます。
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自動ワークフローの最初のステージを設定します。
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（オプション）最初のステージの名前を作成する場合は、「ステージ 1」をクリックして名前を入力します。
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ステージの「受信者」セクションで、レビュアーをステージに追加します。
note note NOTE ステージにレビュアーを追加する際は、次の点を考慮してください。 - メールアドレスを持つステージに外部ユーザーを追加できます。
- ステージにユーザーを追加した後で、プルーフに対してそのユーザーの設定を指定できます。
- ユーザーを別のステージに直接ドラッグすることも、ユーザーを ステージ 図のステージにドラッグすることもできます。複数のユーザーを選択するには、Shift + Ctrl キー（Windows の場合）または Shift + Command キー（Macの場合）を押します。
- プルーフにレビュアーを追加できるのは 1 回のみです。つまり、プルーフの複数のステージに同じユーザーを追加することはできません。
- プライベートステージに追加されていないレビュアーは、プルーフ上のそのステージや、そのステージで作成されたコメントを表示できません。
- デフォルトでは、ユーザーをステージに追加すると、プルーフの作成時からそのユーザーに対してプルーフを表示するアクセス権が付与されます。Workfront 管理者は、ユーザーが追加されたステージにワークフローが進むまで、ユーザーがプルーフにアクセスできないように設定できます。
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「ステージ設定」をクリックします。
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「ステージをアクティベート」オプションをクリックして、ステージのアクティベート方法を選択します。
最初のステージでは、「プルーフの作成時」、「特定の日時」または「手動」のみを選択できます。
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（条件付き）前の手順で「特定の日時」を選択した場合、表示される「アクティベート日」ボックスで、ステージをアクティベートする日時を選択します。
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ステージをさらに設定するには、以下の任意のオプションを使用します。
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header ステージ期限を設定 ステージの期限を設定するには、期限オプション ドロップダウンリストからオプションをクリックします。次に、「期限」で、次のいずれかの操作を行います。
- 「特定の日付を設定」を選択した場合：期限の日時を選択します。
- 「ステージのアクティベーション日から計算」を選択した場合：ステージのアクティベーション日に追加する営業日数を選択して、期限を決定します。
ステージのロック ステージをロックできるタイミングを指定します。 主な決定権限の転送先 ステージの主要な校正判断者を選択します（承認者のプルーフの役割またはそれより上位の役割を持つ、少なくとも 1 名のユーザーをステージに追加した後にのみ使用できます）。主要な校正判断者を選択した場合、このステージでは「必要な校正判断を 1 つにする」オプションが無効になります。 このステージに必要な校正判断を 1 つにする 決定者のうちの 1 人が判断を下すと、レビュープロセス全体が終了します。
主要な校正判断者 ドロップダウンメニューでユーザーを指定した場合、このオプションは利用できません。
このステージをプライベートにする このステージで行われたコメントおよび校正判断の表示を、スーパーバイザー、Workfront 管理者、Workfront Proof 管理者のユーザーのみに許可します。
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ステージをもう 1 つ追加して設定するには、次の手順に従います。
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「新規ステージ」をクリックします。
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（オプション）最初のステージの名前を作成する場合は、「ステージ 2」（または「ステージ 3」、「ステージ 4」など）をクリックして、名前を入力します。
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「ステージをアクティベート」をクリックして、ステージをアクティベートする方法（自動または手動）を指定するオプションを選択します。
「プルーフ作成日時」、「指定日時」または「手動」のオプションを使用すると、前の手順で発生した内容に応じたオプションを選択できます。
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前の手順で発生した内容に応じて「ステージをアクティベート」オプションを選択した場合は、表示されるオプションを使用してアクティベーション設定を指定します。
例えば、「前のステージのステータスが変更された時」を選択した場合、「前のステージ」を選択し、「ステータスが次のように変更されました」ボックスでステータスを選択します。
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前の手順を必要なだけ繰り返し、さらにステージを追加します。
ステージを自動化ワークフローに追加すると、画面にステージを表すダイアグラムが表示されます。
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次のプルーフのメール設定を指定を続行します。
プルーフのメール設定を指定 configure-email-settings-for-the-proof
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「メール通知」セクションで、この記事の前の「自動ワークフローを使用した詳細プルーフの作成」で選択したユーザーに対して、メール通知とカスタムメッセージを送信するかどうかを選択します。
table 0-row-2 1-row-2 html-authored no-header このプルーフについて受信者に通知する ユーザーにメール通知を送信する場合は、このオプションを選択します。「基本の共有機能」が「ワークフロー」セクションで選択されている場合、プルーフ作成時にメール通知が送信されます。「自動化ワークフロー」が「ワークフロー」セクションで選択されている場合は、ユーザーが関連付けられている自動化ワークフローのステージにプルーフが入ったときに、メール通知が送信されます。 カスタムメッセージを追加 通知にカスタムメッセージを含める場合は、このオプションを選択します。件名とメッセージ本文を指定できます。メッセージ本文には、太字、箇条書き記号、ハイパーリンクなどのリッチテキスト書式を含めることができます。 -
次のプルーフ設定の指定に進みます。
プルーフ設定の指定 configure-proof-settings
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「プルーフの設定」セクションで、次のいずれかのオプションを選択します。
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header ログインが必要 - プルーフは他のユーザーとのみ共有できます このオプションを無効にすると（デフォルト）、その URL を持つすべてのユーザーがプルーフを表示できます。
このオプションを選択した場合は、次のようになります。- Workfront Proof ユーザーのみがプルーフを表示できます。
- ユーザーは、プルーフに追加されていない限り、プルーフにログインできません。
- 購読を有効にできません。
このプルーフに必要な決定は 1 つだけです このオプションを選択すると、レビューは、ある決定者が決定した後に完了します。
このオプションは、デフォルトでは無効になっています。校正判断に電子サインを必須にする ユーザーがプルーフを校正判断する際には、ユーザー名とパスワードを指定する必要があります。 すべての必要な決定が行われた時点でプルーフをロックする この設定を有効にすると、すべての決定が行われた後、プルーフのステートがロックされます。最終承認者が決定を下すと、ステートは自動的にロック解除からロックに変更されます。
このオプションは、デフォルトでは無効になっています。元のファイルをダウンロード このオプションを選択すると、レビューアは、プルーフの作成元のファイルをダウンロードできます。
このオプションの選択を解除すると、ダウンロードアイコンは表示されなくなります。
このオプションは、デフォルトで有効になっています。公開 URL または埋め込みコードでプルーフを共有 このオプションを選択した場合、プルーフは公開 URL または埋め込みコード経由で共有できます。 公開 URL または埋め込みコードでプルーフを購読 このオプションを選択すると、プルーフに明示的に追加されていないユーザーもプルーフを購読できます。プルーフを購読しているユーザーには、次の設定で定義した役割とメールが付与されます。
- プルーフに参加した際の役割： プルーフに参加するすべてのレビュアーに割り当てられる、デフォルトのプルーフの役割です。
- プルーフに参加した際のメールアラート： プルーフに参加するすべてのレビュアーに割り当てられるデフォルトのメールアラートです。
- メールのリンクからプルーフにアクセスする必要があります：プルーフへのリンクを含んだメールをサブスクライバーが受信するかどうかを設定します。選択できるオプションは、「Eメール通知しない」（プルーフにアクセスするためのメールリンクは必要ありません）、「プルーフ通知メールのみ」（サブスクライバーがプルーフへのリンクを確認なしでメールで受け取る）または「認証とEメール通知」（サブスクライバーは、プルーフへのリンクをメールで受け取ったら、リンクをクリックしてプルーフにアクセスする必要があります。このオプションの目的は、アクセスできる正しいメールアドレスをユーザーが入力したことを確認することです）です。
メモ： プルーフに自動化ワークフローが添付されている場合は、ユーザーがプルーフに参加すると必ずプルーフ所有者への確認メールが生成されるので、プルーフ所有者はユーザーの追加先となるステージを決定できます。
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「プルーフを作成」をクリックします。
Workfront は、選択したドキュメントまたは web サイトのプルーフの生成を開始します。ファイルのサイズとタイプに応じて、ドキュメントアップロード時の遅延時間が異なる可能性があります。大きなファイルの生成には時間がかかるので、しばらくお待ちください。ページから離れても、Workfront はファイルの生成を続けます。アップロードできるファイルの最大サイズは 4GB です。
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プルーフが生成されたら、「プルーフを開く」をクリックして、プルーフビューアを起動します。
自分のアカウントでプルーフが有効になっていないユーザーでも、ドキュメントを表示し、プルーフにコメントを付けることができます。