¿Te estás iniciando en Adobe Experience Manager Assets? Esta guía forma parte de una serie de incorporación y se centra en orientación práctica, prácticas recomendadas y sugerencias para implementar estructuras de carpetas en AEM Assets. Las estructuras de carpetas son la base de AEM Assets y es fundamental diseñarlas para que sean escalables, estables y se adapten a los requisitos empresariales.

Introducción a las estructuras de carpetas

En Adobe Experience Manager Assets, funciones como la estructura de carpetas, los permisos, los metadatos, las taxonomías y el etiquetado desempeñan un papel clave en la organización de los Assets. Cada funcionalidad cumple diferentes objetivos y aporta ventajas y capacidades únicas.

Este artículo aborda prácticas recomendadas sobre estructuras de carpetas, la base para un contenido organizado.

En Adobe Experience Manager Assets, la estructura de carpetas es la capa base fundamental de la estrategia, el uso y la gobernanza de los Assets. Las carpetas se emplean para organizar los Assets de forma jerárquica, lo que facilita la navegación y la ubicación de los archivos a cargar. Las estructuras de carpetas se utilizarán junto con otras funciones fundamentales como los metadatos, el etiquetado y las taxonomías para mejorar la localización de los activos digitales y gestionar el acceso y uso de los Assets.

Por qué utilizar estructuras de carpetas

Las estructuras de carpetas organizan los recursos de forma jerárquica, lo que facilita la navegación y permite categorizar de manera escalable tus recursos digitales. Al hacer este proceso intuitivo, los autores de contenido tendrán más facilidad para colocar los nuevos recursos en el lugar correcto desde el principio.

La forma en que creas, anidas y nombras las subcarpetas, así como la manera de nombrar los archivos dentro de estas carpetas, puede influir notablemente en cómo los usuarios empresariales acceden y aprovechan los recursos. Es habitual que surjan dificultades si los distintos equipos consideran que sus recursos deben estar en una determinada carpeta, o si prefieren crear muchas carpetas por proyecto en lugar de construir una estructura de carpetas más escalable y estable. Dar demasiada libertad para crear carpetas puede dar lugar a miles de carpetas difíciles de mantener.

Como responsable o administrador de DAM, es tu responsabilidad evitar una estructura de carpetas ad hoc. Es fundamental transmitir a los usuarios que la estructura de carpetas es importante, pero no debe utilizarse como método de búsqueda de los recursos. Piensa en las carpetas como la casa y en la barra de OmniSearch como la forma de buscar dentro de esa casa, utilizando la información de los metadatos y etiquetas asociadas al recurso, y no solo la estructura de carpetas.

Motivos por los que necesitas una estructura de carpetas clara

• Controles de acceso: para proteger las carpetas y los recursos que contienen mediante permisos.
• Esquemas de metadatos: para definir qué metadatos se aplican a los recursos en las carpetas.
• Perfiles de metadatos: para facilitar la aplicación de metadatos predeterminados a los recursos dentro de una carpeta, lo que simplifica la búsqueda y administración de los recursos.
• Escalabilidad: para ayudar a administrar y ampliar la colección de recursos, ya que normalmente está en constante crecimiento.
• Control de publicación: para permitir la publicación y despublicación de recursos.
• Flujos de trabajo: para administrar recursos en diferentes estados (creación, revisión, aprobación, publicación y archivo), integrados en flujos de trabajo que acompañan el ciclo de vida de los recursos.

Consideraciones para planificar una estructura de carpetas intuitiva

• Gobernanza futura: cómo se gestionan los permisos de acceso (lectura, modificación y eliminación) para adaptarse a las necesidades empresariales y técnicas.
• Escalabilidad: tanto la organización como la biblioteca de contenido crecerán, por lo que la estructura debe estar diseñada para adaptarse a estas necesidades futuras y ser fácilmente escalable sin afectar su funcionamiento.
• Tamaño: demasiados archivos en una carpeta pueden provocar problemas de usabilidad, dificultando la gestión, la navegación y la localización de archivos. No añadas más de 1000 archivos por carpeta. Aunque esta recomendación es para AEM 6.5 y AEMaaCS permite límites mayores, las carpetas grandes pueden afectar el rendimiento.
• Descubrimiento: debe ser intuitiva. Las personas usuarias tienen que poder encontrar esos archivos, identificar rápidamente dónde se han subido los nuevos archivos y dónde localizarlos. Si no es intuitiva, las personas no sabrán cómo usar las carpetas ni la biblioteca DAM correctamente.

Prácticas recomendadas para estructuras de carpetas

• Establecer una estructura de carpetas optimizada que sea intuitiva.
• Mantener las jerarquías de carpetas poco profundas para evitar la complejidad.
• Cada recurso debe ubicarse en una sola carpeta y ser localizable mediante otras capacidades (metadatos, etiquetado, etc.).
• Incorporar requisitos empresariales como localización, retención, archivado, versiones, gestión de derechos digitales.
• Limitar el número de recursos por carpeta a 500–1 000 para garantizar el rendimiento; tener en cuenta la limitación de 1 000 recursos por carpeta.
• Usar nombres descriptivos que reflejen el propósito del contenido.
• Alinear la configuración de carpetas con los esquemas de metadatos y los perfiles de metadatos para asegurar la coherencia.
• Colocar los recursos (archivos) en carpetas hoja, ya que esto mantiene limpia la jerarquía y mejora el rendimiento. Si se cargan demasiados archivos en una carpeta de nivel superior, el rendimiento de AEM se ve afectado porque la interfaz intenta cargar demasiado contenido a la vez.
• Según la política de retención de la organización, implementar un flujo de archivado si es necesario, para que los recursos antiguos se conserven pero permanezcan ocultos en las búsquedas. Es recomendable almacenarlos en carpetas accesibles solo por administradores; considere crear subcarpetas de archivo por año u otros metadatos relevantes.
• Despublicar las carpetas de recursos antes de moverlas para evitar que queden recursos aislados que no puedan despublicarse.

Modelos de estructura de carpetas

Ahora, hablemos del potencial de las carpetas. Para concretar el concepto de estructuras de carpetas, aquí tienes algunos ejemplos generales de estructuras eficaces. Ten en cuenta que no existen dos estructuras de carpetas iguales. Lo más importante es que tus carpetas deben adaptarse a las necesidades de tu organización; no hay una única solución válida para todos.  Veamos un par de enfoques diferentes.

NOTA: No utilices las convenciones de nomenclatura que aparecen a continuación. Para los nombres de carpetas, usa nombres significativos de tus regiones, programas, campañas, etc., que se ajusten a tu negocio.

A continuación se muestran algunos modelos de estructura de carpetas que puedes considerar.

Recuerda, no utilizas solo las estructuras de carpetas para encontrar recursos.

Pero dentro de una carpeta, realizas muchas acciones para configurar funciones, como permisos, metadatos y más. Algunas herramientas que usarás repetidamente son ver la estructura de carpetas y los recursos en un árbol de contenido, en una vista de tarjeta, en una vista de lista, y puedes ordenar por atributos como los subidos recientemente, nombre, etc.

Convenciones de nomenclatura de carpetas

Los nombres de las carpetas son clave para la localización y reutilización de recursos. Usar nombres claros, descriptivos y coherentes en las carpetas orienta a los usuarios que necesitan ver, consumir o crear variantes de recursos sobre dónde encontrarlos o cargarlos.  Algunos Usuarios no tendrán acceso completo a su DAM para ver todas las carpetas ni comprender el contexto completo de las carpetas. Los responsables valoran una convención de nomenclatura bien planificada y aplicada, que les indique dónde colocar los recursos.

Consejos de Adobe Champion

• Los títulos de carpeta pueden ser “fáciles de entender”.
• Utilice solo minúsculas, use espacios en lugar de guiones y evite caracteres especiales.
• Los nombres del sistema, o el nombre del nodo, deben ser estables y cambiar rara vez para evitar romper referencias.
• Sea coherente: utilice acrónimos o no, plural o no, abreviaturas o no, espacios o no.
• Tenga en cuenta los diferentes grupos de usuarios y el control de acceso, usando carpetas para permitir o denegar el acceso de visualización o edición a distintos grupos.
• Considere cómo aplicar metadatos coherentes a nivel de carpeta.

NOTA: Los espacios en blanco en los títulos de carpeta se sustituyen por un “-” en la propiedad “Nombre de recurso” de AEM.

Prácticas recomendadas para la gestión de carpetas

• Limitar los recursos dentro de una carpeta - Se recomienda limitar el número de recursos en una carpeta a 1 000 o menos. Esta directriz se basa en la estructura de los nodos en el JCR (Java Content Repository) y es una práctica recomendada general para evitar posibles problemas de rendimiento.
• Usar carpetas no ordenadas - Utiliza carpetas no ordenadas (sling:Folder) en lugar de carpetas ordenadas (sling:orderedFolder) para gestionar eficazmente grandes cantidades de nodos secundarios.
• Utilizar metadatos - Usa los metadatos para organizar y buscar recursos en vez de depender únicamente de la estructura de carpetas
• Consultar la guía de dimensionamiento de Assets - Consulta la guía de dimensionamiento de Assets para obtener recomendaciones más detalladas sobre dimensionamiento y optimización del rendimiento en AEM Assets 6.5.
• Valorar AEM as a Cloud Service - AEM as a Cloud Service ha incorporado mejoras en la interfaz de usuario de Assets que pueden mejorar el rendimiento con grandes volúmenes de recursos. Considera crear una prueba de concepto para evaluar el rendimiento en tu entorno específico.
• Despublicar las carpetas de recursos antes de moverlas - para evitar que queden recursos huérfanos que no se puedan despublicar.

Introducción a los archivos

Ahora que comprendes la estructura de las carpetas y su importancia, vamos a ver brevemente cómo Adobe Experience Manager Assets admite una amplia variedad de formatos de archivo: formatos de Adobe, formatos de imagen, formatos raw de cámara, formatos de documento, formatos de vídeo, formatos 3D, formatos de audio y muchos más.

Consideraciones sobre tipos, tamaños y nombres de archivos

• Tipos de archivo compatibles - Consulta y comprende los tipos de archivo compatibles en AEM Assets.
• Los tipos de archivo compatibles varían en función de cada característica - Para obtener resultados coherentes y fiables, utiliza únicamente los formatos de archivo compatibles que estén documentados para cada función. Algunas funciones del producto pueden ofrecer compatibilidad limitada o diferente para determinados tipos o formatos de archivo. Es posible que las funciones no funcionen como se espera si se utilizan formatos de archivo que no estén oficialmente admitidos.
• Nombres de archivo - En AEM Assets, el nombre de un archivo de recurso no puede contener ninguno de los siguientes caracteres especiales (separados por espacios): * / : [ \\ ] | # % { } ? &
• Tamaños de archivo - En AEM 6.5, de forma predeterminada, AEM Assets no permite cargar archivos que superen los 2 GB debido a un límite de tamaño de archivo. Sin embargo, puedes modificar este límite accediendo a CRXDE Lite y creando un nodo en el directorio /apps. En AEMaaCS, los límites son mayores pero siguen existiendo restricciones para la gestión mediante API y la interfaz de usuario.  Para archivos de más de 2 GB, utiliza la aplicación de escritorio o Asset Link (conector de Creative Cloud) en lugar de la carga mediante navegador.

Prácticas recomendadas para nombres de archivos

• Todos los nombres de los recursos deben ser únicos, incluso si están en carpetas diferentes. Utilizar un nombre único permite que cada recurso se acceda mediante su propia URL. La unicidad se garantiza dentro de la misma ruta del repositorio.
• Incluye la información esencial en los primeros 100 caracteres del nombre del archivo si usas Dynamic Media.
• Mantén los nombres de archivo entre 50 y 75 caracteres.
• Crea un estándar de nomenclatura fácil de usar e intuitivo. Un estándar claro y coherente para los nombres de archivo aporta valor a ventas, marketing y otros usuarios o grupos que pueden no tener acceso completo al DAM.
• Comunica el contenido claramente en el nombre del archivo.
• Sé coherente: usa acrónimos o no, plurales o no, abreviaturas o no, espacios o no.
• Evita caracteres especiales no admitidos en los nombres de archivo (ver arriba).
• Sé descriptivo, pero conciso.
• Elimina palabras innecesarias.
• Omite términos redundantes como “carpeta”.
• Usa abreviaturas para variaciones, incluyendo “var” en el nombre para indicar variaciones.

Pruébalo

Ahora que cuentas con prácticas recomendadas para configurar carpetas, realiza estos pasos en Adobe Experience Manager en un entorno de pruebas con algunas carpetas y recursos de ejemplo.

1. Inicia sesión en experience.adobe.com

2. Haz clic en “Experience Manager Assets” en el área de enlaces rápidos

3. En el menú de navegación izquierdo, selecciona “Recursos”

4. Selecciona el nodo superior titulado “Todos los recursos”

5. Añade carpetas aquí usando el botón “Crear carpeta”.

6. Cuando estés en una carpeta concreta, añade recursos a la carpeta usando el botón “Añadir recursos”

Evita cargar o realizar carga masiva de tus recursos reales hasta que hayas alineado con todas las personas interesadas en DAM y hayas explorado los temas de metadatos, perfiles de metadatos, esquemas de metadatos, taxonomía y etiquetado, y hayas establecido una estrategia de contenido para cumplir los requisitos de tu empresa mediante estas funciones.

Recursos de aprendizaje adicionales

Consulta la sesión Adobe Experience Makers: The Skill Exchange Taxonomía & Estructura: el secreto de AEM para una gestión escalable de recursos digitales para obtener más información. Aprovecha estos recursos adicionales para profundizar en temas fundamentales.

• Configurar AEM Assets (lista de reproducción de tutoriales en vídeo)
• Organizar tus recursos digitales (documentación)
• Gestionar recursos (documentación)
• Carpetas base (vídeo)
• Añadir recursos digitales a AEM (documentación)
• Guía de dimensionamiento de recursos (documentación de AEM 6.5)

¿Qué sigue?

Este artículo sobre prácticas recomendadas para la estructura de carpetas forma parte de una serie que incluye orientación básica, práctica recomendada y consejos de Adobe Champion para empezar con AEM Assets. Para continuar con la serie, consulta el siguiente artículo sobre acceso y permisos.

Para explorar todos los artículos de esta serie fundamental de AEM Assets, consulta:

• Prácticas recomendadas y consejos para empezar con AEM Assets
• Estructura de carpetas & nomenclatura (este artículo)
• Acceso & permisos
• Metadatos, esquemas de metadatos & perfiles de metadatos
• Taxonomía y etiquetado
• Gobernanza
• Formación y habilitación

Gracias a Adobe Experience Manager Champion Deepak Khetawat por sus aportaciones adicionales a este artículo.