Esta guía proporciona recomendaciones para los administradores de recursos digitales sobre la creación y el uso compartido de herramientas de aprendizaje intuitivas y de autoservicio para los usuarios. Impulse la adopción de Adobe Experience Manager Assets para proporcionar de forma proactiva recursos bajo demanda que se anticipan a las necesidades del usuario y les capacitan.

Como administrador de recursos digitales, su trabajo es ayudar a los usuarios a tener éxito con Adobe Experience Manager (AEM) para facilitar la búsqueda, el uso y la reutilización de recursos. Debe ser una herramienta de autoservicio, por lo que debe asegurarse de que los usuarios estén correctamente formados para utilizar AEM de forma fácil y eficaz. Para proporcionar a los usuarios los recursos que necesitan, debe mostrarles cómo utilizar la herramienta y anticipar sus necesidades ofreciéndoles recursos bajo demanda. Los administradores de DAM de Best Buy han desarrollado recursos de autoservicio para que los usuarios puedan aprender a su ritmo y encuentren respuesta a las preguntas más frecuentes.

Tanto si es administrador de contenido, bibliotecario de DAM, especialista en recursos digitales, autor de contenido, administrador de recursos digitales o propietario de producto, esta guía ofrece sugerencias y prácticas recomendadas para capacitar a sus usuarios.

En Best Buy, dirijo el equipo de DAM encargado de administrar los recursos. El equipo de administración de recursos de DAM recibe recursos de los creadores, los carga en DAM y agrega todos los metadatos necesarios, lo que garantiza que los recursos se clasifiquen correctamente para facilitar la detección.

Al desplegar la biblioteca de recursos de Best Buy, hemos creado hojas de una página (hojas de instrucciones de una página) e impartido cursos de formación presencial en grupo para formar a los usuarios sobre AEM. Sin embargo, los usuarios finales que buscaban recursos, especialmente los equipos creativos, seguían teniendo problemas. A veces no encontraban los recursos que necesitaban, por lo que terminaban creando nuevos recursos o pedían a los administradores de recursos que les remitieran al recurso correcto. Ayudar a los usuarios a buscar recursos de manera individual no es eficiente ni sostenible para ninguno de los equipos.

Al adoptar un enfoque diferente, introdujimos oportunidades de aprendizaje de autoservicio a menor escala y proporcionamos opciones adaptadas para ajustarnos a los usuarios finales y su estilo de aprendizaje. A continuación, se muestran los recursos creados para nuestros usuarios finales.

Recursos de habilitación

PDF de aspectos básicos de AEM 101

Este PDF de aspectos básicos de AEM 101 se comparte con los nuevos usuarios cuando reciben una licencia de Adobe Experience Manager. El PDF describe la información básica de inicio de sesión, instrucciones sencillas de navegación y algunas sugerencias para utilizar la herramienta. A continuación, se muestra un extracto del PDF:

Formación presencial de aspectos básicos de AEM 101

Esta formación, dirigida principalmente al equipo creativo, se ofrece a cualquier nuevo empleado o usuario de AEM. La formación se lleva a cabo como una sesión individual o en grupo pequeño, con una demostración sobre el inicio de sesión, la búsqueda, la descarga y la gestión de derechos. Por ejemplo, la formación incluye una demostración de cómo buscar recursos relacionados con las festividades y cómo descargarlos para utilizarlos en campañas de marketing.

Agenda recomendada:

• Iniciar una sesión
• Sugerencias y trucos para buscar/filtrar
• Descargar
• Colecciones
• Gestión de derechos
• Proyectos
• Si procede: flujos de trabajo, fragmentos de experiencias

Vídeos de consejos prácticos

Una carpeta de formación de AEM contiene vídeos breves con consejos prácticos que muestran tareas sencillas que pueden reforzar la formación. La mayoría de los vídeos tienen menos de 60 segundos y cubren un tema específico, como el inicio de sesión, cómo buscar y utilizar filtros, o cómo utilizar recursos de gestión de derechos. Por ejemplo, un vídeo muestra cómo filtrar para buscar imágenes de alta resolución para publicaciones en medios sociales. Los administradores de DAM pueden compartir vínculos a recursos de formación específicos como respuesta a las preguntas.

La carpeta de formación se parece a la imagen siguiente y contiene carpetas para cada una de estas áreas de habilitación:

• Cómo navegar
• Cómo buscar recursos
• Cómo descargar recursos
• Cómo usar las colecciones
• Cómo utilizar las carpetas de proyectos
• Información de gestión de derechos
• Requisitos de recursos

Este es un ejemplo de un vídeo de consejos prácticos sobre los filtros de búsqueda

eLearning de gestión de derechos

Después de implementar la nueva funcionalidad de gestión de derechos, impartimos una formación y también desarrollamos un módulo de eLearning necesario que todos los usuarios debían completar. Este vídeo abarcaba los conceptos básicos de gestión de derechos e incluía un cuestionario de 5 preguntas al final. Los usuarios tenían que pasar la prueba para evitar que se desactivara su licencia de AEM.

El eLearning comienza con un mensaje del vicepresidente sénior de Creatividad y medios de comunicación, donde se recuerda a los usuarios por qué la gestión de derechos es importante y su función en ella. El eLearning sigue explicando cómo identificar los recursos de gestión de derechos y la importancia de cumplir los derechos de uso.

Es fundamental informar continuamente sobre la frecuencia del eLearning y dirigir a los nuevos usuarios para que realicen este tipo de aprendizaje.

La primera página del eLearning es la siguiente:

Horas de oficina mensuales/Almuerzo y aprendizaje

Cada mes, durante la hora de almuerzo, se ofrecían horas de oficina opcionales para el departamento de Creatividad y medios de comunicación. Las sesiones empezaban con una demostración de funcionalidades y terminaban con una sesión de preguntas y respuestas. Cada sesión se grabó y guardó en AEM como referencia para el futuro, junto con los vídeos de consejos prácticos. Entre los escenarios más comunes se incluían: cómo crear una colección inteligente, cómo encontrar y descargar recursos de gestión de derechos, y sugerencias y trucos relacionados con la búsqueda.

Principales conclusiones

1. Conozca a su público. El contenido de aprendizaje debe satisfacer a los usuarios finales de la manera que deseen aprender. Comience por pedir comentarios, enviar encuestas o simplemente póngase en contacto directamente con los usuarios para ver cómo desean aprender.
2. Proporcione comunicaciones coherentes. Ya sea para las sesiones mensuales de almuerzo y aprendizaje, como si utiliza la misma ubicación para todos los videos de formación, explique a los usuarios dónde y cuándo obtener la información que necesitan. Encuentra un ritmo y manténgalo.
3. Encuentre su foco. Según los datos proporcionados por los usuarios finales, estos tuvieron problemas con la gestión de derechos. La creación de una formación específica para este tema ahorró tiempo al equipo de bibliotecarios de DAM y proporcionó a los usuarios finales una mayor confianza para utilizar AEM.

En resumen, la iniciativa de adopción y formación de usuarios de Adobe Experience Manager tenía como objetivo proporcionar un modelo de autoservicio para que los usuarios finales puedan utilizar AEM de forma eficaz para la búsqueda, así como facilitar su uso y la reutilización de recursos. Al ofrecer una amplia variedad de recursos, como videos de consejos prácticos y horas de oficina mensuales, la iniciativa garantizó que los usuarios dispusieran de las herramientas y los conocimientos que necesitaban para tener éxito. Este enfoque no solo mejoró la experiencia del usuario, sino que también hizo que la búsqueda y el uso de recursos fueran más eficaces y sostenibles, tanto para los usuarios como para el equipo de formación.