Resumen de revisión y aprobación unificadas

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre cómo empezar con la revisión y la aprobación unificadas.

¿Qué es la revisión y aprobación unificadas?

La revisión y aprobación unificadas es una integración nativa entre Adobe Workfront y Adobe Frame.io que reúne la administración del trabajo y la revisión creativa en un único sistema conectado. Los coordinadores de proyectos planifican y rastrean el trabajo en Workfront, mientras que los revisores y aprobadores utilizan el visor Frame.io de nivel profesional para proporcionar comentarios, marcar recursos y tomar decisiones de aprobación, sin tener que alternar entre herramientas independientes o mover archivos manualmente.

La revisión y la aprobación ocupan un lugar central en cada operación de contenido. Es donde convergen el trabajo creativo, las aportaciones de las partes interesadas y las decisiones empresariales. Cuando ese proceso se propaga a través de herramientas desconectadas (hilos de correo electrónico, mensajes de chat, marcas de capturas de pantalla), las consecuencias se agravan: tiempo de salida al mercado más lento, comentarios perdidos, confusión de versiones y tiempo empleado en administrar archivos en lugar de crear contenido.

La revisión y la aprobación unificadas resuelven esto al reemplazar el mosaico de herramientas de revisión desconectadas por un sistema moderno, una única fuente de verdad que vive donde ya sucede el trabajo.

¿Cuáles son los requisitos para utilizar esta integración?

Para utilizar la revisión y aprobación unificadas, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• Workfront y Frame.io deben implementarse en la misma organización de Adobe Identity Management System (IMS).

• Los usuarios solo pueden pertenecer a una instancia de Workfront dentro de la organización IMS.

• La instancia de Workfront debe habilitarse en la experiencia unificada de Adobe y en el almacenamiento empresarial de Adobe.

• Los clientes de Workfront deben tener un SKU V2 (puede que se requiera un evento de contratación; póngase en contacto con el representante de la cuenta de Adobe).

¿Necesito una licencia de Frame.io para usar esta integración?

No. El visor Frame.io se incluye automáticamente para todos los usuarios de Workfront con una licencia de pago sin coste adicional. No necesita una licencia Frame.io independiente para revisar y aprobar recursos a través de Workfront.

Si su organización desea acceder a funciones adicionales de Frame.io, como cargar recursos directamente en proyectos en Frame.io, puede adquirir una licencia de Frame.io Enterprise. Póngase en contacto con el representante de su cuenta de Adobe para obtener más información.

¿Esto reemplaza a Workfront Proof?

Sí. Cuando la revisión y la aprobación unificadas están habilitadas, el visor de Frame.io se convierte en la superficie de revisión principal en Workfront y reemplaza a Workfront Proof.

Los clientes existentes conservarán el acceso a la funcionalidad de revisión de Workfront para cualquier proyecto creado antes de que se habilitara la integración.

¿Cómo obtengo acceso a la revisión y aprobación unificadas?

¿Qué debo hacer para obtener acceso?

Para acceder a la revisión y aprobación unificadas, su organización debe estar en un SKU de Workfront V2. Si actualmente no tiene un SKU V2, será necesario un evento de contratación con Adobe. En primer lugar:

• Póngase en contacto con el representante de su cuenta de Adobe para confirmar si su plan de Workfront actual admite la revisión y aprobación unificadas.

• Si se necesita una actualización de SKU, el representante de la cuenta le guiará a través del proceso de contratación.

• Una vez que su cuenta esté en el SKU correcto, Adobe Professional Services configurará la integración para su organización.

  • Si no está seguro de quién es su representante de cuentas de Adobe, puede ponerse en contacto con nosotros a través del portal de asistencia de Adobe o visitar Experience League para obtener opciones de contacto.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre cómo funciona la revisión unificada y la aprobación.

¿Cómo funciona el flujo de trabajo de revisión y aprobación?

El flujo de trabajo sigue estos pasos generales:

1. Un coordinador de proyectos crea un proyecto en Workfront y carga o vincula recursos.

2. Cuando un recurso está listo para revisarse, el coordinador crea un flujo de trabajo de aprobación, ya sea una aprobación de un solo uso o mediante la aplicación de una plantilla de aprobación reutilizable.

3. Los revisores y aprobadores asignados reciben una notificación por correo electrónico y pueden abrir el recurso directamente en el visor de Frame.io.

4. Los revisores pueden agregar comentarios y marcas. Los aprobadores deben tomar una decisión formal.

5. El coordinador rastrea el estado en tiempo real desde Workfront.

¿Cuál es la diferencia entre un revisor y un aprobador?

Los revisores pueden agregar comentarios y marcar los recursos en el visor Frame.io. Cuando terminan, marcan su revisión como completada. Sin embargo, no es necesario que realicen esta acción para que avance el flujo de trabajo de aprobación.

Los aprobadores deben tomar una de las siguientes decisiones para avanzar en el flujo de trabajo de aprobación:

• Aprobar: el recurso está listo para usarse tal cual.

• Necesita trabajo: el recurso requiere cambios y debe volver a enviarse como una nueva versión para que se vuelva a aprobar.

¿Qué tipos de flujos de trabajo de aprobación puedo crear?

• Aprobaciones de un solo uso: puede crear una aprobación de un solo uso directamente en un documento de un proyecto, tarea o problema. Puede asignar revisores y aprobadores, establecer plazos y configurar varias fases si es necesario. Los recordatorios de correo electrónico automatizados se envían 72 horas antes, 24 horas antes y dentro del plazo.

• Plantillas de aprobación: puede crear plantillas reutilizables en la instalación de Workfront. Una plantilla define los revisores, los aprobadores y un periodo de tiempo de finalización relativo. Si es necesario, puede crear varias fases. Una vez aplicada una plantilla a un recurso, la fecha límite se calcula automáticamente.

¿Cómo participan los usuarios externos en las revisiones?

Se notifica a los usuarios externos de Workfront por correo electrónico cuando se les asigna una revisión o aprobación. Se le pedirá que cree un inicio de sesión de Frame.io para acceder al visor y participar en el proceso de revisión.

¿Cómo realizo un seguimiento del progreso de revisión y aprobación?

Los coordinadores de proyectos pueden supervisar todas las aprobaciones en vuelo de varias formas:

• El widget Mis aprobaciones en el área de Inicio de Workfront proporciona un resumen en tiempo real de las aprobaciones pendientes y vencidas.

• El widget Métricas de aprobación de documento muestra los tiempos de aprobación promedio y los desgloses de decisión.

• Los paneles de informes personalizados se pueden crear en los paneles del lienzo para obtener una visibilidad más profunda de la actividad de revisión y aprobación.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre la revisión y aprobación de recursos y vídeos.

¿Hay algún límite en las críticas de vídeo?

Sí. Las solicitudes de revisión de vídeo tienen un límite anual establecido en el 10 % del total de licencias de usuario de Workfront pagadas de su organización (estándar y básica). Este límite se aplica a nivel de organización.

Los administradores de Workfront recibirán notificaciones en la aplicación cuando el uso alcance el 80 % y el 100 % del límite.

Este límite no se aplica a los clientes de Frame.io Enterprise. Si su organización revisa regularmente grandes volúmenes de contenido de vídeo, póngase en contacto con el representante de su cuenta de Adobe para obtener más información sobre las licencias de Frame.io Enterprise.

¿Puede aparecer el mismo usuario en varias fases de un flujo de trabajo de aprobación?

Sí. Se puede asignar a un usuario varias fases dentro del mismo flujo de trabajo de aprobación.

¿Puedo agregar etapas para crear un flujo de trabajo de aprobación de varias etapas?

Sí. Se admiten flujos de trabajo de aprobación de varias etapas, lo que le permite enrutar los recursos a través de rondas secuenciales de revisión y aprobación con diferentes participantes en cada etapa.

¿Pueden las plantillas de aprobación incluir grupos o equipos, o solo usuarios individuales?

Actualmente, las plantillas de aprobación admiten usuarios y equipos individuales.

¿Se notifica a los aprobadores por correo electrónico cuando tienen algo que revisar?

Sí. Los aprobadores y revisores reciben notificaciones por correo electrónico cuando se les asigna una revisión o aprobación. Los correos electrónicos de recordatorio automatizados también se envían 72 horas antes del plazo, 24 horas antes y dentro del propio plazo.

Actualmente, la capacidad de personalizar los mensajes de notificación por correo electrónico no está disponible, pero está en la hoja de ruta del producto.

¿Puedo mantener una fase de revisión privada de otros participantes?

Actualmente no hay ninguna función de fase privada. Para que una revisión sea privada con respecto a otros participantes, se recomienda crear una copia independiente del recurso específicamente para ese grupo de revisión. Actualmente, los comentarios no están segmentados por grupo de participantes dentro de un solo activo.

Tenga en cuenta que el historial de versiones, incluidas las versiones anteriores y actuales, siempre es visible para cualquiera que tenga acceso a la vista de ese recurso.

¿Se pueden marcar los comentarios como resueltos?

Sí. Los comentarios se pueden marcar como resueltos en el visor de Frame.io.

¿Qué herramientas de marcado y anotación están disponibles en el visor Frame.io?

El visor Frame.io incluye un conjunto completo de herramientas de marcado visual, incluido el dibujo a mano alzada y formas estándar como círculos, flechas y cuadrados. En el caso de los recursos de vídeo, los comentarios tienen una marca de tiempo con precisión de fotograma, por lo que los comentarios siempre están vinculados al momento exacto del clip y no solo a una marca de tiempo general.

¿Aparecerán los comentarios realizados en el visor Frame.io en el proyecto Workfront?

Los comentarios y anotaciones permanecen dentro del visor de Frame.io para que conserven su contexto completo, incluidas las marcas de tiempo y las marcas visuales. Esto puede evolucionar en futuras versiones.

¿Es posible agregar comentarios a una versión descargada de un recurso (por ejemplo, un PDF)?

Actualmente no es compatible, pero es una función solicitada comúnmente que está en consideración para una versión futura.

¿Puedo revisar varios recursos juntos como un grupo?

Próximamente se ofrecerán opciones mejoradas de revisión masiva. Mientras tanto, los recursos de diferentes tipos de archivo, como un vídeo y un documento de Word, se pueden incluir juntos en una revisión de recursos agrupada.

¿Es la revisión unificada y la aprobación solo para vídeo o admite otros tipos de archivo?

La revisión y aprobación unificadas están diseñadas para todos los tipos de recursos, no solo para vídeo. El visor Frame.io se ha actualizado considerablemente para admitir imágenes, documentos, PDF y otros formatos de archivo comunes, además del vídeo.

Para obtener una lista completa de los tipos de archivo admitidos, consulte la documentación de tipos de archivo compatibles con Frame.io en Experience League.

¿Puedo compartir recursos externamente con partes interesadas que no tienen acceso a Workfront?

Sí. Assets se puede compartir externamente. Se notifica a los usuarios externos por correo electrónico y se les pedirá que creen un inicio de sesión de Frame.io para acceder al visor y participar en la revisión.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre el almacenamiento y la administración de archivos.

¿Qué es el almacenamiento empresarial de Adobe y cómo se relaciona con esta integración?

El almacenamiento empresarial de Adobe es la capa de almacenamiento común que conecta Workfront, Frame.io y Adobe Creative Cloud. Assets se encuentra en un solo lugar y es accesible a través de las herramientas sin transferencias manuales de archivos. Los creativos pueden funcionar correctamente y los revisores siempre ven la versión más reciente.

Entre las ventajas clave del almacenamiento empresarial de Adobe se incluyen:

• Una sola capa de almacenamiento para todos los recursos de trabajo en curso en Workfront y Frame.io

• Control de acceso centralizado administrado mediante Adobe Identity Management System (IMS)

• Visibilidad completa de los recursos: sin variación de la versión ni pérdida de metadatos

• Administración de almacenamiento escalable y de nivel empresarial

¿Hay requisitos de nomenclatura o estructura para archivos y proyectos?

Sí. Dado que la integración utiliza el almacenamiento empresarial de Adobe, se aplican las siguientes convenciones:

• Los programas y proyectos no pueden tener el mismo nombre si pertenecen al mismo portafolio.

• Los nombres de los documentos deben ser únicos dentro del mismo elemento principal en la jerarquía de carpetas.

• Los documentos del mismo proyecto no pueden compartir un nombre.

• Los nombres de programas, portafolios, proyectos, plantillas, tareas, problemas, documentos y carpetas de documentos no pueden contener los siguientes caracteres especiales: \ / : * ? " | < > y están limitados a 255 caracteres.

Workfront cambia automáticamente el nombre de los objetos o documentos según sea necesario para evitar conflictos.

¿Qué tipos de archivo se admiten en el visor Frame.io?

El visor Frame.io admite más de 40 formatos de archivo, incluidos todos los tipos comunes de vídeo, imagen, audio, PDF y Microsoft Office. El soporte de vídeo incluye reproducción nativa para formatos profesionales como ProRes, H.265 y DNxHD, con soporte para archivos de hasta 500 GB.

Frame.io se creó específicamente para la revisión creativa, lo que significa que gestiona toda la gama de tipos de recursos con los que trabajan los equipos creativos y de marketing.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre permisos y acceso.

¿Cómo se administran los permisos de usuario?

Los permisos de usuario se establecen y controlan en Workfront y fluyen automáticamente a Frame.io. No puede invitar a usuarios ni modificar permisos directamente en Frame.io para esta integración. Toda la administración de acceso debe realizarse utilizando el modal de uso compartido de proyectos en Workfront.

La tabla siguiente muestra cómo se asignan los permisos de Workfront a los permisos de Frame.io:

table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2
Permiso de Workfront	Permiso Frame.io
Administrar	Editar y compartir
Aportar	Editar y compartir
Ver	Solo comentario

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre integraciones y funciones avanzadas.

¿Cómo afecta esto a las integraciones de complementos de Creative Cloud existentes con Adobe Express y GenStudio?

Las integraciones que admiten la experiencia del visor Frame.io están actualmente en desarrollo para Adobe Express y GenStudio Performance Marketing. Las nuevas integraciones se basarán en el mismo sistema unificado de revisión y aprobación, por lo que aprovecharán el visor de Frame.io para obtener una experiencia de revisión coherente en los tres productos.

¿Frame.io está integrado en Workfront o los usuarios navegan a una interfaz independiente?

Los usuarios pueden iniciar el visor de Frame.io directamente desde Workfront. Toda la actividad de revisión y aprobación tiene lugar dentro del visor de Frame.io y se sincroniza automáticamente con Workfront.

¿Puedo enviar recursos aprobados a Adobe Experience Manager (AEM)?

Sí. Una vez que un recurso completa el ciclo de revisión y aprobación, puede transferirlo a Adobe Experience Manager Assets para su almacenamiento y distribución finales. Esto conecta Workfront para la administración del trabajo, Frame.io para la revisión y AEM para la administración de recursos digitales en un supply chain de contenido unificado.

Para obtener más información, vea Usar Adobe Experience Manager con la integración Frame.io.

¿Cómo encaja la revisión y aprobación unificadas en Adobe GenStudio?

La revisión y la aprobación unificadas son un componente básico de Adobe GenStudio: la visión más amplia de Adobe para un supply chain de contenido conectado. GenStudio conecta Workfront, Frame.io, Creative Cloud, Adobe Express, Adobe Experience Manager Assets y GenStudio for Performance Marketing en un flujo de trabajo unificado desde la información breve de la campaña hasta la entrega de contenido.

Dentro de ese ecosistema, la revisión y la aprobación sirven como el punto de entrega crítico entre la creación y la entrega. Es donde el trabajo creativo cumple con los aportes de las partes interesadas, la calidad se valida y el contenido se borra para publicarse. Cuando ese traspaso es rápido, visible y confiable, desbloquea la velocidad en todo el contenido de supply chain: la IA puede acelerar la creación, la automatización puede manejar la distribución, pero un cuello de botella en la revisión limita las ganancias en ambos lados. Al conectar Workfront y Frame.io, se elimina ese cuello de botella.

¿Qué es la característica Revisor de IA?

La revisión y aprobación unificadas incluyen una función de revisor de IA que automatiza las comprobaciones de conformidad de marca como parte del proceso de revisión. El revisor de IA puede evaluar los recursos en función de las directrices de marca y marcar los problemas potenciales antes de que los revisores humanos participen, lo que ayuda a los equipos a detectar los problemas antes y avanzar más rápido.

Para obtener más información sobre la configuración y el uso de AI Reviewer, consulte la documentación de Workfront en Experience League.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre contratos, SKU y almacenamiento.

¿Cuándo estarán disponibles para mí la revisión y aprobación unificadas?

La revisión y aprobación unificadas ya están disponibles. El acceso requiere una actualización a un SKU de Workfront V2. Si el contrato se firmó antes de que los SKU V2 estuvieran disponibles, puede obtener acceso de una de las dos maneras siguientes:

• Tras la renovación: el acceso se activará en la próxima fecha de renovación del contrato.

• Nueva contratación anticipada: el equipo de su cuenta de Adobe puede volver a contratarle antes para añadir los nuevos SKU y, al mismo tiempo, mantener la fecha de finalización del contrato existente. No hay aumento de precio cuando se cambia a un paquete equivalente.

Póngase en contacto con su representante de cuentas de Adobe para determinar la mejor ruta para su organización.

¿La actualización al SKU V2 me proporciona más almacenamiento?

Sí. Con el SKU V2, cada usuario con licencia recibe 60 GB de almacenamiento, frente a los 30 GB de la versión anterior.

¿Cómo puedo elegir entre almacenamiento empresarial de Adobe y almacenamiento de Workfront heredado?

El almacenamiento empresarial habilita la experiencia del visor Frame.io y es necesario para una revisión y aprobación unificadas. El almacenamiento heredado sigue utilizando el visualizador de Workfront Proof (ProofHQ) como predeterminado.

Si su organización tiene una combinación de flujos de trabajo simples y flujos de trabajo de revisión más complejos, puede priorizar qué flujos de trabajo migrar primero.

El almacenamiento empresarial le ofrece la flexibilidad de implementar la nueva experiencia de forma incremental, empezando por los flujos de trabajo que más se beneficiarán.

¿Cómo se administran las licencias de Frame.io?

Después de firmar el SKU V2, todos los usuarios de Workfront tendrán acceso al visor Frame.io para los flujos de trabajo de revisión y aprobación; para ello, no se requiere una licencia empresarial Frame.io independiente.

Si su organización necesita funciones adicionales de Frame.io Enterprise, como

• Marca de agua avanzada (dinámica y forense)
• Administración de derechos digitales con eliminación automática de recursos
• Credenciales de contenido para contenido generado por IA
• Metadatos creativos personalizados
• Integraciones de cámara a nube
• Su propio espacio de trabajo para el trabajo creativo en curso

Puede trabajar con el equipo de su cuenta de Adobe para determinar la cantidad adecuada de licencias de Frame.io Enterprise. Todas las licencias se administran mediante Adobe Admin Console.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre la zona protegida y el despliegue.

¿Puedo probar la revisión y aprobación unificadas en un entorno de espacio aislado?

Parcialmente. Los flujos de trabajo de aprobación se pueden probar en un entorno de zona protegida de Workfront. Sin embargo, la experiencia del visor Frame.io no está disponible en la zona protegida. La prueba de la propia superficie de revisión requiere un entorno de producción.

Para limitar la exposición durante el despliegue, puede habilitar la revisión y aprobación unificadas para un grupo específico dentro del entorno de producción de Workfront. Esto le permite ejecutar una prueba piloto de destino con un conjunto de usuarios más pequeño antes de implementarla de forma más amplia.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre las pruebas interactivas y HTML.

¿La revisión unificada y la aprobación admiten pruebas interactivas o direcciones URL de HTML?

Los archivos Zip HTML son compatibles actualmente con las revisiones interactivas. La compatibilidad con URL de HTML (revisión de URL web activa) está en la hoja de ruta y se espera que ocurra en el tercer trimestre.

Consulte las notas de la versión de Workfront en Experience League para ver las actualizaciones.

Amplíe para ver las preguntas más frecuentes sobre Fusion y automatización.

¿Necesito que Workfront Fusion utilice la revisión y aprobación unificadas?

No. La revisión y la aprobación unificadas son una integración de producto nativa y no requieren Fusion. El flujo de trabajo está integrado directamente en Workfront.

¿Estarán disponibles los conectores Fusion para su revisión y aprobación unificadas?

Sí. Las acciones de fusión para la revisión y aprobación unificadas están actualmente en desarrollo y se espera que estén disponibles en el tercer trimestre. Consulte las notas de la versión de Workfront en Experience League para ver las actualizaciones cuando estén disponibles.

¿Se puede usar Fusion para almacenar en déclencheur automáticamente una revisión cuando se carga un documento?

Sí. Este tipo de automatización es posible mediante los webhooks de Workfront en combinación con Fusion.

¿Cómo se verán afectados los flujos de trabajo de Fusion existentes creados en Workfront Proof?

El impacto variará según la forma en que se cree cada flujo de trabajo. En general:

• Editar o actualizar: Los flujos de trabajo donde la acción existente relacionada con la revisión tiene un equivalente directo en las aprobaciones unificadas se pueden actualizar para utilizar la nueva acción.

• Reconstruir: Es posible que los flujos de trabajo en los que los pasos subyacentes han cambiado significativamente o en los que existen nuevas capacidades deban reconstruirse desde cero.

Una vez que las API de Fusion para las aprobaciones unificadas estén disponibles, se obtendrá una imagen más clara. Se recomienda auditar los flujos de trabajo de Fusion existentes y evaluarlos con las nuevas capacidades de aprobaciones unificadas en ese momento.