Hantera projekt - checklista för bästa praxis

För att hantera ett projekt som ska implementera Adobe Experience Manager (AEM) måste du planera och förstå för att vara säker på att du är medveten om de problem och (relaterade) beslut som du måste fatta (både före och under implementeringen av projektet).

De bästa sätten är att

Kontrollpanel för pulsslag för projekt

Kalkylbladet Projektpulsslag ger en grafisk översikt över kritiska mätvärden för ditt projekt:

  • Faskvalitet

  • Phase Health

    • En högnivåstatusindikator för ditt projekt; är användbart för att framhäva områden som kan vara i riskzonen.
  • Slutförandefas

    • När som helst under projektet visar detta hur mycket som redan har slutförts för varje fas i projektet.

Status efter roll

I kalkylbladet Status efter roll visas en detaljerad beskrivning av Hälsa, Kvalitet och Fullständighet av Fas och Persona.

Faser och milstolpar

Projektplanen är uppdelad i olika faser (på hög nivå).

Varje fas innehåller sina egna milstolpar. För varje persona (eller roll) visas de relevanta milstolparna tillsammans med de dokument som krävs för att skapa de definierade slutprodukterna.

OBSERVERA

Det finns ingen direkt 1:1-relation mellan de enskilda dokumenten och slutprodukterna.

Förberedelse

Förberedelser av ditt projekt utgör grunden för hela projektet. Ni måste definiera viktiga krav tillsammans med tydliga mål och förväntningar för:

  • Affärsargument

    • De grundläggande skälen och motiveringen till att projektet genomförs.
  • Tillämpningsområde och schema

    • Ett grundläggande tillämpningsområde och grovschema bör göras tillgängligt för att definiera vad som krävs och inom vilken tidsram. Om det hjälper till att klargöra situationen kan du också definiera vad som ligger utanför omfånget.

Hur du förbereder, planerar och kör ditt projekt och implementerar din lösning påverkas av de begränsningar du har för din verksamhet, till exempel fast budget, fast tidslinje, innehållskvantitet, kvalitet som krävs.

Som alltid kommer justeringen av någon av faktorerna att påverka de andra. Om du till exempel minskar tiden, men behöver samma kvalitetsnivå, kommer priset förmodligen att öka samtidigt som du minskar mängden innehåll som du kan hantera. Budgeten är ofta en nyckelfaktor, så sådana relationer kan inte glömmas bort.

De fyra faktorerna:

projektfaser_fourfaser

Milstolpar

  • Validering

    I den här fasen måste du validera och bekräfta målen för projektet; till exempel:

    • Vad vill du uppnå/tillhandahålla?

    • Vem tjänar på det?

    • Vad är omfattningen?

      • Om det gör det lättare att klargöra situationen kan du också definiera vad som ligger utanför omfånget.
    • Hur definierar man framgången?

    • Hur ska du mäta framgång?

    • Vilka är kraven, affärsvillkoren och de tekniska kraven?

    • Finns det äldre system som ska ersättas och, om så är fallet, finns det data som ska migreras?

    • Vem kommer att bli inblandad?

    • Hur mäter du framstegen?

    • Hur ofta granskar du hur projektet fortskrider?

  • Budget

    Innan du påbörjar ett projekt behöver du en tillförlitlig och realistisk uppskattning av vad det kommer att kosta att implementera:

    • Använd information från valideringsmilstolpen som grund för uppskattningarna.
    • Var realistiska i era uppskattningar.
    • Fundera på och ta hänsyn till eventuella riktlinjer, processer eller begränsningar som kunden kan vara föremål för.
    • Tänk på beredskaps- och granskningsprocesser om en granskning eller finjustering av budgeten krävs i ett senare skede.
    • Kom ihåg att kostnader kan tillskrivas många olika former. inköp, användning av resurser och avgifter bland annat.

Planering

När du planerar projektet konsolideras förberedelsen. Här måste ni börja konvertera målen och förväntningarna till en väldefinierad färdplan som består av konkreta uppgifter, som är bundna av tydlig kommunikation, med strikta granskningar för att mäta framstegen.

Milstolpar

  • Handtag

    En ren överlämning säkerställer att rätt person/grupper är medvetna om sitt ansvar i projektet.

    Fullständiga uppgifter bör tillhandahållas/genereras för att säkerställa att de har fullständig förståelse för alla relevanta aspekter, inklusive färdplanen, omfattningen, målen, kraven och nyckeltalen.

  • Riskbedömning

    För att undvika obehagliga överraskningar bör man använda riskbedömningar för att identifiera och kvantifiera eventuella risker tillsammans med deras konsekvenser och sannolikhet.

    Detta bör göras tidigt under projektets livscykel för att säkerställa att eventuella sårbarheter identifieras och utvärderas. Baserat på resultaten kan ni rapportera till era intressenter om huruvida de fullständiga kraven kan genomföras och, om det behövs, om det är möjligt att planera för lämpliga åtgärder som ska vidtas och spåras.

  • Kommunikation

    Kommunikation är alltid avgörande för att ett projekt ska lyckas. Ni måste kommunicera tydligt och effektivt för att säkerställa att alla är

    • Att arbeta mot samma grundläggande mål
    • Från samma informationsbas
    • Med samma kanaler
  • Sparka av

    Mötet med avaktivering används för att öka medvetenheten om att projektet har startat. Det är en bra möjlighet att

    • Bjud in alla berörda parter (eller åtminstone grupprepresentanter).

    • Presentera viktiga fakta om projektet.

    • Svara på frågor.

    • Se till att alla har samma kunskapsbas.

    • Engagemang från alla som kommer att vara inblandade - det här måste du tjäna på.

      • Genom att involvera huvudaktörer (inklusive potentiella författare) i början av projektet ökar ni chanserna att få dem engagerade i projektet.

Utvecklingsförberedelse

Att planera utvecklingsarbetet är avgörande för att säkerställa att projektet byggs på en stabil design av ett team som har den kunskap som krävs.

Milstolpar

  • Utvecklingsteamet har personal och utbildning

    Innan du börjar med ett projekt bör du se till att ditt utvecklingsteam har lämplig personal och att alla teammedlemmar har utbildning för den aktuella uppgiften.

  • Innehållsarkitektur

    Innehållsarkitekturen definierar och beskriver innehållets framtida arkitektur. inklusive:

    • Innehållsträdet. inklusive tillgångar
    • Grundläggande strukturer. inklusive kampanjer etc.
    • Strukturer för flera webbplatser och språk (MSM, översättning osv.)
    • Innehåll som stöds (inklusive taggar och taggar)
    • Strategier för cachning och återanvändning av innehåll
  • Systemarkitektur

    Systemarkitekturen definierar den konceptuella vyn för ditt system. inklusive (bland annat information):

    • Systemstruktur för alla obligatoriska miljöer

    • Delsystem

    • Tredjepartssystem

    • gränssnitt, maskinvara, programvara och mänsklig interaktion

    • Servrar för varje miljö. se Tekniska krav och Riktlinjer för maskinvarustorlek

    • Processer för varje miljö. t.ex. krav på driftsättning och underhåll

    • Underhållsaktiviteter (GC för datastore, optimering av TPM osv.)

    • 🔗 Skicka cachelagring

    • 🔗 ClusteringPublicera/Authorshare

    • Prestanda för klientsidan (JS minify, concat, css sprites, total number of http requests, and others)

  • Programarkitektur

    Programarkitekturen definierar och beskriver de föreslagna programmens beteende.

    Den fokuserar på:

    • Hur de interagerar med varandra och med användarna.
    • De data som ska användas och produceras av program, i stället för deras interna struktur.

    Definitionerna bör omfatta följande:

    • Grundläggande kodstruktur för projektet
    • Kodartefakter (paket, paket osv.)
    • Uppdelning av mallar/komponenter och deras relationer
    • Detaljerad information om nödvändiga anpassningar (specifika övertäckningar kommer senare)
    • Utformning av de arbetsflöden som lösningen kräver (t.ex. skapande av innehåll, godkännande, publicering, omvandlingar, import, export osv.)
    • Särskild hänsyn till komplexa moduler som MSM, Commerce och integrering med tredje part
  • Systemintegrering

    Systemintegrering kräver att du planerar (och sedan implementerar):

    • Hur alla delsystem och lösningsintegreringar ska sammanföras för att fungera som ett sammanhängande system
    • Hur eventuella tredjepartssystem kommer att integreras. tillsammans med eventuella specialöverväganden, som offline/online, hantering på klientsidan/webbläsarsidan eller hantering av reservsidan när ett system från tredje part är offline/online
  • Testkoncept

    Innan du börjar utveckla bör du skapa ett ingående och omfattande koncept för alla testningskrav för ditt projekt.

    Detta bör bland annat omfatta följande:

    • Uppgifter om alla tester som ska utföras
    • Förberedelse av allt innehåll som krävs för dessa tester
    • Information om eventuella testverktyg som ska användas
    • Uppgifter på hög nivå om vilka som kommer att delta i testningen. särskilt grupper utanför kvalitetsteamet
    • Detaljer om automatisering av tester. med till exempel läget Selenium eller AEM Developer
  • Experience Design

    Experience Design (XD) handlar om att utforma användarupplevelsen för er lösning.

    Användarupplevelsen bör analyseras och utvecklas för både författarna och slutanvändarna av webbplatsen.

  • Support

    Innan alla supportprocesser som krävs för driftsättning, lansering, testning och rapportering tas fram bör fastställas.

    Se även Adobe supportportal.

Planering och åtgärder

På liknande sätt måste åtgärderna planeras på rätt sätt för att säkerställa att du har de miljöer du behöver - för alla faser av projektets livscykel. Ni behöver också rätt processer för att underhålla dem.

Milstolpar

  • Behörigheter

    Du måste planera och sedan implementera ett rolls- och rättighetskoncept för alla användare/grupper som ska använda lösningen.

    Till exempel:

    • En lista över roller (dvs. grupper) med åtkomstdefinitionerna read/ write för varje

    • Fastställande av användningen av befogenheter som påverkar publiceringsmiljön. till exempel replicate

    • För användare med minimal behörighet bör arbetsflöden definieras

    • Användare i gruppen editor ska inte ha admin-rättigheter eller vara en del av gruppen administrators

    Mer information finns i Användaradministration och -säkerhet.

  • Övervakning och underhåll

    Övervakning och underhåll är viktiga aspekter av att säkerställa att lösningen fungerar smidigt när den är klar. Därför måste du definiera:

    • Vad behöver övervakas
    • Underhållsuppgifter. både vanliga och speciella fall

    Se även Övervakning och underhåll för mer information.

  • Migrering

    Allt innehåll från det äldre systemet bör granskas och valideras för migrering.

  • Återställningsplan

    Kontrollera att du har en återställningsplan. I en krissituation måste detta finnas tillgängligt för att säkerställa produktionsanvändningen av AEM. Detta bör omfatta situationer som säkerhetskopiering, återställning, återställning och reservlösningar.

Utveckling

Utveckling är en avgörande fas som kräver mer än bara kodning.

Milstolpar

  • Utvecklingsmiljö

    Planera och dokumentera utvecklingsmiljön, inklusive:

    • Arkitektur

    • Utvecklingsverktyg

      • En typisk miljö består av:

        • ett system för uppföljning av problem, som Jira
        • en IDE, som Eclipse
        • ett bygghanteringsverktyg, som Maven
        • ett verktyg för kontinuerlig integrering, som Jenkins
        • ett verktyg för versionskontroll, som GIT/SVN
        • en databashanterare för byggarfelaktigheter, som Archiva/Nexus
    • Programintegrering/beroenden från tredje part

    • Integrering/beroenden av lösningar

    • Distributionsplats

  • Testsystem

    Planera och dokumentera testmiljön, inklusive:

    • Arkitektur
    • beroenden av utvecklingsbyggen, inklusive nattbyggen
    • Möjligheterna eller begränsningarna med att testa integrering/beroenden av tredjepartsprogram
    • Testverktyg
    • Automatiserad testningsstrategi
  • Produktionssystem

    Planera och dokumentera produktionsmiljön, inklusive:

  • Integrering

    Planera, dokumentera och testa alla aspekter av systemet och lösningsintegrering, inklusive:

  • Migrering

    Planera, dokumentera och testa alla aspekter av innehållsmigreringen. inklusive:

    • Innehållsarkitektur
    • Migreringsstrategi
  • Kommunikation

    Se till att alla teammedlemmar och projektmedlemmar hålls uppdaterade vid behov.

  • Dokumentation

    Dokumentera lösningen fullt ut. inklusive:

    • Drifthandbok
    • Anpassningar som kan påverka uppgraderingar
    • Versionsinformation

Prestanda och testning

När det nya programmet är tillgängligt måste det genomgå strikta tester, både för funktionalitet och prestanda.

OBSERVERA

Alla testteam bör tillåtas förbli neutrala och leverera testresultaten.

Det är projektledarens ansvar att bedöma eventuella konsekvenser av resultaten och besluta om lämpliga åtgärder.

Milstolpar

  • Test av godkännande av slutanvändare

    UAT (User accept testing ) är avgörande för att säkerställa att

    • Lösningen uppfyller användar-/kundkraven
    • Kunden/användarna accepterar lösningen (funktion, design och prestanda)

    Det bör finnas en formaliserad checklista för överlämnande av kunder. helst automatiseras och körs på nightly mot en ögonblicksbild. Resultatet ska skickas till projektledaren och utvecklingsteamet

  • Prestanda- och belastningstester

    Prestanda- och belastningstester används för att säkerställa att lösningen uppfyller de nödvändiga prestandanivåerna vid medelbelastning och toppbelastning.

    Mer information om prestandatestning finns i:

    OBSERVERA

    Denna process måste fortsätta under normal användning av AEM, men dessa inledande steg är de viktigaste.

Utrullning

För att lansera ditt nya program krävs noggrann planering för att säkerställa en smidig Go Live. Detta innefattar att bekräfta en hög säkerhetsnivå, utbilda alla potentiella användare och göra flera torrperioder för att bekräfta att alla frågor har behandlats.

Milstolpar

  • Förberedelse

    Förberedelser och planering kommer att bidra till en smidig utrullning.

  • Utbildning

    se till att all berörd personal har utbildats.

    Se Adobe Experience Manager i kurskatalogen.

  • Administratörer utbildade

    Se till att era lösningsadministratörer har:

    • Har tränats
    • erhållit lämpligt utbildningsmaterial
    • Lämplig dokumentation har tagits emot
  • Användare utbildade

    Kontrollera att författarna har:

    • Har tränats
    • erhållit lämpligt utbildningsmaterial
    • har mottagit lämplig dokumentation, till exempel användarhandboken
  • Genomstrykningstester

    Penetrationstester simulerar en attack på ett datorsystem för att identifiera potentiella säkerhetsbrister.

  • Genomstrykning/säkerhetstester

    För att försäkra dig om att din lösning är säker ska du utföra specifika penetrationstester tillsammans med ett större antal säkerhetstester.

    Se Säkerhetschecklistan för mer information.

Go Live

Du vill att ditt Go Live ska vara så smidigt som möjligt. Återigen behöver de sista stegen planera för ren körning.

Milstolpar

  • Förberedelse

    Förberedelser och planering säkerställer smidiga Go Live.

  • Dokumentskydd

    Bekräfta säkerheten för lösningen för både interna och externa användare och deras innehåll.

  • Reserv

    Se till att alla system, procedurer och mekanismer som krävs för reservdriftsättning finns på plats innan du går live.

  • Stöd

    Se till att supporttjänsterna finns på plats och är klara.

  • Övergång

    Planera och genomför övergången till produktionsmiljön och användarna.

  • Rulla ut

    Förbered och genomför röktesterna.

Persona

Checklistorna har utformats av en person. Detta är de roller som är mycket involverade i projektets livscykel.

Det finns också andra profiler som är involverade i specifika uppgifter.

Projektsponsorer

Projektsponsorn är:

  • Ansvarig för att tillhandahålla/presentera affärsärendet för projektet.

  • Nyckeln till att forma och definiera projektets omfattning. inklusive:

    • definition av och kriterier för framgång
    • huvudnyckeltal
  • Ange huvudmilstolparna baserat på kundens färdplan.

Projektledare

Projektledaren är:

  • Ansvarig för den övergripande leveransen av projektet utifrån de krav (t.ex. omfattning, nyckeltal, kriterier för framgång och definition) som projektsponsorn ställt.
  • Ansvarig för att definiera budgeten och tilldela resurser till projektet baserat på den budgeten.
  • Huvudpunkten för kommunikation för alla personer som deltar i projektet.

Arkitekt

Lösningsarkitekten:

  • Ansvarar för lösningens och systemets konstruktion på hög nivå.
  • Hjälper till att definiera implementeringsstrategin för AEM. Exempel: om en klustrad installation ska implementeras, om ett kallt vänteläge eller när ett leveransnätverk (CDN) krävs.
  • Definiera också den AEM lösningsarkitekturen baserat på kundens krav. Detta kan omfatta konceptet för användarroller (med relaterade behörigheter), relationen mellan mallar och komponenter eller när flera platser ska användas.

Affärsanalytiker

Affärsanalytiker:

  • Ansvarar främst för att samla in och analysera kraven på hög nivå och sedan omvandla dessa till specifikationer:

    • för projektledaren som ska användas vid planering av utvecklingen
    • så att utvecklingsteamet kan arbeta från design och utveckling.
  • Fungerar nära tillsammans med kunden för att analysera kraven. De matchar de här mot:

    • Definitionen av framgång.
    • Kriterierna för framgång.
    • KPI:er (både affärs- och prestandabaserade).

Utvecklingslead

Utvecklingsledd:

  • Ansvarar för det tekniska genomförandet av projektet.

  • Ansvarar för att välja en utvecklingsmetod som är kompatibel med kundens krav.

  • Utarbeta en utvecklingsstrategi:

    • säkerställa att den är anpassad efter nyckeltal för verksamhet och prestanda
    • med beaktande av kriterier för framgång och definition,
  • Fungerar nära ihop med arkitekten (särskilt när du utarbetar utvecklingsstrategin för AEM) för att definiera aspekter som förhållandet mellan mallar och komponenter, integreringsstrategin för tredjepartsprogram och eventuella specialfunktioner.

Kvalitetslead

Kvalitetsledd:

  • ansvarar för leveranskvaliteten, säkerställa att den uppfyller kriterierna för framgång och alla nyckeltal som definierats av kunden.
  • Definierar kvalitetsstatistik, anpassar sig till alla intressenter, utarbetar testningsplaner och ser till att de genomförs.
  • Skapar och levererar rapporter till projektintressenter.

Systemtekniker

Systemteknikern:

  • Ansvarar för att övervaka projektinfrastrukturen.

  • Ansvarar för:

    • konfiguration av interna utvecklings- och testmiljöer
    • för att matcha dessa system med klientsystemen
  • Tillhandahåller maskinvarurekommendationer, övervakar de olika implementeringarna och tillhandahåller driftstöd både före och efter körning.

Säkerhetslead

Säkerhetsledaren:

  • Ansvarar för lösningens övergripande säkerhetskoncept och ser till att det är i linje med alla krav och policyer från kunden.
  • levererar ett säkerhetskoncept, säkerhetsfunktioner och rekommendationer för alla maskinvarubaserade säkerhetsbegrepp, som zoner och brandväggar.

Annan persona

  • intressenter

    • Personer (ofta från företaget) som är intresserade av att projektet lyckas. De bidrar ofta till budgeten.
  • Juridik

    • Juridisk rådgivning krävs vid förhandlingar om kontrakt.
  • Utbildare

    • Beroende på projektets omfattning och karaktär kan specialiserade utbildare användas för att utveckla och presentera utbildningstillfällen för de relevanta grupperna.
  • Teknikskribenter

    • Beroende på projektets omfattning och karaktär kan specialiserade tekniska skribenter användas för att skriva riktlinjer och handböcker för särskilda grupper. t.ex. en underhållshandbok för systemadministratörer eller en användarhandbok för författarna.
  • Systemadministratörer

    • Ansvarig för den pågående driften av systemet.
  • Författare och slutanvändare

    • De personer som ska använda systemet för att skapa och underhålla webbplatsinnehållet.

Obligatoriska dokument och slutprodukter

Checklistorna omfattar Obligatoriska dokument och Leveranser för varje milstolpe.

  • Det finns ingen 1:1-relation mellan dessa; En grupp av obligatoriska dokument kan till exempel resultera i en enda slutprodukt.
  • En slutprodukt från en person kan vara ett obligatoriskt dokument för en annan person under samma milstolpe.

Obligatoriska dokument

Begärda dokument behövs av rätt person när deras produkter produceras.

För varje obligatoriskt dokument ska personen ange:

  • J/N: om den har tagits emot.
  • 1-3: En uppgift om kvaliteten på det mottagna dokumentet.

Slutprodukter

För varje milstolpe ansvarar rätt person för att leverera specifika dokument och därmed ta sitt ansvar för en viss milstolpe.

För varje slutprodukt måste personen ange:

  • J/N: om den är slutförd.

Slutprodukter används ofta som Obligatoriska dokument för antingen den aktuella eller en senare milstolpen.

De bästa sätten att distribuera, administrera, utveckla eller skapa finns i följande:

Viktiga dokumentationsområden

På denna sida