Dela ett dokument
Workfront-administratören styr vilka som kan visa eller redigera dokument i området Åtkomstnivåer i installationsprogrammet. Mer information finns i Bevilja åtkomst till dokument.
Användarna kan också dela dokument som de har överfört eller har åtkomst till, vilket ger andra behörighet att visa eller hantera dem.
- Behörigheter gäller för enskilda objekt och definierar vilka åtgärder någon kan vidta.
- Den person som överför ett dokument får automatiskt full kontroll (Hantera behörigheter).
- Mer information om hur du delar en hel mapp finns i Dela en dokumentmapp.
Åtkomstkrav
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront package | Alla |
| Adobe Workfront-licens |
Standard Arbeta eller högre |
| Konfigurationer på åtkomstnivå | Visa åtkomst eller senare till de objekt som du vill dela |
| Objektbehörigheter | Visa behörigheter eller högre för de objekt som du vill dela |
Mer information om informationen i den här tabellen finns i Åtkomstkrav i Workfront-dokumentationen.
Dela ett dokument
Användaren som överför ett dokument till Workfront har som standard behörigheten Hantera.
-
Klicka på ikonen Main Menu
-
På sidan Dokument för du muspekaren över dokumentet som du vill dela och klickar på länken Dokumentinformation som visas. Sidan Dokumentinformation öppnas.
-
Klicka på ikonen Mer
-
I fältet Bevilja dokumentåtkomst till börjar du skriva namnet på den användare, det team, den roll, den grupp eller det företag som du vill dela dokumentet med och klickar sedan på namnet när det visas i listrutan.
note tip TIP Du kan bara dela ett dokument med aktiva användare, team, roller eller företag. -
(Valfritt) Välj listrutan Vem har åtkomst och välj dokumentets åtkomstnivå:
- Endast inbjudna personer har åtkomst: Endast användare som är inbjudna till dokumentet har åtkomst till det (Standard).
- Alla i systemet kan visa: Alla användare i systemet kan visa dokumentet utan en inbjudan.
-
(Valfritt) Om du vill göra dokumentet offentligt klickar du på kugghjulsikonen
-
Klicka på listrutan till höger om användarens namn och välj behörighetsnivå för det här dokumentet:
- Visa: Användaren kan granska och dela dokumentet.
- Hantera: Användaren har fullständig åtkomst till dokumentet utan administratörsbehörighet, som ges på åtkomstnivån (inklusive alla visningsbehörigheter).
-
(Valfritt) Klicka på ikonen för avancerade alternativ bredvid behörighetsnivån som du har tilldelat för att konfigurera specifika behörigheter i dokumentet.
-
(Valfritt) Om du vill inaktivera ärvda behörigheter för dokumentets underordnade objekt klickar du på Inaktivera inline med Ärvda behörigheter.
-
(Villkorligt) Om du vill kopiera den offentliga länken som gör att du kan dela dokumentet med externa användare klickar du på Kopiera offentlig länk.
note caution CAUTION Du bör vara försiktig när du delar dokument som innehåller konfidentiell information med externa användare. På så sätt kan de visa information utan att vara Workfront-användare eller del av organisationen. -
Klicka på Spara.
Dela flera dokument samtidigt
-
Klicka på ikonen Main Menu
-
På fliken Alla dokument på sidan Dokument håller du ned Kommando (Mac) eller Ctrl (Windows) på tangentbordet och klickar sedan på de dokument du vill dela.
-
Klicka på ikonen Dela
-
I fältet Bevilja dokumentåtkomst till börjar du skriva namnet på den användare, det team, den roll, den grupp eller det företag som du vill dela dokumenten med och klickar sedan på namnet när det visas i listrutan.
note tip TIP Du kan bara dela dokument med aktiva användare, team, roller eller företag. -
(Valfritt) Välj listrutan Vem har åtkomst och välj dokumentets åtkomstnivå:
- Endast inbjudna personer har åtkomst: Endast användare som är inbjudna till dokumenten har åtkomst till det (Standard).
- Alla i systemet kan visa: Alla användare i systemet kan visa dokumenten utan en inbjudan.
-
Klicka på listrutan till höger om användarens namn och välj behörighetsnivå för dokumenten:
- Visa: Användaren kan granska och dela dokumenten.
- Hantera: Användaren har fullständig åtkomst till dokumenten utan administratörsbehörighet, som ges på åtkomstnivån (inklusive alla visningsbehörigheter).
-
(Valfritt) Klicka på ikonen för avancerade alternativ bredvid behörighetsnivån som du har tilldelat för att konfigurera specifika behörigheter för dokumenten.
-
Klicka på Spara.
Dokumentdelning med Adobe Enterprise-lagring
Workfront går över till Adobe lagringslösning för företag för att kunna erbjuda bättre anslutningsmöjligheter med Adobe Creative Cloud-produkter. Befintliga kunder kommer att flyttas till den nya modellen stegvis. Mer information om fördelarna med Adobe Enterprise-lagring finns på Adobe Enterprise-lagringsöversikt.
Om din Workfront-instans använder Adobe Enterprise-lagring kan du inte dela enskilda dokument direkt. Du måste i stället bevilja åtkomst på projektnivå.
Dokumentbehörigheter
Behörigheterna är specifika för ett objekt i Workfront och definierar vilka åtgärder man kan vidta för det objektet. Mer information om objektbehörigheter finns i Översikt över delningsbehörigheter för objekt.
I följande tabell visas vilka behörigheter du kan ge användarna när de får visa eller hantera dokument:
Åtgärden * delas av både dokument och dokumentmappar.
** Du måste ha en separat korrekturlicens kopplad till ditt Workfront-konto för att kunna bevisa dokument. Kontakta din kontoansvarige om du vill skaffa en korrekturlicens. Mer information om korrektur i Workfront finns i Korrektur.
Att tänka på vid dokumentdelning
Förutom övervägandena nedan, se även Översikt över delningsbehörigheter för objekt.
-
Att dela ett dokument påminner om att dela andra objekt i Workfront. Mer information om hur du delar dokument i Workfront finns i Dela ett objekt.
-
Du kan ge följande behörigheter till dokument:
- Visa
- Hantera
-
Du kan också dela ett dokument offentligt eller i hela systemet.
note caution CAUTION Vi rekommenderar att du använder försiktighet när du delar objekt som innehåller konfidentiell information med externa användare. På så sätt kan de visa information utan att vara Workfront-användare eller del av organisationen. -
Du kan dela ett dokument med någon som inte har ett Workfront-konto genom att lägga till deras e-postadress i fältet Ge dokumentåtkomst till.
-
När du delar ett dokument har användarna samma åtkomst till alla dokumentversioner och alla dokumentkorrektur.
Mer information om korrektur i Workfront finns i avsnittet Korrektur. -
Du kan ärva behörigheter till dokument från de objekt de är kopplade till. Din Workfront-administratör kan begränsa arvet av behörigheter för dokument på din åtkomstnivå.
Mer information om att begränsa ärvda behörigheter i dokument finns i Skapa eller ändra anpassade åtkomstnivåer.
Du kan ta bort ärvda behörigheter i dokument manuellt. Mer information finns i Ta bort behörigheter från objekt
-
Ett bifogat dokument ärver endast behörigheter från det objekt som det bifogades till. Om du skapar en mapp på objektet och flyttar dokumentet till mappen, ärver den mappens behörigheter. Men om du skapar en mapp i ett överordnat eller indirekt överordnat objekt och flyttar dokumentet till den mappen, ärver den inte mappens behörigheter.