Definir configurações de notificação por email em Workfront Proof
As notificações por email informam os colaboradores sobre atividades recentes em provas, como comentários, respostas ou decisões.
É possível definir notificações por email para revisores nas seguintes áreas:
As notificações por email de revisores podem ser definidas na página Nova prova, Nova versão, e gerenciadas na seção Fluxo de trabalho da página Detalhes da prova. Para obter mais informações, consulte Gerar provas em Workfront Proof
- A página Nova prova
- A página Nova versão
- A seção Fluxo de trabalho da página Detalhes da prova.
Para obter mais informações, consulte Gerar provas em Workfront Proof
Cada usuário também pode definir suas próprias configurações de alerta por email, que são aplicadas automaticamente quando uma prova é compartilhada com ele se os colaboradores tiverem suas preferências ou os administradores de conta tiverem suas recomendações sobre a frequência de alertas. Isso pode ser definido como um padrão de prova nas páginas de detalhes do usuário.
Cada usuário também pode definir suas próprias configurações de alerta de email, que serão aplicadas automaticamente quando uma prova for compartilhada com ele.
Usuários com perfis de Administrador ou Administrador de Cobrança também podem definir padrões de prova para outros usuários em suas contas de dentro das configurações da Conta.
Para obter informações sobre perfis, consulte Perfis de permissões de prova em Workfront Proof.
Requisitos de acesso
Você deve ter o seguinte acesso para executar as etapas deste artigo:
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Produto | Workfront Proof standalone |
Configurar padrões de prova em configurações pessoais (Workfront Proof usuários apenas)
É possível definir configurações de prova para provas criadas por você.
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Clique em Configurações > Configurações pessoais.
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Clique na guia Padrões da revisão.
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Clique em Configurações padrão de notificação por email para expandi-las.
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Na lista suspensa à direita das duas configurações a seguir, selecione uma das opções explicadas na tabela abaixo.
- Alerta de email padrão: afeta todas as provas que são compartilhadas com você. Essa configuração pode ser substituída no nível da prova.
- Alerta de email padrão para novos revisores convidados: afeta revisores que não existiam anteriormente como contatos em sua conta.
note note NOTE Se você não escolher uma das opções a seguir, Workfront Proof enviará um resumo diário sobre a atividade em suas provas. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Toda a atividade A Workfront envia um email para o revisor sempre que há alguma atividade na prova, como um novo comentário, resposta ou decisão.
Essa é uma ótima opção para a pessoa que está gerenciando o processo de prova, pois permite que ela veja a atividade enquanto ela acontece.
Os usuários não recebem um alerta por email sobre suas próprias atividades.
Respostas aos meus comentários Um email é enviado ao revisor somente se alguém responder explicitamente ao comentário (isso exclui as próprias respostas nos comentários). Isso significa que se alguém na prova fizer um novo comentário, o revisor não será notificado.
Essa configuração é recomendada para os clientes na prova, para que não sejam notificados de nenhum outro comentário na prova e sejam notificados apenas das respostas aos próprios comentários.
Embora os revisores com essa configuração de alerta por email não sejam notificados sobre outros novos comentários, eles ainda podem exibir todos os comentários na prova no visualizador da prova.
Para obter informações sobre comentários, consulte Exibir e responder aos comentários de prova.
Decisões Workfront O envia um email para o revisor somente quando alguém toma uma decisão.
Isso pode ser útil para a pessoa que está gerenciando o processo de aprovação (como um gerente de projeto) e precisa monitorar o progresso na prova e ver quais usuários tomaram sua decisão.
Você não é notificado sobre sua própria decisão, a menos que selecione uma opção de confirmação por email ao enviar sua decisão.
Decisão final Workfront envia um email quando o último aprovador na prova toma sua decisão.
Esse alerta é usado com frequência pelo designer, que geralmente não precisa participar da discussão de revisão real. Quando a decisão final é tomada, o designer é notificado e pode então tomar medidas em relação a quaisquer alterações necessárias.
Esse alerta também pode ser útil para um líder de departamento que precise ser notificado somente quando o processo de revisão for concluído.
Resumo por Hora Workfront envia um email ao revisor a cada hora com um resumo de todos os comentários, respostas e decisões que ocorreram na hora.
O email é enviado somente quando a atividade além da sua ocorre na última hora.
Este alerta é uma boa maneira de ter uma visão geral do projeto.
Um exemplo de caso de uso para este resumo é um revisor sênior que precisa de uma visão geral do projeto, mas não precisa ser notificado imediatamente de todas as atividades na prova.
Resumo Diário Workfront O envia um email com todos os comentários, respostas e decisões listados somente nos dias em que houver atividade além da sua.
Este alerta é uma boa maneira de ver um resumo do projeto sem precisar de várias atualizações ao longo do dia.
Um exemplo de caso de uso para este resumo é um líder de departamento que deseja monitorar o progresso geral do projeto.
Para obter mais informações, consulte Gerenciar notificações para comentários de prova e decisões.
Sem email Workfront O não envia alertas de email.
Isso é útil para uma pessoa que é adicionada a uma prova somente para fins de referência e não precisa ser notificada de nenhuma alteração.O padrão do sistema é Resumo diário (também visto como Não definido). Se você ou seus revisores não fizerem outras alterações, todas as provas terão essa configuração.
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Altere qualquer uma das seguintes opções:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Confirmação de email quando as provas estiverem prontas Especifique se deseja receber um email Proof made ao criar uma prova. Para obter mais informações, consulte O email Proof Made Formato dos emails enviados para mim Escolha entre emails com estilo HTML e emails de texto sem formatação.
Nota
As configurações padrão de prova são substituídas pelas configurações no nível da prova. No entanto, se as notificações por email de prova estiverem desabilitadas para toda a conta nas configurações da Conta, nenhum alerta por email será enviado aos colaboradores, mesmo que o Alerta de email Desabilitado não esteja selecionado nas provas.
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Em Configurações da mensagem, altere qualquer uma das seguintes opções:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Modelo de prova Descrição Modelo de assunto de prova É exibido nas páginas Nova prova, Nova versão, Mensagem e Lembrar. Pode ser editado antes de ser enviado. Modelo de mensagem de prova É exibido na página Nova prova, Nova versão, Mensagem e Lembrar. Pode ser editado antes de ser enviado.
Alterar alertas de email de um destinatário
Você pode alterar alertas de email para um determinado recipient em uma ação em lote.
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Clique em Contatos no painel de navegação esquerdo.
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Clique no Mais menu
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Abra a seção Itens compartilhados.
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Marque a caixa de seleção à esquerda de cada item para o qual deseja alterar o alerta de email.
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Clique em Mais acima da lista de itens compartilhados e em Alterar alerta de email no menu suspenso.
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Altere o alerta de email e clique em Enviar.
Configurar padrões de prova para um usuário
Se você for um administrador do Workfront Proof, poderá definir padrões de prova para usuários em sua conta.
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Clique em Configurações > Configurações de conta.
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Abra a guia Usuários.
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Abra o menu Mais
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Clique em Exibir detalhes do usuário no menu suspenso.
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Em Configurações, clique em Configurações padrão de alerta por email para expandi-las.
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Na lista suspensa à direita das duas configurações a seguir, selecione uma das opções explicadas na tabela abaixo:
- Alerta de email padrão: afeta todas as provas que são compartilhadas com você. Essa configuração pode ser substituída no nível da prova.
- Alerta de email padrão para novos revisores convidados: afeta revisores que não existiam anteriormente como contatos em sua conta.
note note NOTE Se você não escolher uma das seguintes opções para um usuário, Workfront Proof enviará a ele um resumo diário sobre a atividade em suas provas. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Toda a atividade Workfront O envia um email para o revisor sempre que há uma atividade na prova, como um novo comentário, resposta ou decisão.
Essa é uma ótima opção para a pessoa que está gerenciando o processo de prova, pois permite que ela veja a atividade enquanto ela acontece.
Os usuários não recebem um alerta por email sobre suas próprias atividades.
Respostas aos meus comentários Um email é enviado ao revisor somente se alguém responder explicitamente ao comentário (isso exclui as próprias respostas nos comentários). Isso significa que se alguém na prova fizer um novo comentário, o revisor não será notificado.
Essa configuração é recomendada para os clientes na prova, para que não sejam notificados de nenhum outro comentário na prova e sejam notificados apenas das respostas aos próprios comentários.
Embora os revisores com essa configuração de alerta por email não sejam notificados sobre outros novos comentários, eles ainda podem exibir todos os comentários na prova no visualizador da prova.
Para obter informações sobre comentários, consulte Exibir e responder aos comentários de prova.
Decisões Workfront O envia um email para o revisor somente quando alguém toma uma decisão.
Isso pode ser útil para a pessoa que está gerenciando o processo de aprovação (como um gerente de projeto) e precisa monitorar o progresso na prova e ver quais usuários tomaram sua decisão.
Você não é notificado sobre sua própria decisão, a menos que selecione uma opção de confirmação por email ao enviar sua decisão.
Decisão final Workfront envia um email quando o último aprovador na prova toma sua decisão.
Esse alerta é usado com frequência pelo designer, que geralmente não precisa participar da discussão de revisão real. Quando a decisão final é tomada, o designer é notificado e pode então tomar medidas em relação a quaisquer alterações necessárias.
Esse alerta também pode ser útil para um líder de departamento que precise ser notificado somente quando o processo de revisão for concluído.
Resumo por Hora Workfront envia um email ao revisor a cada hora com um resumo de todos os comentários, respostas e decisões que ocorreram na hora.
O email é enviado somente quando a atividade além da sua ocorre na última hora.
Este alerta é uma boa maneira de ter uma visão geral do projeto.
Um exemplo de caso de uso para este resumo é um revisor sênior que precisa de uma visão geral do projeto, mas não precisa ser notificado imediatamente de todas as atividades na prova.
Resumo Diário Workfront O envia um email com todos os comentários, respostas e decisões listados somente nos dias em que houver atividade além da sua.
Este alerta é uma boa maneira de ver um resumo do projeto sem precisar de várias atualizações ao longo do dia.
Um exemplo de caso de uso para este resumo é um líder de departamento que deseja monitorar o progresso geral do projeto.
Para obter mais informações, consulte Gerenciar notificações para comentários de prova e decisões.
Sem email Workfront O não envia alertas de email.
Isso é útil para uma pessoa que é adicionada a uma prova somente para fins de referência e não precisa ser notificada de nenhuma alteração.O padrão do sistema é Resumo diário (também visto como Não definido). Se você ou seus revisores não fizerem outras alterações, todas as provas terão essa configuração.
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Nas Configurações padrão de alerta por email restantes, altere qualquer uma das seguintes opções:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Confirmação de email quando as provas estiverem prontas Especifique se deseja receber um email Proof made ao criar uma prova. Para obter mais informações, consulte O Email Proof Made. Formato dos emails enviados para mim Escolha entre emails com estilo HTML e emails de texto sem formatação.
Nota
As configurações padrão de prova são substituídas pelas configurações no nível da prova. No entanto, se as notificações por email de prova estiverem desabilitadas para toda a conta nas configurações da Conta, nenhum alerta por email será enviado aos colaboradores, mesmo que o Alerta de email Desabilitado não esteja selecionado nas provas.