Criar registros de cobrança
Além de configurar as despesas de rastreamento e receita, você pode criar registros de cobrança em um projeto para as informações que precisam ser faturadas.
Não é possível criar registros de cobrança para tarefas. Você só pode criar registros de cobrança para projetos.
Requisitos de acesso
Você deve ter o seguinte acesso para executar as etapas deste artigo:
*Para saber qual plano, tipo de licença ou acesso você tem, contate o administrador do Workfront.
Visão geral dos registros de cobrança
Os registros de cobrança são criados como anexos a um projeto e contêm dados financeiros do projeto, bem como algumas informações financeiras para as tarefas em um projeto.
Considere o seguinte ao planejar usar registros de faturamento:
-
Você cria um registro de faturamento quando deseja faturar uma quantia de dinheiro relacionada ao projeto para um fornecedor ou parceiro externo. Além de faturar uma quantia fixa para uma origem externa, há momentos em que você precisa faturar a quantia de trabalho no projeto (de horas reportadas) para um contratante externo, bem como as despesas incorridas ou a quantia de receitas fixas. É possível incluir todas essas informações no mesmo registro de cobrança.
-
Depois que um registro de cobrança é definido como Faturado, ele não pode ser editado.
note important IMPORTANT Isso é importante quando suas taxas variam e você deseja bloquear as informações de receita e despesa em seu projeto. Adicioná-lo a um registro de cobrança e marcá-lo como Faturado impede que ele seja atualizado quando as taxas são atualizadas em seu sistema. -
Um projeto com registros de cobrança que foram marcados como Faturados não pode ser excluído.
Criar um registro de cobrança
-
Navegue até um projeto.
-
Clique em Registros de cobrança no painel esquerdo.
Esta seção pode estar localizada em Mostrar Mais.
-
Com Detalhes do Registro de Cobrança selecionados no painel esquerdo, clique em Novo Registro de Cobrança.
-
Na caixa Novo Registro de Cobrança que é exibida, especifique as seguintes informações:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header Descrição Este campo é obrigatório. Especifique uma descrição para o registro de cobrança, para refletir a finalidade ou a intenção deste registro. Status da Cobrança Selecione Não faturado, se este registro ainda não tiver sido faturado.
Selecione Faturado quando o registro de cobrança for faturado.
Data de Cobrança Selecione a data em que este registro de cobrança é faturado clicando no ícone de calendário. Número do Pedido Se houver um Número da OC associado a esse registro de cobrança, especifique essas informações nesse campo. ID da Fatura Se houver uma fatura associada a esse registro de cobrança, especifique essas informações nesse campo. Valor adicional Insira o valor fixo do seu registro de cobrança. Esta é a quantia que você pretende faturar para um cliente externo, contratante ou parceiro deste projeto. Este valor não pode ser modificado depois que o status do registro de cobrança for alterado para Faturado. -
(Opcional) Em Forms Personalizado, selecione um formulário personalizado de registros de cobrança que você deseja adicionar ao registro de cobrança.
Você (ou outro usuário com acesso a formulários personalizados) deve criar um formulário personalizado de registros de cobrança antes de selecioná-lo aqui. Somente formulários personalizados ativos são exibidos na lista. Para obter informações sobre como criar formulários personalizados, consulte Criar um formulário com o designer de formulário.
Você pode repetir essa etapa para adicionar outros formulários personalizados necessários para o registro de cobrança.
-
Clique em Salvar.
O registro de cobrança é criado. Para incluir Horas Faturáveis, Despesas e Receitas Fixas no registro de faturamento, siga as etapas descritas na subseção a seguir.
Incluir Horas Faturáveis, Despesas e Receitas Fixas em um registro de cobrança
Incluir Horas Faturáveis em um registro de cobrança include-billable-hours-in-a-billing-record
Você pode incluir horas que foram conectadas em tarefas, problemas ou o projeto em seus registros de cobrança.
Se o usuário que registra as horas ou sua função de trabalho principal estiver associada a uma taxa de cobrança por hora, a receita dessas horas será adicionada ao registro de cobrança.
Que horas podem ser adicionadas a um registro de cobrança what-hours-can-be-added-to-a-billing-record
Você pode adicionar horas a um registro de faturamento quando as seguintes condições forem atendidas:
-
Tarefas, problemas ou o projeto têm horas registradas.
-
O Tipo de Hora das horas registradas é marcado como Count como Receita.
Para obter mais informações sobre Tipos de Horas, consulte o artigo Gerenciar tipos de horas.
-
Todas as horas registradas para problemas ou para o projeto podem ser adicionadas a um registro de cobrança se o usuário que registra o tempo tiver uma taxa de Faturamento por hora associada a ele ou a sua Função de trabalho principal.
-
Se as horas forem registradas em uma tarefa, a tarefa deverá ter o seguinte Tipo de Receita:
-
O tipo de receita não pode ser definido como não faturável.
-
Se o Tipo de receita estiver definido como Hora do usuário, o usuário que registrar o tempo deverá ter uma taxa de faturamento por hora definida em seu perfil.
-
Se o tipo de receita for definido como função por hora, a função principal do usuário que registra o tempo deverá ter uma taxa de faturamento por hora.
note note NOTE Você pode substituir taxas de faturamento para funções de trabalho no nível do projeto.
Para obter mais informações sobre substituição de taxas de cobrança de função de trabalho, consulte a seção "Substituição de taxas de cobrança de função de trabalho no nível do projeto" no artigo Visão geral da substituição de taxas de cobrança de função de trabalho e cálculo de Receita em um projeto.
-
-
Se Solicitar aprovação para este projeto estiver marcado em Configurações do Projeto, o Proprietário do Projeto deverá aprovar as horas registradas.
Para obter mais informações sobre a exigência de aprovação em horas de projeto, consulte o artigo Exigir que o tempo seja aprovado para um projeto.
Adicionar horas a um registro de cobrança add-hours-to-a-billing-record
Para adicionar horas faturáveis a um registro de faturamento:
-
Vá para o projeto com os registros de cobrança.
-
Clique em Registros de cobrança no painel esquerdo.
Esta seção pode estar localizada em Mostrar Mais.
-
Clique na Descrição de um registro de cobrança para abrir a guia Detalhes do Registro de Cobrança.
-
Clique em Horas faturáveis no painel esquerdo.
-
Se houver horas que possam ser incluídas em um registro de cobrança, clique em Adicionar horas.
A caixa Adicionar horas faturáveis é aberta.note note NOTE Se não houver horas registradas ou se as horas registradas não atenderem às condições necessárias para serem adicionadas a um registro de cobrança, o botão Adicionar horas não será exibido. Para obter mais informações sobre quais horas podem ser registradas em um registro de cobrança, consulte a seção Quais horas podem ser adicionadas a um registro de cobrança neste artigo. -
Selecione as entradas de horas que deseja incluir no registro de cobrança e clique em Adicionar horas.
O Custo Efetivo das horas é adicionado como o Valor de Horas Faturáveis para o Total de Registros de Cobrança. -
(Opcional) Clique em Detalhes de Registros de Cobrança para examinar os valores de Horas Faturáveis e Total de Registros de Cobrança. Você também pode ver o total do registro de cobrança no cabeçalho do registro de cobrança.
Incluir Despesas Faturáveis em um registro de cobrança include-billable-expenses-in-a-billing-record
Se você estiver adicionando Despesas Faturáveis ao registro de faturamento, certifique-se de que as despesas nas tarefas e no projeto estejam marcadas como Faturáveis. Despesas que não estão marcadas como Faturáveis não estão disponíveis para serem adicionadas em um registro de cobrança. Para obter mais informações sobre como adicionar despesas, consulte o artigo Gerenciar despesas do projeto.
Para adicionar despesas faturáveis a um registro de faturamento:
-
Vá para o projeto com os registros de cobrança.
-
Clique em Registros de cobrança no painel esquerdo.
Talvez seja necessário clicar em Mostrar mais e depois em Registros de cobrança.
-
Clique na Descrição de um registro de cobrança para abrir a guia Detalhes do Registro de Cobrança.
-
Clique em Despesas faturáveis no painel esquerdo.
-
(Condicional) Se você tiver adicionado despesas às suas tarefas ou ao projeto e as tiver marcado como Faturáveis, clique em Adicionar despesas.
note note NOTE Se você tiver despesas, mas elas não estiverem marcadas como Faturáveis, o botão Adicionar Despesas não será exibido. Somente despesas faturáveis com um Valor Efetivo maior que zero são elegíveis para serem incluídas em um registro de cobrança. -
Selecione as despesas faturáveis disponíveis para serem adicionadas ao registro de cobrança e clique em Adicionar despesas.
O Valor Efetivo das despesas é adicionado como o valor de Despesas Faturáveis para o Total de Registro de Cobrança. -
(Opcional) Clique em Detalhes de Registros de Cobrança para examinar os valores de Despesas Faturáveis e Total de Registros de Cobrança. Você também pode ver o total do registro de cobrança no cabeçalho do registro de cobrança.
Incluir receitas fixas em um registro de cobrança include-fixed-revenues-in-a-billing-record
Você pode adicionar Receitas Fixas aos seus registros de faturamento se tiver tarefas com Receita Fixa disponível. Nenhum outro tipo de tarefa ou receita de projeto está disponível para ser adicionado em um registro de cobrança. Para obter mais informações sobre tipos de receita, consulte a seção Visão Geral de Faturamento e Receita em Visão Geral de Faturamento e Receita.
Para adicionar receitas fixas a um registro de faturamento:
-
Vá para o projeto com os registros de cobrança.
-
Clique em Registros de cobrança no painel esquerdo.
Talvez seja necessário clicar em Mostrar mais e depois em Registros de cobrança.
-
Clique na Descrição de um registro de cobrança para abrir a guia Detalhes do Registro de Cobrança.
-
Selecione a guia Receitas fixas.
-
Se você tiver adicionado receitas fixas às suas tarefas, clique em Adicionar receitas fixas.
note note NOTE Se você tiver valores de receita em tarefas que não estão marcadas como "Fixas", o botão Adicionar Receita Fixa não será exibido. -
Selecione as tarefas cujas receitas fixas você deseja incluir no registro de cobrança e clique em Adicionar tarefas.
O valor de Receita Fixa das tarefas é adicionado como o valor de Receitas Faturáveis para o Total de Registro de Cobrança. -
(Opcional) Clique em Detalhes de Registros de Cobrança para examinar os valores de Receitas Faturáveis e Total de Registros de Cobrança. Você também pode ver o total do registro de cobrança no cabeçalho do registro de cobrança.
Editar um registro de cobrança
Depois de criar um registro de cobrança e incluir horas, despesas e receitas no registro de cobrança, você pode editar algumas informações no registro existente, antes que ele seja marcado como Faturado.
-
Vá para o registro de cobrança.
-
Com Detalhes do Registro de Cobrança selecionados no painel esquerdo, edite as informações em todos os campos disponíveis
Ou
Clique no ícone Editar
Atualize o seguinte:
-
Descrição
-
Status de Cobrança
note tip TIP Se você selecionar Faturado para o Status de Cobrança, o registro de cobrança não poderá ser editado depois que você salvar as alterações. -
Data de Cobrança
-
Número da OC
-
ID da fatura
-
Valor adicional
Os seguintes campos não estão disponíveis para edição:
-
Horas Faturáveis: O total da Receita Efetiva das horas incluídas no registro de cobrança. Para obter mais informações sobre como incluir horas em um registro de cobrança, consulte a seção Incluir horas faturáveis em um registro de cobrança neste artigo.
-
Despesas faturáveis: o valor total das despesas faturáveis incluídas no registro de cobrança. Para obter mais informações sobre como incluir despesas faturáveis em um registro de cobrança, consulte a seção Incluir despesas faturáveis em um registro de cobrança neste artigo.
-
Receitas faturáveis: o total da receita fixa das tarefas incluídas no registro de cobrança. Para obter mais informações sobre como incluir receitas fixas em um registro de cobrança, consulte a seção Incluir receitas fixas em um registro de cobrança neste artigo.
-
Total de registros de cobrança: o total de todos os valores faturáveis. Isso é calculado pela seguinte fórmula:
code language-none Included Hourly Revenue (Billable Hours) + Included Expenses (Billable Expenses) + Included Fixed Revenue (Billable Revenues) + Fixed Amount for Other Billable Items (Additional Amount)
-
-
Clique em SalvarAlterações*.