Transforme sua primeira vitória em um impulso sustentável: um manual para dimensionamento gerenciado

Governança excessiva: bloquear o sistema tão rigorosamente que novas equipes revertem para planilhas.

Governança zero: permitir que cada equipe crie seus próprios campos e tipos de registros, recriando a subutilização de metadados fragmentados encontrada em ambientes herdados.

Gerenciar a velocidade de adoção: é natural ter cautela com a expansão para uma nova ferramenta antes de otimizar os ambientes existentes. Embora a opção por simplificar primeiro forneça uma base altamente controlada, ela pode atrasar o tempo de implantação das equipes prontas para alinhamento. Acreditamos que a maneira mais eficiente de conduzir essa mudança é reconhecer que a visibilidade é a Etapa 1; o ímpeto em direção a uma ferramenta compartilhada e pronta para a empresa (afastar-se da proliferação de apresentações e planilhas) é o que finalmente desbloqueia metas de longo prazo.

Recomendamos que, em vez de uma exigência para limpar primeiro, você aloque uma parte menor de recursos para a manutenção contínua e uma parte significativamente maior para solucionar necessidades empresariais prementes.

Por exemplo, passar um ano apenas "limpando" taxonomias rende pouco valor incremental. No entanto, oferecer visibilidade entre equipes oferece o valor transformador de que suas partes interessadas precisam e, ao mesmo tempo, fornece a estrutura de dados unificada necessária para administrar o ambiente ao longo do tempo.

Você pode obter visibilidade entre equipes por meio de um calendário corporativo unificado ou de um roteiro consolidado de entrada no mercado.

Reconheça a realidade: as equipes independentes desenvolvem naturalmente seus próprios processos, que geralmente ficam ocultos em planilhas em silos. Ao tornar esses processos visíveis em um ambiente compartilhado, você os coloca em um lugar onde eles podem finalmente ser abordados e aprimorados.

Confirmar o sinal de progresso: quando uma equipe solicita seus próprios campos, não há "subutilização". Considere-o um sinal de adoção. Significa que a equipe vê o Workfront Planning como o espaço de trabalho.

Gerenciar dívida, não oculte-a: é natural se preocupar com o esforço necessário para limpar taxonomias divergentes posteriormente. No entanto, a alternativa — forçar padrões rígidos muito cedo — muitas vezes leva as equipes de volta às planilhas onde seus processos (e suas dívidas) permanecem ocultos. Ao permitir que as equipes comecem no Workfront Planning com suas classificações atuais, você está movendo essa dívida para um ambiente visível e controlado. Isso faz da reconciliação final uma tarefa iterativa em vez de um projeto de migração único e esmagador.

Objetos controlados: objetos que cada equipe deve usar para os relatórios da empresa (por exemplo, Strategic Pillar, Region, Fiscal Quarter).

Gerenciado por: o Centro de Excelência ou o Administrador de Operações de Marketing.

Regra: esses campos são compartilhados e obrigatórios.

Objetos Experimentais: campos ou tipos de registro específicos às necessidades táticas de uma equipe (por exemplo, Influencer Handle de uma equipe social ou URL Slug de uma equipe da Web).

Gerenciado por: O Líder da Equipe (com orientação simples).

Regra: as equipes podem inovar aqui. Se um campo local é adotado por mais de três equipes, ele pode ser promovido para uma pista global.

As equipes precisam de relevância: a empresa só percebe valor quando suas equipes estão em execução ativa. Portanto, a governança deve servir às equipes, fornecendo uma estrutura que respalde suas necessidades operacionais conhecidas.

A empresa precisa de visibilidade: a liderança só pode tomar decisões informadas quando os dados estiverem limpos o suficiente para serem agregados. Portanto, as equipes devem atender à empresa fornecendo o mínimo de metadados viáveis necessários para a visibilidade do portfólio.

O administrador ou proprietário do produto valoriza taxonomias e classificações unificadas. Sua meta é uma arquitetura de dados limpa que ofereça suporte à escalabilidade a longo prazo.

A parte interessada ou líder valoriza a visualização e o insight, que podem ser capturados em um calendário global ou em uma linha do tempo do portfólio. Sua meta é identificar o momento relâmpago que torna os dados acionáveis.

Priorizar a operação em detrimento da padronização: é melhor ter equipes planejando ativamente em espaços de trabalho isolados do que paralisá-los devido à falta de definições globais. Essa atividade são os dados brutos necessários para criar padrões saudáveis e reais.

Identificar os mínimos de visibilidade: trabalhe com liderança para identificar os 3 a 5 campos que devem ser limpos para os relatórios da empresa (por exemplo, Strategic Alignment, Start Date, Budget). Concentre sua energia de aplicação somente nos campos mínimos de visibilidade.

Observar padrões bem-sucedidos: Identifique as taxonomias vencedoras que as equipes já criaram e adotaram.

Alcance o handshake colaborativo: junte os campeões de equipe para refinar seus sucessos locais em um padrão corporativo compartilhado.

Implantar como um serviço: implante as novas faixas globais não como uma restrição, mas como uma maneira de simplificar os relatórios e o alinhamento entre equipes para as pessoas que estão fazendo o trabalho.

Nível 1: experimento local: a Equipe A cria um campo personalizado em seu espaço de trabalho.

Nível 2: Reconhecimento de padrão: o administrador percebe que as Equipes B e C estão usando ou solicitando um campo semelhante.

Nível 3: padronização da empresa: o administrador cria uma versão única e padronizada desse campo como um tipo de registro no Workspace de Taxonomia Global e o associa às equipes.

Entenda a camada de abstração: cada campo no Planning deve responder a uma pergunta estratégica. Se um campo for usado apenas para rastreamento tático (por exemplo, se o campo responder a uma pergunta como "Esta prova foi aprovada?"), mantenha-a no Workfront.

Alcançar consolidação primeiro: se uma equipe quiser um novo campo de metadados, convide-a para verificar a Taxonomia global primeiro. Isso requer a concessão de acesso somente leitura aos líderes de equipe ao espaço de trabalho de Taxonomia global (consulte a Seção 7). Ao mapear suas necessidades táticas para um campo estratégico existente, é possível evitar duplicações desnecessárias e manter a integridade dos relatórios.

O problema: as equipes (nos spokes) se sentem isoladas porque só veem seus próprios registros.

A correção: conceder às equipes acesso somente leitura aos espaços de trabalho designados como Primários para esses tipos de registros compartilhados.

Para obter informações, consulte Compartilhar espaços de trabalho.

Resultado: as equipes podem ver o contexto corporativo mais amplo para inspiração e alinhamento, mas seu espaço de trabalho local permanece limpo e focado em suas tarefas específicas.

Público-alvo: líderes regionais de marketing e campeões de operações.

Meta: documentar a realidade em silos atual ou os dados operacionais fragmentados reais.

A mensagem: "Não estamos aqui para excluir seus campos. Estamos aqui para entender como eles se ligam à estratégia global."

Resultado: um mapeamento de rascunho de campos táticos locais para rotas estratégicas globais.

Público-alvo: participantes de alto nível do Marketing (por exemplo, pessoas com funções de liderança).

Objetivo: reenquadrar a ansiedade simplificada de início.

A mensagem: "Não precisamos de uma taxonomia perfeita para iniciar. Estamos usando o Workfront Planning como ambiente para criar a taxonomia perfeita."

Resultado: aprovação para avançar com o Workfront Planning como o mecanismo de reconciliação enquanto o Workfront permanecer em seu estado atual.

Público-alvo: novas equipes que exploram o Workfront Planning.

Objetivo: reduzir a sensação em silos.

A mensagem: "Veja como o trabalho local da Equipe A alimenta automaticamente a Workspace primária designada? Você pode ter a mesma visibilidade para seu trabalho também."

Resultado: aceitação de novos departamentos que veem a vantagem de estar conectados sem perder sua independência local.

Público-alvo: todos os usuários do Workfront Planning (atual e potencial).

Meta: fornecer um ambiente recorrente e de baixo risco para orientação tática e solução de problemas.

A mensagem: "Não há perguntas erradas. Estamos aqui para ajudá-lo a resolver seus desafios específicos de planejamento em tempo real."

Resultado: maior confiança do usuário, resolução mais rápida de atritos técnicos e identificação de novos padrões que possam justificar padronização global.

Foco: integridade da empresa, desempenho do sistema e taxonomia de dados unificados.

Responsabilidades:

• Gerencia a Workspace de taxonomia global.

• Facilita o caminho de maturidade de campo, promovendo sucessos locais para padrões globais.

• Mantém as principais exibições do Workspace para relatórios executivos.

• Lidera a auditoria semântica mensal entre espaços de trabalho.

Foco: relevância da equipe e velocidade de adoção.

Responsabilidades:

• Atua como ponto único de contato da equipe funcional.

• É o proprietário da estrutura do espaço de trabalho local e dos experimentos de campo personalizado.

• Garante que a equipe use o Forms de gateway controlado para entrada de dados.

• Participa do handshake colaborativo durante a harmonização.

Foco: alinhamento estratégico, visibilidade de OKR e visualização de portfólio (por exemplo, calendário global).

Responsabilidades:

• Define os OKRs de marketing empresariais no espaço de trabalho de Taxonomia global.

• Defende o valor da Visibilidade Etapa 1 para outros líderes.

• Reforça a alocação de recursos 80/20 (valor sobre limpeza).

Foco: mudança cultural e desenvolvimento de habilidades.

Responsabilidades:

• Hospeda pontos de contato recorrentes do Office Hours e dos Workshops de descoberta.

• Mantém a exibição interna da História de sucesso.

• Identifica pontos de atrito técnico que o Arquiteto Empresarial deve resolver.

[ ] Identificar o Campeão: quem é o Proprietário do Processo ou Campeão dessa nova equipe?

[ ] Definir o delta local: de quais 2 a 3 campos essa equipe precisa que o padrão Global não fornece atualmente?

[ ] Mapear para rotas globais: quais campos Globais existentes podem atender a 80% das necessidades futuras da equipe?

[ ] Conceder visibilidade global: conceder a eles acesso somente leitura aos espaços de trabalho Principal e Taxonomia Global relevantes no Dia 1.

[ ] Estabelecer a entrega: como seu trabalho alimenta os espaços de trabalho Principais relevantes? Por exemplo, seu trabalho pode ser alimentado nos espaços de trabalho principais relevantes por meio de um tipo de registro global ou um campo de pesquisa específico.