Een document delen
Uw beheerder van Adobe Workfront verleent gebruikers toegang tot mening of geeft documenten uit wanneer zij toegangsniveaus, zoals die in worden verklaard de toegang van de Verlening tot documententoewijzen.
Het toegangsniveau dat de beheerder van Workfront aan gebruikers verleent staat hen toe om of documenten te bekijken of uit te geven. Daarnaast kunnen andere gebruikers andere gebruikers ook machtigingen verlenen voor het weergeven of beheren van specifieke documenten die ze zelf hebben geüpload of die ze kunnen delen.
Machtigingen gelden specifiek voor één item in Workfront en definiëren welke handelingen u op dat item kunt uitvoeren. Voor informatie over objecten toestemmingen, zie Overzicht van het delen van toestemmingen op voorwerpen.
De gebruiker die een document naar Workfront uploadt, beschikt standaard over de machtiging Beheren.
Voor informatie over het delen van een volledige documentomslag, zie een documentomslagdelen.
Toegangsvereisten
U moet het volgende hebben om objecten te delen:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront-plan | Alle |
| Adobe Workfront-licentie |
Nieuw: Standaard of Huidig: Werk of hoger |
| Configuraties op toegangsniveau | Toegang tot of hoger weergeven voor de objecten die u wilt delen |
| Objectmachtigingen | Machtigingen of hoger weergeven voor de objecten die u wilt delen |
Voor meer informatie, zie vereisten van de Toegang in de documentatie van Workfront.
Overwegingen bij het delen van documenten
Naast de overwegingen hieronder, zie ook Overzicht van het delen van toestemmingen op voorwerpen.
-
Het delen van een document is vergelijkbaar met het delen van andere objecten in Workfront. Voor informatie over hoe te om documenten in Workfront te delen, zie een voorwerpdelen.
-
U kunt documenten de volgende machtigingen geven:
- Weergave
- Beheren
-
U kunt een document ook openbaar of systeembreed delen.
note caution CAUTION We raden u aan voorzichtig te zijn wanneer u een object met vertrouwelijke informatie deelt met externe gebruikers. Op deze manier kunnen ze informatie weergeven zonder dat ze een Workfront-gebruiker of onderdeel van uw organisatie zijn. -
U kunt een document delen met iemand die geen Workfront-account heeft, door het e-mailadres ervan toe te voegen in het veld Toegang tot document geven.
-
Als u een document deelt, hebben gebruikers dezelfde toegang tot alle documentversies en alle documentproefdrukken.
Voor meer informatie over het proef in Workfront, zie het Bewijzensectie. -
U kunt machtigingen voor documenten overnemen van de objecten waaraan ze zijn gekoppeld. Uw Workfront-beheerder kan de overerving van machtigingen voor documenten op uw toegangsniveau beperken.
Voor meer informatie over het beperken van geërfte toestemmingen op documenten, zie tot douanetoegangsniveausleiden of wijzigen.
U kunt overgeërfde machtigingen voor documenten handmatig verwijderen. Voor meer informatie, zie toestemmingen uit voorwerpenverwijderen
-
Een bijgevoegd document neemt alleen machtigingen over van het object waaraan het is gekoppeld. Als u een map voor het object maakt en het document naar de map verplaatst, neemt deze de machtigingen van de map over. Maar als u een map maakt op een bovenliggend of bovenliggend object en het document naar die map verplaatst, worden de machtigingen van die map niet overgenomen.
Een document delen
-
Klik het Main Menu pictogram
-
Op de pagina van Documenten, houd over het document over u wilt delen en klik de verbinding van de Details van het Document die verschijnt. De detailleert van het Document pagina opent.
-
Klik het Meer pictogram
-
In het document van de Verlening toegang tot gebied, begin typend de naam van de gebruiker, het team, de rol, de groep, of het bedrijf u het document met wilt delen, dan klik de naam wanneer het in de drop-down lijst verschijnt.
note tip TIP U kunt een document alleen delen met actieve gebruikers, teams, rollen of bedrijven. -
(Facultatief) selecteer wie toegang drop-down heeft en het de toegangsniveau van het document selecteert:
- slechts kunnen de uitgenodigde mensen toegang hebben: slechts de gebruikers die aan het document worden uitgenodigd kunnen tot het (Gebrek) toegang hebben.
- iedereen in het systeem kan bekijken: Alle gebruikers in het systeem kunnen het document zonder een uitnodiging bekijken.
-
(Facultatief) om het document openbaar te maken, klik het tandwielpictogram
-
Klik op de vervolgkeuzelijst rechts van de gebruikersnaam en selecteer het machtigingsniveau voor dit document:
- Mening: De gebruiker kan het document herzien en delen.
- leidt: De gebruiker heeft volledige toegang tot het document zonder administratieve rechten, die op het toegangsniveau (omvat ook alle toestemmingen van de Mening) worden verleend.
-
(Optioneel) Klik op het pictogram Geavanceerde opties naast het machtigingsniveau dat u hebt toegekend om specifieke machtigingen voor het document te configureren.
-
(Facultatief) om geërfte toestemmingen voor de kindvoorwerpen van het document uit te zetten, klik Draai gealigneerd met Geërfde toestemmingen.
-
(Voorwaardelijk) om de openbare verbinding te kopiëren die u toestaat om het document met externe gebruikers te delen, klik openbare verbinding van het Exemplaar.
note caution CAUTION We raden u aan voorzichtig te zijn wanneer u een document met vertrouwelijke informatie deelt met externe gebruikers. Op deze manier kunnen ze informatie weergeven zonder dat ze een Workfront-gebruiker of onderdeel van uw organisatie zijn. -
Klik sparen.
Documenten bulksgewijs delen
-
Klik het Main Menu pictogram
-
In Alle Documenten lusje op de pagina van Documenten, onderdruk Bevel (Mac) of CTRL (Vensters) op uw toetsenbord, dan klik op elk document u wilt delen.
-
Bij de bovenkant van de pagina, klik het
-
In het document van de Verlening toegang tot gebied, begin typend de naam van de gebruiker, het team, de rol, de groep, of het bedrijf u de documenten met wilt delen, dan klik de naam wanneer het in de drop-down lijst verschijnt.
note tip TIP U kunt documenten alleen delen met actieve gebruikers, teams, rollen of bedrijven. -
(Facultatief) selecteer wie toegang drop-down heeft en het de toegangsniveau van de documenten selecteert:
- slechts kunnen de uitgenodigde mensen toegang hebben: slechts de gebruikers die aan de documenten worden uitgenodigd kunnen tot het (Gebrek) toegang hebben.
- iedereen in het systeem kan bekijken: Alle gebruikers in het systeem kunnen de documenten zonder een uitnodiging bekijken.
-
Klik op de vervolgkeuzelijst rechts van de naam van de gebruiker en selecteer het desbetreffende machtigingsniveau voor de documenten:
- Mening: De gebruiker kan de documenten herzien en delen.
- leidt: De gebruiker heeft volledige toegang tot de documenten zonder administratieve rechten, die op het toegangsniveau (omvat ook alle toestemmingen van de Mening) worden verleend.
-
(Optioneel) Klik op het pictogram Geavanceerde opties naast het machtigingsniveau dat u hebt toegekend om specifieke machtigingen voor de documenten te configureren.
-
Klik sparen.
Documentmachtigingen
In de volgende tabel wordt aangegeven welke machtigingen u gebruikers kunt verlenen wanneer zij documenten mogen weergeven of beheren:
* Actie wordt gedeeld door zowel Documenten als Documentmappen.
** U moet een aparte proefdruklicentie aan uw Workfront-account hebben gekoppeld om documenten te kunnen controleren. Neem contact op met uw accountmanager voor het verkrijgen van een proefdruklicentie. Voor meer informatie over het proef in Workfront, zie het Bewijzen.