Crear, editar y asignar perfiles de hojas de horas

• Si está creando un perfil de hoja de horas de nivel de sistema, deje este campo en blanco.

  Cualquier usuario que pueda editar cuentas de usuario puede adjuntar una plantilla de horas de nivel del sistema a otros usuarios.

  Solamente un administrador de Workfront puede editar un perfil de hoja de horas de nivel de sistema.

• Si está creando un perfil de hoja de horas para un grupo que administra, identifique el grupo aquí.

  Esto no asigna el perfil de plantilla de horas a los usuarios del grupo; solo permite a los administradores del grupo modificar el perfil de plantilla de horas. Asignará el perfil a los usuarios en el paso 6.

  NOTA: Cuando los usuarios fuera del grupo están adjuntando perfiles de hojas de horas a otros usuarios, no podrán ver ni adjuntar este perfil de hojas de horas.

Especifique cuándo el perfil de hoja de horas debe generar las hojas de horas. Se puede configurar una hoja de horas para que se genere automáticamente de forma semanal, quincenal, semestral o mensual. Seleccione el día de la semana en el que desea que se produzca la plantilla de horas.

Una hoja de horas semanal comienza en la fecha en que se genera. Por ejemplo, si crea hojas de horas semanales todos los jueves, el primer día de la semana en la hoja de horas es el jueves.

NOTA: Workfront siempre crea dos hojas de horas a la vez: la primera hoja de horas siempre incluye la fecha actual y la segunda hoja de horas comienza cuando finaliza el lapso de tiempo de la primera.

Los aprobadores son usuarios que aprueban la hoja de horas de los usuarios asociados con ella. Puede identificar hasta 7 usuarios como aprobadores en una hoja de horas. La identificación de varios usuarios resulta útil para garantizar que un aprobador esté disponible cuando alguien esté fuera de la oficina. Se notifica a todos los aprobadores cuando un usuario envía la plantilla de horas para su aprobación. Solo se requiere un usuario para aprobar la plantilla de horas.

Solo los usuarios con derechos administrativos de hoja de horas pueden establecerse como aprobadores. Para obtener más información sobre los derechos administrativos de la hoja de horas, consulte Conceder acceso administrativo a los usuarios a ciertas áreas.

Utilice el menú desplegable para seleccionar el aprobador de la plantilla de horas (si se requiere un aprobador). Puede seleccionar las siguientes opciones:

• Ninguno: no es necesario aprobar la hoja de horas.
• Su administrador: Este es el aprobador predeterminado, establecido por el sistema. En este caso, el usuario designado como su responsable aprueba la plantilla de horas cuando se envía para su aprobación.
• Personas específicas: Puede designar a usuarios específicos, por su nombre, como aprobadores de hojas de horas. Puede tener varios aprobadores en una hoja de horas. En este caso, una vez que uno de los aprobadores aprueba la hoja de horas, esta se marca como Cerrada y desaparece de la lista de aprobaciones de hojas de horas de todos los aprobadores restantes.

Seleccione esta opción para permitir que los aprobadores editen las horas en la hoja de horas.

Esta opción funciona junto con Restringir la edición de hojas de horas a propietarios y administradores en el área Configuración > Hoja de horas y horas > Preferencias. Para obtener más información, consulte Configurar la hoja de horas y las preferencias de horas.

Existen los siguientes escenarios:

• Cuando la opción Restringir la edición de hojas de horas a propietarios y administradores esté habilitada:
• • Los aprobadores solo pueden aprobar y rechazar hojas de horas, independientemente de si Puede editar el tiempo está habilitado o no.
  • Los administradores de propietarios de hojas de horas solo pueden ver las hojas de horas de sus subordinados directos. Cuando la opción Restringir la edición de hojas de horas a propietarios y administradores esté deshabilitada:
  • Cuando la opción Puede editar la hora está habilitada, los aprobadores pueden enviar, reabrir o cerrar la hoja de horas y pueden editar la hora.
  • Si la opción Puede editar la hora está deshabilitada, los aprobadores no podrán enviar, volver a abrir ni cerrar la hoja de horas y no podrán editar la hora. Los aprobadores solo pueden aprobar o rechazar la hoja de horas.
  • Los administradores de los propietarios de las hojas de horas pueden enviar, recuperar, volver a abrir y editar las hojas de horas de sus subordinados directos.

NOTA: Una vez que envíe una hoja de horas para su aprobación, ya no podrá editar las horas. Para devolver una hoja de horas enviada a un estado editable, recupere la hoja de horas o pida al aprobador que la rechace. Para obtener más información, consulte Enviar una hoja de horas para su aprobación yAprobar una hoja de horas.

Esta configuración solo hace referencia a los tipos de horas generales y no a los específicos del proyecto.

De forma predeterminada, los usuarios ven todas las horas generales en una hoja de horas. Sin embargo, si su organización desea que solo se muestren horas generales específicas para un conjunto determinado de usuarios, puede seleccionar las horas generales que necesitan ver en sus plantillas de horas seleccionándolas en el perfil de plantilla de horas en este campo. Si desea deshabilitar todas las horas generales, anule la selección de todos los tipos de horas para generar la hoja de horas sin una sección para las horas generales.

• También puede asociar un usuario con un perfil de plantilla de horas editando el perfil del usuario. Para obtener más información, consulte Editar el perfil de un usuario.
• Cuando se agrega un grupo, sólo aparece el nombre del grupo en la ficha Asignar personas, no la lista de miembros del grupo. Si desea ver los miembros del grupo enumerados aquí, haga clic en Guardar cambios y, a continuación, haga clic en el nombre del perfil de hoja de horas que acaba de crear.
• Cuando termina estos pasos, el perfil de hoja de horas genera hojas de horas únicamente para los usuarios o miembros del grupo asignados que no tienen hojas de horas existentes para el periodo actual.