Determinar la estructura de desglose de trabajo en un proyecto
La definición de una estructura de desglose de trabajo (EDT) para un proyecto es un conjunto de actividades que, en última instancia, describe el plan del proyecto. La EDT divide el resultado del proyecto en elementos de trabajo manejables, que se pueden utilizar para definir hitos y organizar asignaciones de trabajo.
Debe tener una licencia de planificación con acceso de edición a Proyectos para crear la estructura de desglose de trabajo de un proyecto. Es posible que se necesite un acceso adicional a otras áreas de Adobe Workfront, en función de cuántas actividades realice al crear la EDT.
Se recomienda mantener el proyecto en estado de Planificación mientras se realizan cambios en la estructura de desglose de trabajo para evitar que se notifiquen activadores a los usuarios del equipo del proyecto.
Definir las entregas del proyecto
El propósito de un proyecto es proporcionar resultados tangibles a las partes interesadas internas y externas. Las entregas de un proyecto son los resultados que desea lograr al completar el proyecto. Los resultados casi siempre están asociados al menos a una entrega, y todas las entregas deben asociarse con un proyecto.
Las entregas del proyecto pueden ser bienes de consumo, producción intelectual (como informes) o servicios. Por ejemplo, si el ámbito del proyecto es construir una casa, algunas de las entregas pueden incluir:
- creación de planos arquitectónicos
- finalización de la fontanería
- trabajo eléctrico
- colocar los cimientos
- trabajo de estructura
- cerrar la venta de la casa.
Según su tamaño y ámbito, un proyecto puede estar formado en varias entregas.
Una vez identificadas las entregas, puede empezar a desglosarlos en tareas. Las tareas son los resultados que se obtienen para ofrecer el resultado general del proyecto. Al definir las tareas, debe tener en cuenta los siguientes parámetros:
- Cantidad de tiempo necesaria para finalizar.
- Presupuesto necesario para completar el trabajo.
- Recursos necesarios para completar el trabajo.
- Programación de los recursos en función de la cronología lógica de las tareas.
A medida que defina las tareas, asegúrese de no planificar demasiado trabajo para una tarea individual. Si el trabajo requerido en una tarea es de más de 40 horas (una semana de trabajo típica), es posible que tenga que desglosar esa cantidad de trabajo en subtareas. La finalización de todas las subtareas completará la tarea principal.
Para definir los resultados y entregas de la EDT en Workfront, le recomendamos que realice las siguientes actividades para crear una vista jerárquica de las tareas del proyecto:
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Si aún no lo ha hecho, cree un nuevo proyecto.
Para obtener información acerca de cómo crear un proyecto, consulte el artículo Crear un proyecto. -
Cree tareas para todos los elementos de acción necesarios para completar cada resultado y entrega.
Para obtener información acerca de cómo crear tareas, consulte el artículo Creación de tareas en un proyecto. -
A partir de las tareas que acaba de crear, identifique cuáles son los resultados principales y asócielos a hitos.
Para obtener información acerca de cómo crear tareas de hitos, consulte los artículos Crear ruta de hitos y Asociar hitos con tareas. -
Desglose las tareas con un ámbito demasiado grande en subtareas. Asociarlos con la página principal que define la entrega.
Para obtener información acerca de cómo crear subtareas, consulte el artículo Crear subtareas. -
Identificar relaciones de dependencia entre subtareas y entre hitos.
En una relación de dependencia, el inicio de una tarea depende de la finalización de otra tarea o grupo de tareas.
Para obtener información sobre las relaciones de tareas, consulte los artículos Información general de las tareas predecesoras y Crear una relación predecesora en la lista de tareas. -
Determine si en algún momento de la duración del proyecto se necesitan aprobaciones y revisiones. Cree procesos de aprobación para satisfacer esta necesidad.
Para obtener información sobre las aprobaciones, consulte el artículo Crear un proceso de aprobación para los elementos de trabajo.
Estimar el trabajo programado y las limitaciones de programación
Una vez creado el hito básico y la estructura de tareas del proyecto, puede calcular el tiempo que tardará en completar el proyecto general definiendo las restricciones y duraciones de las tareas.
Tenga en cuenta lo siguiente:
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Las restricciones de tareas definen cuándo debe comenzar o finalizar el trabajo en una tarea.
Para obtener información sobre la definición de restricciones de tareas, consulte el artículo Información general sobre la restricción de tareas.
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La duración de una tarea es el período de tiempo disponible para completar una tarea. Al calcular la duración, puede que desee introducir un valor que tenga en cuenta la posibilidad de un retraso. Si se han completado proyectos similares en el pasado, es posible que sepa dónde establecer este valor.
Como la duración es una estimación, asegúrese de establecer valores de tiempo optimistas para tener en cuenta los factores que podrían afectar a la tarea, como el tiempo meteorológico, los cortes de electricidad, las dificultades de los proveedores u otros imprevistos. Además, asegúrese de tener en cuenta si hay alguna tarea predecesora o de dependencia asociada y cómo pueden imponer restricciones al trabajo y afectar a la finalización de la tarea.
Según el tipo de duración de la tarea, puede modificar la duración de una tarea mientras dure un proyecto, pero esto también afectará a la línea de tiempo del proyecto. Para obtener información sobre la duración de una tarea, consulte el artículo Información general sobre la duración y el tipo de duración de las tareas.
Asignar tareas
Después de definir la duración y las restricciones de cada tarea, puede determinar quién tiene el tiempo y las habilidades para realizar el trabajo. En Workfront, puede asignar tareas a las siguientes entidades:
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Usuarios
Solo los usuarios con un nivel de acceso de planificador o trabajador pueden asignarse a tareas. Aunque se puede asignar tareas a los solicitantes y a los revisores, no pueden completarlas. Por este motivo, no se recomienda asignarles tareas.Para obtener información sobre los niveles de acceso y cómo definen lo que los usuarios pueden hacer con los objetos de Workfront, consulte Información general de los niveles de acceso.
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Roles
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Equipos
Para obtener información sobre la asignación de tareas, consulte los artículos de la sección Asignar tareas.
Administran los recursos
La administración de recursos de Workfront permite determinar si hay personal suficiente para completar el proyecto. Al añadir usuarios a un proyecto, Workfront muestra la utilización de cada uno. Los administradores de recursos pueden ver el número total de horas que la persona está asignada a otros proyectos durante el lapso de tiempo del proyecto.
Al principio de un año o trimestre fiscal, puede que desee administrar los recursos en un nivel superior, en varios proyectos, sin tener conocimientos de una estructura de desglose de trabajo específica.
Para obtener información sobre la planificación de la utilización de los recursos en un nivel superior, consulte el artículo Introducción a la planificación de recursos.
Cuando administra los recursos en el contexto de la creación de la estructura de desglose de trabajo de un proyecto y se asegura de que cada tarea se asigne al recurso correcto, está a punto para programar los recursos para el trabajo que se debe realizar.
Para obtener información sobre la programación de recursos, consulte los artículos de la sección Distribuidor de cargas de trabajo: índice de artículos.
Estimar las finanzas del proyecto
Workfront calculará los costes planificados de cada tarea y los costes globales de un proyecto. Los costes planificados de una tarea incluyen todos los gastos de la tarea más el coste del empleado o la función que se ha asignado a la tarea. Las tarifas horarias de la tarea, la función y el empleado se asignan durante la creación de la tarea, la función y el usuario.
Para obtener información sobre las finanzas del proyecto, consulte la sección Finanzas del proyecto: índice de artículos.
Determinar puntos de aprobación para el proyecto
Al crear los procesos de aprobación en Workfront, puede establecer puntos de revisión para el proyecto a fin de supervisar el progreso y las posibles áreas problemáticas. A través del proceso de aprobación, los propietarios de proyecto pueden discernir qué tareas se han retrasado y cuáles se han adelantado, ver los seguimientos de auditoría, que enumeran quién ha cambiado el estado de una tarea, y ver los historiales de problemas, incluyendo cómo se resolvieron y cuándo se cerraron. Al revisar un proyecto, los propietarios de proyecto pueden determinar qué pasos deben seguir, así como actualizar el plan del proyecto, si es necesario.
Para obtener información sobre las aprobaciones, consulte el artículo Crear un proceso de aprobación para elementos de trabajo
Ver la EDT
Para comprender la EDT de un proyecto, conviene ver los siguientes elementos de tarea:
- Secuencia de tareas y línea de tiempo (fechas planificadas de inicio y finalización y duración de las tareas)
- Dependencias de predecesoras
- Relación principal y secundaria
- Asignaciones
Una vez completada la EDT, puede verla en una lista de tareas en el nivel de proyecto o en un informe.
Ver la EDT en una lista de tareas view-the-wbs-in-a-task-list
Puede ver la lista de tareas en el nivel del proyecto.
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Vaya al proyecto para el que desea ver la estructura del desglose de trabajo.
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Seleccione la pestaña Tareas.
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(Opcional) Seleccione Nada en el menú desplegable Agrupación.
La estructura del desglose de trabajo no muestra la sangría de las tareas en la EDT.
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En el menú desplegable Vista, seleccione la vista Desglose de trabajo.
La estructura del desglose de trabajo se muestra en la segunda columna de la vista seleccionada.
Ver la EDT en un informe de tareas view-the-wbs-in-a-task-report
Puede generar un informe de tareas y mostrar la EDT de las tareas realizando una de las siguientes acciones:
- Aplique la vista Estructura del desglose de trabajo existente al informe.
- Añada la columna Estructura del desglose de trabajo a cualquier informe personalizado.
Para obtener más información acerca de cómo generar informes, vea el artículo Crear un informe personalizado.
Guardar la EDT de un proyecto como plantilla
Si trabaja en otros proyectos que siguen programaciones de trabajo similares a la EDT que acaba de crear, es posible que desee guardar el proyecto como plantilla. Una plantilla le ahorrará tiempo y esfuerzo al crear futuros proyectos relacionados.
Si su organización tiene poca rotación, considere la posibilidad de esperar hasta que se realicen las asignaciones de los usuarios para guardar la plantilla. Independientemente de cuándo se guarde un proyecto como plantilla, las asignaciones de usuarios o las tareas específicas se pueden quitar al adjuntar la plantilla a un nuevo proyecto.
Los siguientes elementos de una estructura del desglose de trabajo se pueden guardar en una plantilla para su uso futuro con otro proyecto:
- Dependencias de predecesoras
- Asignaciones (incluidos Propietario del proyecto, Patrocinador y Administrador de recursos)
- Procesos de aprobación
- Restricciones de tareas
- Documentos
- Gastos y otra información financiera
- Metas
- Tipos de horas
- Estructura de cola de solicitudes
- Notificaciones de recordatorio
- Riesgos
- Tarifas de facturación
- Información de uso compartido
- Formularios personalizados
Para obtener más información acerca de cómo guardar proyectos como plantillas, vea el artículo Crear plantilla a partir del proyecto.