Compartir un documento
El administrador de Workfront controla quién puede ver o editar documentos en el área de Niveles de acceso de la Configuración. Para obtener más información, consulte Conceder acceso a documentos.
Los usuarios también pueden compartir documentos que han cargado o a los que tienen acceso, lo que otorga a otros permisos para verlos o administrarlos.
- Los permisos se aplican a elementos individuales y definen qué acciones puede realizar una persona.
- La persona que carga un documento obtiene automáticamente control total (permisos de administración).
- Para compartir una carpeta completa, vea Compartir una carpeta de documentos.
Requisitos de acceso
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|---|---|
| paquete de Adobe Workfront | Cualquiera |
| Licencia de Adobe Workfront |
Estándar Trabajo o superior |
| Configuraciones de nivel de acceso | Acceso de visualización o superior sobre los objetos que desea compartir |
| Permisos de objeto | Permisos de visualización o superiores sobre los objetos que desea compartir |
Para obtener más información sobre el contenido de esta tabla, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Compartir un documento
El usuario que carga un documento en Workfront tiene permisos de administración de forma predeterminada.
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Haga clic en el icono Menú principal
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En la página Documentos, pase el ratón sobre el documento que quiera compartir y haga clic en el vínculo Detalles del documento que aparece. Se abre la página Detalles del documento.
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Haga clic en el icono Más
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En el campo Conceder acceso al documento a, empiece a escribir el nombre del usuario, equipo, función, grupo o compañía con el que desea compartir el documento y, a continuación, haga clic en el nombre cuando aparezca en la lista desplegable.
note tip TIP Solo puede compartir un documento con usuarios, equipos, funciones o empresas activos. -
(Opcional) Seleccione la lista desplegable Quién tiene acceso y seleccione el nivel de acceso del documento:
- Solo las personas invitadas pueden tener acceso a: Solo los usuarios invitados al documento pueden tener acceso a él (predeterminado).
- Todos los usuarios del sistema pueden ver: todos los usuarios del sistema pueden ver el documento sin invitación.
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(Opcional) Para hacer público el documento, haga clic en el icono de engranaje
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Haga clic en la lista desplegable a la derecha del nombre del usuario y seleccione su nivel de permisos para este documento:
- Ver: el usuario puede revisar y compartir el documento.
- Administrar: el usuario tiene acceso completo al documento sin derechos administrativos, que se conceden en el nivel de acceso (también incluye todos los permisos de Vista).
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(Opcional) Haga clic en el icono de opciones avanzadas junto al nivel de permisos que ha concedido para configurar permisos específicos en el documento.
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(Opcional) Para desactivar los permisos heredados de los objetos secundarios del documento, haga clic en Desactivar en línea con Permisos heredados.
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(Condicional) Para copiar el vínculo público que le permite compartir el documento con usuarios externos, haga clic en Copiar vínculo público.
note caution CAUTION Se recomienda tener cuidado al compartir un documento que contenga información confidencial con usuarios externos. Esto les permite ver información sin ser usuarios de Workfront ni parte de su organización. -
Haga clic en Guardar.
Compartir documentos de forma masiva
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Haga clic en el icono Menú principal
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En la ficha Todos los documentos de la página Documentos, mantenga presionada la tecla Comando (Mac) o Ctrl (Windows) del teclado y, a continuación, haga clic en cada documento que desee compartir.
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En la parte superior de la página, haz clic en el icono Compartir
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En el campo Conceder acceso al documento a, empiece a escribir el nombre del usuario, equipo, función, grupo o compañía con el que desea compartir los documentos y, a continuación, haga clic en el nombre cuando aparezca en la lista desplegable.
note tip TIP Solo puede compartir documentos con usuarios, equipos, funciones o empresas activos. -
(Opcional) Seleccione la lista desplegable Quién tiene acceso y seleccione el nivel de acceso a los documentos:
- Solo las personas invitadas pueden tener acceso a: Solo los usuarios invitados a los documentos pueden tener acceso a ellos (predeterminado).
- Todos los usuarios del sistema pueden ver: todos los usuarios del sistema pueden ver los documentos sin invitación.
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Haga clic en la lista desplegable a la derecha del nombre del usuario y seleccione su nivel de permisos para los documentos:
- Ver: el usuario puede revisar y compartir los documentos.
- Administrar: el usuario tiene acceso completo a los documentos sin derechos administrativos, que se conceden en el nivel de acceso (también incluye todos los permisos de Vista).
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(Opcional) Haga clic en el icono de opciones avanzadas junto al nivel de permisos que ha concedido para configurar permisos específicos en los documentos.
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Haga clic en Guardar.
Uso compartido de documentos con almacenamiento empresarial de Adobe
Workfront está realizando la transición a la solución de almacenamiento empresarial de Adobe para proporcionar una mayor conectividad con los productos de Adobe Creative Cloud. Los clientes existentes se moverán al nuevo modelo por fases. Para obtener más información sobre las ventajas del almacenamiento empresarial de Adobe, visite Descripción general del almacenamiento empresarial de Adobe.
Si la instancia de Workfront utiliza el almacenamiento empresarial de Adobe, no puede compartir documentos individuales directamente. En su lugar, debe conceder acceso en el nivel de proyecto.
Permisos de documento
Los permisos son específicos de un elemento en Workfront y definen qué acciones se pueden realizar sobre ese elemento. Para obtener información acerca de los permisos de objetos, vea Información general sobre los permisos de uso compartido en objetos.
La siguiente tabla muestra qué permisos puede conceder a los usuarios cuando les permite ver o administrar documentos:
* La acción es compartida por Documentos y Carpetas de documentos.
** Para poder revisar documentos, debe tener asociada una licencia de revisión independiente con su cuenta de Workfront. Póngase en contacto con su administrador de cuentas para obtener una licencia de revisión. Para obtener más información sobre la revisión en Workfront, consulte Revisión.
Consideraciones sobre el uso compartido de documentos
Además de las consideraciones siguientes, consulte Información general sobre los permisos de uso compartido en objetos.
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Compartir un documento es similar a compartir cualquier otro objeto en Workfront. Para obtener información acerca de cómo compartir documentos en Workfront, vea Compartir un objeto.
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Puede conceder los siguientes permisos a los documentos:
- Ver
- Administrar
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También puede compartir un documento de forma pública o en todo el sistema.
note caution CAUTION Se recomienda tener precaución al compartir con usuarios externos un objeto que contenga información confidencial. Esto les permite ver información sin ser usuarios de Workfront ni parte de su organización. -
Puede compartir un documento con alguien que no tenga cuenta de Workfront agregando su dirección de correo electrónico en el campo Conceder acceso al documento a.
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Cuando comparte un documento, los usuarios tienen el mismo acceso a todas las versiones del documento y a todas las revisiones del documento.
Para obtener más información sobre la revisión en Workfront, consulte la sección Revisión. -
Puede heredar los permisos a los documentos de los objetos con los que están asociados. El administrador de Workfront puede restringir la herencia de permisos para documentos de su nivel de acceso.
Para obtener más información sobre la restricción de permisos heredados en documentos, consulte Crear o modificar niveles de acceso personalizados.
Puede quitar manualmente los permisos heredados en los documentos. Para obtener más información, vea Quitar permisos de objetos
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Un documento adjunto hereda permisos únicamente del objeto en el que se adjuntó. Si crea una carpeta en el objeto y mueve el documento a la carpeta, heredará los permisos de la carpeta. Sin embargo, si crea una carpeta en un objeto principal o abuelo y mueve el documento a esa carpeta, no heredará los permisos de esa carpeta.