Compartir una carpeta de documentos
Puede compartir una carpeta y su contenido desde el área Documentos.
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La carpeta debe estar en los cinco niveles superiores de una jerarquía de carpetas en un objeto. Cada carpeta del sexto nivel o inferior hereda sus configuraciones de uso compartido de la carpeta directamente superior a ella.
Para obtener información acerca de cómo agregar subcarpetas para crear una jerarquía de carpetas, vea la sección Crear carpetas y subcarpetas en el artículo Crear carpetas de documentos.
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Las carpetas inteligentes no se pueden compartir.
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Si configura opciones de uso compartido para una carpeta de documentos dentro de una plantilla y alguien crea un proyecto a partir de esa plantilla, las configuraciones de uso compartido no se transfieren a la carpeta de documentos del nuevo proyecto.
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Si configura opciones de uso compartido para una carpeta de documentos dentro de un elemento de trabajo y, a continuación, copia el elemento de trabajo, las configuraciones de uso compartido no se transfieren a la carpeta de documentos del nuevo elemento de trabajo.
Requisitos de acceso
Debe tener el siguiente acceso para realizar los pasos de este artículo:
*Para saber qué plan, tipo de licencia o acceso tiene, póngase en contacto con el administrador de Workfront.
Compartir una carpeta
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Haga clic en el icono Menú principal
O
Con un objeto de Workfront abierto, haga clic en Documentos en el panel izquierdo.
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Seleccione la carpeta y, a continuación, haga clic en el icono Compartir
La carpeta debe estar en los cinco niveles superiores de una jerarquía de carpetas en un objeto y no puede ser una carpeta inteligente.
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En el cuadro que se muestra, en Dar acceso a la carpeta a, empiece a escribir el nombre del usuario, equipo, rol, grupo o compañía con el que desea compartir la carpeta y, a continuación, presione Entrar cuando se muestre el nombre.
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Para ajustar el acceso del usuario, equipo, función del trabajo, grupo o compañía que acaba de agregar, haga clic en el menú desplegable situado a la derecha del nombre y, a continuación, configure una de las siguientes opciones disponibles y cualquiera de sus opciones avanzadas:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Verlo Capacidad para ver la carpeta y su contenido.
Haga clic en Configuración avanzada para especificar si desea permitir lo siguiente:
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Descargar: Capacidad para descargar la carpeta y su contenido como archivo ZIP
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Compartir: capacidad para compartir la carpeta con otros usuarios del sistema
Administrarlo Capacidad para ver y editar la carpeta y su contenido
Haga clic en Configuración avanzada para especificar si desea permitir que los usuarios hagan lo siguiente:
- Eliminar: elimine la carpeta y su contenido del sistema
- Descargar: Descargue la carpeta y su contenido como archivo ZIP
- Compartir: comparte la carpeta y su contenido con otros usuarios del sistema
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(Opcional) Repita los pasos 3-4 para añadir otros nombres a la lista y configurar sus opciones.
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(Opcional) Si desea que todos los usuarios del sistema puedan ver la carpeta y su contenido, haga clic en el icono de engranaje
Si cambia de opinión, puede hacer clic en Quitar el acceso en todo el sistema (la opción predeterminada).
Cómo acceden los usuarios al contenido de una carpeta compartida con ellos
Actualmente, cuando comparte una carpeta, los destinatarios no ven la carpeta en su área de Documentos. Sin embargo, pueden acceder a sus documentos ejecutando un informe de documento.
Para obtener información acerca de cómo ejecutar un informe, vea la sección Informe sobre objetos en el artículo Comprender los objetos en Adobe Workfront. Vea también Crear un informe personalizado.
Permisos heredados al compartir un objeto que contiene una carpeta
Cuando comparte un objeto que tiene una carpeta de documentos, los destinatarios también obtienen acceso a la carpeta:
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Si concede a los destinatarios acceso de Vista al objeto principal, tendrán acceso de Vista a la carpeta.
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Si concede a los destinatarios acceso de Contribute o de Administración al objeto principal, tendrán acceso de Administración a la carpeta.
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Si concede un tipo de acceso (Ver, Contribute o Administrar) al objeto principal y otro tipo a la carpeta, los destinatarios tendrán el mayor de esos dos tipos de acceso a los documentos de la carpeta
Por ejemplo, si comparte el objeto principal con acceso de visualización y la carpeta con acceso de administración, los destinatarios tendrán acceso de administración a los documentos de la carpeta.
note note NOTE Un documento adjunto hereda permisos únicamente del objeto en el que se adjuntó. Si crea una carpeta en el objeto y mueve el documento a la carpeta, heredará los permisos de la carpeta. Sin embargo, si crea una carpeta en un objeto principal o abuelo y mueve el documento a esa carpeta, no heredará los permisos de esa carpeta. -
Si la opción "Nunca heredar el acceso a documentos de proyectos, tareas, problemas, etc." está habilitada en el nivel de acceso del destinatario, no heredarán los permisos de los documentos de una carpeta que comparta con ellos. Para que tengan acceso a un documento de la carpeta, debe compartir el documento.
Para obtener información acerca de la opción "No heredar nunca", vea Configurar el acceso a Adobe Workfront.
Para obtener información acerca de cómo compartir un documento, vea Compartir un documento.