Compartir registros
La información de esta página hace referencia a una funcionalidad que aún no está disponible de forma general. Solo está disponible en el entorno de vista previa para todos los clientes. Después de las versiones mensuales en Production, las mismas funciones también están disponibles en el entorno Production para los clientes que habilitaron versiones rápidas.\ Para obtener información sobre las versiones rápidas, consulte Habilitar o deshabilitar las versiones rápidas para su organización.
Puede ajustar los permisos de las personas a los registros individuales de un tipo de registro en Adobe Workfront Planning.
Puede compartir un registro de Adobe Workfront Planning de las siguientes maneras:
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Compartir un vínculo al registro.
Para obtener más información, vea Compartir registros mediante un vínculo.
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Comparta todos los registros de un área de trabajo con otros usuarios compartiendo el área de trabajo y el tipo de registro.
Para obtener más información, consulte los siguientes artículos:
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Compartir un registro individual o compartir varios registros de forma masiva mediante la opción Compartir.
Este artículo describe cómo puede compartir registros con otras personas mediante la opción Compartir.
- Los usuarios con acceso a un espacio de trabajo obtienen automáticamente al menos permisos de visualización para todos los registros del espacio de trabajo.
- Al compartir vistas, los usuarios no conceden permisos a los registros. Sólo los espacios de trabajo compartidos pueden conceder permisos a los usuarios para tipos de registro y registros.
Requisitos de acceso
| table 0-row-0 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Paquete de Adobe Workfront |
Cualquier paquete de Workfront y Planning O Cualquier paquete de flujo de trabajo y planificación |
| Licencia de Adobe Workfront |
Cualquiera NOTA Solo se pueden conceder permisos de administración a los registros a las personas con una licencia Standard. Todas las demás licencias solo pueden tener permisos de visualización y la opción Administrar aparece atenuada para ellas. |
| Permisos de objeto |
Administrar permisos para un espacio de trabajo, un tipo de registro y el registro IMPORTANTE Solo los usuarios con permisos de Administración de un espacio de trabajo pueden compartir un registro |
| Plantilla de diseño |
A los usuarios con una licencia Light o Contributor se les debe asignar una plantilla de diseño que incluya Planning. Los usuarios estándar y los administradores del sistema tienen las áreas de Planning habilitadas de forma predeterminada. |
Para obtener más información, consulte Requisitos de acceso en la documentación de Workfront.
Consideraciones al compartir registros
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Puede compartir registros con las siguientes entidades: personas, grupos, equipos, empresas o roles.
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Si restringe los permisos a un registro, los usuarios ya no verán ese registro y los valores de sus campos de búsqueda en ningún lugar del sistema donde se muestre ese registro.
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Workfront comprueba los permisos de registro en conexiones de hasta 5 registros de profundidad, lo que garantiza que los usuarios solo vean los registros compartidos con ellos.
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Puede conceder los siguientes niveles de permisos a un registro:
- Ver
- Administrar
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Cuando comparte un espacio de trabajo y un tipo de registro con los usuarios, también reciben los mismos permisos para los registros del espacio de trabajo de forma predeterminada.
Cuando los usuarios tienen permisos de contribución para un espacio de trabajo o tipo de registro, reciben permisos de administración para los registros de ese tipo de registro. -
Cuando se quita una entidad de un espacio de trabajo, todos los permisos de uso compartido se quitan de los tipos de registro y de todos los registros que contiene.
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No se puede compartir un registro con un usuario que no tenga permisos para el área de trabajo o el tipo de registro.
Si comparte un registro con alguien que no está en el área de trabajo, se agregará automáticamente al área de trabajo.
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El acceso de un usuario al registro se determina mediante la combinación de las tres opciones siguientes:
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Sus permisos se heredan del tipo de registro y del espacio de trabajo
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Permisos agregados individualmente en el cuadro para compartir registros
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Todos los usuarios del área de trabajo pueden ver.
Esto hace que todos los usuarios del espacio de trabajo puedan ver el registro
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Al compartir un registro con un usuario, se agregan con el mismo permiso que tienen en el tipo de registro de forma predeterminada.
Por ejemplo:
- Si tienen permisos de visualización en el tipo de registro, obtienen permisos de visualización en el registro
- Si tiene permisos de tipo Contribuir o Administrar en el tipo de registro, obtiene permisos de Administración en el registro
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Cuando un usuario tiene permisos de Administrar o Contribuir en el espacio de trabajo y el tipo de registro y los añade a los permisos de registro, los permisos de Vista aparecen atenuados. Conservan los mismos permisos para el registro que para el tipo de registro y no se les pueden conceder permisos inferiores para el registro.
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Puede deshabilitar los permisos heredados para un único registro, en cuyo caso puede conceder a determinados usuarios permisos para registros individuales o pueden obtener permisos si pertenecen al área de trabajo, debido a la opción Todos los usuarios del área de trabajo pueden ver.
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Si se aplican varios permisos de uso compartido para el mismo usuario, recibirá el nivel más alto de esos permisos.
Por ejemplo, si un registro se comparte con un usuario con permisos de visualización y su grupo con acceso de administración, recibirá permisos de administración en el registro.
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Si un campo de fórmula o un campo de búsqueda de un registro conectado se basa en un campo de un registro en el que no tiene permisos, verá el cálculo correcto de los factores del registro a los que no puede tener acceso de otro modo.
Compartir registros
Como administrador del espacio de trabajo, puede ajustar permisos a registros individuales.
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Haga clic en el icono Menú principal
Se abre la página de aterrizaje de Workfront Planning.
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(Opcional y condicional) Si es administrador de Workfront, haga clic en una de las siguientes pestañas:
- Mis espacios de trabajo: muestra los espacios de trabajo que creó.
- Otros espacios de trabajo: muestra todos los espacios de trabajo en Workfront Planning, incluidos los compartidos con usted.
Para el resto de los usuarios, todos los espacios de trabajo que haya creado o que se hayan compartido con usted se mostrarán en el área Espacios de trabajo.
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Abra el espacio de trabajo y, a continuación, el tipo de registro cuyos registros desee compartir.
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Realice una de las siguientes acciones:
- En la vista de tabla, pase el ratón sobre el nombre de un registro, haga clic en el menú Más
- En la vista de tabla, seleccione uno o varios registros y, a continuación, haga clic en Compartir en la barra de herramientas azul situada en la parte inferior de la lista.
- En cualquier vista, haga clic en el nombre de un registro y, a continuación, haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de la página de detalles del registro.
Se abre el cuadro Compartir.
note warning WARNING No puede compartir permisos a registros que se agregan en diferentes espacios de trabajo. Cuando comparte registros de forma masiva, todos los registros deben crearse en el mismo espacio de trabajo. - En la vista de tabla, pase el ratón sobre el nombre de un registro, haga clic en el menú Más
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(Opcional) En el área Que tiene acceso, la opción Todos los que están en el área de trabajo pueden ver está seleccionada de forma predeterminada. Todos los usuarios que tienen View o permisos superiores en el área de trabajo y el tipo de registro tienen los mismos permisos para el registro.
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(Opcional) Haga clic en los avatares de los usuarios en la opción Permisos heredados de para ver los usuarios, equipos, grupos, empresas o roles de trabajo que heredan los permisos del área de trabajo.
Los permisos del usuario para el tipo de registro se muestran cuando expande los permisos heredados.
note tip TIP No se pueden quitar entidades individuales de la lista de permisos heredados. Se muestran los usuarios de equipos, grupos, empresas o funciones del puesto en lugar de las entidades con las que estaban asociados cuando se compartió el espacio de trabajo y el tipo de registro con ellos. -
(Opcional y condicional) Si desea compartir el registro con entidades específicas y otorgarles un acceso al tipo de registro diferente del que ya tienen para el espacio de trabajo, haga lo siguiente:
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Anule la selección de la opción Activado de Permisos heredados. Está seleccionada de forma predeterminada.
La opción cambia a Desactivado.
note tip TIP Los administradores de Workspace y los creadores de registros siguen teniendo permisos de administración para el tipo de registro y el registro. -
(Opcional) Haga clic en Copiar vínculo para copiar un vínculo al registro en el portapapeles y compartirlo con otros usuarios. El vínculo abre la página de detalles del registro.
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Haga clic en Guardar.
El registro ahora se comparte con otros usuarios.
Los usuarios con los que compartió el registro reciben una notificación en la aplicación y por correo electrónico sobre la concesión de permisos para el registro.
Para obtener más información, consulte Notificaciones de Adobe Workfront Planning: índice de artículo.
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(Opcional) Comparta el vínculo copiado con otros usuarios.
Los usuarios que reciban el vínculo deben ser usuarios activos e iniciar sesión en Workfront para poder acceder a la página de tipo de registro y mostrarla en la vista seleccionada.
Deben tener permisos sobre el tipo de registro para poder verlo.
Para obtener más información, vea también Compartir registros mediante un vínculo.
Eliminación de permisos de un registro
Puede quitar los permisos de los usuarios de un registro. Sin embargo, conservarán al menos los permisos de Vista en el espacio de trabajo, que también les otorga al menos permisos de Vista en el tipo de registro.
Debe quitar su acceso al espacio de trabajo si desea que no tengan permisos para los tipos de registros o registros del espacio de trabajo.
No puede quitar un usuario de los permisos heredados.
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Haga clic en el icono Menú principal
Se abre la página de aterrizaje de Workfront Planning.
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(Opcional y condicional) Si es administrador de Workfront, haga clic en una de las siguientes pestañas:
- Mis espacios de trabajo: muestra los espacios de trabajo que creó.
- Otros espacios de trabajo: muestra todos los espacios de trabajo en Workfront Planning, incluidos los compartidos con usted.
Para el resto de los usuarios, todos los espacios de trabajo que haya creado o que se hayan compartido con usted se mostrarán en el área Espacios de trabajo.
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Abra el espacio de trabajo cuyos registros desee dejar de compartir y, a continuación, haga clic en una tarjeta de tipo de registro. Se abre la página de tipo de registro.
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Realice una de las siguientes acciones:
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En la vista de tabla, pase el ratón sobre el nombre de un registro, haga clic en el menú Más
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En la vista de tabla, seleccione uno o varios registros y, a continuación, haga clic en Compartir en la barra de herramientas azul situada en la parte inferior de la lista.
Debe seleccionar registros creados en el mismo espacio de trabajo.
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En cualquier vista, haga clic en el nombre de un registro y, a continuación, haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de la página de detalles del registro.
Se abre el cuadro Compartir.
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Busque el usuario, grupo, equipo, empresa o función de trabajo cuyos permisos desee quitar, expanda el menú desplegable de permisos a la derecha de su nombre y, a continuación, haga clic en Quitar.
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Haga clic en Guardar.
Las personas ya no tienen los permisos indicados para el registro. Sin embargo, aún tienen permisos para el tipo de registro y el espacio de trabajo, a menos que también los quite de esos permisos.
No hay notificación para los usuarios que se han eliminado del acceso al registro de que ya no tienen estos permisos.
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