Freigeben eines Dokuments im alten Workfront-Speicher
Der Workfront-Administrator steuert, wer Dokumente im Bereich „Zugriffsebenen“ im Setup anzeigen oder bearbeiten kann. Weitere Informationen finden Sie unter Gewähren des Zugriffs auf Dokumente.
Benutzer können auch Dokumente freigeben, die sie hochgeladen haben oder auf die sie Zugriff haben, sodass andere sie anzeigen oder verwalten können.
- Berechtigungen gelten für einzelne Elemente und definieren, welche Aktionen jemand ausführen kann.
- Die Person, die ein Dokument hochlädt, erhält automatisch die volle Kontrolle (Berechtigungen verwalten).
- Informationen zum Freigeben eines gesamten Ordners finden Sie unter Freigeben eines Dokumentordners.
Zugriffsanforderungen
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront-Paket | Beliebig |
| Adobe Workfront-Lizenz |
Standard Work oder höher |
| Konfigurationen der Zugriffsebene | Ansichtszugriff oder höher auf die Objekte, die Sie freigeben möchten |
| Objektberechtigungen | Berechtigung zum Anzeigen oder höher für die Objekte, die Sie freigeben möchten |
Weitere Details zu den Informationen in dieser Tabelle finden Sie unter Zugriffsanforderungen in der Dokumentation zu Workfront.
Freigeben von Dokumenten im Bereich für veraltete Dokumente
Wenn sich Ihr Unternehmen im alten Workfront-Speicher befindet, wird der Bereich für ältere Dokumente angezeigt, wenn Sie auf Dokumente in Workfront zugreifen. Weitere Informationen zum alten Workfront-Speicher finden Sie unter Unterschiede zwischen dem alten Workfront-Speicher und dem Adobe Enterprise-Speicher.
Freigeben eines einzelnen Dokuments im Bereich für veraltete Dokumente
Der Benutzer, der ein Dokument in Workfront hochlädt, hat standardmäßig Verwaltungsberechtigungen dafür.
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Klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol
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Bewegen Sie auf der Dokumente den Mauszeiger über das Dokument, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf den Dokumentdetails Link, der angezeigt wird. Die „Dokumentdetails wird geöffnet.
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Klicken Sie auf Mehr-Symbol
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Beginnen Sie im Feld Dokumentzugriff gewähren auf mit der Eingabe des Namens des Benutzers, Teams, der Rolle, der Gruppe oder des Unternehmens, für den bzw. die Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.
note tip TIP Sie können ein Dokument nur für aktive Benutzer, Teams, Rollen oder Unternehmen freigeben. -
(Optional) Wählen Sie die Wer hat Zugriff aus und wählen Sie die Zugriffsebene des Dokuments aus:
- Nur eingeladene Personen können darauf zugreifen: Nur Benutzer, die zum Dokument eingeladen sind, können darauf zugreifen (Standard).
- Alle im System können anzeigen: Alle Benutzer im System können das Dokument ohne Einladung anzeigen.
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(Optional) Um das Dokument öffentlich zu machen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts neben dem Namen des Benutzers und wählen Sie seine Berechtigungsstufe für dieses Dokument aus:
- Anzeigen: Der Benutzer kann das Dokument überprüfen und freigeben.
- Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff auf das Dokument ohne Administratorrechte, die auf Zugriffsebene gewährt werden (umfasst auch alle Anzeigeberechtigungen).
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(Optional) Klicken Sie auf das Symbol Erweiterte Optionen neben der Berechtigungsstufe, die Sie gewährt haben, um bestimmte Berechtigungen für das Dokument zu konfigurieren.
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(Optional) Um geerbte Berechtigungen für die untergeordneten Objekte des Dokuments zu deaktivieren, klicken Sie auf Deaktivieren inline mit Geerbte Berechtigungen.
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(Bedingt) Um den öffentlichen Link zu kopieren, über den Sie das Dokument für externe Benutzer freigeben können, klicken Sie auf Öffentlichen Link kopieren.
note caution CAUTION Es wird empfohlen, beim Freigeben eines Dokuments mit vertraulichen Informationen an externe Benutzer Vorsicht walten zu lassen. Auf diese Weise können sie Informationen anzeigen, ohne ein Workfront-Benutzer oder Teil Ihres Unternehmens zu sein. -
Klicken Sie auf Speichern.
Massenfreigabe von Dokumenten im Bereich für veraltete Dokumente
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Klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol
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Halten Sie auf der Registerkarte Alle Dokumente auf der Seite Dokumente die Befehl (Mac) oder Strg (Windows) gedrückt und klicken Sie auf jedes Dokument, das Sie freigeben möchten.
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Klicken Sie oben auf der Seite auf das Symbol Freigeben (Symbol
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Beginnen Sie im Feld Dokumentzugriff gewähren auf mit der Eingabe des Namens des Benutzers, Teams, der Rolle, der Gruppe oder des Unternehmens, für den bzw. die Sie die Dokumente freigeben möchten, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.
note tip TIP Sie können Dokumente nur für aktive Benutzer, Teams, Rollen oder Unternehmen freigeben. -
(Optional) Wählen Sie die Wer hat Zugriff und wählen Sie die Zugriffsebene der Dokumente aus:
- Nur eingeladene Personen können darauf zugreifen: Nur Benutzer, die zu den Dokumenten eingeladen sind, können darauf zugreifen (Standard).
- Alle im System können anzeigen: Alle Benutzer im System können die Dokumente ohne Einladung anzeigen.
-
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts neben dem Namen des Benutzers und wählen Sie seine Berechtigungsstufe für die Dokumente aus:
- Anzeigen: Der Benutzer kann die Dokumente überprüfen und freigeben.
- Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff auf die Dokumente ohne Administratorrechte, die auf Zugriffsebene gewährt werden (umfasst auch alle Anzeigeberechtigungen).
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(Optional) Klicken Sie auf das Symbol Erweiterte Optionen neben der Berechtigungsstufe, die Sie gewährt haben, um bestimmte Berechtigungen für die Dokumente zu konfigurieren.
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Klicken Sie auf Speichern.
Dokumentberechtigungen in der alten Dokumentumgebung
Berechtigungen sind für ein Element in Workfront spezifisch und definieren, welche Aktionen man für dieses Element ausführen kann. Informationen zu Objektberechtigungen finden Sie unter Übersicht über Freigabeberechtigungen für Objekte.
Die folgende Tabelle zeigt, welche Berechtigungen Sie Benutzern erteilen können, wenn sie Dokumente anzeigen oder verwalten können:
| table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 | ||
|---|---|---|
| Aktion | Verwalten | Anzeigen |
| Erstellen | ✓ | |
| Dokumentdetails bearbeiten | ✓ | |
| Löschen* | ✓ | |
| Herunterladen | ✓ | ✓ |
| Checkout | ✓ | |
| Genehmigende Personen hinzufügen | ✓ | |
| Dokument genehmigen | ✓ | ✓ |
| Benutzerdefiniertes Formular anfügen | ✓ | |
| Benutzerdefinierte Felder bearbeiten | ✓ | |
| Verschieben nach (Objekt) | ✓ | |
| Senden an (Integration) | ✓ | |
| Aktualisierungen/Kommentare | ✓ | ✓ |
| Neue Version hochladen | ✓ | |
| Version löschen | ✓ | |
| Dokument(e) anzeigen | ✓ | ✓ |
| Vorschau | ✓ | ✓ |
| Korrekturabzug** | ✓ | ✓ |
| Korrekturabzug erstellen** | ✓ | |
| Korrekturabzug entfernen** | ✓ | |
| Freigeben* | ✓ | ✓ |
| Systemweit freigeben* | ✓ | |
| Dokumente öffentlich freigeben* | ✓ | |
| Für externe E-Mail-Adressen freigeben | ✓ | |
| Hinzufügen/Entfernen | ✓ | ✓ |
| Umbenennen | ✓ | |
| Relation (mit Integration) | ✓ | ✓ |
| Verknüpfung aufheben (mit Integration) | ✓ |
* Aktion wird sowohl von Dokumenten als auch von Dokumentordnern verwendet.
** Sie müssen über eine separate Proofing-Lizenz für Ihr Workfront-Konto verfügen, um Dokumente prüfen zu können. Wenden Sie sich an Ihren Account Manager, um eine Proofing-Lizenz zu erwerben. Weitere Informationen zu Proofing in Workfront finden Sie unter Proofing.
Freigeben von Dokumenten im Bereich „Neue Dokumente“
Workfront stellt auf die Enterprise-Speicherlösung von Adobe um, um eine bessere Konnektivität mit Adobe Creative Cloud-Produkten zu ermöglichen. Wenn Ihr Unternehmen Enterprise-Speicher verwendet, wird der Bereich „Neue Dokumente“ angezeigt, wenn Sie auf Dokumente in Workfront zugreifen. Weitere Informationen zu Massenspeicher für Unternehmen finden Sie unter Übersicht über Speicher für Unternehmen in Adobe.
Wenn Ihre Workfront-Instanz Adobe Enterprise Storage verwendet, können Sie einzelne Dokumente nicht direkt freigeben. Stattdessen verwalten Sie den Zugriff auf das Projekt, die Aufgabe oder das Problem. Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsweise von Dokumentberechtigungen.
Überlegungen zur Freigabe von Dokumenten im alten Workfront-Speicher
Zusätzlich zu den unten stehenden Überlegungen finden Sie weitere Informationen unter Übersicht über Freigabeberechtigungen für Objekte.
-
Die Freigabe eines Dokuments ähnelt der Freigabe jedes anderen Objekts in Workfront. Informationen zum Freigeben von Dokumenten in Workfront finden Sie unter Freigeben eines Objekts.
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Sie können die folgenden Berechtigungen für Dokumente gewähren:
- Ansicht
- Verwalten
-
Sie können ein Dokument auch öffentlich oder systemweit freigeben.
note caution CAUTION Es wird empfohlen, bei der Freigabe eines Objekts mit vertraulichen Informationen an externe Benutzer Vorsicht walten zu lassen. Auf diese Weise können sie Informationen anzeigen, ohne ein Workfront-Benutzer oder Teil Ihres Unternehmens zu sein. -
Sie können ein Dokument für Personen ohne Workfront-Konto freigeben, indem Sie deren E-Mail-Adresse im Feld Dokumentzugriff erteilen an hinzufügen.
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Wenn Sie ein Dokument freigeben, haben Benutzer denselben Zugriff auf alle Dokumentversionen und alle Korrekturabzüge für Dokumente.
Weitere Informationen zu Proofing in Workfront finden Sie im Abschnitt Proofing. -
Sie können Berechtigungen für Dokumente von den Objekten erben, mit denen sie verknüpft sind. Ihr Workfront-Administrator kann die Vererbung von Berechtigungen für Dokumente auf Ihrer Zugriffsebene einschränken.
Weitere Informationen zum Beschränken von geerbten Berechtigungen für Dokumente finden Sie unter Erstellen oder Ändern benutzerdefinierter Zugriffsebenen.
Sie können geerbte Berechtigungen für Dokumente manuell entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Entfernen von Berechtigungen aus Objekten
-
Ein angehängtes Dokument erbt nur Berechtigungen von dem Objekt, an das es angehängt wurde. Wenn Sie einen Ordner für das Objekt erstellen und das Dokument in den Ordner verschieben, übernimmt es die Berechtigungen des Ordners. Wenn Sie jedoch einen Ordner auf einem übergeordneten oder übergeordneten Objekt erstellen und das Dokument in diesen Ordner verschieben, werden die Berechtigungen dieses Ordners nicht übernommen.