Dokument freigeben
Ihr Adobe Workfront-Administrator gewährt Benutzern Zugriff zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten, wenn sie Zugriffsebenen zuweisen, wie in Zugriff auf Dokumente gewähren beschrieben.
Die Zugriffsebene, die der Workfront-Administrator den Benutzenden gewährt, ermöglicht ihnen das Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten. Darüber hinaus können andere Benutzer anderen Benutzern auch Berechtigungen zum Anzeigen oder Verwalten bestimmter Dokumente erteilen, die sie selbst hochgeladen haben oder auf die sie Zugriff zum Freigeben haben.
Berechtigungen sind für ein Element in Workfront spezifisch und definieren, welche Aktionen man für dieses Element ausführen kann. Informationen zu Objektberechtigungen finden Sie unter Übersicht über Freigabeberechtigungen für Objekte.
Der Benutzer, der ein Dokument in Workfront hochlädt, hat standardmäßig Verwaltungsberechtigungen dafür.
Informationen zum Freigeben eines gesamten Dokumentordners finden Sie unter Freigeben eines Dokumentordners.
Zugriffsanforderungen
Sie müssen über Folgendes verfügen, um Objekte freizugeben:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront-Plan | Beliebig |
| Adobe Workfront-Lizenz |
Neu: Standard Oder Aktuell: Arbeit oder höher |
| Konfigurationen der Zugriffsebene | Ansichtszugriff oder höher auf die Objekte, die Sie freigeben möchten |
| Objektberechtigungen | Berechtigung zum Anzeigen oder höher für die Objekte, die Sie freigeben möchten |
Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffsanforderungen in der Dokumentation zu Workfront.
Überlegungen zur Freigabe von Dokumenten
Zusätzlich zu den unten stehenden Überlegungen finden Sie weitere Informationen unter Übersicht über Freigabeberechtigungen für Objekte.
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Die Freigabe eines Dokuments ähnelt der Freigabe jedes anderen Objekts in Workfront. Informationen zum Freigeben von Dokumenten in Workfront finden Sie unter Freigeben eines Objekts.
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Sie können die folgenden Berechtigungen für Dokumente gewähren:
- Anzeigen
- Verwalten
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Sie können ein Dokument auch öffentlich oder systemweit freigeben.
note caution CAUTION Es wird empfohlen, bei der Freigabe eines Objekts mit vertraulichen Informationen an externe Benutzer Vorsicht walten zu lassen. Auf diese Weise können sie Informationen anzeigen, ohne ein Workfront-Benutzer oder Teil Ihres Unternehmens zu sein. -
Sie können ein Dokument für Personen ohne Workfront-Konto freigeben, indem Sie deren E-Mail-Adresse im Feld Dokumentzugriff erteilen an hinzufügen.
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Wenn Sie ein Dokument freigeben, haben Benutzer denselben Zugriff auf alle Dokumentversionen und alle Korrekturabzüge für Dokumente.
Weitere Informationen zu Proofing in Workfront finden Sie im Abschnitt Proofing. -
Sie können Berechtigungen für Dokumente von den Objekten erben, mit denen sie verknüpft sind. Ihr Workfront-Administrator kann die Vererbung von Berechtigungen für Dokumente auf Ihrer Zugriffsebene einschränken.
Weitere Informationen zum Beschränken von geerbten Berechtigungen für Dokumente finden Sie unter Erstellen oder Ändern benutzerdefinierter Zugriffsebenen.
Sie können geerbte Berechtigungen für Dokumente manuell entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Entfernen von Berechtigungen aus Objekten
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Ein angehängtes Dokument erbt nur Berechtigungen von dem Objekt, an das es angehängt wurde. Wenn Sie einen Ordner für das Objekt erstellen und das Dokument in den Ordner verschieben, übernimmt es die Berechtigungen des Ordners. Wenn Sie jedoch einen Ordner auf einem übergeordneten oder übergeordneten Objekt erstellen und das Dokument in diesen Ordner verschieben, werden die Berechtigungen dieses Ordners nicht übernommen.
Dokument freigeben
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Klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol
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Bewegen Sie auf der Dokumente den Mauszeiger über das Dokument, das Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf den Dokumentdetails Link, der angezeigt wird. Die „Dokumentdetails wird geöffnet.
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Klicken Sie auf Mehr-Symbol
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Beginnen Sie im Feld Dokumentzugriff gewähren auf mit der Eingabe des Namens des Benutzers, Teams, der Rolle, der Gruppe oder des Unternehmens, für den bzw. die Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.
note tip TIP Sie können ein Dokument nur für aktive Benutzer, Teams, Rollen oder Unternehmen freigeben. -
(Optional) Wählen Sie die Wer hat Zugriff aus und wählen Sie die Zugriffsebene des Dokuments aus:
- Nur eingeladene Personen können darauf zugreifen: Nur Benutzer, die zum Dokument eingeladen sind, können darauf zugreifen (Standard).
- Alle im System können anzeigen: Alle Benutzer im System können das Dokument ohne Einladung anzeigen.
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(Optional) Um das Dokument öffentlich zu machen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts neben dem Namen des Benutzers und wählen Sie seine Berechtigungsstufe für dieses Dokument aus:
- Anzeigen: Der Benutzer kann das Dokument überprüfen und freigeben.
- Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff auf das Dokument ohne Administratorrechte, die auf Zugriffsebene gewährt werden (umfasst auch alle Anzeigeberechtigungen).
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(Optional) Klicken Sie auf das Symbol Erweiterte Optionen neben der Berechtigungsstufe, die Sie gewährt haben, um bestimmte Berechtigungen für das Dokument zu konfigurieren.
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(Optional) Um geerbte Berechtigungen für die untergeordneten Objekte des Dokuments zu deaktivieren, klicken Sie auf Deaktivieren inline mit Geerbte Berechtigungen.
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(Bedingt) Um den öffentlichen Link zu kopieren, über den Sie das Dokument für externe Benutzer freigeben können, klicken Sie auf Öffentlichen Link kopieren.
note caution CAUTION Es wird empfohlen, beim Freigeben eines Dokuments mit vertraulichen Informationen an externe Benutzer Vorsicht walten zu lassen. Auf diese Weise können sie Informationen anzeigen, ohne ein Workfront-Benutzer oder Teil Ihres Unternehmens zu sein. -
Klicken Sie auf Speichern.
Dokumente in Massen freigeben
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Klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol
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Halten Sie auf der Registerkarte Alle Dokumente auf der Seite Dokumente die Befehl (Mac) oder Strg (Windows) gedrückt und klicken Sie auf jedes Dokument, das Sie freigeben möchten.
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Klicken Sie oben auf der Seite auf das Symbol Freigeben (Symbol
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Beginnen Sie im Feld Dokumentzugriff gewähren auf mit der Eingabe des Namens des Benutzers, Teams, der Rolle, der Gruppe oder des Unternehmens, für den bzw. die Sie die Dokumente freigeben möchten, und klicken Sie dann auf den Namen, wenn er in der Dropdown-Liste angezeigt wird.
note tip TIP Sie können Dokumente nur für aktive Benutzer, Teams, Rollen oder Unternehmen freigeben. -
(Optional) Wählen Sie die Wer hat Zugriff und wählen Sie die Zugriffsebene der Dokumente aus:
- Nur eingeladene Personen können darauf zugreifen: Nur Benutzer, die zu den Dokumenten eingeladen sind, können darauf zugreifen (Standard).
- Alle im System können anzeigen: Alle Benutzer im System können die Dokumente ohne Einladung anzeigen.
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts neben dem Namen des Benutzers und wählen Sie seine Berechtigungsstufe für die Dokumente aus:
- Anzeigen: Der Benutzer kann die Dokumente überprüfen und freigeben.
- Verwalten: Der Benutzer hat vollen Zugriff auf die Dokumente ohne Administratorrechte, die auf Zugriffsebene gewährt werden (umfasst auch alle Anzeigeberechtigungen).
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(Optional) Klicken Sie auf das Symbol Erweiterte Optionen neben der Berechtigungsstufe, die Sie gewährt haben, um bestimmte Berechtigungen für die Dokumente zu konfigurieren.
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Klicken Sie auf Speichern.
Dokumentberechtigungen
Die folgende Tabelle zeigt, welche Berechtigungen Sie Benutzern erteilen können, wenn sie Dokumente anzeigen oder verwalten können:
* Aktion wird sowohl von Dokumenten als auch von Dokumentordnern verwendet.
** Sie müssen über eine separate Proofing-Lizenz für Ihr Workfront-Konto verfügen, um Dokumente prüfen zu können. Wenden Sie sich an Ihren Account Manager, um eine Proofing-Lizenz zu erwerben. Weitere Informationen zu Proofing in Workfront finden Sie unter Proofing.