在旧版Workfront存储上共享文档
Workfront管理员控制谁可以在“设置”的“访问级别”区域查看或编辑文档。 有关详细信息,请参阅授予对文档的访问权限。
用户还可以共享他们已上传或有权访问的文档,向其他人授予查看或管理这些文档的权限。
- 权限适用于各个项目,并定义用户可以采取的操作。
- 上传文档的用户会自动获得完全控制权(管理权限)。
- 要共享整个文件夹,请参阅共享文档文件夹。
访问权限要求
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront 包 | “任一” |
| Adobe Workfront许可证 |
标准 工作版或更高版本 |
| 访问级别配置 | 查看对要共享对象的访问权限或更高版本 |
| 对象权限 | 查看要共享对象的权限或更高 |
有关此表中信息的更多详细信息,请参阅Workfront文档中的访问要求。
在旧版文档区域共享文档
如果您的组织位于旧版Workfront存储中,则当您访问Workfront中的文档时,将会看到旧版文档区域。 有关旧版Workfront存储的详细信息,请参阅旧版Workfront存储与Adobe企业级存储之间的差异。
在旧版文档区域共享单个文档
默认情况下,将文档上传到Workfront的用户具有文档的管理权限。
-
单击Adobe Workfront右上角的 主菜单 图标
,或(如果可用)单击左上角的 主菜单 图标
,然后单击文档。
-
在 文档 页面上,将鼠标悬停在要共享的文档上,然后单击显示的 文档详细信息 链接。 文档详细信息页面打开。
-
单击文档名称右侧的 更多 图标
,然后单击共享。 将打开 共享[文档名称] 对话框。
-
在 将文档访问权限授予 字段中,开始键入要与其共享该文档的用户、团队、角色、组或公司的名称,然后在该名称出现在下拉列表中时单击该名称。
note tip TIP 您只能与活动用户、团队、角色或公司共享文档。 -
(可选)选择 具有访问权限 下拉列表并选择文档的访问级别:
- 只有受邀人员才能访问:只有受邀访问文档的用户才能访问文档(默认)。
- 系统中的每个人都可以查看:系统中的所有用户都可以查看文档,而无需邀请。
-
(可选)若要将文档设为公用,请单击齿轮图标
,然后单击与同行的框以将此文件设为外部用户公用。 复制公共链接按钮显示在对话框底部。
-
单击用户名右侧的下拉菜单并为该文档选择其权限级别:
- 查看:用户可以查看和共享文档。
- 管理:用户拥有对文档的完全访问权限,但没有管理权限,这些权限在访问级别被授予(还包括所有查看权限)。
-
(可选)单击您授予的权限级别旁边的高级选项图标,以配置文档的特定权限。
-
(可选)要关闭文档子对象的继承权限,请单击 关闭 与 继承权限 内联。
-
(视情况而定)要复制允许您与外部用户共享文档的公共链接,请单击复制公共链接。
note caution CAUTION 建议在与外部用户共享包含机密信息的文档时务必谨慎。 这样,他们便可以查看信息,而无需成为Workfront用户或您组织的一部分。 -
单击保存。
在旧版文档区域批量共享文档
-
单击Adobe Workfront右上角的 主菜单 图标
,或(如果可用)单击左上角的 主菜单 图标
,然后单击文档。
-
在 文档 页面上的 所有文档 选项卡中,在键盘上按住Command (Mac)或Ctrl (Windows),然后单击要共享的每个文档。
-
在页面顶部,单击 共享 图标
。 这将打开共享模式窗口。
-
在 将文档访问权限授予 字段中,开始键入要与其共享文档的用户、团队、角色、组或公司的名称,然后在名称出现在下拉列表中时单击该名称。
note tip TIP 您只能与活动用户、团队、角色或公司共享文档。 -
(可选)选择 具有访问权限 下拉列表并选择文档的访问级别:
- 只有受邀人员才能访问:只有受邀访问文档的用户才能访问文档(默认)。
- 系统中的每个人都可以查看:系统中的所有用户都可以查看文档,而无需邀请。
-
单击用户名右侧的下拉菜单,然后选择他们对文档的权限级别:
- 查看:用户可以查看和共享文档。
- 管理:用户拥有对无管理权限的文档的完全访问权限,这些权限是在访问级别授予的(还包括所有查看权限)。
-
(可选)单击您已授予的权限级别旁边的高级选项图标,以配置文档的特定权限。
-
单击保存。
旧版文档体验中的文档权限
权限特定于Workfront中的一个项目,并定义您可以对该项目执行的操作。 有关对象权限的信息,请参阅对象权限共享概述。
下表显示了允许用户查看或管理文档时,您可以授予用户哪些权限:
| table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 | ||
|---|---|---|
| 操作 | 管理 | 查看 |
| 创建 | ✓ | |
| 编辑文档详细信息 | ✓ | |
| 删除* | ✓ | |
| 下载 | ✓ | ✓ |
| 结帐 | ✓ | |
| 添加审批者 | ✓ | |
| 批准文档 | ✓ | ✓ |
| 附上自定义表单 | ✓ | |
| 编辑自定义字段 | ✓ | |
| 移动到(对象) | ✓ | |
| 发送至(集成) | ✓ | |
| 更新/评论 | ✓ | ✓ |
| 上传新版本 | ✓ | |
| 删除版本 | ✓ | |
| 查看文档 | ✓ | ✓ |
| 预览 | ✓ | ✓ |
| 校对** | ✓ | ✓ |
| 生成校对** | ✓ | |
| 移除校对** | ✓ | |
| 共享* | ✓ | ✓ |
| 共享系统范围* | ✓ | |
| 公开共享文档* | ✓ | |
| 与外部电子邮件地址共享 | ✓ | |
| 添加/删除 | ✓ | ✓ |
| 重命名 | ✓ | |
| 链接(与集成) | ✓ | ✓ |
| 取消链接(与集成) | ✓ |
*操作由文档和文档文件夹共享。
**您必须拥有与您的Workfront帐户关联的单独验证许可证才能验证文档。 有关获取验证许可证的信息,请与您的客户经理联系。 有关Workfront中校对的更多信息,请参阅校对。
在新文档区域共享文档
Workfront正在过渡到Adobe企业级存储解决方案,以便提供与Adobe Creative Cloud产品的更大连接。 如果您的组织使用企业存储,则当您访问Workfront中的文档时,将会看到“新建文档”区域。 有关企业存储的更多信息,请参阅Adobe企业存储概述。
如果您的Workfront实例使用Adobe企业存储,则无法直接共享单个文档。 而是要管理对项目、任务或问题的访问权限。 有关详细信息,请参阅文档权限的工作方式。
有关在旧版Workfront存储上共享文档的注意事项
除了下面的注意事项外,另请参阅对象权限共享概述。
-
共享文档与在Workfront中共享任何其他对象类似。 有关如何在Workfront中共享文档的信息,请参阅共享对象。
-
您可以向文档授予以下权限:
- 视图
- 管理
-
您还可以公开或系统范围共享文档。
note caution CAUTION 建议在与外部用户共享包含机密信息的对象时务必谨慎。 这样,他们便可以查看信息,而无需成为Workfront用户或您组织的一部分。 -
通过在授予文档访问权限字段中添加其电子邮件地址,您可以与没有Workfront帐户的人共享文档。
-
当您共享文档时,用户对所有文档版本和所有文档验证具有相同的访问权限。
有关Workfront中校对的更多信息,请参阅校对部分。 -
您可以从文档关联的对象继承对文档的权限。 Workfront管理员可以限制访问级别中文档的权限继承。
有关限制文档继承权限的详细信息,请参阅创建或修改自定义访问级别。
您可以手动删除对文档的继承权限。 有关详细信息,请参阅从对象中删除权限
-
附加的文档仅从其附加的对象继承权限。 如果在对象上创建文件夹并将文档移动到该文件夹中,它会继承该文件夹的权限。 但是,如果您在父对象或祖父对象上创建文件夹,并将文档移动到该文件夹中,则它不会继承该文件夹的权限。