DokumentationAEM 6.4Användarhandbok om Forms

Forms-centrerat arbetsflöde i OSGi forms-centric-workflow-on-osgi

Last update: Thu May 04 2023 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

Skapat för:

  • User
CAUTION
AEM 6.4 har nått slutet på den utökade supporten och denna dokumentation är inte längre uppdaterad. Mer information finns i teknisk supportperiod. Hitta de versioner som stöds här.

Företag samlar in data från hundratals och tusentals formulär, olika datasystem samt online- och offlinedatakällor. De har också en dynamisk uppsättning användare som kan fatta beslut om data, vilket innefattar iterativa gransknings- och godkännandeprocesser.

Förutom arbetsflöden för granskning och godkännande för interna och externa målgrupper har stora organisationer och företag repetitiva uppgifter. Du kan till exempel konvertera ett PDF-dokument till ett annat format. När du gör det manuellt tar dessa uppgifter lång tid och tar mycket tid och resurser. Företag har också juridiska krav på att digitalt signera ett dokument och arkivera formulärdata för senare användning i fördefinierade format.

Introduktion till Forms-centrerat arbetsflöde i OSGi introduction-to-forms-centric-workflow-on-osgi

Du kan använda AEM arbetsflöden för att snabbt skapa anpassningsbara formulärbaserade arbetsflöden. Dessa arbetsflöden kan användas för granskning och godkännande, affärsprocessflöden, för att starta dokumenttjänster, integrera med Acrobat Sign signaturarbetsflöde och liknande åtgärder. Till exempel kreditkortsansökningsbehandling, godkännandearbetsflöden för medarbetare och spara ett formulär som ett PDF-dokument. Dessutom kan dessa arbetsflöden användas inom en organisation eller över nätverkets brandvägg.

Med Forms-baserade arbetsflöden i OSGi kan du snabbt skapa och distribuera arbetsflöden för olika uppgifter i OSGi-stacken, utan att behöva installera den fullständiga processhanteringsfunktionen i JEE-stacken. För utveckling och hantering av arbetsflöden används de välbekanta funktionerna för AEM och AEM. Arbetsflöden är grunden för automatisering av affärsprocesser som spänner över flera olika system, nätverk, avdelningar och till och med organisationer.

När du väl har konfigurerat arbetsflödena kan de aktiveras manuellt för att slutföra en definierad process eller köras programmatiskt när användare skickar ett formulär eller korrespondenshantering brev. Med de här förbättrade AEM Workflow-funktionerna erbjuder AEM Forms två distinkta, men likartade, funktioner. Som en del av er distributionsstrategi måste ni bestämma vilken som fungerar för er. Se en jämförelse av Forms-centrerade arbetsflöden AEM OSGi och Process Management på JEE. För distributionstopologin finns dessutom följande information: Arkitektur och driftsättningstopologier för AEM Forms.

Forms-centrerat arbetsflöde i OSGi utökar AEM och innehåller extra komponenter (steg) AEM arbetsflödesredigeraren som kan användas för AEM Forms-centrerade arbetsflöden. Den utökade AEM Inkorgen har funktioner som liknar AEM Forms Workspace. Förutom att hantera humancentrerade arbetsflöden (godkännande, granskning och så vidare) kan du använda AEM arbetsflöden för att automatisera dokumenttjänster-relaterade åtgärder (till exempel Generera PDF) och dokument för elektronisk signering (Acrobat Sign).

I följande diagram visas hela proceduren för att skapa, köra och övervaka ett Forms-orienterat arbetsflöde i OSGi.

introduction-to-aem-forms-workflow

Innan du börjar before-you-start

  • Ett arbetsflöde är en representation av en affärsprocess i verkligheten. Håll er verkliga affärsprocess och lista över deltagarna i affärsprocessen klar. Ha också materialet (adaptiva formulär, PDF-dokument med mera) färdigt innan du börjar skapa ett arbetsflöde.
  • Ett arbetsflöde kan ha flera steg. De här stegen visas i AEM Inkorg och hjälper till att rapportera arbetsflödets förlopp. Dela upp affärsprocessen i logiska steg.
  • Du kan konfigurera tilldelningssteget AEM arbetsflöden för att skicka e-postmeddelanden till användare eller tilldelade användare. Så, aktivera e-postmeddelanden.
  • Ett arbetsflöde kan även använda Acrobat Sign för digitala signaturer. Om du tänker använda Acrobat Sign i ett arbetsflöde, konfigurera Acrobat Sign för AEM Forms innan du använder den i ett arbetsflöde.

Skapa en arbetsflödesmodell create-a-workflow-model

En arbetsflödesmodell består av logik och flöde i en affärsprocess. Den består av en serie av steg. De här stegen är AEM komponenter. Du kan utöka arbetsflödesstegen med parametrar och skript för att få mer funktionalitet och kontroll efter behov. AEM Forms innehåller några steg utöver AEM steg som är tillgängliga direkt. En detaljerad lista över steg i AEM och AEM Forms finns på AEM och Forms-centrerat arbetsflöde i OSGi - stegreferens.

AEM tillhandahåller ett intuitivt användargränssnitt för att skapa en arbetsflödesmodell med de angivna arbetsflödesstegen. Stegvisa instruktioner om hur du skapar en arbetsflödesmodell finns i Skapa arbetsflödesmodeller. Följande exempel innehåller stegvisa instruktioner för att skapa en arbetsflödesmodell för ett arbetsflöde för godkännande och granskning:

NOTE
Du måste vara medlem i arbetsflödets redigeringsgrupp för att kunna skapa eller redigera en arbetsflödesmodell.

Skapa en modell för ett arbetsflöde för godkännande och granskning create-a-model-for-an-approval-and-review-workflow

Arbetsflödet för godkännande och granskning är avsett för de uppgifter som kräver mänsklig medverkan för att fatta beslut. I följande exempel skapas en arbetsflödesmodell för en låneansökan som ska fyllas av en banktjänsteman. När ansökan är ifylld skickas den för godkännande. Senare skickas den godkända ansökan till den som ansöker om elektroniska signaturer med Acrobat Sign.

Exemplet är tillgängligt som ett paket som bifogas nedan. Importera och installera exemplet med hjälp av pakethanteraren. Du kan även utföra följande steg för att manuellt skapa arbetsflödesmodellen för programmet:

I exemplet skapas en arbetsflödesmodell för en låneansökan som ska fyllas av en bankagent på ett bankkontor. När ansökan är ifylld skickas den för godkännande. Senare skickas den godkända ansökan till kunden för elektroniska signaturer med Acrobat Sign. Du kan importera och installera exemplet med hjälp av pakethanteraren.

Hämta fil

  1. Öppna konsolen Arbetsflödesmodeller. Standardwebbadressen är https://[Server]:[port]/libs/cq/workflow/admin/console/content/models.html/etc/workflow/models

  2. Välj Create sedan Create Model. Dialogrutan Lägg till arbetsflödesmodell visas.

  3. Ange Title och Name (valfritt). Till exempel en låneansökan. Tryck på Done.

  4. Välj den nya arbetsflödesmodellen och tryck Redigera. Nu kan du lägga till arbetsflödessteg för att skapa affärslogik. När du först skapar en arbetsflödesmodell innehåller den:

    • Stegen: Flödesstart och Flödesslut. De här stegen representerar början och slutet av arbetsflödet. Dessa steg är obligatoriska och kan inte redigeras eller tas bort.
    • Ett exempel på deltagarsteg som heter Steg 1. Det här steget är konfigurerat för att tilldela en arbetsuppgift till administratörsanvändaren. Ta bort det här steget.

  5. Aktivera e-postmeddelanden. Du kan konfigurera ett Forms-orienterat arbetsflöde på OSGi för att skicka e-postmeddelanden till användare eller tilldelade användare. Gör följande konfigurationer för att aktivera e-postmeddelanden:

    1. Gå till AEM konfigurationshanteraren på https://[server]:[port]/system/console/configMgr.
    2. Öppna Day CQ Mail Service konfiguration. Ange ett värde för SMTP server host name, SMTP server port, och “From” address fält. Klicka på Save.
    3. Öppna Day CQ Link Externalizer konfiguration. I Domains anger du den faktiska värdnamnet/IP-adressen och portnumret för lokala instanser, författare och publiceringsinstanser. Klicka på Save.

  6. Skapa arbetsflödesfaser. Ett arbetsflöde kan ha flera steg. De här stegen visas i AEM Inkorg och rapporterar arbetsflödets förlopp.

    Definiera en scen genom att trycka på info-circle ikon för att öppna arbetsflödesmodellegenskaper, öppna Stages lägg till faser för arbetsflödesmodellen och tryck på Save & Close. I exemplet med låneansökan skapar du faser: låneansökan, låneanspråksstatus, signerade dokument och signerade lånedokument.

  7. Dra och släpp Assign Task steg webbläsare till arbetsflödesmodellen. Gör det till modellens första steg.

    Tilldela en uppgiftskomponent tilldelar uppgiften, som skapas i ett arbetsflöde, till en användare eller grupp. Förutom att tilldela uppgiften kan du använda komponenten för att ange ett adaptivt formulär eller ett icke-interaktivt PDF för uppgiften. Det adaptiva formuläret krävs för att kunna ta emot indata från användare och icke-interaktiva PDF eller ett skrivskyddat anpassat formulär används endast för granskning.

    Du kan också använda steget för att styra aktivitetens beteende. Om du till exempel skapar ett automatiskt postdokument, tilldelar uppgiften till en viss användare eller grupp, sökvägen till skickade data, sökvägen till data som ska fyllas i i i förväg samt standardåtgärder. Mer information om alternativen för tilldelningssteget finns i Forms-centrerat arbetsflöde i OSGi - stegreferens -dokument.

    arbetsflödesredigerare

    I exemplet med låneansökan ska du konfigurera tilldelningssteget så att det använder ett skrivskyddat anpassat formulär och visa PDF-dokument när uppgiften är klar. Välj även en användargrupp som kan godkänna lånebegäran. På Actions -flik, inaktivera Submit alternativ. Ange en Route Variable. Till exempel actionTaken. Lägg även till rutterna Godkänn och Avvisa. Vägarna visas som separata åtgärder (knappar) i AEM. Arbetsflödet väljer en gren baserat på den åtgärd (knapp) som användaren knackar på.

    Du kan importera exempelpaketet, som är tillgängligt för hämtning i början av avsnittet, för den fullständiga uppsättningen värden för alla fält i tilldelningssteget som konfigurerats för exempelvis låneprogram.

  8. Dra och släpp OR-komponenten från stegwebbläsaren till arbetsflödesmodellen. Med ELLER-delning skapas en delning i arbetsflödet, varefter endast en gren är aktiv. I det här steget kan du lägga in sökvägar för villkorlig bearbetning i arbetsflödet. Du kan lägga till arbetsflödessteg i varje gren efter behov.

    Öppna egenskaper för OR-delningen och lägg till följande kodfragment i grenen1 och grenen2. Med dessa kodfragment kan du välja en gren baserat på användaråtgärden i AEM Inkorg.

    Kodfragment för gren 1

    När en användare trycker Approve AEM Inkorgen är grenen 1 aktiverad.

    code language-none 
    function check(){
   var action = workflowData.getMetaDataMap().get("actionTaken","");
log.info("action " + action);
   return action=="Approve";
}

    Kodfragment för gren 2

    När en användare trycker Reject AEM Inkorgen är grenen 2 aktiverad.

    code language-none 
    function check(){
   var action = workflowData.getMetaDataMap().get("actionTaken","");
log.info("action " + action);
   return action=="Reject";
}

  9. Lägg till andra arbetsflödessteg för att skapa affärslogiken.

    I hypoteksexemplet lägger du till ett genererat postdokument, två tilldelningar av uppgiftssteg och ett signeringsdokumentsteg i förgrening 1 av modellen, enligt bilden nedan. Ett tilldelningssteg är att visa och skicka ska undertecknas av den sökande och en annan tilldelad uppgiftskomponent är för att visa signerade dokument. Lägg också till en tilldelad uppgiftskomponent i gren 2. Den aktiveras när en användare trycker på Avvisa i AEM.

    Om du vill visa en komplett uppsättning värden för alla fält i tilldelningsstegen, dokumentsteget och signeringsdokumentsteget som konfigurerats för exempelvis låneprogram importerar du exempelpaketet som är tillgängligt för hämtning i början av det här avsnittet.

    Arbetsflödesmodellen är klar. Du kan starta arbetsflödet på olika sätt. Mer information finns i Starta ett Forms-orienterat arbetsflöde i OSGi.

    arbetsflödeseditor-inteckning

Skapa ett Forms-centrerat arbetsflödesprogram create-a-forms-centric-workflow-application

Programmet är det adaptiva formulär som är associerat med arbetsflödet. När ett program skickas via Inkorgen startar det tillhörande arbetsflödet. Om du vill göra ett Forms-arbetsflöde tillgängligt som ett program i AEM Inbox och AEM Forms App skapar du ett arbetsflödesprogram på följande sätt:

NOTE
Du måste vara medlem i gruppen fd-administrator för att kunna skapa och hantera arbetsflödesprogram.
  1. Gå till AEM verktyg > Forms > Manage Workflow Application och Create.
  2. Ange indata för följande fält i fönstret Skapa arbetsflödesprogram och tryck sedan på Create. Ett nytt program skapas och visas på skärmen Arbetsflödesprogram.
Fält
Beskrivning
Titel
Titeln visas AEM Inkorgen och hjälper användarna att välja ett program. Behåll det beskrivande. Exempel: Öppningsprogram för sparkonto.
Namn
Ange programmets namn. Alla tecken utom alfabet, siffror, bindestreck och understreck ersätts med bindestreck.
Beskrivning
Beskrivningen visas i AEM. Ange detaljerad information om programmet i beskrivningsfälten. Till exempel programmets syfte.
Adaptiv form

Ange sökvägen till ett anpassat formulär. När en användare startar ett program visas det angivna adaptiva formuläret.

Anteckning: Arbetsflödesprogram stöder inte formulär och PDF-dokument som är längre än en sida eller som behöver rullas i Apple iPad. När ett program öppnas i Apple iPad och det adaptiva formuläret eller PDF-dokumentet är längre än en sida, försvinner formulärfälten och innehållet från den andra sidan.

Åtkomstgrupp
Markera en grupp. Programmet visas i AEM Inkorg endast för medlemmarna i den markerade gruppen. Med alternativet för åtkomstgrupp blir alla grupper i gruppen för arbetsflödesanvändare tillgängliga för val.
Förifyllningstjänst
Välj en förifyllningstjänst för den adaptiva formen.
Arbetsflödesmodell
Välj en arbetsflödesmodell för programmet. En arbetsflödesmodell består av logik och flöde i affärsprocessen.
Sökväg till datafil
Ange sökvägen till datafilen i crx-databasen. Sökvägen är relativ till adaptiv formulärnyttolast och innehåller datafilens namn. Inkludera alltid filens fullständiga namn, inklusive filnamnstillägget om tillämpligt. Exempel: [nyttolast]/data.xml.
Sökväg till bifogad fil
Ange sökvägen till mappen för bifogade filer i crx-databasen. Sökvägen till den bifogade filen är relativ till nyttolastplatsen. Exempel: [nyttolast]/data.xml.
Dokumentsökväg
Ange sökvägen till filen Dokument för post i crx-databasen. Sökvägen är relativ till en variabel formulärnyttolastplats. Inkludera alltid filens fullständiga namn, inklusive filnamnstillägget om tillämpligt. Exempel: [nyttolast]/DOR/creditcard.pdf.

Starta ett Forms-orienterat arbetsflöde i OSGi launch

Du kan starta eller utlösa ett Forms-centrerat arbetsflöde genom att:

Skicka ett program från AEM Inbox inbox

Arbetsflödesprogrammet som du skapade är tillgängligt som ett program i Inkorgen. Användare som är medlemmar i en grupp med arbetsflödesanvändare kan fylla i och skicka programmet som utlöser det associerade arbetsflödet. Mer information om hur du använder AEM Inbox för att skicka program och hantera uppgifter finns i Hantera Forms-program och -uppgifter i AEM Inkorg.

Skicka ett program från AEM Forms App afa

AEM Forms-appen synkroniseras med en AEM Forms-server så att du kan ändra formulärdata, uppgifter, arbetsflödesprogram och sparad information (utkast/mallar) i ditt konto. Mer information finns i AEM Forms och relaterade artiklar.

Skicka ett anpassat formulär af

Du kan konfigurera skicka-åtgärderna för ett adaptivt formulär så att ett arbetsflöde startas när det adaptiva formuläret skickas. Adaptiva formulär ger Invoke an AEM Workflow skicka-åtgärd för att starta ett arbetsflöde när ett anpassat formulär skickas. Mer information om åtgärden Skicka finns i Konfigurera åtgärden Skicka. Om du vill skicka ett adaptivt formulär via appen AEM Forms aktiverar du Synkronisera med AEM Forms App i de adaptiva formuläregenskaperna.

Du kan konfigurera ett anpassningsbart formulär så att det synkroniserar, skickar och utlöser ett arbetsflöde från AEM Forms-appen. Mer information finns i arbeta med ett formulär.

Använda en bevakad mapp watched

En administratör (medlem i gruppen fd-administratörer) kan konfigurera en nätverksmapp så att den kör ett förkonfigurerat arbetsflöde när en användare placerar en fil (till exempel en PDF-fil) i mappen. När arbetsflödet har slutförts kan resultatfilen sparas i en angiven utdatamapp. En sådan mapp kallas Bevakad mapp. Så här konfigurerar du en bevakad mapp för att starta ett arbetsflöde:

  1. Gå till AEM verktyg Forms > Configure Watched Folder. En lista över redan konfigurerade bevakade mappar visas.
  2. Tryck på New. En lista med fält visas. Ange ett värde för följande fält för att konfigurera en bevakad mapp för ett arbetsflöde:
Fält
Beskrivning
Namn
Ange namnet på den bevakade mappen. Det här fältet har endast stöd för alfanumeriska tecken.
Bana
Ange den fysiska platsen för den bevakade mappen. I en klustrad miljö använder du en delad nätverksmapp som är tillgänglig från AEM klusternod.
Bearbeta filer med
Välj Arbetsflöde alternativ.
Arbetsflödesmodell
Välj en arbetsflödesmodell.
Mönster för utdatafil
Ange katalogstrukturen för utdatafiler och kataloger. Du kan också ange en mönster för utdatafiler och kataloger.

  1. Tryck på Advanced. Ange ett värde för följande fält och tryck på Create. Den bevakade mappen är konfigurerad för att starta ett arbetsflöde. När en fil placeras i indatakatalogen för den bevakade mappen aktiveras nu det angivna arbetsflödet.

    table 0-row-2 1-row-2
    Fält Beskrivning
    Nyttolastmappningsfilter När du skapar en bevakad mapp skapas en mappstruktur i crx-databasen. Mappstrukturen kan fungera som en nyttolast för arbetsflödet. Du kan skriva ett skript för att mappa ett AEM arbetsflöde och acceptera indata från den bevakade mappstrukturen. En out of the box-implementering är tillgänglig och visas i filtret för nyttolastmapparen. Om du inte har någon anpassad implementering väljer du standardimplementeringen.

    Fliken Avancerat innehåller fler fält. De flesta av dessa fält innehåller ett standardvärde. Mer information om alla fält finns i Skapa eller konfigurera en bevakad mapp artikel.

Skicka ett interaktivt meddelande eller ett brev letter

Du kan associera och köra ett Forms-centrerat arbetsflöde i OSGi när du skickar ett interaktivt meddelande eller ett brev. I arbetsflöden för hantering av korrespondens används för efterbearbetning av interaktiv kommunikation och brev. Du kan till exempel skicka e-post, skriva ut, faxa eller arkivera de slutliga breven. Detaljerade anvisningar finns i Efterbearbetning av interaktiv kommunikation och interaktiva brev.

Ytterligare konfigurationer additional-configurations

Konfigurera e-posttjänst configure-email-service

Du kan använda stegen Tilldela uppgift och Skicka e-post AEM arbetsflöden för att skicka ett e-postmeddelande. Utför följande steg för att ange e-postservrar och andra konfigurationer som krävs för att skicka e-post:

  1. Gå till AEM konfigurationshanteraren på https://[server]:[port]/system/console/configMgr.
  2. Öppna Day CQ Mail Service konfiguration. Ange ett värde för SMTP server host name, SMTP server port, och “From” address fält. Klicka på Save.
  3. Öppna Day CQ Link Externalizer konfiguration. I Domains anger du den faktiska värdnamnet/IP-adressen och portnumret för lokala instanser, författare och publiceringsinstanser. Klicka på Save.

Rensa arbetsflödesinstanser purge-workflow-instances

Om du minimerar antalet arbetsflödesinstanser ökas arbetsflödesmotorns prestanda, så att du regelbundet kan rensa avslutade eller pågående arbetsflödesinstanser från databasen. Mer information finns i Vanlig tömning av arbetsflödesinstanser.

recommendation-more-help
a6ebf046-2b8b-4543-bd46-42a0d77792da