Criar e gerenciar modelos de fluxo de trabalho automatizado
- Tópicos:
- Documentos e conteúdo digital
Criado para:
- Administrador
Como administrador do Adobe Workfront, se o processo de revisão de conteúdo da sua organização for repetido com frequência ou o conteúdo for revisado com frequência pelas mesmas pessoas, você poderá criar modelos de Fluxo de trabalho automatizado que contenham esses revisores com funções de prova e configurações de notificação especificadas. Um modelo de fluxo de trabalho automatizado pode ser simples com apenas um ou dois revisores ou complexo com vários estágios e dependências.
Os modelos de fluxo de trabalho automatizado facilitam a criação de uma prova com um fluxo de trabalho automatizado. Quando um usuário cria uma prova, ele simplesmente escolhe o modelo que precisa.
É possível alterar facilmente qualquer modelo de Fluxo de trabalho automatizado, adicionando ou removendo revisores e estágios, a qualquer momento. Os criadores de prova que usam o modelo podem adicionar ou remover revisores para a prova.
Considere o seguinte ao usar um modelo de Fluxo de trabalho automatizado:
- As configurações de um modelo de Fluxo de trabalho automatizado determinam o que você pode fazer com o Fluxo de trabalho automatizado para uma prova. Por exemplo, se o botão Adicionar um estágio estiver desativado no modelo, ele não ficará visível enquanto você trabalhar com as configurações de Fluxo de trabalho automatizado para a prova.
- Quando uma pessoa é adicionada a um estágio em um modelo de Fluxo de trabalho automatizado, mas também já está presente como revisor na prova, a aplicação do modelo remove o revisor do estágio. Se você não adicionar outro revisor ao estágio, uma mensagem solicitará que você adicione um.
- Sua capacidade de modificar um modelo de Fluxo de trabalho automatizado depende das configurações do modelo definidas pelo administrador do Workfront, conforme descrito em . Se a capacidade de modificar o modelo estiver desativada, somente o proprietário do modelo poderá modificá-lo.
Para obter informações sobre Fluxos de Trabalho Automatizados, consulte visão geral do Fluxo de Trabalho Automatizado.
Requisitos de acesso
Você deve ter o seguinte acesso para executar as etapas deste artigo:
Novo: Qualquer um
Atual: Pro ou superior
Herdados: Premium ou Select
Para obter mais informações sobre acesso de revisão de texto com os diferentes planos, consulte Acesso à funcionalidade de revisão de texto no Workfront.
Novo: Padrão
Atual: Trabalho ou Plano
Herdado: qualquer um (Você deve ter a prova ativada para o usuário)
Para obter mais detalhes sobre as informações nesta tabela, consulte Requisitos de acesso na documentação do Workfront.
Criar um modelo de fluxo de trabalho automatizado
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No Workfront, clique no ícone Menu Principal,
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Clique em Fluxos de trabalho no painel esquerdo.
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Na guia Fluxo de trabalho, clique em Novo > Novo modelo.
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Na seção Detalhes, especifique as seguintes informações:
Nome do modelo(Obrigatório) Digite um nome para o modelo.Proprietário do modeloVocê pode selecionar o administrador do Workfront ou o administrador do Workfront Proof que gerenciará o modelo.Grupo de modelosSe os fluxos de trabalho automatizados de sua organização estiverem organizados em grupos, você poderá selecionar o nome do grupo. Consulte Criar grupos de modelos de Fluxo de Trabalho Automatizado mais adiante neste artigo para obter mais informações.Fuso horário de modeloO fuso horário padrão do modelo é aquele em que você está trabalhando. Se o fuso horário dos criadores e revisores de prova que usarão o modelo for diferente, você poderá alterá-lo aqui para garantir que os prazos de preparo sejam definidos nos momentos certos para esses usuários.PermitirÉ possível selecionar as atividades de preparo que você deseja que estejam disponíveis para a pessoa que cria provas usando o modelo.
AVISO: se você não selecionar as opções Adicionar um estágio e Adicionar pessoas aos estágios, nem o proprietário do modelo nem o proprietário de qualquer prova que use esse modelo poderá adicionar um estágio ou compartilhar a prova.
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Na seção Estágios, configure cada estágio do modelo de Fluxo de Trabalho Automatizado.
É possível adicionar vários estágios e criar entre eles.
NomeO nome do estágio é exibido no diagrama de Fluxo de trabalho automatizado na parte superior da seção Fluxo de trabalho, na página Detalhes da prova e nas notificações por email enviadas aos revisores.Ativar estágioEspecifique se o estágio é ativado automática ou manualmente. Para o primeiro estágio, você pode selecionar Na criação da prova, Em uma data e hora específicas ou Manualmente.
As outras opções ficam disponíveis quando você adiciona um segundo estágio, pois exigem que você selecione um estágio principal.
Prazo calculado deEspecifique como deseja que o prazo seja calculado:
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Criação de prova: na lista suspensa em Prazo final (+ dias úteis), selecione o número de dias úteis que deseja adicionar à data de criação da prova para definir automaticamente um prazo final na prova.
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Quando o estágio começar: na lista suspensa em Prazo final (+ dias úteis), selecione o número de dias úteis que deseja adicionar à data de ativação do estágio para definir automaticamente um prazo final na prova.
Bloquear estágioEspecifique se deseja permitir que o estágio seja bloqueado para comentários. As opções são bloquear um estágio manual ou automaticamente, quando o próximo estágio é iniciado ou quando todas as decisões são tomadas no estágio principal.Tomador de decisão primárioOs tomadores de decisão disponíveis são exibidos na lista somente após adicionar os revisores ao estágio.É necessária somente uma decisãoO processo de revisão da fase será concluído assim que um dos tomadores de decisão apresentar a sua decisão. Para obter mais informações, consulte Definir Configurações de Prova no Workfront Proof.Estágio privadoOculta comentários e decisões de para pessoas que não foram adicionadas ao estágio ou que não são administradores do Workfront. Para obter mais informações, consulte Visão geral do Fluxo de Trabalho Automatizado.Não permitir que este estágio seja excluídoTorna o estágio obrigatório. -
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Se as provas que usarão esse template forem sempre enviadas para as mesmas pessoas no estágio, adicione-as aqui para que os usuários não precisem adicioná-las sempre que criarem uma prova.
Escolha a Função de cada pessoa nas provas que usarão este modelo e os Alertas por email que você deseja que o usuário receba ao trabalhar nas provas que usam este modelo.
Para obter informações sobre funções em uma prova, consulte Configurar funções de prova padrão. Para obter informações sobre alertas de email de prova, consulte a seção Configurar padrões de prova para um usuário no artigo Definir configurações de notificação por email no Workfront Proof.
Cada usuário pode ser adicionado a apenas um estágio. Você pode adicionar quantos usuários quiser a um estágio.
TIPVocê pode arrastar e soltar nomes de revisores entre estágios no diagrama de estágios. As etapas disponíveis são destacadas em azul. -
Repita as duas etapas anteriores para quaisquer outros estágios que deseja adicionar ao modelo.
Na parte superior da seção Fluxo de trabalho, você pode ver um diagrama do Fluxo de Trabalho Automatizado que está configurando. À medida que você continua a adicionar estágios, eles aparecem no diagrama com linhas mostrando as dependências entre eles. Você pode clicar em um estágio no diagrama para exibir as configurações desse estágio.
Se não precisar ver o diagrama, você pode clicar em Ocultar Diagrama.
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Na seção Compartilhar modelo com, clique em uma opção (se o modelo ainda não estiver compartilhado com toda a organização) para especificar quem poderá usá-lo.
Por padrão, os novos modelos de Fluxo de trabalho automatizado são compartilhados com todos em sua organização.
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Clique em Criar.
Modificar um modelo de fluxo de trabalho automatizado
Como administrador do Workfront Proof, você pode modificar um modelo de Fluxo de trabalho automatizado. Suas alterações são salvas automaticamente à medida que são feitas.
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No Workfront, clique no ícone Menu Principal,
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Clique em Fluxos de trabalho no painel esquerdo.
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Na lista Modelos de fluxo de trabalho exibida, clique no modelo que você deseja modificar.
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Na seção Detalhes, especifique as seguintes informações:
Nome do modelo(Obrigatório) Digite um nome para o modelo.Proprietário do modeloVocê pode selecionar o administrador do Workfront ou o administrador do Workfront Proof que gerenciará o modelo.Grupo de modelosSe os fluxos de trabalho automatizados de sua organização estiverem organizados em grupos, você poderá selecionar o nome do grupo. Consulte Criar grupos de modelos de Fluxo de Trabalho Automatizado mais adiante neste artigo para obter mais informações.Fuso horário de modeloO fuso horário padrão do modelo é aquele em que você está trabalhando. Se o fuso horário dos criadores e revisores de prova que usarão o modelo for diferente, você poderá alterá-lo aqui para garantir que os prazos de preparo sejam definidos nos momentos certos para esses usuários.PermitirSelecione as atividades de estágio que você deseja disponibilizar para aqueles que criam provas usando o template.
AVISO: se você não selecionar as opções Adicionar um estágio e Adicionar pessoas aos estágios, nem o proprietário do modelo nem o proprietário de qualquer prova que use esse modelo poderá adicionar um estágio ou compartilhar a prova.
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Na seção Fluxo de Trabalho, altere o nome de qualquer estágio e expanda suas configurações
Prazo calculado deEspecifique como deseja que o prazo seja calculado:
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Prazo calculado a partir da criação da prova: na lista suspensa Definir o prazo final do estágio, selecione o número de dias úteis que deseja adicionar à data de criação da prova para definir automaticamente um prazo na prova.
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Prazo calculado a partir da ativação do estágio: na lista suspensa Definir o prazo final do estágio, selecione o número de dias úteis que deseja adicionar à data de ativação do estágio para definir automaticamente um prazo na prova.
Ativar estágioEspecifique se o estágio é ativado automática ou manualmente. Para o primeiro estágio, você pode selecionar Na criação da prova, Em uma data e hora específicas ou Manualmente.
As outras opções ficam disponíveis quando você adiciona um segundo estágio, pois exigem que você selecione um estágio principal.
Bloquear estágioEspecifique se deseja permitir que o estágio seja bloqueado para comentários. As opções são bloquear um estágio manual ou automaticamente, quando o próximo estágio é iniciado ou quando todas as decisões são tomadas no estágio principal.DecisãoTermina o estágio na primeira vez que um dos tomadores de decisão envia sua decisão. Para obter mais informações, consulte Definir Configurações de Prova no Workfront Proof.PrivacidadeOculta comentários e decisões de para pessoas que não foram adicionadas ao estágio ou que não são Supervisores e superiores na conta. Para obter mais informações, consulte Visão geral do Fluxo de Trabalho Automatizado.Exclusão de preparoTorna o estágio obrigatório.Mais
Adicione revisores ao estágio ou exclua o estágio.
Se cada uma de suas provas for enviada para as mesmas pessoas em um estágio específico, você poderá especificar seus nomes aqui e nomeá-los para que não precise adicioná-los toda vez que criar uma prova. Digite e selecione o nome de um usuário que deseja adicionar ao estágio, depois adicione sua Função na prova e as configurações de Alertas por email desejadas para o usuário. Para obter informações sobre funções de revisão de texto, consulte Configurar funções de revisão de texto padrão. Para obter informações sobre alertas de email de prova, consulte a seção Configurar padrões de prova para um usuário no artigo Definir configurações de notificação por email no Workfront Proof.
Você pode adicionar quantos usuários quiser a um estágio
Dica: você pode arrastar e soltar nomes de revisores entre estágios no diagrama de estágios. As etapas disponíveis são destacadas em azul.
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Repita a etapa para quaisquer outros estágios que deseja adicionar ao modelo.
Na parte superior da seção Fluxo de trabalho, você pode ver um diagrama do Fluxo de Trabalho Automatizado que está configurando. À medida que você continua a adicionar estágios, eles aparecem no diagrama com linhas mostrando as dependências entre eles. Você pode clicar em um estágio no diagrama para exibir as configurações desse estágio.
Se não precisar ver o diagrama, você pode clicar em Ocultar Diagrama.
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Na seção Compartilhado com, se quiser excluir um usuário, clique no botão Mais
Criar grupos de modelo de fluxo de trabalho automatizado
Como administrador do Workfront, você pode visualizar e gerenciar todos os modelos de Fluxo de trabalho automatizado na conta da sua organização. Pode ser útil organizar modelos em grupos.
Para criar um grupo de modelos de Fluxo de trabalho automatizado:
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No Workfront, clique no ícone Menu Principal,
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Clique em Fluxos de trabalho no painel esquerdo.
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Na guia Fluxo de trabalho, clique em Novo > Novo grupo de modelos.
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Digite um nome descritivo para o novo grupo de modelos e pressione Enter.
Você pode mover os modelos entre grupos arrastando e soltando.
Gerenciar modelos de fluxo de trabalho automatizado
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No Workfront, clique no ícone Menu Principal,
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No painel esquerdo no Workfront Proof, clique em Fluxos de trabalho.
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Na página Fluxos de Trabalho exibida, siga um destes procedimentos:
- Adicionar um novo modelo
- Adicionar um novo grupo de modelos
- Excluir um ou mais grupos de modelos
- Acessar os detalhes de um modelo
- Arrastar um modelo para outro grupo de modelos