Plan een automatische levering van rapporten

Typ de naam van de gebruiker, groep, team of rol waarnaar u het rapport wilt verzenden en klik vervolgens op de naam wanneer deze wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst.

of

Voer het e-mailadres in van een persoon buiten het Workfront-systeem die u toegang tot het rapport wilt hebben.

Herhaal dit proces om het rapport naar veelvoudige gebruikers, groepen, teams, of rollen te verzenden.

Opmerking:

Overweeg het volgende wanneer het toevoegen van de ontvangers van de rapportlevering:

• Als uw organisatie Workfront-meldingen beperkt tot specifieke e-maildomeinen, kunt u rapporten alleen verzenden naar e-mailadressen die worden vermeld in de lijst van gewenste personen voor e-mail.

  Bijvoorbeeld, wanneer een gebruiker als rapportontvanger wordt geplaatst en een e-mailadres heeft dat eerder werd toegelaten, en de lijst van gewenste personen wordt bijgewerkt om e-mails niet meer aan dat domein te leveren, zal de gebruiker niet meer geleverde rapporten ontvangen.

  Voor informatie over hoe een beheerder van Workfront de e-maillijst van gewenste personen bijwerkt, zie de sectie uw e-maillijst van gewenste personenvormen.

• Het toevoegen van een groot aantal gebruikers als ontvangers kan ertoe leiden dat de levering mislukt. Als u leveringsmislukkingen ervaart, kunt u veelvoudige rapportleveringen met kleinere groepen gebruikers plannen.

Voer een onderwerp voor de e-mailmelding in.

Standaard is het onderwerp van de e-mail:

het Rapport van Workfront: [Naam van het rapport] [Datum]

Voer een bericht in dat u in de e-mail wilt opnemen.

Standaard is het e-mailbericht:

in bijlage is het [rapportfrequentie] rapport [Naam van het rapport] door Workfront op [Datum] wordt geproduceerd.

Opmerking: voor rapporten die alleen worden geleverd als Excel-bestand, wordt het volgende bericht ook toegevoegd aan de e-mail: "Houd er rekening mee dat er bij MS Excel (XLS)-bestandstypen een limiet geldt (65.530) voor het aantal hyperlinks dat door deze bestandstypen wordt ondersteund. Als u deze limieten overschrijdt, wordt het bestand niet geopend en wordt aangeraden het bestand opnieuw te verzenden zonder de hyperlinks. Gelieve te gaan terug naar de rapportplanner om hyperlinks te verwijderen en het rapport opnieuw te verzenden." "gelieve terug naar de rapportplanner"uitdrukking te gaan is een verbinding terug naar het rapport.

Typ de naam van een gebruiker die toegang heeft tot het rapport en klik vervolgens op de naam wanneer deze wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst. De gebruikers die het rapport ontvangen zullen het zelfde niveau van toegang tot het rapport worden verleend zoals de gebruiker die u hier specificeert.
voor meer informatie, zie Looppas en lever een rapport met de toegangsrechten van een andere gebruiker.

Opmerking: dit veld ondersteunt geen jokertekens. Bijvoorbeeld, stelt het gebruiken van het vervangings{ 0}$$User.ID niet het rapport met de toegangsrechten van de gebruiker in werking die het rapport ontvangt.

Selecteer het formaat u voor het geleverde rapport wilt:

• HTML

• PDF

  Als u PDF selecteert, kunt u de output formatteren gebruikend de extra Opties van de Grootte van het Papier en van de Richtlijn die tonen.

• MS Excel (.xlsx)

• TSV

Deze optie is beschikbaar slechts wanneer MS Excel in het Formaat drop-down menu wordt geselecteerd. Als deze optie is ingeschakeld, worden alle hyperlinks opgenomen in het geëxporteerde Excel-document.

Documenten die meer dan 65.530 koppelingen bevatten, kunnen niet worden geopend. Schakel deze optie uit als het geëxporteerde document meer dan 65.530 koppelingen bevat.

Deze optie is standaard ingeschakeld.

Selecteer de tijd van de dag waarop de levering moet worden verzonden.

Tip: Omdat systeembelastingen de leveringstijden van het rapport kunnen beïnvloeden, kan er een vertraging van maximaal 24 uren tussen de geplande tijd en de daadwerkelijke leveringstijd zijn. Als u een rapport nodig hebt dat tegen een specifieke tijd wordt geleverd, adviseren wij de levering voorafgaand aan de tijd te plannen dat het nodig is. Over het algemeen raden we aan de levering ten minste een dag vóór de datum te plannen waarop deze nodig is.

Deze optie is beschikbaar wanneer de herhaalt optie aan of Wekelijks of Maandelijks wordt geplaatst:

• Wanneer optie herhaalt wordt geplaatst aan Wekelijks : Selecteer de dagen van de week dat de levering wordt verzonden.

• Wanneer herhaalt optie aan wordt geplaatst Maandelijks : Selecteer of de levering op de dag van de maand, de dag van de week, of laatste dag van de maand (deze opties hefboomwerking de datum die u op selecteert begint op gebied) wordt verzonden.