Documenten van externe toepassingen koppelen
U kunt documenten en mappen vanuit de volgende bronnen koppelen aan Adobe Workfront:
Alvorens u documenten of omslagen verbindt, moet uw beheerder van Workfront deze functionaliteit voor elke documentleverancier, of voor een integratie van het douanedocument toelaten, zoals die in wordt beschreven vormt documentintegraties.
Documenten die zijn gekoppeld aan een externe cloud, kunt u op dezelfde manier controleren en goedkeuren als documenten die rechtstreeks naar Workfront zijn geüpload.
Toegangsvereisten
U moet de volgende toegang hebben om de stappen in dit artikel uit te voeren:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront-plan | Alle |
| Adobe Workfront-licentie |
Nieuw: Medewerker of hoger of Huidig: Verzoek of hoger |
| Configuraties op toegangsniveau | Toegang tot documenten bewerken |
Voor meer detail over de informatie in deze lijst, zie vereisten van de Toegang in de documentatie van Workfront.
Documentopslag
Documenten die vanuit een externe toepassing aan Workfront zijn gekoppeld, worden opgeslagen bij de externe cloud provider, niet in Workfront.
De volgende uitzonderingen zijn van toepassing:
- Als deze service de documentservice biedt, worden miniaturen en voorvertoningsafbeeldingen mogelijk opgeslagen op Workfront-servers.
- Wanneer u proef in Workfront gebruikt, wordt het document gekopieerd en toegevoegd aan de proefdrukservers.
Een document van een externe toepassing koppelen aan Workfront
U kunt bestaande documenten koppelen aan een externe cloud provider. Dit geldt ook voor gedeelde documenten.
Vereisten prerequisites
Alvorens u documenten of omslagen verbindt, moet uw beheerder van Workfront deze functionaliteit voor elke documentleverancier, of voor een integratie van het douanedocument toelaten, zoals die in wordt beschreven vormt documentintegraties.
Een extern document koppelen aan Workfront link-an-external-document-to-workfront
U kunt documenten vanuit een externe toepassing, zoals Google en Microsoft OneDrive, koppelen naar Workfront.
-
Ga naar het gebied van Documenten in Workfront waar u het document wilt.
-
Klik toevoegen Nieuw, dan klik de externe documentleverancier waar u documenten aan Workfront wilt verbinden.
Bijvoorbeeld, om documenten van Dropbox te verbinden, klik van Dropbox.
Externe providers die u al hebt geautoriseerd, worden boven aan de lijst weergegeven.
-
(Voorwaardelijk) als u wordt ertoe aangezet om in de externe dienst te registreren, typ uw login geloofsbrieven voor de dienst in de doos die verschijnt, dan klik binnen Teken.
-
(Voorwaardelijk) als u wordt ertoe aangezet om de externe toepassing te machtigen, klik machtigt knoop.
Je hoeft dit maar één keer te doen.
-
In het onderzoeksvakje van de Verbinding Externe Dossiers en Omslagen doos die verschijnt, typ de naam van het punt u wilt zoeken, dan binnengaan om alle resultaten van de externe toepassing te zien, ongeacht welke omslag zij binnen worden opgeslagen.
of
Blader naar de documenten die u wilt koppelen en selecteer deze.
Hoewel u meerdere documenten kunt selecteren, worden alleen documenten die in de huidige weergave zijn geselecteerd, gekoppeld. Als u bijvoorbeeld een document selecteert en vervolgens naar een map gaat, wordt het oorspronkelijk geselecteerde document niet gekoppeld.
-
(Voorwaardelijk) als u een klant van Workfront DAM bent, klik het pictogram van de Duimnagel om dossiers als duimnagelbeelden te tonen.
note note NOTE Workfront DAM-klanten kunnen miniaturen weergeven wanneer ze documenten van Workfront DAM koppelen. Miniaturen kunnen ook worden weergegeven voor Workfront DAM-klanten voor andere services, zoals Dropbox en Box. Het weergeven van miniaturen voor andere services dan Workfront DAM in Workfront wordt echter niet ondersteund en er worden nooit miniaturen weergegeven wanneer u documenten koppelt van SharePoint of Google Drive. -
Klik Verbinding.
In Workfront wordt het pictogram van de cloudprovider naast de documenten weergegeven.
note note NOTE - Als de download-URL waarmee het document wordt gekoppeld, meer dan 2048 tekens bevat, kan het bestand niet worden gekoppeld.
- Voor documenten die zijn gekoppeld aan een vak, wordt de koppeling naar het document in het vak pas weergegeven als u de pagina vernieuwt.
Een nieuwe versie van een gekoppeld document toevoegen add-a-new-version-of-a-linked-document
U kunt vanuit een externe toepassing een nieuwe versie toevoegen van een document dat is gekoppeld aan Workfront.
-
Ga naar het gebied van Documenten waar het document verbonden is, dan selecteer het verbonden document.
note important IMPORTANT Het document moet zich buiten een gekoppelde map bevinden om een nieuwe versie te kunnen maken. -
Klik toevoegen Nieuw > Versie, dan klik de externe documentleverancier.
Bijvoorbeeld, om een nieuwe versie van een document van Dropbox te verbinden, klik van Dropbox.
Externe providers die u al hebt geautoriseerd, worden boven aan de lijst weergegeven.
-
(Voorwaardelijk) als u wordt ertoe aangezet om in de externe dienst te registreren, typ uw login geloofsbrieven voor de dienst in de doos die verschijnt, dan klik binnen Teken.
-
(Voorwaardelijk) als u wordt ertoe aangezet om de externe toepassing toe te staan, klik machtigt.
Je hoeft dit maar één keer te doen.
-
In het onderzoeksvakje van de Verbinding Externe Dossiers en Omslagen doos die verschijnt, typ de naam van het punt u wilt zoeken, dan binnengaan om alle resultaten van de externe toepassing te zien, ongeacht welke omslag zij binnen worden opgeslagen.
of
Blader naar de documenten die u wilt koppelen en selecteer deze.
U kunt meerdere documenten selecteren, maar alleen documenten die in de huidige weergave zijn geselecteerd, worden gekoppeld. Als u bijvoorbeeld een document selecteert en vervolgens naar een map gaat, wordt het oorspronkelijk geselecteerde document niet gekoppeld.
-
(Voorwaardelijk) als u een klant van Workfront DAM bent, klik het pictogram van de Duimnagel om dossiers als duimnagelbeelden te tonen.
note note NOTE Workfront DAM-klanten kunnen miniaturen weergeven wanneer ze documenten van Workfront DAM koppelen. Miniaturen kunnen ook worden weergegeven voor Workfront DAM-klanten voor andere services, zoals Dropbox en Box. Het weergeven van miniaturen voor andere services dan Workfront DAM in Workfront wordt echter niet ondersteund en er worden nooit miniaturen weergegeven wanneer u documenten koppelt van SharePoint of Google Drive. -
Klik Verbinding.
In Workfront verschijnt het pictogram van de cloudprovider naast de documenten om aan te geven dat deze zijn gekoppeld aan de externe cloudprovider.
note note NOTE Voor documenten die zijn gekoppeld aan een vak, wordt de koppeling naar het document in het vak pas weergegeven als u de pagina vernieuwt.
Voor informatie over het toevoegen van nieuwe versie van een document u aan Workfront van uw dossiersysteem hebt geupload, zie documenten aan Adobe Workfrontin toevoegen documenten aan Adobe Workfront van uw dossiersysteem.
Workfront Proof-documenten koppelen link-workfront-proof-documents
U kunt proefdrukken koppelen aan Workfront die oorspronkelijk in Workfront Proof bestonden. Als u een proefdruk van Workfront Proof koppelt, zijn alle opmerkingen en andere metagegevens die bij de proefdruk horen, beschikbaar in Workfront.
U kunt alleen proefdrukken koppelen waarvoor u in Workfront Proof toegang tot Weergave hebt.
-
Ga naar het gebied van Documenten in Workfront waar u het document wilt.
-
Klik toevoegen Nieuw, dan klik van Workfront Proof.
note note NOTE De opties in dit menu kunnen variëren afhankelijk van welke externe providers in uw omgeving zijn geconfigureerd. -
In de proefdrukken van de Verbinding van Workfront Proof doos die verschijnt, begin typend de naam van de proef u in Workfront beschikbaar wilt maken.
De lijst wordt gefilterd terwijl u typt.
-
Selecteer maximaal 10 proefdrukken voor koppeling.
Een grijze proefdruk is niet beschikbaar voor koppeling, omdat de proefdruk al is gekoppeld aan een document in Workfront.
-
Klik Verbinding.
De meest recente versie van de proefdruk is gekoppeld aan Workfront. Als u de proefdruk opent, zijn alle versies beschikbaar in de proefdrukviewer.
Een Google-document maken vanuit Workfront create-a-google-document-from-within-workfront
U kunt een nieuw Google-document maken vanuit Workfront. U kunt geen nieuwe documenten maken vanuit Workfront voor andere cloudproviders.
-
Ga naar het gebied van Documenten in Workfront waar u het document wilt.
-
Klik toevoegen Nieuw > het Dossier van Google, dan selecteren het type van het document van Google u wilt creëren.
-
Als de Rekening van de Aandrijving van Google verschijnt, klik autoriseer de Aandrijving van Google.
Een document van Google wordt toegevoegd aan de Documenten tabel.
note note NOTE Mijn Drive en Gedeeld met mij geven twee verschillende resultaten. Als u geen bestand kunt vinden in Mijn station, checkt u de map Gedeeld met mij in.
Een document uploaden en koppelen van Workfront naar een externe cloud provider
U kunt een document van Workfront uploaden en koppelen aan een externe cloud provider. Hiermee wordt de opslag van het document verplaatst van Workfront naar de externe cloudprovider. Wanneer het document wordt gewijzigd in de externe toepassing, wordt het automatisch bijgewerkt in Workfront.
Gebruikers zonder Workfront-toegang kunnen het document in de externe toepassing zien als zij toegang hebben tot de toepassing.
-
Selecteer een document dat in Workfront is geüpload.
-
Klik Meer > verzenden naar, dan selecteer de wolkenleverancier die u het verbonden document wilt opslaan.
Hiervoor kunt u ook het menu Meer
-
Selecteer de map in de toepassing van de provider waarin u het document wilt opslaan.
Dit kan elke map in de toepassing van de provider zijn, inclusief een gedeelde map.
-
Klik sparen.
Het logo van de externe provider wordt naast de documentnaam weergegeven om aan te geven dat het document nu is gekoppeld aan Workfront en is opgeslagen door de externe cloud provider.
Mappen koppelen
Wanneer u een map koppelt tussen Workfront en een externe cloud provider, worden de map en alle inhoud ervan gekoppeld. Als gebruikers zonder Workfront-toegang bestanden toevoegen, verwijderen en wijzigen uit de externe documenttoepassing, worden de wijzigingen gesynchroniseerd met Workfront.
Rechten voor maptoegang folder-access-rights
Bij het synchroniseren van de mapinhoud van een externe documenttoepassing gebruikt Workfront de referenties van de gebruiker die oorspronkelijk de map had gekoppeld. Dit resulteert in de volgende gebruikerservaring:
- Als gebruikers geen toegang hebben tot bestanden en mappen in de externe toepassing, maar wel toegang hebben om de gekoppelde map via Workfront weer te geven, kunnen ze alleen de namen van de bestanden en mappen in Workfront bekijken, niet de inhoud ervan.
- Wanneer iemand toegang krijgt tot inhoud in een gekoppelde map in Workfront (zoals een submap in een gekoppelde map) die door een andere gebruiker aan Workfront is gekoppeld, wordt de inhoud gesynchroniseerd met Workfront met behulp van de Workfront-aanmeldingsgegevens van de gebruiker die de map oorspronkelijk heeft gekoppeld, niet met de gegevens van de gebruiker die de inhoud benadert.
- Als de gebruiker die de map oorspronkelijk heeft gekoppeld, uit het Workfront-systeem wordt verwijderd, kunnen gebruikers geen inhoud meer openen in de gekoppelde map via Workfront. In dit geval moet de map opnieuw worden gekoppeld door een actieve Workfront-gebruiker die rechten heeft op de map in de externe toepassing.
- Als de gebruiker die een map heeft gekoppeld, geen toegang meer heeft tot de externe toepassing, heeft Workfront geen toegang meer tot de inhoud van de map. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de gebruiker die oorspronkelijk de map had gekoppeld het bedrijf verlaat. Een gebruiker met toegang tot de map moet de map opnieuw koppelen om ervoor te zorgen dat hij of zij toegang kan blijven krijgen.
Een of meer externe mappen koppelen link-one-or-more-external-folders
-
Ga naar het gebied in Workfront waar u de omslag wilt, dan klik Documenten
-
Klik toevoegen Nieuw, dan klik de externe documentleverancier waarvan u een omslag aan Workfront wilt verbinden.
-
(Voorwaardelijk) als u de externe dienst nog niet hebt geautoriseerd, specificeer uw login geloofsbrieven voor de externe leverancier, dan klik binnen Teken.
Externe providers die u al hebt geautoriseerd, worden boven aan de lijst weergegeven.
-
In het vakje van de Verbinding Externe Dossiers en Omslagen dat verschijnt, doorblader aan en selecteer de omslagen u wilt verbinden.
of
Typ de naam van de omslag u wilt zoeken, dan ingaan drukken.
U kunt meerdere mappen selecteren, maar alleen de mappen die in de huidige weergave zijn geselecteerd, worden gekoppeld. Als u bijvoorbeeld een map selecteert en vervolgens naar een map gaat, wordt de oorspronkelijk geselecteerde map niet gekoppeld.
note note NOTE Wanneer u mappen koppelt vanaf Google Drive, kunt u alleen mappen koppelen die zich op uw persoonlijke schijf (Mijn schijf) en op de teamschijf bevinden. U kunt geen mappen van het gebied Gedeeld met mij koppelen. -
Klik Verbinding.
In Workfront wordt het logo van de cloudprovider naast de map weergegeven om aan te geven dat het is gekoppeld aan de externe cloudprovider.
-
(Facultatief) om de omslag anders te noemen zodat de omslagnaam in Workfront van de omslagnaam in de externe documenttoepassing verschillend is, selecteer de omslag in de sectie van Omslagen, klik het Meer menu
Hierdoor wordt de naam van de map in de externe toepassing niet gewijzigd.
Submappen toevoegen aan een gekoppelde map add-subfolders-to-a-linked-folder
U kunt een nieuwe map maken in een bestaande gekoppelde map. U kunt ook een andere map naar een bestaande gekoppelde map slepen.
-
Om een nieuwe omslag binnen een bestaande verbonden omslag tot stand te brengen, ga naar de bestaande omslag, dan creeer de nieuwe omslag zoals die in wordt beschreven creeer documentomslagen.
of
Als u een bestaande map naar een bestaande gekoppelde map wilt slepen, gaat u naar het gebied Documenten waar u de submap wilt plaatsen en sleept u deze naar de gekoppelde map.
note note NOTE De volgende beperkingen zijn van toepassing wanneer u een bestaande Workfront-map naar een gekoppelde map sleept: - De map die u sleept, kan nog niet worden gekoppeld en kan geen inhoud bevatten die al is gekoppeld.
- De map (inclusief de inhoud) die u sleept, mag niet groter zijn dan 50 MB.
Een document toevoegen aan een gekoppelde map
Als u via Workfront een document aan een gekoppelde map toevoegt, wordt dit automatisch toegevoegd als een gekoppeld document.
-
Selecteer de verbonden omslag waar u het document wilt, toevoegen Nieuw > Document, dan doorbladeren aan het document en het toevoegen aan de omslag.
of
In het gebied van Documenten waar u het document wilt, sleep het document in een verbonden omslag.
Er wordt automatisch een nieuwe versie van het document gemaakt in de externe toepassing en gekoppeld aan Workfront.
-
De documentopties zijn niet beschikbaar wanneer het document wordt verplaatst.
-
Nadat een document naar Experience Manager Assets is verplaatst, is het niet meer zichtbaar in de documentlijst in Workfront.
-
Handelingen of bewerkingen die u tijdens het verplaatsen op een document aanbrengt, worden niet in het document in Experience Manager Assets weergegeven en gaan daarom verloren.
Een gekoppeld document of een gekoppelde map verwijderen
Wanneer u een gekoppeld document of een gekoppelde map uit de externe toepassing verwijdert, blijft het document of de map in het Workfront-systeem totdat u het document of de map ook uit Workfront verwijdert.
-
Selecteer het verbonden document of de omslag, dan klik Schrapping.
-
In het bevestigingsvakje dat verschijnt, klik ja , ontkoppel het.
Het document is losgekoppeld van de Workfront-site. Dit wordt niet beïnvloed in de externe toepassing.
Naam van gekoppelde documenten en mappen wijzigen
Wanneer u de naam van een gekoppeld document of een gekoppelde map wijzigt, is de wijziging alleen zichtbaar in de toepassing waarin u de naam hebt gewijzigd. Als u bijvoorbeeld de naam van een gekoppeld document wijzigt in Workfront, is de nieuwe naam alleen zichtbaar in Workfront.
Als u wilt dat de naam overeenkomt in Workfront en in de externe toepassing, moet u de naam op beide plaatsen wijzigen.