Utilisation d’Acrobat Sign dans un formulaire adaptatif using-adobe-sign-in-an-adaptive-form
Activez les processus de signature électronique (Acrobat Sign) pour un formulaire adaptatif afin d’automatiser les processus de signature, de simplifier les processus à signature unique et multiple et de signer électroniquement des formulaires à partir de périphériques mobiles.
Acrobat Sign active les processus de signature électronique pour les formulaires adaptatifs. Les signatures électroniques améliorent les processus de traitement des documents pour les services juridiques, commerciaux, des ressources humaines, etc.
Dans un scénario Acrobat Sign et de formulaires adaptatifs type, un utilisateur remplit un formulaire adaptatif pour demander un service. Par exemple, une demande de prêt hypothécaire et de carte de crédit nécessite des signatures légales de tous les emprunteurs et codemandeurs. Pour activer les processus de signature électronique dans le cas de scénarios similaires, vous pouvez intégrer Acrobat Sign à AEM Forms. Vous pouvez, par exemple, utiliser Acrobat Sign pour :
- Vous pouvez établir des contrats à partir de tout appareil à l’aide de processus entièrement automatisés d’offre, de devis et de contrat.
- Vous pouvez exécuter plus rapidement les processus de ressources humaines et offrir à vos employés une expérience numérique plus satisfaisante.
- Vous pouvez réduire considérablement les durées des cycles de mise en œuvre des contrats et intégrer plus rapidement vos fournisseurs.
- Créez des processus numériques pour automatiser les processus courants.
L’intégration d’Acrobat Sign avec AEM Forms prend en charge :
- Processus de signature d’utilisateur unique et multiutilisateur
- Processus de signature séquentiels et simultanés
- Expériences de signature dans le formulaire et hors formulaire
- Signature de formulaires en tant qu’utilisateur anonyme ou connecté
- Processus de signature dynamique (intégration au workflow AEM Forms)
- Authentification par le biais d’une base de connaissances, un téléphone et des profils de réseaux sociaux
En savoir plus bonnes pratiques d’utilisation d’Acrobat Sign avec les formulaires adaptatifs pour créer de meilleures expériences de signature.
Prérequis prerequisites
Avant d’utiliser Acrobat Sign dans un formulaire adaptatif :
- Assurez-vous que le service cloud AEM Forms est configuré pour utiliser Acrobat Sign. Pour plus d’informations, voir Intégration d’Acrobat Sign à AEM Forms.
- Préparez la liste des signataires. Vous avez besoin d’au moins une adresse électronique pour chaque signataire.
Configuration d’Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif configure-adobe-sign-for-an-adaptive-form
Effectuez les étapes suivantes pour configurer Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif :
Modifier les propriétés d’un formulaire adaptatif pour Acrobat Sign enableadobesign
Configurez les propriétés du formulaire adaptatif pour Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif existant ou nouveau.
Création d’un formulaire adaptatif pour Acrobat Sign décrit les étapes de création d’un formulaire adaptatif de base. Voir Création d’un formulaire adaptatif pour d’autres options disponibles lors de la création d’un formulaire adaptatif.
Création d’un formulaire adaptatif pour Acrobat Sign create-an-adaptive-form-for-adobe-sign
Pour créer un formulaire adaptatif pour Acrobat Sign, procédez comme suit :
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Accédez à Adobe Experience Manager > Formulaires > Formulaires et documents.
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Appuyez sur Créer et sélectionner Formulaire adaptatif. Une liste de modèles s’affiche. Sélectionnez un modèle, puis appuyez sur Suivant.
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Dans l’onglet De base :
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Aoutez un Nom et un Titre au formulaire adaptatif.
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Sélectionnez la conteneur de configuration créé lors de la configuration d’Acrobat Sign avec AEM Forms.
note note NOTE Le Acrobat Sign Cloud Service la liste déroulante affiche les services cloud configurés dans le conteneur de configuration que vous sélectionnez dans ce champ. Le Acrobat Sign Cloud Service La liste déroulante est disponible dans la Signature électronique de la section des propriétés du formulaire adaptatif lorsque vous sélectionnez la propriété Activer Acrobat Sign .
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Dans l’onglet Modèle de formulaire, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Sélectionnez lʼoption Associer un modèle de formulaire en tant que modèle de document d’enregistrement, puis choisissez un modèle de document d’enregistrement. Si vous utilisez un formulaire adaptatif basé sur un modèle de formulaire, les documents envoyés pour signature n’affichent que les champs basés sur le modèle de formulaire associé. Ils n’affichent pas tous les champs du formulaire adaptatif.
- Sélectionnez lʼoption Générer un document d’enregistrement. Si vous utilisez un formulaire adaptatif avec lʼoption Document d’enregistrement activée, le document envoyé pour signature affiche tous les champs du formulaire adaptatif.
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Appuyez sur Créer. Un formulaire adaptatif compatible est créé, qui peut être utilisé pour ajouter des champs Acrobat Sign.
Modification d’un formulaire adaptatif pour Acrobat Sign editafsign
Effectuez les étapes suivantes pour utiliser Acrobat Sign dans un formulaire adaptatif existant :
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Accédez à Adobe Experience Manager > Formulaires > Formulaires et documents.
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Sélectionnez le document adaptatif et cliquez sur Propriétés.
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Dans le De base , sélectionnez la variable conteneur de configuration créé lors de la configuration d’Acrobat Sign avec AEM Forms.
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Dans l’onglet Modèle de formulaire, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Sélectionnez lʼoption Associer un modèle de formulaire en tant que modèle de document d’enregistrement, puis choisissez un modèle de document d’enregistrement. Si vous utilisez un formulaire adaptatif basé sur un modèle de formulaire, les documents envoyés pour signature n’affichent que les champs basés sur le modèle de formulaire associé. Ils n’affichent pas tous les champs du formulaire adaptatif.
- Sélectionnez lʼoption Générer un document d’enregistrement. Si vous utilisez un formulaire adaptatif avec lʼoption Document d’enregistrement activée, le document envoyé pour signature affiche tous les champs du formulaire adaptatif.
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Appuyez sur Enregistrer et fermer. Le formulaire adaptatif est activé pour Acrobat Sign.
Ajout de champs Acrobat Sign à un formulaire adaptatif addadobesignfieldstoanadaptiveform
Acrobat Sign comporte différents champs qui peuvent être placés sur un formulaire adaptatif. Ces champs acceptent divers types de données tels que les signatures, les initiales, la société ou le titre et aident à collecter des informations supplémentaires lors de la signature. Vous pouvez utiliser le composant Bloc Acrobat Sign pour placer des champs Acrobat Sign à différents emplacements dans un formulaire adaptatif.
Effectuez les étapes suivantes pour ajouter des champs à un formulaire adaptatif et personnaliser diverses options liées à ces champs :
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Glisser-déposer Bloc Acrobat Sign du navigateur de composants au formulaire adaptatif. Le composant Bloc Acrobat Sign contient tous les champs Acrobat Sign pris en charge. Par défaut, il ajoute un champ Signature au formulaire adaptatif.
Par défaut, le bloc Acrobat Sign n’est pas visible dans le formulaire adaptatif publié. Il est visible uniquement dans les documents de signature. Vous pouvez modifier la visibilité du bloc Acrobat Sign à partir des propriétés du composant Bloc Acrobat Sign.
note note NOTE - L’utilisation du bloc Acrobat Sign n’est pas obligatoire pour utiliser Acrobat Sign dans un formulaire adaptatif. Si vous n’utilisez pas le bloc Acrobat Sign et n’ajoutez pas de champs pour les signataires, le champ de signature par défaut s’affiche au bas des documents de signature.
- Utilisez le bloc Acrobat Sign uniquement pour les formulaires adaptatifs qui génèrent automatiquement un document d’enregistrement. Si vous utilisez un fichier XDP personnalisé pour générer un document d’enregistrement ou un formulaire adaptatif basé sur un modèle de formulaire, le bloc Acrobat Sign n’est pas nécessaire.
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Sélectionnez la Bloc Acrobat Sign et appuyez sur Modifier
A. Sélectionnez et ajoutez des champs Acrobat Sign. B. Développez le bloc Acrobat Sign en mode Plein écran.
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Appuyez sur le bouton Champ Acrobat Sign
Développez l’objet Type pour sélectionner un champ Acrobat Sign et appuyez sur Terminé .
Il est obligatoire de fournir un nom unique pour un champ. Vous pouvez également sélectionner l’option requise pour marquer un champ comme obligatoire. En plus de la variable Nom et Obligatoire , certains champs Acrobat Sign ont d’autres options. Par exemple, masque et multiligne. De plus, spécifiez un nom unique pour chaque champ Acrobat Sign, que les champs résident dans le même bloc Acrobat Sign ou dans des blocs différents.
Activation d’Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif enableadobsignforanadaptiveform
Acrobat Sign n’est pas activé par défaut pour un formulaire adaptatif. Effectuez les étapes suivantes pour l’activer :
- Dans l’explorateur de contenu, appuyez sur Conteneur de formulaires, puis sur l’icône Configurer
- Dans l’explorateur de propriétés, développez la Signature électronique puis sélectionnez l’option Activer Acrobat Sign . Il active Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif.
Sélection du Cloud Service Acrobat Sign et de l’ordre de signature selectadobesigncloudserviceforanadaptiveform
Vous pouvez configurer plusieurs services Acrobat Sign pour une instance d’AEM Forms. Il est conseillé d’avoir un ensemble distinct de services pour chaque fonction (Ressources humaines, Finance, etc.). Cela facilite le suivi et le reporting des documents signés. Par exemple, une banque a plusieurs départements. Vous pouvez avoir une configuration séparée pour chaque service pour un meilleur suivi des documents.
Un document peut également comporter plusieurs signataires. Par exemple, une demande de carte de crédit peut comporter plusieurs candidats. Une banque exige la signature de tous les demandeurs avant de commencer le traitement de la demande. Dans le cas de scénarios impliquant plusieurs signataires, vous pouvez choisir de signer le document dans l’ordre séquentiel ou simultané.
Effectuez les étapes suivantes pour sélectionner un service cloud et l’ordre de signature :
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Dans l’explorateur de contenu, appuyez sur Conteneur de formulaires, puis sur l’icône Configurer
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Dans l’explorateur de propriétés, développez la Signature électronique puis sélectionnez l’option Activer Acrobat Sign . Il active Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif.
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Sélectionnez un service cloud dans la liste des Cloud Services Acrobat Sign déjà configurés.
Si la variable Acrobat Sign Cloud Service est vide, suivez la Configuration d’Acrobat Sign avec AEM Forms article pour configurer le service.
La liste déroulante répertorie les services cloud qui existent dans la variable
globaldossier dans Outils > Cloud Services > Acrobat Sign. La liste déroulante répertorie également les Cloud Services qui existent dans le dossier que vous sélectionnez dans le champ Conteneur de configurations lorsque vous créez un formulaire adaptatif. -
Sélectionnez l’ordre de signature dans la boîte de dialogue Les signataires peuvent signer. Les chanteurs Acrobat Sign peuvent signer un formulaire adaptatif Séquentiel - l’un après l’autre signataire ; ou Simultanément - dans n’importe quel ordre.
Dans l’ordre séquentiel, un signataire reçoit le formulaire à signer, à la fois. Une fois qu’un signataire a signé le document, le formulaire est envoyé au signataire suivant, etc.
Dans l’ordre simultané, plusieurs signataires peuvent signer un formulaire à la fois.
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Ajout de signataires à un formulaire adaptatif et appuyez sur l’icône Terminé pour enregistrer les modifications.
Ajout de signataires à un formulaire adaptatif addsignerstoanadaptiveform
Vous ne pouvez avoir qu’un ou plusieurs signataires pour un formulaire adaptatif. Lorsque vous ajoutez un signataire, vous pouvez également configurer les détails d’authentification du signataire. Vous pouvez également choisir si l’utilisateur et le chanteur du formulaire sont la même personne. Effectuez les étapes suivantes pour ajouter et fournir divers détails sur un signataire :
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Dans l’explorateur de contenu, appuyez sur Conteneur de formulaires, puis sur l’icône Configurer
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Dans l’explorateur de propriétés, développez la Signature électronique puis sélectionnez l’option Activer Acrobat Sign . Il active Acrobat Sign pour un formulaire adaptatif.
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Appuyez sur Ajouter un signataire sous Configuration du signataire. Cela ajoute un signataire au formulaire adaptatif. Vous pouvez ajouter plusieurs signataires Acrobat Sign à un formulaire adaptatif.
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Cliquez sur l’icône Modifier
- Titre : Spécifiez un titre pour identifier de manière unique un signataire.
- Le signataire et la personne remplissant le formulaire sont-ils les mêmes ? : Sélectionner Oui, si l’utilisateur et le premier signataire sont la même personne. Si l’option est définie sur Non, n’utilisez pas le composant d’étape de signature dans le formulaire adaptatif. Si le formulaire contient un composant Étape de signature, le champ est automatiquement défini sur Oui.
- Adresse électronique du signataire : Indiquez l’adresse électronique du signataire. Le signataire reçoit les documents/formulaires à signer à l’adresse électronique indiquée. Vous pouvez choisir d’utiliser une adresse électronique fournie dans un champ de formulaire, dans AEM profil utilisateur de l’utilisateur connecté ou saisir manuellement une adresse électronique. Il s’agit d’une étape obligatoire. Notez également que si vous avez configuré un seul signataire, assurez-vous que l’adresse électronique du signataire n’est pas identique au compte Acrobat Sign utilisé pour configurer les services cloud AEM.
- Méthode d’authentification du signataire : Indiquez la méthode d’authentification d’un utilisateur avant d’ouvrir un formulaire à signer. Vous pouvez choisir entre le téléphone, la base de connaissances et l’authentification basée sur l’identité sociale.
note note NOTE - Par défaut, l’authentification par identité sociale offre une option d’authentification via Facebook, Google et LinkedIn. Vous pouvez contacter le support Acrobat Sign pour activer d’autres fournisseurs d’authentification sociale.
- Champs Acrobat Sign à remplir ou à signer : Sélectionnez les champs Acrobat Sign du signataire. Un formulaire adaptatif peut comporter plusieurs champs Acrobat Sign. Vous pouvez choisir d’activer des champs spécifiques pour un signataire. Le champ affiche tous les blocs Acrobat Sign disponibles. Lorsque vous sélectionnez un bloc, tous les champs du bloc sont sélectionnés. Vous pouvez utiliser l’icône X pour désélectionner un champ.
L’image ci-dessus comporte deux exemples de blocs Acrobat Sign : Informations personnelles et détails du bureau
Appuyez sur l’icône Terminé
Sélectionner Envoyer l’action pour un formulaire adaptatif selectsubmitactionforanadaptiveform
Après avoir ajouté des champs Acrobat Sign à un formulaire adaptatif, activé Acrobat Sign à partir du conteneur de formulaires, sélectionné Cloud Service Acrobat Sign et ajouté des signataires Acrobat Sign, sélectionnez une action d’envoi appropriée pour le formulaire adaptatif. Pour plus d’informations sur les actions d’envoi de formulaires adaptatifs, voir Configuration de l’action d’envoi.
En outre, un formulaire adaptatif activé par Acrobat Sign n’est envoyé qu’une fois que tous les signataires ont signé le formulaire. Vous pouvez trouver un formulaire partiellement signé dans la section En attente de signature du portail des formulaires. Le service de configuration Acrobat Sign continue d’interroger le serveur Acrobat Sign à l’adresse intervalles réguliers pour vérifier l’état des signatures. Si tous les signataires terminent la signature du formulaire, le service d’action d’envoi est démarré et le formulaire est envoyé. Si vous utilisez une action d’envoi personnalisée et que le formulaire utilise Acrobat Sign, mettez à jour votre action d’envoi personnalisée pour utiliser le service d’action d’envoi.
Votre expérience de signature de formulaire est prête. Vous pouvez prévisualiser le formulaire pour vérifier l’expérience de signature. Sur le formulaire publié, les champs Bloc Acrobat Sign s’affichent lorsqu’un signataire reçoit le formulaire à signer par courrier électronique. Cette expérience est également connue sous le nom d’expérience de signature hors formulaire. Vous pouvez également configurer une expérience de signature dans le formulaire pour le premier signataire. Pour obtenir des instructions détaillées, voir Création d’une expérience de signature dans le formulaire.
Configurer des signatures cloud pour un formulaire adaptatif configure-cloud-signatures-for-an-adaptive-form
Les signatures numériques basées sur le cloud ou les signatures distantes sont une nouvelle génération de signatures numériques qui fonctionnent sur les postes de travail, les appareils mobiles et le web, et qui répondent aux niveaux de conformité et d’assurance les plus élevés pour l’authentification des signataires. Vous pouvez signer un formulaire adaptatif avec des signatures numériques basées sur le cloud.
Après modification des propriétés d’un formulaire adaptatif pour Acrobat Sign, procédez comme suit pour ajouter un champ de signature cloud à un formulaire adaptatif :
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Glisser-déposer Bloc Acrobat Sign du navigateur de composants au formulaire adaptatif. Le composant Bloc Acrobat Sign contient tous les champs Acrobat Sign pris en charge. Par défaut, il ajoute un champ Signature au formulaire adaptatif.
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Sélectionnez la Bloc Acrobat Sign et appuyez sur Modifier
A. Sélectionnez et ajoutez des champs Acrobat Sign. B. Développez le bloc Acrobat Sign en mode Plein écran.
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Appuyez sur le bouton Champ Acrobat Sign
Développez l’objet Type champ déroulant à sélectionner Signature numérique et appuyez sur Terminé .
Il est obligatoire de fournir un nom unique pour un champ.
Appliquez des signatures numériques au formulaire adaptatif à l’aide des éléments suivants :
- Signatures cloud : signez avec un ID numérique hébergé par un prestataire de confiance.
- Adobe Acrobat ou Reader : téléchargez et ouvrez le document avec Adobe Acrobat ou Reader pour le signer à l’aide d’une carte à puce, un jeton USB ou un ID numérique basé sur des fichiers.
Une fois le champ de signature cloud ajouté au formulaire adaptatif, effectuez les étapes suivantes pour terminer le processus de configuration :
Création d’une expérience de signature dans le formulaire create-in-form-signing-experience
Un utilisateur peut également signer un formulaire adaptatif lors du remplissage du formulaire. Cette expérience est également connue sous le nom d’expérience de signature dans le formulaire. L’expérience de signature dans le formulaire est disponible uniquement pour le premier chanteur dans un environnement de plusieurs signataires. Effectuez les étapes suivantes pour créer une expérience de signature dans le formulaire pour un formulaire adaptatif :
Ajout et configuration du composant Étape de signature add-and-configure-the-signature-step-component
Utilisez le composant Étape de signature pour fournir une zone permettant de signer électroniquement le formulaire rempli. Lorsque la section contenant le composant Étape de signature est générée, elle affiche une version de PDF à signer du formulaire rempli. Le composant Étape de signature prend toute la largeur disponible pour le formulaire. Il est recommandé de ne pas avoir d’autre composant sur la section contenant le composant Étape de signature.
Effectuez les étapes suivantes pour configurer le composant Étape de signature :
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Faites glisser et déposez le Étape de signature du navigateur Composants au formulaire.
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Sélectionnez le composant Étape de signature nouvellement ajouté et cliquez sur l’icône
- Nom de l’élément: Indiquez le nom du composant.
- Titre : Spécifiez le titre unique du composant.
- Message du modèle : Spécifiez le message à afficher pendant le chargement du PDF de signatures. Les services Acrobat Sign prennent du temps pour préparer et charger le PDF de signatures.
- Service de signature : Sélectionnez la Acrobat Sign .
- Utilisation du composant E-sign hérité: Si vous utilisez le formulaire adaptatif correspondant dans Espace de travail AEM Forms, l’application AEM Forms ou le formulaire adaptatif sous-jacent comporte un composant d’e-signature hérité, sélectionnez la variable Utilisation du composant E-sign hérité .
- Configuration: Sélectionnez une configuration (Acrobat Sign Cloud Service). La liste déroulante n’est disponible que si l’option Utiliser le composant de signature électronique est activée.
Appuyez sur l’icône Terminé
note note NOTE - Lorsque vous faites glisser le composant Étape de signature dans le formulaire, l’option Le signataire et la personne remplissant le formulaire ne sont-ils qu’une seule et même personne ? est automatiquement définie sur Oui. Cela est nécessaire pour que le formulaire continue de fonctionner.
- Les formulaires adaptatifs activés par Acrobat Sign ne prennent pas en charge l’utilisation du bouton Envoyer sur la section ou le panneau à l’aide du composant Étape de signature. Vous pouvez ajouter une étape de résumé une fois que l’étape Signature de l’envoi manuel ou un envoi automatique est déclenché après l’intervalle défini à l’aide de l’ Service de configuration Acrobat Sign.
Configuration de la page de remerciements ou du composant d’étape de résumé configure-the-thank-you-page-or-summary-step-component
Le composant Étape de résumé envoie automatiquement le formulaire, indique les informations dans la page Résumé personnalisée et affiche le résumé du formulaire envoyé. Il obtient également les informations requises dans la carte de retour. Il prend toute la largeur disponible pour le formulaire. Il est recommandé de ne pas avoir d’autre composant sur la section contenant le composant Étape de résumé.
Désormais, l’expérience de signature dans le formulaire est prête. Vous pouvez prévisualiser le formulaire pour vérifier l’expérience de signature.
Questions fréquemment posées frequently-asked-questions
Question : Vous pouvez incorporer un formulaire adaptatif dans un autre formulaire adaptatif. Le formulaire adaptatif incorporé peut-il être activé dans Acrobat Sign ?
Réponse : Non, AEM Forms ne prend pas en charge l’utilisation d’un formulaire adaptatif qui incorpore un formulaire adaptatif activé par Acrobat Sign pour la signature.
Q : Lorsque je crée un formulaire adaptatif à l’aide du modèle avancé et que je l’ouvre pour modification, un message d’erreur "Signatures électroniques ou signataires ne sont pas configurés correctement" s’affiche. s’affiche. Comment résoudre le message d’erreur ?
Réponse : Le formulaire adaptatif créé à l’aide du modèle avancé est configuré pour utiliser Acrobat Sign. Pour résoudre l’erreur, créez et sélectionnez une configuration cloud Acrobat Sign et configurez un signataire Acrobat Sign pour le formulaire adaptatif.
Q : Puis-je utiliser des balises de texte Acrobat Sign dans un composant de texte statique d’un formulaire adaptatif ?
Réponse : Oui, vous pouvez utiliser des balises de texte dans un composant de texte pour ajouter des champs Acrobat Sign à une Document d’enregistrement (Option de document d’enregistrement généré automatiquement uniquement) Activation du formulaire adaptatif. Pour en savoir plus sur la procédure et les règles de création d’une balise de texte, voir Documentation Acrobat Sign. Notez également que la prise en charge des balises de texte est limitée dans les formulaires adaptatifs. Vous pouvez utiliser les balises de texte pour créer uniquement les champs pris en charge par le bloc Acrobat Sign.
Q : AEM Forms fournit des composants de bloc Acrobat Sign et d’étape de signature. Peut-on les utiliser simultanément dans un formulaire adaptatif ?
Réponse : Vous pouvez utiliser simultanément les deux composants dans un formulaire. Voici quelques recommandations relatives à l’utilisation des composants suivants :
Bloc Acrobat Sign : Vous pouvez utiliser le bloc Acrobat Sign pour ajouter des champs Acrobat Sign n’importe où dans le formulaire adaptatif. Il permet également d’attribuer des champs spécifiques aux signataires. Par défaut, lorsqu’un formulaire adaptatif est prévisualisé ou publié, le bloc Acrobat Sign n’est pas visible. Ces blocs ne sont activés que dans le document de signature. Dans le document de signature, seuls les champs affectés à un signataire sont activés. Le bloc Acrobat Sign peut être utilisé avec les premiers signataires et les signataires suivants.
Composant d’étape de signature : Vous pouvez utiliser le composant d’étape de signature pour créer une expérience de signature dans le formulaire. Il permet uniquement au premier signataire de signer lorsque le formulaire est en cours de remplissage. Lorsque la section contenant le composant Étape de signature est générée, elle affiche une version de PDF à signer du formulaire. Il s’agit généralement de la dernière ou de l’avant-dernière section suivie du composant de résumé d’un formulaire.